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物資采購成本管理規范
一、測定物資采購成本
測定采購成本是一項非常繁重的任務(wù)。由于信息管理程度的不同、工作方式方法的不同、文件保存意識的強弱等原因，很容易造成以下結果：采購信息零散，不易收集與整合，進(jìn)而造成采購信息收集和分發(fā)成本增大。最終采購部門(mén)人員的隊伍會(huì )增大，這又加大了信息分發(fā)成本，也增加了由于疏忽或相互間的溝通偏差等造成的錯誤成本。
1、物資采購成本的主體
物資采購成本一般是指采購的總成本。在采購過(guò)程中，它包括原物料成本、采購人員人工成本、物資運送成本、各類(lèi)檢驗物資品質(zhì)和監督運輸以及各類(lèi)單據的采購管理成本、采購前進(jìn)行采購分析的成本、采購過(guò)程中發(fā)生的其他成本等。
2、采購成本的構成
采購成本主要有以下幾項內容構成：采購申請手續成本、物資成本、檢查驗收物資的成本、搬運費用及裝卸成本、物資的保險費與稅費、進(jìn)庫成本、會(huì )計入賬及支付款項所花成本、倉儲成本、呆廢料損失成本、資金(利息)成本。
二、不同采購階段的成本
物資采購成本是整個(gè)采購活動(dòng)過(guò)程中所花費的所有費用。物資采購過(guò)程一般包括3個(gè)階段，而這3個(gè)階段中所產(chǎn)生的采購成本之和也就構成了物資采購的總成本。
1、申請采購階段的成本
申請采購階段的成本主要有采購申請階段的時(shí)間和機會(huì )成本。因為市場(chǎng)上的信息和情況是變化的，有些行業(yè)在某個(gè)時(shí)間段內的變化速度非�？�。如果采購申請的時(shí)間比較長(cháng)，在某個(gè)時(shí)間段內延誤了最佳采購時(shí)機，將會(huì )帶來(lái)很大的損失。所以，應該明確采購申請對象，也就是在什么條件下向誰(shuí)提出請購。在采購申請環(huán)節，要盡量減少多余的環(huán)節，僅有申請人和審批人就可以了。
2、采購階段的成本
采購申請完成以后，便進(jìn)入了采購階段。采購階段成本主要包括兩部分。第一是供應商成本，主要包括供應商選擇成本、與供應商談判成本、供應商審查成本等;第二是采購工作成本，它主要包括進(jìn)行市場(chǎng)信息收集和估價(jià)、詢(xún)價(jià)、比價(jià)以及采購談判時(shí)的通信、住宿以及交通費用、采購人員的人工費用、采購主管及有關(guān)單位的審查費用等。
3、采購后成本
物資采購完畢，又面臨運輸和檢驗的問(wèn)題。運輸工具的租賃費用、檢驗所花掉的人工費用、檢驗過(guò)程中檢驗儀器設備的折舊費用等，都屬于采購后成本。
三、分析物資采購成本
1、確定采購成本分析方法
在對物資采購成本進(jìn)行分析時(shí)，首先應該區分哪些是重點(diǎn)類(lèi)別的物資，哪些是一般類(lèi)別的物資。對于重點(diǎn)類(lèi)別的物資來(lái)說(shuō)，可以采用具體的數學(xué)運算和經(jīng)驗總結，詳細地一個(gè)項目、一個(gè)項目地進(jìn)行分析。對于一般性的非生產(chǎn)物資，分析時(shí)就可以采用總體預估的方法。
2、確定難以預測時(shí)的采購成本
在對物資采購成本進(jìn)行分析時(shí)，往往會(huì )遇到這樣的情況：采購的物資是一種新的技術(shù)材料，或者剛剛成立，或剛進(jìn)入某類(lèi)市場(chǎng)，對供應市場(chǎng)情況并不十分了解，依靠自身難以對采購成本進(jìn)行預測。這種情況下，聘請外部的咨詢(xún)公司等專(zhuān)業(yè)機構或有經(jīng)驗的專(zhuān)家便是一個(gè)好的解決辦法。
四、降低物資采購成本的基本方法
降低物資采購成本的主要目的在于降低不必要的成本花費，并且在不影響產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，將成本做最有效的分配。
1、價(jià)值判斷法
價(jià)值判斷法是指當物資成本上升時(shí)，對于產(chǎn)品設計進(jìn)行簡(jiǎn)化、使用替代性材料、改進(jìn)工藝、尋找較佳付款條件的供應商、采購二手機器設備、選擇具有價(jià)格優(yōu)勢的運輸公司、改變運輸方式等來(lái)達到降低成本的目的。
2、集中采購法
集中采購法要求將各部門(mén)的物資需求集中起來(lái)，作為一個(gè)整體通過(guò)數量?jì)?yōu)勢得到較好的折扣價(jià)格。此外，它也可以使庫存量相對降低，行政費用支出也會(huì )因采購統一作業(yè)而減少，采購部可以將更多的資源與精力用來(lái)開(kāi)發(fā)新的供應商。
3、主體采購法
主體采購法，即讓物資需求量最高的部門(mén)進(jìn)行采購，其他部門(mén)的采購可以采用臨時(shí)部門(mén)采購而不經(jīng)采購部門(mén)的方法。
4、采購成本降低法
采購成本降低法包括對已有的產(chǎn)品、服務(wù)的安排進(jìn)行檢查，或者對潛在的削減成本的機會(huì )加以判定。如替換已有的物資、買(mǎi)二手而非新的產(chǎn)品等�？傊�，這次所付價(jià)格比上次低，就可稱(chēng)為成本降低。
5、采購成本規避法
因物資價(jià)格上漲等因素的影響，超出了原本的預算范圍，這種情況往往是采購部門(mén)非常撓頭的事情。
采購成本規避法是一種用來(lái)讓采購者不蒙受物資或供應商價(jià)格上漲影響的采購措施，它通過(guò)延遲或減緩可能的價(jià)格上漲所導致的影響來(lái)避免將來(lái)的成本上升。
成本規避可包括在漲價(jià)之前累積一定的庫存或安排一次特殊的裝運;簽訂長(cháng)期的價(jià)格保護條款，在合同期內，都采用同一價(jià)格等方式。
和過(guò)去的結果相比，它并不能降低所購物料的成本，但它能將價(jià)格上升給利潤帶來(lái)的負面影響降到最低，甚至完全避免。
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