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什么是采購訂單管理
引導語(yǔ)：所制定的切實(shí)可行的采購訂單計劃，并下達至訂單部門(mén)執行，在執行的過(guò)程中要注意對訂單進(jìn)行跟蹤，以使企業(yè)能從采購環(huán)境中購買(mǎi)到企業(yè)所需的商品，為生產(chǎn)部門(mén)和需求部門(mén)輸送合格的原材料和配件。
采購訂單管理的內容
(一)采購訂單的明細管理
采購訂單的明細管理主要是通過(guò)對采購訂單各項目的管理，使企業(yè)相關(guān)部門(mén)能夠明確掌握商品訂貨的情況。當采購單位決定采購對象后，企業(yè)通常會(huì )寄發(fā)訂購單給供應商，以作為雙方將來(lái)交貨、驗收、付款的依據。訂購單內容主要側重于交易條件、交貨日期、運輸方式、單價(jià)、付款方式等。因用途不同，訂購單可分為廠(chǎng)商聯(lián)(第一聯(lián))，作為供應商交貨時(shí)間的憑證;回執聯(lián)(第二聯(lián))，由供應商簽字確認后寄回給企業(yè)物料聯(lián)(第三聯(lián))，作為企業(yè)控制存量和驗收的參考;請款聯(lián)(第四聯(lián))，作為結算貨款的依據;承辦聯(lián)(第五聯(lián))，由制發(fā)訂購單的單位自存。
(二)采購訂單的跟蹤管理
訂單跟蹤是采購人員的重要職責，訂單跟蹤的目的有三個(gè):促進(jìn)合同正常執行、滿(mǎn)足企業(yè)的商品需求、保持合理的庫存水平。在實(shí)際訂單操作過(guò)程中，合同、需求、庫存三者之間會(huì )產(chǎn)生矛盾，突出地表現為由于各種原因合同難以執行、需求不能滿(mǎn)足導致缺貨、庫存難以控制。恰當地處理供應、需求、緩沖余量之間的關(guān)系是衡量采購人員能力的關(guān)鍵指標。采購訂單跟蹤過(guò)程如圖所示。
1.合同執行前訂單跟蹤。訂單人員在完成訂單合同之后，要及時(shí)了解供應商是否接受訂單，是否及時(shí)簽返訂單合同。在采購環(huán)境里，同一商品往往有幾家供應商可供選擇，獨家供應商的情況很少。雖然每個(gè)供應商都有分配比例，但在具體操作時(shí)可能會(huì )遇到因為各種原因的拒單現象，由于出現變化，供應商可能要提出改變某些合同條款，包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨日期等。如果供應商按時(shí)返簽訂單合同，則說(shuō)明供應商的選擇正確;如果供應商確實(shí)難以接受訂單，可以在采購環(huán)境里另外選擇其他供應商。與供應商正式簽訂的合同要及時(shí)存檔，以備后查。
2.合同執行過(guò)程中訂單的跟蹤。進(jìn)人訂單實(shí)際作業(yè)階段的第一項工作，就是要簽訂一份與供應商的正式合同。這份合同具有法律效力，訂單人員應全力跟蹤，并且應和供應商相互協(xié)調，建立起相互之間的業(yè)務(wù)銜接、作業(yè)規范的合作框架。合同跟蹤應注意以下事項：
(1)嚴密跟蹤供應商準備商品的詳細過(guò)程，保證訂單正常執行。在跟蹤過(guò)程中，發(fā)現問(wèn)題要及時(shí)反饋，需要中途變更的要立即解決，不可貽誤時(shí)間。不同種類(lèi)的商品，其準備過(guò)程不同�？傮w上可分為兩類(lèi)：一類(lèi)是供應商需要按照樣品或圖紙定制的商品，存在著(zhù)加工過(guò)程的周期長(cháng)，變化多的特點(diǎn)。對于這類(lèi)訂單的跟蹤管理，可以向供應商單位派常駐代表，以起到信息溝通、技術(shù)指導和監督檢查的作用。常駐代表應當深入到生產(chǎn)線(xiàn)各個(gè)工序、各個(gè)管理環(huán)節，幫助發(fā)現問(wèn)題，提出改進(jìn)措施，切實(shí)保證徹底解決有關(guān)問(wèn)題;另一類(lèi)是供應商有存貨，不存在加工過(guò)程，周期短。對這類(lèi)訂單的跟蹤管理可視情況分別采用定期或不定期到工廠(chǎng)進(jìn)行監督檢查，或者設監督點(diǎn)對關(guān)鍵工序或特殊工序進(jìn)行監督檢查;要求供應商自己報告生產(chǎn)條件情況、提供相應檢驗記錄、讓大家進(jìn)行評議等辦法實(shí)行監督控制。
(2)緊密響應生產(chǎn)需求形勢。如果因市場(chǎng)原因需求緊急，要求本批商品立即到貨，應馬上與供應商協(xié)調，必要時(shí)可幫助供應商解決疑難問(wèn)題。有時(shí)市場(chǎng)需求出現滯銷(xiāo)，企業(yè)經(jīng)研究決定延緩或取消本次訂單商品供應，訂單人員也應盡快與供應商進(jìn)行溝通，確定其可承受的延緩時(shí)間，或終止本次訂單操作，給供應商相應的賠款。
(3)慎重處理庫存控制。庫存水平在某種程度上體現了訂單人員的水平。訂單人員既要保證銷(xiāo)售正常，又要保持最低的庫存水平，也就是必須保持與正常經(jīng)營(yíng)相適應的商品庫存量。因為企業(yè)庫存過(guò)大，占用資金，增加管理費用;庫存過(guò)小，則品種不全，數量不足，容易造成脫銷(xiāo)。
(4)控制好商品驗收環(huán)節。商品到達訂單規定的交貨地點(diǎn)，對國內供應商來(lái)說(shuō)一般是企業(yè)倉庫，對境外交貨則是企業(yè)國際物流中轉中心。境外交貨的情況下，供應商在交貨前會(huì )將到貨情況表傳真給訂單人員，訂單操作者應按照原先所下的訂單對到貨的物品、批量、單價(jià)及總金額等進(jìn)行確認，并進(jìn)行錄入歸檔，開(kāi)始辦理付款手續。境外的付款條件可能是預付款或即期付款，一般不采用延期付款，因此訂單人員必須在交貨前把付款手續辦妥。
3.合同執行后訂單跟蹤。應按合同規定的支付條款對供應商進(jìn)行付款，并進(jìn)行跟蹤。訂單執行完畢的柔性條件之一是供應商收到本次訂單的貨款，如果供應商未收到付款，訂單人員有責任督促付款人員按照流程規定加快操作，否則會(huì )影響企業(yè)信譽(yù)。商品在使用過(guò)程中，可能會(huì )出現問(wèn)題，偶發(fā)性的小問(wèn)題可由采購：人員或現場(chǎng)督驗者聯(lián)系供應商解決，重要的問(wèn)題可由質(zhì)檢人員解決。
(三)采購訂單的使用管理
對于尚未使用電腦系統的公司，一份訂單通常有7～9份副本。而在使用計算機的 條件下，將一份采購訂單分寄到每個(gè)部門(mén)的電子郵箱就可以了。供應商在原件上簽字后將其送回買(mǎi)方，就表明供應商已收到訂單并同意訂單的內容。從
法律上來(lái)講， 發(fā)送訂單的采購部門(mén)構成了合同提供者，而確認訂單的供應商則構成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個(gè)重要組成部分。 采購部門(mén)將一份訂單副本送達會(huì )計部門(mén)(例如應付賬款)，提出需求的部門(mén)接收并進(jìn)行交易。采購部門(mén)通常保留有幾份訂單的副本及相關(guān)收據，其他部門(mén)應對采購訂單和收款收據有很高的透明度：
1.會(huì )計部門(mén)能夠得知未來(lái)的支付條件，同時(shí)還持有一份訂單副本，以便在：貨物到達時(shí)對付款進(jìn)行核對。
2.采購訂單應有訂單編號以便相關(guān)部門(mén)備案。
3.接收部門(mén)持有與商品收據相匹配的訂單副本，該部門(mén)還可以用特殊的采購訂單幫助預測進(jìn)貨的作業(yè)量。
4.提出需求者在需要查詢(xún)一份訂單狀況時(shí)可參考的采購訂單數字。
5.運輸部門(mén)知曉交貨要求，針對每一次交貨安排承運人或使用公司內部運輸。
6.訂單將在所有的部門(mén)長(cháng)期有效，直到買(mǎi)方公司確認貨物已收且符合數量及質(zhì)量要求為止。
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