訂單管理制度

　　在日新月異的現代社會(huì )中，越來(lái)越多地方需要用到制度，制度是指在特定社會(huì )范圍內統一的、調節人與人之間社會(huì )關(guān)系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會(huì )認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實(shí)施機制三個(gè)部分構成。擬起制度來(lái)就毫無(wú)頭緒？以下是小編為大家收集的訂單管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

訂單管理制度1

　　（一）采購訂單的明細管理

　　采購訂單的明細管理主要是通過(guò)對采購訂單各項目的管理，使企業(yè)相關(guān)部門(mén)能夠明確掌握商品訂貨的情況。當采購單位決定采購對象后，企業(yè)通常會(huì )寄發(fā)訂購單給供應商，以作為雙方將來(lái)交貨、驗收、付款的依據。訂購單內容主要側重于交易條件、交貨日期、運輸方式、單價(jià)、付款方式等。因用途不同，訂購單可分為廠(chǎng)商聯(lián)（第一聯(lián)），作為供應商交貨時(shí)間的憑證；回執聯(lián)（第二聯(lián)），由供應商簽字確認后寄回給企業(yè)物料聯(lián)（第三聯(lián)），作為企業(yè)控制存量和驗收的參考；請款聯(lián)（第四聯(lián)），作為結算貨款的依據；承辦聯(lián)（第五聯(lián)），由制發(fā)訂購單的單位自存。

　　（二）采購訂單的跟蹤管理

　　訂單跟蹤是采購人員的重要職責，訂單跟蹤的目的有三個(gè)：促進(jìn)合同正常執行、滿(mǎn)足企業(yè)的商品需求、保持合理的庫存水平。在實(shí)際訂單操作過(guò)程中，合同、需求、庫存三者之間會(huì )產(chǎn)生矛盾，突出地表現為由于各種原因合同難以執行、需求不能滿(mǎn)足導致缺貨、庫存難以控制。恰當地處理供應、需求、緩沖余量之間的關(guān)系是衡量采購人員能力的關(guān)鍵指標。采購訂單跟蹤過(guò)程如圖所示。

　　1.合同執行前訂單跟蹤。訂單人員在完成訂單合同之后，要及時(shí)了解供應商是否接受訂單，是否及時(shí)簽返訂單合同。在采購環(huán)境里，同一商品往往有幾家供應商可供選擇，獨家供應商的情況很少。雖然每個(gè)供應商都有分配比例，但在具體操作時(shí)可能會(huì )遇到因為各種原因的拒單現象，由于出現變化，供應商可能要提出改變某些合同條款，包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨日期等。如果供應商按時(shí)返簽訂單合同，則說(shuō)明供應商的選擇正確；如果供應商確實(shí)難以接受訂單，可以在采購環(huán)境里另外選擇其他供應商。與供應商正式簽訂的合同要及時(shí)存檔，以備后查。

　　2.合同執行過(guò)程中訂單的跟蹤。進(jìn)人訂單實(shí)際作業(yè)階段的第一項工作，就是要簽訂一份與供應商的正式合同。這份合同具有法律效力，訂單人員應全力跟蹤，并且應和供應商相互協(xié)調，建立起相互之間的業(yè)務(wù)銜接、作業(yè)規范的合作框架。合同跟蹤應注意以下事項：

　�。�1）嚴密跟蹤供應商準備商品的詳細過(guò)程，保證訂單正常執行。在跟蹤過(guò)程中，發(fā)現問(wèn)題要及時(shí)反饋，需要中途變更的要立即解決，不可貽誤時(shí)間。不同種類(lèi)的商品，其準備過(guò)程不同�？傮w上可分為兩類(lèi)：一類(lèi)是供應商需要按照樣品或圖紙定制的商品，存在著(zhù)加工過(guò)程的周期長(cháng)，變化多的特點(diǎn)。對于這類(lèi)訂單的跟蹤管理，可以向供應商單位派常駐代表，以起到信息溝通、技術(shù)指導和監督檢查的作用。常駐代表應當深入到生產(chǎn)線(xiàn)各個(gè)工序、各個(gè)管理環(huán)節，幫助發(fā)現問(wèn)題，提出改進(jìn)措施，切實(shí)保證徹底解決有關(guān)問(wèn)題；另一類(lèi)是供應商有存貨，不存在加工過(guò)程，周期短。對這類(lèi)訂單的跟蹤管理可視情況分別采用定期或不定期到工廠(chǎng)進(jìn)行監督檢查，或者設監督點(diǎn)對關(guān)鍵工序或特殊工序進(jìn)行監督檢查；要求供應商自己報告生產(chǎn)條件情況、提供相應檢驗記錄、讓大家進(jìn)行評議等辦法實(shí)行監督控制。

　�。�2）緊密響應生產(chǎn)需求形勢。如果因市場(chǎng)原因需求緊急，要求本批商品立即到貨，應馬上與供應商協(xié)調，必要時(shí)可幫助供應商解決疑難問(wèn)題。有時(shí)市場(chǎng)需求出現滯銷(xiāo)，企業(yè)經(jīng)研究決定延緩或取消本次訂單商品供應，訂單人員也應盡快與供應商進(jìn)行溝通，確定其可承受的延緩時(shí)間，或終止本次訂單操作，給供應商相應的賠款。

　�。�3）慎重處理庫存控制。庫存水平在某種程度上體現了訂單人員的水平。訂單人員既要保證銷(xiāo)售正常，又要保持最低的庫存水平，也就是必須保持與正常經(jīng)營(yíng)相適應的商品庫存量。因為企業(yè)庫存過(guò)大，占用資金，增加管理費用；庫存過(guò)小，則品種不全，數量不足，容易造成脫銷(xiāo)。

　�。�4）控制好商品驗收環(huán)節。商品到達訂單規定的交貨地點(diǎn)，對國內供應商來(lái)說(shuō)一般是企業(yè)倉庫，對境外交貨則是企業(yè)國際物流中轉中心。境外交貨的情況下，供應商在交貨前會(huì )將到貨情況表傳真給訂單人員，訂單操作者應按照原先所下的訂單對到貨的物品、批量、單價(jià)及總金額等進(jìn)行確認，并進(jìn)行錄入歸檔，開(kāi)始辦理付款手續。境外的付款條件可能是預付款或即期付款，一般不采用延期付款，因此訂單人員必須在交貨前把付款手續辦妥。

　　3.合同執行后訂單跟蹤。應按合同規定的支付條款對供應商進(jìn)行付款，并進(jìn)行跟蹤。訂單執行完畢的柔性條件之一是供應商收到本次訂單的貨款，如果供應商未收到付款，訂單人員有責任督促付款人員按照流程規定加快操作，否則會(huì )影響企業(yè)信譽(yù)。商品在使用過(guò)程中，可能會(huì )出現問(wèn)題，偶發(fā)性的小問(wèn)題可由采購：人員或現場(chǎng)督驗者聯(lián)系供應商解決，重要的問(wèn)題可由質(zhì)檢人員解決。

　　（三）采購訂單的使用管理

　　對于尚未使用電腦系統的公司，一份訂單通常有7～9份副本。而在使用計算機的條件下，將一份采購訂單分寄到每個(gè)部門(mén)的電子郵箱就可以了。供應商在原件上簽字后將其送回買(mǎi)方，就表明供應商已收到訂單并同意訂單的內容。從法律上來(lái)講，發(fā)送訂單的采購部門(mén)構成了合同提供者，而確認訂單的供應商則構成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個(gè)重要組成部分。

　　采購部門(mén)將一份訂單副本送達會(huì )計部門(mén)（例如應付賬款），提出需求的部門(mén)接收并進(jìn)行交易。采購部門(mén)通常保留有幾份訂單的副本及相關(guān)收據，其他部門(mén)應對采購訂單和收款收據有很高的透明度：

　　1.會(huì )計部門(mén)能夠得知未來(lái)的支付條件，同時(shí)還持有一份訂單副本，以便在：貨物到達時(shí)對付款進(jìn)行核對。

　　2.采購訂單應有訂單編號以便相關(guān)部門(mén)備案。

　　3.接收部門(mén)持有與商品收據相匹配的訂單副本，該部門(mén)還可以用特殊的采購訂單幫助預測進(jìn)貨的作業(yè)量。

　　4.提出需求者在需要查詢(xún)一份訂單狀況時(shí)可參考的采購訂單數字。

　　5.運輸部門(mén)知曉交貨要求，針對每一次交貨安排承運人或使用公司內部運輸。

　　6.訂單將在所有的部門(mén)長(cháng)期有效，直到買(mǎi)方公司確認貨物已收且符合數量及質(zhì)量要求為止。

訂單管理制度2

　　1.目的為使顧客在質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等方面的要求得到識別和滿(mǎn)足,公司對顧客要求予以評審,確保有能力履行合同要求。

　　2.適用范圍適用于顧客訂單的受理、評審、變更及管理。

　　3.職責

　　3.1業(yè)務(wù)部負責

　　3.1.1受理訂單,與顧客接洽。

　　3.1.2組織訂單評審及變更評審,對品名、規格、價(jià)格、付款方式進(jìn)行評審。

　　3.1.3簽訂服裝訂貨合同。

　　3.1.4合同(訂單)資料整理、歸檔、移交。

　　3.2工廠(chǎng)部負責

　　3.2.1數量、交貨期、工藝、質(zhì)量要求的評審。

　　3.2.2合同及訂單變更通知單中的相關(guān)要求的執行。

　　3.3總經(jīng)辦文控員負責合同(訂單)資料按期接收。

　　4.工作程序

　　4.1訂單受理

　　4.1.1業(yè)務(wù)部針對顧客發(fā)出的服裝招標、訂購信息,依據公司的接單條件來(lái)衡量能否滿(mǎn)足對方的要求,如滿(mǎn)足即可同顧客接洽。

　　4.1.2服裝加工類(lèi)訂單,由業(yè)務(wù)部相關(guān)業(yè)務(wù)員將顧客要求,如品名、規格、數量、價(jià)格、交貨期,記錄于'訂單受理記錄表',并要求顧客提供明確的工藝要求。

　　4.1.3自主設計的項目,由設計部門(mén)依據目標顧客預期要求進(jìn)行設計,繪制款式圖樣,確定布、輔料及工藝技術(shù)要求,參照《樣衣制作控制程序》制作樣衣,交顧客確認。

　　4.2訂單評審

　　4.2.1價(jià)格、付款方式評審。業(yè)務(wù)部相關(guān)人員依據服裝的款式及工藝要求,按《服裝報價(jià)標準》制作'報價(jià)單',由業(yè)務(wù)主管或業(yè)務(wù)經(jīng)理審核確定后,報價(jià)給客戶(hù)。

　　4.2.2品名、規格評審。業(yè)務(wù)部依據《生產(chǎn)能力一覽表》審核。

　　4.2.3工藝、質(zhì)量要求評審。工廠(chǎng)部、工藝科、質(zhì)檢科依據《服裝產(chǎn)品標準》審核。

　　4.2.4數量、交貨期評審。工廠(chǎng)部總調度依據設備生產(chǎn)能力及生產(chǎn)計劃情況審核。

　　4.2.5各部門(mén)應將評審結果記錄于'訂貨受理記錄表'相應欄目。

　　4.2.6如有不能滿(mǎn)足顧客要求的項目,由業(yè)務(wù)部與顧客協(xié)商,達成協(xié)議。

　　4.2.7評審通過(guò)或協(xié)議達成后,業(yè)務(wù)部按《合同管理制度》與顧客簽訂訂貨合同。

　　4.3訂單變更若顧客對已簽訂的合同內容提出變更,業(yè)務(wù)部應組織相關(guān)部門(mén)對其進(jìn)行評審,并將'變更要求'和'評審意見(jiàn)'記錄于'訂貨受理記錄表';評審通過(guò)后,業(yè)務(wù)部確定'變更內容',填寫(xiě)'訂單變更通知單'通知相關(guān)部門(mén)執行變更。

　　4.4變更評審

　　4.4.1款式或規格尺寸變更,由工廠(chǎng)部技術(shù)科作出評審意見(jiàn)。

　　4.4.2數量、交貨期變更,由工廠(chǎng)部總調度作出評審意見(jiàn)。

　　4.4.3價(jià)格、付款方式變更,由業(yè)務(wù)部與顧客協(xié)商,并呈報業(yè)務(wù)經(jīng)理審定。

　　4.4.4工藝、質(zhì)量要求變更,由工廠(chǎng)部、質(zhì)檢科作出評審意見(jiàn)。

　　4.4.5業(yè)務(wù)部依據各部門(mén)的評審意見(jiàn)與顧客協(xié)商,擬定'變更內容'交業(yè)務(wù)經(jīng)理或總經(jīng)理批準。

　　4.4.6業(yè)務(wù)部依據'變更內容'估算公司的損失,與顧客協(xié)商合理的賠償。

　　4.5合同確定后,各部門(mén)應按合同要求執行,如遇難以克服的困難,應通告業(yè)務(wù)部,由業(yè)務(wù)部與顧客協(xié)商解決。

　　4.6合同(訂單)資料管理

　　4.6.1簽訂或確認后的有效合同(訂單),業(yè)務(wù)部需按客戶(hù)類(lèi)別、合同(訂單)號排序歸檔。

　　4.6.2合同(訂單)的正本統一保存在資料室,訂單變更的.資料視為訂單保管。

　　4.6.3合同(訂單)為機密資料,未經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)主管同意,不得帶出業(yè)務(wù)部。

　　4.6.4合同期滿(mǎn)且結案后的次年年底,業(yè)務(wù)部應將合同資料整理成冊,移交總經(jīng)辦資料室保存。

　　1.相關(guān)文件

　　5.1《合同管理制度》

　　5.2《樣衣制作控制程序》

　　5.3《服裝報價(jià)標準》

　　5.4《生產(chǎn)能力一覽表》

　　5.5《服裝產(chǎn)品標準》

　　5.6《質(zhì)量記錄控制程序》

　　2.記錄

　　6.1訂單受理記錄表

　　6.2合同(訂單)

　　6.3訂單變更通知單

　　6.4聯(lián)絡(luò )記錄單

訂單管理制度3

　　一、目的:為了控制物料,保證生產(chǎn)計劃的順利執行,避免過(guò)程積壓的同時(shí)又確保生產(chǎn)線(xiàn)運作順暢,特制定本規定。

　　二、適用范圍:采購供應、計劃物控、倉儲、生產(chǎn)車(chē)間、成品庫等單位和過(guò)程。

　　三、流程和操作:

　　1、采購下單時(shí)依照生產(chǎn)計劃在訂購單上填寫(xiě)生產(chǎn)訂單號,經(jīng)科長(cháng)查閱訂單,審批后落單采購,便于監督采購單的適時(shí)、適量和適價(jià)性;

　　2、供應商供貨時(shí)除附帶我司的采購單外,還必須在送貨單上注明采購單上的生產(chǎn)訂單號,每次送貨根據訂單號計劃量送完為止,對分批送貨的物料,倉管員要建立帳務(wù),下次送貨時(shí)要進(jìn)行扣減,不同訂單相同物料根據物控需要可以一次性送貨,但必須在送貨單上注明不同物料批次(不同的訂單號);

　　3、倉庫在收貨時(shí),根據采購單、生產(chǎn)計劃單核對送貨單,無(wú)誤后方可按流程辦理入倉手續,所有進(jìn)倉物料倉管員要按訂單號標識清楚,并在該訂單足數后在mrpⅱ系統帳上注明,無(wú)計劃不允許收貨,除非物控員事先知會(huì )并得到批準;

　　4、倉庫收貨后必須打印入倉單一式四聯(lián),倉庫自留一聯(lián),其余各聯(lián)分發(fā)到采購、物控和客戶(hù),保證各單位有據可查;

　　5、每次車(chē)間領(lǐng)料必須在《領(lǐng)料單》上寫(xiě)清訂單號,倉管員發(fā)物料時(shí)要嚴格按訂單號執行,發(fā)完該訂單材料后(含允許的損耗率)不再進(jìn)行發(fā)料,如車(chē)間因其他原因(如來(lái)料不良、人為損壞、丟失等)要求補領(lǐng)時(shí),必須先將不良物料辦理退倉手續(或補領(lǐng)手續)后方可補領(lǐng);

　　6、車(chē)間在生產(chǎn)時(shí)要在標識卡或轉移單上注明訂單號,總裝車(chē)間是通過(guò)條形碼來(lái)識別,成品完工進(jìn)倉時(shí),倉管員在收貨過(guò)程中要嚴格按訂單數執行,車(chē)間統計員要和倉管員同步點(diǎn)數(通過(guò)質(zhì)量跟蹤卡來(lái)核對數據),相互確認,避免過(guò)程疏忽造成無(wú)法出貨或影響工資核算準確性;

　　7、車(chē)間同一用料部門(mén)不同班組(如a1班和a2班之間),在轉班交接時(shí)對專(zhuān)用件要相互交接物料數量和領(lǐng)用情況并簽字,避免材料丟失或毀損后相互扯皮推卸,責任到人,杜絕過(guò)程浪費造成出貨時(shí)缺料;

　　8、對標準件等通用材料,物控根據月生產(chǎn)計劃和供貨周期及倉庫庫容來(lái)通知采購進(jìn)貨頻率和送貨量,保證不影響生產(chǎn)又不積壓太多物料。

訂單管理制度4

　　1、目的

　　規范采購管理工作，加強采購過(guò)程控制，強化供應商管理，確保適時(shí)、適價(jià)、適量地供應公司生產(chǎn)所需物料。

　　2、適用范圍

　　適用于公司生產(chǎn)物料的采購過(guò)程控制、對賬發(fā)票管理以及新開(kāi)發(fā)廠(chǎng)商和合格供應商定期或不定期的評估選擇等。

　　3、職責

　　3.1采購文員：負責采購訂單的下達，物料的催貨，異常的追蹤，訂單對賬、請款和發(fā)票的催繳以及協(xié)助進(jìn)行供應商的評估等。

　　3.2采購專(zhuān)員：負責物料價(jià)格的談判、定價(jià)，選擇合格的供應商，物料異常的處理、追蹤及異常信息的傳遞，對賬單、請款單的初審，物料采購成本的控制分析以及合作供應商關(guān)系的協(xié)調等。

　　3.3供應管理員：根據物料供應商需求預測分析，為采購專(zhuān)員提供經(jīng)評估合格的供應商供其選擇，供應商的定期或不定期評估結果的制定和傳達，跟進(jìn)新物料或新供應商的打樣情況。

　　3.4計劃組主管：對物料采購訂單的審核，協(xié)調物料異常情況的處理和跟蹤處理結果，審核供應商的考評和選取，完善物料采購管理。

　　3.5生產(chǎn)部經(jīng)理：負責采購對賬單和請款單的批準，物料采購成本控制的審核，供應商合作關(guān)系的協(xié)調，以及跨部門(mén)之間異常的協(xié)調。

　　4、采購訂單管理流程

　�。ㄒ�(jiàn)附件）

　　5、采購訂單管理內容

　　5.1供應商選用規定

　　5.1.1采購專(zhuān)員根據訂單要求和供應商管理員提供的供應商評估報告，合理選擇合作廠(chǎng)商并進(jìn)行價(jià)格確認。5.1.2采購專(zhuān)員必需選擇經(jīng)供應商管理評估合格的供應商或經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理核準的選用供應商作為訂單下單的對象，未經(jīng)評估合格的供應商暫時(shí)不做考慮（特殊物料的供應商除外）。

　　5.1.3合作供應商在未經(jīng)評估合格（特殊物料除外）的情況下選用的，造成的異常損失由下單人員負責并記錄個(gè)人考評。

　　5.1.4采購訂單的供應商選擇和價(jià)格評定需由計劃組主管審核，生產(chǎn)部經(jīng)理批準后才能下單達給合作供應商。未經(jīng)供應商選用審核或批準而下達的采購訂單，其造成的責任由下單人員負責，并記錄個(gè)人考評。

　　5.2價(jià)格管理規定

　　5.2.1采購專(zhuān)員依物料規格、交期、品質(zhì)要求及其它交易條件，選擇適當的供應商，作詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)作業(yè)。

　　5.2.2采購專(zhuān)員合理選擇供應商之后，根據其收集的市場(chǎng)信息跟供應商進(jìn)行價(jià)格談判（老供應商的物料進(jìn)行價(jià)格確認）并確認物料訂價(jià)。比價(jià)作業(yè)：在詢(xún)價(jià)作業(yè)完成后需有兩家以上供應商提供價(jià)格做比較，并考慮品質(zhì)、成本、交期等符合本公司需求的供應商，若客戶(hù)指定要求或獨有技術(shù)等特殊案件可不作比較范圍。議價(jià)作業(yè)：合格供應商只有獨家時(shí)則依供應商提供之價(jià)格，比照以往采購記錄及平時(shí)收集的價(jià)格信息，由采購專(zhuān)員與供應商議價(jià)。

　　5.2.3采購文員根據采購專(zhuān)員和供應商最終確認的價(jià)格列入采購訂單，并將采購訂單交由計劃組主管審核及生產(chǎn)部經(jīng)理批準。未經(jīng)采購價(jià)格審核和批準的采購訂單不能下達給供應商，由此造成的損失由下單人員負責。

　　5.3下單管理規定

　　5.3.1采購專(zhuān)員在接到生管員的物料采購需求之后，及時(shí)核實(shí)訂單所要求的資料文件和供應商的工藝技術(shù)文件是否準確和齊全。并由采購文員整理歸檔，作為訂單下達的資料準備。采購專(zhuān)員對資料不全或有錯誤的訂單需及時(shí)協(xié)調業(yè)務(wù)員或研發(fā)組主管進(jìn)行確認，未經(jīng)確認前需及時(shí)傳達信息給生管員和物控員進(jìn)行訂單調整。

　　5.3.2采購專(zhuān)員根據供應商管理員提供的供應商綜合評估表以及備用合格新供應商名單，合理選擇物料供應商，并依據價(jià)格管理規定對供應商進(jìn)行價(jià)格確認。

　　5.3.3采購文員根據采購專(zhuān)員提供的物料供應商和確認的價(jià)格及時(shí)編制采購訂單，并由計劃組主管審核和生產(chǎn)部經(jīng)理批準后交由采購專(zhuān)員蓋章并下達給供應商。采購文員需確認訂單是否下達到供應商，需追蹤供應商的訂單回傳并存檔。

　　5.3.4未經(jīng)確認的采購訂單不得下達給供應商，由此而造成的損失由下單人員負責。

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