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采購的主要流程
采購流程主要包括收集信息，詢(xún)價(jià)，比價(jià)，議價(jià)，評估，索樣，決定，請購，訂購，協(xié)調與溝通，催交，進(jìn)貨驗收，整理付款。
1詢(xún)價(jià)
詢(xún)價(jià)就是從可能的賣(mài)方那里獲得誰(shuí)有資格完成工作的信息，該過(guò)程的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)叫供方資格確認。獲取信息的渠道有：招標文件、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應商目錄、約定專(zhuān)家擬定可能的供應商名單等。通過(guò)詢(xún)價(jià)獲得供應商的投標建議書(shū)。
招標文件的詢(xún)價(jià)方式是最為通用和可靠的，本文項目采購就是采用該詢(xún)價(jià)方式。招標文件的編寫(xiě)是一項復雜而細致的基礎工作。其編制質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到招標工作能否正常進(jìn)行，甚至影響授標后能否順利履行合同。
故招標文件的內容應當完整、詳盡，用詞準確嚴謹，避免招標雙方對文件的理解和解釋產(chǎn)生分歧，增加評標工作量，影響招標工作的順利進(jìn)行。招標文件通常由下列文件組成：
�、偌夹g(shù)文件：設備、部件及其附件的技術(shù)條件和要求;
�、谏虅�(wù)文件：包括詢(xún)價(jià)函、報價(jià)須知及供貨一攬表、合同基本條件及包裝、運輸等。
招標文件定稿前要反復推敲、審查、修改。對于關(guān)鍵件的選用，應在廣泛了解市場(chǎng)及使用情況的基礎上，在招標文件中予以明確設備配套關(guān)鍵件的規格型號及供貨廠(chǎng)商。這樣做有利于提高各投標文件的響應性，防止投標文件內容及標價(jià)差異過(guò)大，從而減少評標工作量。
本次項目采購的招標文件就是完全按照上述要求進(jìn)行編寫(xiě)的，注明了每一臺采購設備的具體配置和詳細技術(shù)要求，并且對供應商的報價(jià)、供貨、合同基本條件等作了詳細說(shuō)明。這項工作耗費了項目組采購階段最多的時(shí)間和精力，但是這些工作都是非常值得的，它確保了合同采購設備能夠滿(mǎn)足項目實(shí)施的所有需求。
2供方選擇
這個(gè)階段根據既定的評價(jià)標準選擇一個(gè)承包商。評價(jià)方法有以下幾種：轉自項目管理者聯(lián)盟
�、俸贤勁校弘p方澄清見(jiàn)解，達成協(xié)議。這種方式也叫“議標”;
�、诩訖喾椒ǎ喊讯ㄐ詳祿炕�，將人的偏見(jiàn)影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。
綜合評標價(jià)法是指以投標價(jià)為基礎，將評定各要素按預定的方法換算成相應的價(jià)格，在原投標價(jià)上增加或扣減該值而形成的評標價(jià)格。評標價(jià)格最低的投標書(shū)為最優(yōu)。采購機組、車(chē)輛等大型設備時(shí)，較多采用這種方法。
評標時(shí)，投標價(jià)格以外還需考慮的因素和折算為價(jià)格的方法，一般包括以下幾個(gè)方面。
(1)運輸費用。這部分由招標單位可能支付的額外費用包括運費、保險費和其他費用，如運輸超大件設備需要對道路加寬、橋梁加固所需支出的費用等。換算為評標價(jià)格時(shí)，可按照運輸部門(mén)(鐵路、公路、水運)、保險公司，以及其他有關(guān)部門(mén)公布的取費標準，計算貨物運抵最終目的地將要發(fā)生的費用。
(2)交貨期。以招標文件“供貨一覽表”中規定的具體交貨時(shí)間作為標準。當投標書(shū)中提出的交貨期早于規定時(shí)間，一般不給予評標優(yōu)惠，因為施工還不需要時(shí)的提前到貨，不會(huì )使項目法人獲得提前收益，反而要增加倉儲管理費和設備保養費。
如果遲于規定的交貨日期，但推遲的時(shí)間尚在可以接受的范圍之內，則交貨日期每延遲一個(gè)月，按投標價(jià)的某一百分比(一般為2%)計算折算價(jià)，將其加到投標價(jià)上去。
(3)付款條件。投標單位應按照招標文件中規定的付款條件來(lái)報價(jià)，對不符合規定的投標可視為非響應性投標而予以拒絕。但在訂購大型設備的招標中，如果投標單位在投標致函內提出，若采用不同的付款條件(如增加預付款或前期階段支付款)可降低報價(jià)的方案供招標單位選擇時(shí)，這一付款要求在評標時(shí)也應予以考慮。
當支付要求的偏離條件在可接受范圍內的情況下，應將偏離要求而給項目法人增加的費用(資金利息等)，按招標文件中規定的貼現率換算成評標時(shí)的凈現值，加到投標致函中提出的更改報價(jià)上后作為評標價(jià)格。
(4)零配件和售后服務(wù)。零配件以設備運行兩年內各類(lèi)易損備件的獲取途徑和價(jià)格作為評標要素。售后服務(wù)內容包括安裝監督、設備調試、提供備件、負責維修、人員培訓等工作，評價(jià)提供這些服務(wù)的可能性?xún)r(jià)格。評標時(shí)如何對待這兩筆費用，要視招標文件的規定區別對待。
當這些費用已要求投標單位包括在投標價(jià)之內，則評標時(shí)不再考慮這些因素;若要求投標單位在投標價(jià)之外單報這些費用，則應將其加到報價(jià)上。如果招標文件中沒(méi)有做出上述任何一種規定，評標時(shí)應按投標書(shū)技術(shù)規范附件中由投標單位填報的備件名稱(chēng)、數量，計算可能需購置的總價(jià)格，以及由招標單位自行安排的售后服務(wù)價(jià)格，然后將其加到投標價(jià)上。
(5)設備性能和生產(chǎn)能力。投標設備應具有招標文件技術(shù)規范中規定的生產(chǎn)效率。如果所提供設備的性能、生產(chǎn)能力等某些技術(shù)指標沒(méi)有達到技術(shù)規范要求的基準參數，則每種參數比基準參數降低1%時(shí)，應以投標設備實(shí)際生產(chǎn)效率單位成本為基礎計算，在投標價(jià)上增加若干金額。
3采購合同簽署
選定供方后，經(jīng)談判，買(mǎi)賣(mài)雙方簽訂合同。這一環(huán)節重點(diǎn)在于制定采購的測試、驗收及售后服務(wù)的細節。詳細的采購合同是今后作為項目經(jīng)理綜合調度的“憲法”，合同中定義不清楚或者不定義，在項目建設時(shí)，項目經(jīng)理就無(wú)法控制各個(gè)供應商。
從法律之外，也許可以通過(guò)人際關(guān)系或者公司合作關(guān)系，促成有效的合作。但筆者認為最直接有效的還是采購合同。在此筆者想多提一些見(jiàn)解。在我國的信息項目建設時(shí)，項目經(jīng)理往往從技術(shù)崗位上提升上來(lái)，對市場(chǎng)、合同知識了解不多，我特別提醒的是，作為項目經(jīng)理，這方面知識十分重要。
項目管理知識體系中，也單獨分出一章合同知識。對于信息項目采購，其又添加很多專(zhuān)業(yè)知識在其中。對于采購的產(chǎn)品及服務(wù)，其功能、性能、質(zhì)量、實(shí)施、部署、測試、驗證、驗收，每一個(gè)環(huán)節都需要詳細的規定。如果說(shuō)前面段落將的都是草稿，那么合同就采購計劃、采購分析、采購工作說(shuō)明書(shū)、采購選擇結果的綜合產(chǎn)出正式文稿就是采購合同。
在提及項目采購過(guò)程中，詳細做了合同制定。事后證明，這個(gè)工作十分重要。有的供應商推委責任，或者相互推委，這時(shí)就拿出合同，讓他們老老實(shí)實(shí)地做事，項目才得以順利進(jìn)行。4合同管理
合同管理是確保買(mǎi)賣(mài)雙方履行合同要求的過(guò)程，一般包括以下幾個(gè)層次的集成和協(xié)調：
�、偈跈喙⿷桃恢币詠�(lái)，環(huán)境、房型、價(jià)格這些正是購房者買(mǎi)房時(shí)關(guān)注的重點(diǎn)，如今人們買(mǎi)房已不是只注重這些，一項新的參考指標也逐漸為購房者所接受，那就是小區的物業(yè)在適當的時(shí)間進(jìn)行工作;
�、诒O控供應商成本、進(jìn)度計劃 房地產(chǎn)物業(yè)管理價(jià)值分析和技術(shù)績(jì)效;
�、蹤z查和核實(shí)分包商產(chǎn)品的質(zhì)量;
�、茏兏刂�，以保證變更能得到適當的批準，并保證所有應該知情的人員獲知變更;
�、莞鶕贤瑮l款，建立賣(mài)方執行進(jìn)度和費用支付的聯(lián)系;
�、薏少弻徲�;
�、哒津炇蘸秃贤瑲w檔。
這一部分相對比較輕松了，只要根據合同要求，監督供應商的到貨時(shí)間和質(zhì)量就可以了。設備到貨并通過(guò)到貨驗收后，整個(gè)項目的采購過(guò)程就算是大功告成了。
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