采購流程e化的風(fēng)險

　　采購流程e化的終極目標是采購流程優(yōu)化。在信息化時(shí)代，企業(yè)與企業(yè)之間的競爭更多的是供應鏈與供應鏈的競爭。下面小編準備了關(guān)于采購流程e化的風(fēng)險，提供給大家參考!

　　對于企業(yè)采購管理來(lái)說(shuō)，流程e化意味著(zhù)采購周期的大幅縮短、數據的系統化、管理的精細化、采購成本的降低、工作效率的大幅提高。但是優(yōu)勢與風(fēng)險從來(lái)都是并存的。采購流程e化伴隨的種種風(fēng)險，總是會(huì )讓流程e化實(shí)施者深刻體會(huì )到“理想很豐滿(mǎn)，現實(shí)很骨感”的含義。

　　供應鏈思想與軟件的適應性問(wèn)題

　　采購流程e化的理論基礎是供應鏈思想。采購作為供應鏈中的一個(gè)環(huán)節，涉及訂單、計劃、庫存、供應商等各方面，因此在進(jìn)行流程e化時(shí)必須要考慮供應鏈的流程性、系統性、環(huán)節化等特點(diǎn)。而供應鏈思想本身就是一個(gè)舶來(lái)品，現實(shí)中，ERP系統一般都是以供應鏈思想為基礎的，它面向整個(gè)供應鏈，展示了具體的工作流，因此很多企業(yè)在應用的過(guò)程中出現了水土不服的現象。產(chǎn)生這種現象的根本原因是國內企業(yè)管理體系還未健全，企業(yè)文化和采購管理的方式還無(wú)法與這類(lèi)軟件實(shí)現真正的融合。

　　邏輯混亂的采購流程

　　現在很多企業(yè)的采購流程會(huì )整合到各類(lèi)ERP系統中，希望通過(guò)這些軟件來(lái)實(shí)現采購流程e化，最終實(shí)現采購流程的優(yōu)化。這些ERP軟件包含了詳細的采購方面的計劃，如生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、采購計劃等。但是在ERP系統上線(xiàn)之前，企業(yè)通常會(huì )遇到兩個(gè)方面的問(wèn)題：一是不清晰的采購流程， 二是ERP系統提供商的選擇。

　　對于前者，很多企業(yè)在進(jìn)行采購流程e化時(shí)，不太了解企業(yè)自身的采購流程現狀，一個(gè)標準的采購流程是什么樣，以及e化之后的采購流程應該包括哪幾項，企業(yè)自身都是稀里糊涂的，不知所以然。對標準的采購流程沒(méi)有自己的認識只會(huì )讓企業(yè)陷入盲人摸象的境地，會(huì )大大增加采購流程訛的風(fēng)險。

　　第二個(gè)問(wèn)題是第一個(gè)問(wèn)題的延伸。如果企業(yè)購買(mǎi)ERP系統，ERP系統提供商提供的是一種打包的服務(wù)，他們的技術(shù)人員會(huì )根據企業(yè)的實(shí)際對ERP的基本流程進(jìn)行相應改造。要是企業(yè)對自身采購流程e化的需求沒(méi)有弄清楚，對標準的采購流程沒(méi)有清晰的認識，往往就會(huì )盲目地購買(mǎi)許多不同用途的采購管理軟件，盲目相信咨詢(xún)人員所做出的業(yè)務(wù)流程重組將輔助企業(yè)實(shí)現e化這樣的承諾，但是在對采購流程進(jìn)行e化改造之后，卻發(fā)現許多業(yè)務(wù)在系統中根本無(wú)法實(shí)現。

　　流程無(wú)效

　　流程無(wú)效是另一個(gè)問(wèn)題，主要表現在兩個(gè)方面：一是流程e化流于紙上談兵，沒(méi)有現實(shí)的執行，為了e化而e化。出現這種現象的原因有很多，主要有兩個(gè)，一是采購人員對于e化之后的流程不認同，認為機器太過(guò)死板，不如直接溝通來(lái)得直接;另一個(gè)原因就是企業(yè)流程e化并不徹底，沒(méi)有形成信息化氣候。例如有的企業(yè)就只對采購流程進(jìn)行了e化，而銷(xiāo)售、生產(chǎn)等環(huán)節還是采用傳統的工作模式，采購流程無(wú)法與其他流程進(jìn)行信息化對接，這樣e化效果就會(huì )大打折扣。

　　另一個(gè)是流程執行的成本大于實(shí)際流程處理事件的價(jià)值，例如用購買(mǎi)大型鉆井設備的采購流程去購買(mǎi)普通的辦公用品，e化之后的流程沒(méi)有被用在刀刃上。

　　數據的丟失或錯誤

　　采購流程e化弱化了人的職能，強化了數據的重要性。采購流程中的語(yǔ)言都是事先定義的，其中包括物料、供應商、客戶(hù)、庫存等等信息，這些信息的編碼都是唯一且標準化的，不能出現任何的失誤。同時(shí)系統還保存著(zhù)采購產(chǎn)品在整個(gè)流程中所處的狀態(tài)。所以，采購數據的丟失或錯誤導致的結果可能是致命性的。而數據系統的穩定性問(wèn)題是任何一個(gè)e化過(guò)都不得不面臨的問(wèn)題。

　　流程的規范化與靈活性的矛盾

　　e化之后的采購流程是一個(gè)非常標準和規范化的系統，所有的編碼、數據都是用一套相同的流程語(yǔ)言。就拿ERP來(lái)說(shuō)，其中的采購流程十分復雜，包括綜合平庫流程、采購入庫流程、招議標采購流程、庫存退庫流程等等。每一個(gè)流程都是一個(gè)嚴格規范化的過(guò)程。但是規范化的對立面就是靈活性差。

　　記者曾與一位鋼企的采購人員談到他們企業(yè)所用的ERP系統的靈活性問(wèn)題，那位采購人員告訴記者，他們的采購是標準的銷(xiāo)售訂單導向，銷(xiāo)售訂單有多少，他們就采購多少相應的原材料，一旦訂單生成，系統也就自動(dòng)算出他們要采購多少鐵礦石、多少煤等。但是在他們的ERP系統中，銷(xiāo)售人員只有權力下訂單，卻沒(méi)有權力取消訂單，因此，如果訂單需要取消，但銷(xiāo)售人員和采購人員溝通卻不順暢，那么相應的原材料采購就可能繼續實(shí)施，這無(wú)形之中增加了企業(yè)的庫存壓力。一個(gè)規范的流程由于權限的設定而少了一定的靈活性，這在現實(shí)中并不少見(jiàn)。

　　風(fēng)險永遠跟隨著(zhù)事物的發(fā)展進(jìn)程，無(wú)法避免但能規避!如何讓一個(gè)動(dòng)態(tài)系統在變動(dòng)的環(huán)境條件下保持平衡狀態(tài)或穩定狀態(tài)，答案是“控制” !諾伯特·維納在闡述他創(chuàng )立控制論的目的時(shí)說(shuō)：“控制論的目的在于創(chuàng )造一種言和技術(shù)，同時(shí)也尋找一套恰當的思想和技術(shù)。”采購流程系統是一個(gè)典型的控制系統，如何將控制思想滲透到每個(gè)環(huán)節、每個(gè)時(shí)間節點(diǎn)是企業(yè)規避采購流程e化風(fēng)險需要考慮的重要問(wèn)題。

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