材料物資采購管理辦法

　　第一條為了加強內部管理和控制，規范采購行為，保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行，以最大限度地降低采購成本，特制定本辦法。

　　第二條本辦法對本公司所有材料物資的采購均適用，公司控股子公司參照執行。

　　第三條采購流程及職責分工

　　一、采購流程：

　　1、生產(chǎn)部根據設備狀況滾動(dòng)編制月度、季度、年度生產(chǎn)計劃包括主要材料(玻璃、鋁框、接線(xiàn)盒、背板等)月度、季度消耗總量、單位產(chǎn)品材料消耗量及原輔材料安全庫存量，經(jīng)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準后實(shí)施。

　　2、采購部門(mén)根據生產(chǎn)計劃、單位消耗量、安全庫存量、實(shí)時(shí)庫存量、采購周期及供求狀況定期編制原輔材料采購計劃，經(jīng)分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批、董事長(cháng)核準后進(jìn)行詢(xún)價(jià);辦公用品由需求部門(mén)申請，綜合管理部門(mén)負責統一采購，其余物資采購包括修理用備件、機器設備及工具、辦公設備、家具、低值易耗品等由需求部門(mén)申請，采購部門(mén)負責采購。

　　3、采購審批權限：公司原輔材料采購計劃，由分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批、董事長(cháng)核準;其余物品采購計劃或采購申請由需求部門(mén)申請，經(jīng)財務(wù)總監審核、總經(jīng)理審批、董事長(cháng)核準后執行;大宗機器設備等巨額采購還需呈報公司董事會(huì )決議通過(guò)后執行。

　　4、采購人員進(jìn)行詢(xún)價(jià)、議價(jià)、比較分析報審，原輔材料、修理用備件、機器設備及工具、辦公設備、家具、低值易耗品等定價(jià)須經(jīng)公司物資價(jià)格監查組審議通過(guò)后執行采購。

　　5、成立物資采購監查組。物資監查組的工作職責：參與公司供應商的選擇;負責公司采購物資價(jià)格的審定等，監查組由董事長(cháng)任組長(cháng)，總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)總監為成員的四人監查組。供應商評價(jià)采用現場(chǎng)考察和資質(zhì)審查相結合，但參與現場(chǎng)考察人員和參與其資質(zhì)審查人員不得重復;供應商評審采用比較記名投票方式，董事長(cháng)一人兩票制，其余人員一人一票制，全數為五票，少數服從多數。經(jīng)監查組審查通過(guò)的采購價(jià)格才能執行。

　　6、定期或即時(shí)簽訂購銷(xiāo)合同，日常由采購人員聯(lián)系發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨數量及交貨地點(diǎn)等事項。

　　7、倉庫收貨、品管人員現場(chǎng)驗貨。

　　二、職責分工：

　　1、銷(xiāo)售部門(mén)負責公司月度、季度、年度銷(xiāo)售計劃的制定和修正;

　　2、生產(chǎn)部門(mén)負責公司月度、季度、年度生產(chǎn)計劃的制定和修正;

　　3、采購部門(mén)負責公司所有材料物資的采購，同時(shí)根據生產(chǎn)計劃、交貨期限、實(shí)際庫存數量及安全庫存量定期或適時(shí)進(jìn)行采購申請;

　　4、品管部門(mén)負責采購貨物的質(zhì)量參數以及進(jìn)倉貨物的品質(zhì)檢驗;

　　5、財務(wù)部負責采購流程及購銷(xiāo)合同、單據的審核，同時(shí)負責相關(guān)資金的落實(shí)安排;

　　6、倉庫負責貨物的數量驗收、發(fā)放及實(shí)時(shí)庫存數量反饋等;

　　7、總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理負責采購申請及其購銷(xiāo)合同的簽批，包括主要材料、修理備用件、辦公設備、低值易耗品等貨物采購供應商的選擇及其接洽;

　　8、董事長(cháng)負責機器設備、不動(dòng)產(chǎn)購置、無(wú)形資產(chǎn)受讓等非經(jīng)常性物資采購的接洽、合同簽批等。

　　第四條一般材料物資、備品的存量最高不得超過(guò)3個(gè)月的用量。

　　第五條供應商評定控制程序

　　1、主要材料的含義

　　主要材料是指構成產(chǎn)品的主體、產(chǎn)品之間可以分隔但不影響產(chǎn)品性能材料，主要包括玻

　　璃、鋁框、接線(xiàn)盒、EVA等，輔助材料就是主要材料以外的材料;

　　2、對供應商的評價(jià)

　　2.1、采購部根據同類(lèi)材料的無(wú)差異控制要求，結合物資的質(zhì)量、價(jià)格、供貨期等比較，選擇合格的供應商，填寫(xiě)《供應商選擇評定記錄表》。在無(wú)差異或差異可控的基礎上，對同類(lèi)材料供應，應盡量選擇幾家合格的供應商。經(jīng)采購部、監查組等相關(guān)機構審查通過(guò)后，錄入《合格供應商名單》中。

　　2.2、評價(jià)供應商時(shí)一般可考慮以下因素：

　　a、供應商的供貨質(zhì)量、價(jià)格及付款條件、售后服務(wù)、歷史業(yè)績(jì)等;

　　b、質(zhì)量保證能力，即質(zhì)量控制體系;

　　c、業(yè)內評價(jià)、第三方認證等;

　　d、滿(mǎn)足法規的要求，采購產(chǎn)品涉及強制性認證的，應具有相關(guān)認證的證書(shū)和質(zhì)量證明等

　　2.3、對第一次供應材料的供應商，除提供充分的背景證明材料外，還需經(jīng)樣品測試及小

　　批量試用，經(jīng)測試合格后才能供貨：

　　a、新供應商根據相關(guān)要求提供少量材料;

　　b、交生產(chǎn)車(chē)間試用，并填寫(xiě)《供應商評定記錄表》中相關(guān)欄目，結果反饋給采購部;

　　c、小批量進(jìn)貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。小批量試用合格的，必要時(shí)再經(jīng)試用，均合格的，經(jīng)總經(jīng)理批準后，列入《合格供應商名錄》。

　　3、供應商的日常管理

　　3.1、采購部應對供應商的供貨業(yè)績(jì)進(jìn)行跟蹤，及時(shí)與品管部進(jìn)行溝通。供應商產(chǎn)品如出現嚴重質(zhì)量問(wèn)題，采購部應及時(shí)向供應商發(fā)出《限期整改通知單》限期整改，如兩次發(fā)出“通知單”但質(zhì)量仍沒(méi)有明顯改進(jìn)的，應取消其供貨資格。

　　3.2、采購部每年對合格供應商至少進(jìn)行兩次跟蹤復評，填寫(xiě)《供應商業(yè)績(jì)評定表》，評價(jià)時(shí)按百分制，質(zhì)量評分占50%，交貨期評分占10%，價(jià)格及售后服務(wù)占40%。評定標準為：一年中平均質(zhì)量合格率達到98%以上的給予滿(mǎn)分，每降一個(gè)百分點(diǎn)扣5分，但質(zhì)量評分不能低于35分;交貨期都準時(shí)交貨的給滿(mǎn)分，經(jīng)常送貨不及時(shí)的，給5分以下;在同等質(zhì)量的基礎上價(jià)格在業(yè)內最低的，給35分以上�？傇u分不能低于80分，若低于80分或質(zhì)量評分低于35分，應取消其合格供應商資格;如因特殊情況留用，應報總經(jīng)理批準，但應加強對其的檢驗或驗證工作。

　　3.3、采購人員保持與供應商及時(shí)溝通，當供應商的供貨變化會(huì )影響獲證產(chǎn)品一致性時(shí)，采購部應采取相關(guān)措施，以確保該變化符合認證規定的要求。

　　第六條供應商的選擇所有物品采購供應商采購部門(mén)必須建立其背景資料檔案庫，同類(lèi)

　　物品采購至少準備兩家或以上數量供應商，以確保供應渠道的順暢，供應商的選擇從《合格供應商名錄》中擇優(yōu)錄用;

　　第七條價(jià)格確認

　　1、已經(jīng)核定的物料，采購人員應注重分析，收集信息資料以盡可能降低采購成本，其他部門(mén)人員若有相關(guān)信息應盡可能提供采購人員，以供參考;

　　2、最新采購物品或最新供貨的供應商其供貨價(jià)格須報請物資采購監查組進(jìn)行審議，經(jīng)審議通過(guò)后方可執行，已經(jīng)核定物料采購價(jià)格通知上調時(shí)，須附價(jià)格上調原因，采購部報請物資采購監查組進(jìn)行審議，審議通過(guò)后方可執行;

　　第八條詢(xún)價(jià)、比價(jià)、競價(jià)

　　1、根據物料采購的需求，采購人員應至少選擇三家適合條件的供應商進(jìn)行詢(xún)價(jià)，詢(xún)價(jià)的內容包括品種、規格、數量、質(zhì)量、價(jià)格、報價(jià)的有效期限、交貨日期、結算方式、合同形式(長(cháng)期合同或即時(shí)合同)等;

　　2、采購部在收到供應商反饋信息后，采購人員據此分別品種、規格、數量、質(zhì)量、價(jià)格、交期、售后服務(wù)等進(jìn)行比較分析，選擇符合條件的供應商進(jìn)行招投標，公開(kāi)競價(jià);

　　3、物資采購監查組審議價(jià)格的過(guò)程嚴肅認真，審議的方法是評定計分制，審議的地點(diǎn)必須是公司注冊地，審議的依據是供應商提交的投標書(shū)或報價(jià)單等。

　　第九條執行采購

　　1、采購人員接到經(jīng)核準的“請購單”后，應與供應廠(chǎng)商進(jìn)一步接觸，進(jìn)行正式的質(zhì)量、價(jià)格和后續服務(wù)談判。對金額較大的或批量采購，應到供方生產(chǎn)工廠(chǎng)進(jìn)行實(shí)際考察，以充分了解供方的資信程度、供貨能力和現貨品質(zhì)等，向對方明確訂貨意向。

　　2、在采購作業(yè)所需的全部條款與供應商達成一致后，采購人員應準備相應買(mǎi)賣(mài)合同四份，經(jīng)授權簽字蓋章后生效，供方留存兩份，需方留存兩份，其中一份采購部、一份財務(wù)部，合同需要列明至少下列條款：

　　2.1、供應商資料：包括名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式;

　　2.2、采購物料的詳細描述：包括品名、型號、規格等，如有超出標準的特殊要求需特別注明;

　　2.3、訂單所采購的數量/重量：?jiǎn)挝话�裝數量/重量;包裝件數;

　　2.4、價(jià)格：?jiǎn)蝺r(jià)，合計價(jià)、合同總額，定金或預付款

　　2.5、交貨日期：分批交付時(shí)應明確每批的交付時(shí)間和交付數量。

　　2.6、付款方式

　　2.7、所需的質(zhì)量證明資料(檢驗單、質(zhì)保單、出廠(chǎng)證明單、化驗報告等)。

　　2.8、質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題時(shí)進(jìn)行退換或其他處理方法。

　　2.9、運輸方式和銷(xiāo)售發(fā)票的要求。

　　3、屬于分批交貨的貨物，采購人員根據實(shí)際需求，出具交貨通知單經(jīng)采購部門(mén)經(jīng)理審核，加蓋公章后由采購人員通知供方發(fā)貨，

　　采購人員應跟蹤控制材料物料交貨，及時(shí)向供應商跟催交貨進(jìn)度。

　　4、發(fā)貨前要求供應商在其“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”，以便驗收確認。5、采購部門(mén)接到生產(chǎn)部門(mén)緊急采購案件，應立即進(jìn)行詢(xún)價(jià)、議價(jià)，按采購程序指明專(zhuān)人迅速辦理。

　　6、階段控制及溝通

　　6.1、采購過(guò)程分為請購、詢(xún)價(jià)、訂購、交貨四個(gè)階段，采購部應協(xié)調控制采購作業(yè)每個(gè)階段的進(jìn)度。

　　6.2、采購人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時(shí)，應將異常情況反饋給主管上級，說(shuō)明異常原因及預定完成日期，以便擬訂對策處理。

　　7、采購作業(yè)方式除一般采購作業(yè)方式外，采購部門(mén)可依據材料物資使用情況和采購特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購：

　　7.1、集中計劃采購：凡具有共同性的材料物資，可以集中采購計劃交貨的，可核定材料項目，通知生產(chǎn)等部門(mén)依計劃提出請購，采購部門(mén)定期集中辦理采購。

　　7.2、長(cháng)期報價(jià)采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的大宗材料物資，應事先選定廠(chǎng)商，議定長(cháng)期供貨價(jià)格，報批準后通知各部門(mén)依需要提出請購計劃。

　　8、退貨

　　經(jīng)檢驗不合格的材料物資需要退貨時(shí)，倉庫應出具紅字“材料入庫單”或拒絕入庫，同時(shí)書(shū)面通知采購人員并附有關(guān)“材料檢驗報告”，采購應及時(shí)同供應商溝通進(jìn)行后續處理。

　　第十條貨物驗收及付款

　　1、供應商交貨時(shí)采購部應通知倉庫，對實(shí)物清點(diǎn)件數或稱(chēng)重，隨貨同行的有關(guān)證件進(jìn)行核對，實(shí)物與請購單或采購合同內容核對相符后簽收，倉庫出具入庫單，庫管員簽字確認，如發(fā)現不符時(shí)，即通知采購部會(huì )同處理。

　　2、對有質(zhì)量參數要求的材料物資，品管部派員驗收，經(jīng)驗收合格后倉庫出具入庫單，同時(shí)品管人員和庫管員必須簽字確認。

　　第十一條付款結算

　　1、采購款項必須按采購合同所約定的時(shí)間和方式由財務(wù)部統一安排支付。

　　2、付款申請由采購人員提交，提交的內容包括：送貨單、入庫單、對方開(kāi)具的發(fā)票、檢驗報告等，申請付款應嚴格按照相關(guān)合同要求進(jìn)行，分清輕重緩急。申請付款單上應注明交貨日、開(kāi)票日、預付款、已付款、余款等。按審批權限經(jīng)相關(guān)負責人簽字后，方可辦理付款手續。

　　3、只有在出現以下情況時(shí)才可由采購人員借款或墊款進(jìn)行直接支付：

　　3.1、緊急采購且不能及時(shí)辦理財務(wù)付款手續;

　　3.2、外埠采購且供應商要求立即付款時(shí);

　　3.3、現場(chǎng)調試期間臨時(shí)急需材料采購;

　　3.4、1000元以下的零星采購。

　　第十二條進(jìn)度控制及異常反饋

　　1、采購部應注重合同或協(xié)議的到貨時(shí)間要求，掌握到貨進(jìn)度。

　　2、采購人員發(fā)現供貨方交貨日期有延誤時(shí)，應主動(dòng)與供貨廠(chǎng)商聯(lián)系催貨，對異常原因及處理對策，通知生產(chǎn)部協(xié)調處理。

　　第十三條質(zhì)量評價(jià)

　　就公司所耗用的材料物資質(zhì)量予以關(guān)注，根據使用效果分別材料、分別供應商作出質(zhì)量評價(jià)，以利于供應商的優(yōu)選。

　　第十四條參與采購過(guò)程的各相關(guān)部門(mén)，明確分工、明確責任、互相配合，發(fā)揮互相督促的作用，確保公司利益不受損害。

　　第十五條參加采購的人員要嚴格自律，加強法制觀(guān)念，自覺(jué)抵制不正之風(fēng)，任何人不得私下收受回扣或傭金，虛心接受群眾監督。

　　第二十六條本辦法自公布日起執行

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