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如何避免采購流程e化的風(fēng)險
在企業(yè)信息化建設的大背景下，流程e化是采購流程優(yōu)化的必經(jīng)之路。下面小編準備了關(guān)于如何避免采購流程e化的風(fēng)險的文章，提供給大家參考!
事前控制——需求調研+流程規劃
需求調研是采購流程e化的重要前提，可以有效規避采購流程邏輯混亂這一風(fēng)險，保證企業(yè)e化之后的流**正具有實(shí)用性。撫順石化公司通過(guò)對現有物資管理狀況、物資管理發(fā)展需要、公司電子商務(wù)部的自然狀況和工作職責，以及ERP項目開(kāi)發(fā)實(shí)施背景等進(jìn)行調研之后，確定了關(guān)于采購的17個(gè)主體流程：國內物資采購需求計劃、采購價(jià)格、招標采購、議標采購、其他采購、采購合同、供應商市場(chǎng)準人、應付賬款確認、預付款支付結算付款審核、存貨安全管理、采購物資入庫、存貨盤(pán)點(diǎn)、物資保管流程、材料出庫流程、材料物資質(zhì)量管理流程、材料退庫流程、采購數據統計流程。并對相應的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了編碼。
除了確認采購的主體流程，調研還可以讓整個(gè)采購流程中的細節浮現出來(lái)。例如在庫存方面，具體安全庫存是多少，最高庫存是多少，庫存有效期又是多少，這一系列細節都需要通過(guò)調研來(lái)確定。
需求調研和流程規劃是緊密聯(lián)系在一起的。在進(jìn)行流程規劃時(shí)，要站在全局角度理解流程網(wǎng)，結合調研結果理清組織內流程之間的邏輯、接口、等級、重要度。設定流程規劃的目標尤其重要，不是由流程管理部門(mén)想當然，而是要考慮本組織的實(shí)際情況，比如目標的急迫性、目標實(shí)施的路線(xiàn)圖、目標的可實(shí)施性、目標的實(shí)施難度等各種因素。透徹的需求調研和完美的流程規劃是保證采購流程e化有效性的重要手段。
合理選擇軟件供應商
由于ERP系統是從國外引進(jìn)，因此很多企業(yè)愿意購買(mǎi)國外ERP供應商的軟件，這也無(wú)可厚非，畢竟他們具有豐富的經(jīng)驗，但是這里也不得不提一個(gè)問(wèn)題，很多國外ERP供應商對國內的商業(yè)環(huán)境和管理模式并不是非常了解，而且在與客戶(hù)溝通方面也會(huì )存在一定的障礙，還有一個(gè)最重要的問(wèn)題就是他們的服務(wù)費一般都相對較高，企業(yè)要為此付出很高的成本。
因此，對于很多企業(yè)來(lái)說(shuō)，選擇國內供應商提供的ERP軟件不失為一種明智之舉。畢竟在經(jīng)濟全球化的背景下，不同國家技術(shù)發(fā)展的時(shí)間差已經(jīng)大大縮減，國內企業(yè)和國外企業(yè)提供的產(chǎn)品差別已經(jīng)不像以往那么大。而且由于國內企業(yè)具有本土化特性，因此他們更能夠根據企業(yè)現狀，制定出更加有效、更加貼近企業(yè)實(shí)際的解決方案和應用模型。
供應鏈知識和ERP使用方法的培訓
進(jìn)行培訓是提高員工對供應鏈認識水平、提升后者對ERP使用積極性的重要保證，是阻止群體中出現“ERP無(wú)用論” 的有效手段。撫順石化ERP項目組在完成需求開(kāi)發(fā)之后，對所有用戶(hù)進(jìn)行了多次培訓，開(kāi)設了14個(gè)預留(計劃)提報流程——Adobe在線(xiàn)審批班，培訓了570多人;開(kāi)設了2個(gè)采購流程專(zhuān)業(yè)計劃員班，培訓了70余人;開(kāi)設了3個(gè)倉儲流程保管員班，培訓了100多人;開(kāi)設了綜合管理版1個(gè)，培訓了60多人。通過(guò)培訓，最終用戶(hù)全面地了解了ERP系統的操作流程，制造了良好的ERP上線(xiàn)的氛圍，為ERP上線(xiàn)提供了有效保證。
事中控制——動(dòng)態(tài)的流程修正和流程固化
規范化和靈活性既是共生的，又是矛盾的。進(jìn)行動(dòng)態(tài)流程修正就是為了在這兩者之間找到一種平衡。前面提到的鋼廠(chǎng)的采購流程中的規范化和靈活性之間的沖突，就可以通過(guò)重新調整銷(xiāo)售人員權限來(lái)緩解。但是權限的調整也不得不考慮一個(gè)度，因為如果銷(xiāo)售人員擁有了下訂單和取消訂單的權力，那么又存在了其他的風(fēng)險，因此如何從另一個(gè)方面對銷(xiāo)售人員的權力進(jìn)行制衡又是企業(yè)在修正采購流程中必須要考慮的問(wèn)題。
一般來(lái)說(shuō)，經(jīng)過(guò)實(shí)踐考驗，且被修正過(guò)的某個(gè)采購流程應是比較符合企業(yè)實(shí)際的，這時(shí)就要進(jìn)行流程固化，將這種修正過(guò)的流程固定下來(lái)并推廣到整個(gè)供應鏈系統之中。對于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，適合企業(yè)的采購流程就是好的采購流程，一點(diǎn)一點(diǎn)地修正，一步一步地固化，不那么完美的采購流程離完美就會(huì )越來(lái)越近。
事后控制——IT審計
IT審計，即信息系統審計。按國際上通行的規范，IT審計有6個(gè)方面主要內容：評估信息系統計劃、管理及組織架構的戰略、政策、標準及相應的實(shí)踐過(guò)程;評估技術(shù)基礎設施及運行實(shí)踐的效能和效率;評估信息資源在邏輯訪(fǎng)問(wèn)、運行環(huán)境以及IT基礎設施各方面的安全性;評估系統災難恢復及保證業(yè)務(wù)連續性的能力;評估業(yè)務(wù)應用系統開(kāi)發(fā)、實(shí)施與維護的方法和過(guò)程;評估業(yè)務(wù)流程的風(fēng)險管理水平。
IT審計可以貫穿于整個(gè)采購流程e化的過(guò)程中，e化之前有計劃審計，e化之后的IT審計通常是維護審計，它可以發(fā)現采購流程中的漏洞，將采購流程中與IT相關(guān)風(fēng)險控制在可接受水平，防止出現前面提到的數據丟失現象，及時(shí)發(fā)現系統中的數據錯誤，**病毒的人侵，提高信息系統的安全性，保證信息系統的穩定性。
通常，IT審計可以由企業(yè)內部審計部門(mén)來(lái)做，當然也可以請專(zhuān)業(yè)化的第三方的IT審計機構來(lái)做，這樣更能保證公正性，所得的結果也更客觀(guān)。目前，IT審計師這個(gè)行業(yè)已經(jīng)誕生，CISA是國際注冊信息系統審計師的簡(jiǎn)稱(chēng)，又稱(chēng)IT審計師，他們一般都具備全面的計算機軟硬件知識，對網(wǎng)絡(luò )和系統安全有獨特的敏感性，并且對財務(wù)會(huì )計和單位內部控制有深刻的理解。
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