物資采購質(zhì)量管理辦法

　　物資采購質(zhì)量控制工作作為一項龐大的系統工程，建立完善的采購質(zhì)量控制體系以及物資采購綜合評價(jià)體系，不僅可以科學(xué)化、規范化采購工作以及對采購資源和采購流程做出進(jìn)一步整合，還能夠提高采購的質(zhì)量和效率。那么物資采購質(zhì)量管理有哪些辦法呢?一起來(lái)看看!

　　1 物資采購質(zhì)量管理存在的問(wèn)題

　　1.1 采購質(zhì)量管理制度不健全 由于缺乏實(shí)踐經(jīng)驗和制度研究，采購質(zhì)量管理配套規章制度不健全。由于制定的采購質(zhì)量管理實(shí)施細則、采購機構議事規程和操作規程以及采購人員崗位職責等配套規章制度不符合實(shí)際，從而導致采購管理和運行缺乏規范性和可操作性。

　　1.2 物資采購評價(jià)機制不健全 目前關(guān)于物資采購質(zhì)量控制的理論研究和實(shí)踐雖然已經(jīng)具有一些成果，但是沒(méi)有提出關(guān)于物資采購質(zhì)量控制相關(guān)的數量分析，仍舊局限于提出問(wèn)題、分析問(wèn)題和說(shuō)明問(wèn)題的解決思路上，從而導致定性的分析結果不能夠體現研究問(wèn)題的精確性。此外，在采購質(zhì)量控制相關(guān)指標量化取得的成果由于沒(méi)有建立完善的.指標，從而無(wú)法得出準確的結果。因此，本文為了實(shí)現對物資采購的有效控制，在結合物資采購實(shí)際工作的基礎上組織并建立了一套完整的物資采購綜合評價(jià)指標體系。

　　2 加強物資采購質(zhì)量管理的對策

　　2.1 建立物資采購全面質(zhì)量管理保證體系 采購質(zhì)量管理控制主要致力于使采購產(chǎn)品滿(mǎn)足質(zhì)量的要求。采購質(zhì)量管理控制作為質(zhì)量管理的一個(gè)重要組成部分，隨著(zhù)企業(yè)越來(lái)越重視整合和發(fā)揮核心能力，已經(jīng)成為提升企業(yè)和新能量以及挖掘利潤增長(cháng)點(diǎn)的關(guān)鍵。目前，我國在采購質(zhì)量控制的實(shí)踐中對于采購質(zhì)量控制流程、技術(shù)以及活動(dòng)的系統性應用還比較薄弱，造成這種現象的主要原因是由于在研究過(guò)程中不僅能夠針對企業(yè)的采購管理將全面質(zhì)量管理涉及的質(zhì)量控制技術(shù)和采購質(zhì)量控制活動(dòng)結合起來(lái)，也不能將ISO9000族標準的要求和采購閉環(huán)質(zhì)量控制進(jìn)行緊密的結合。因此，將采購的控制過(guò)程按照供應鏈管理和PDCA循環(huán)原理劃分為四個(gè)階段：

　　2.1.1 事前預防――采購策劃階段 制定采購過(guò)程的質(zhì)量控制文件、供應商的選擇策劃、對供應商的資格進(jìn)行評定以及對供應商進(jìn)行綜合評價(jià)是此階段質(zhì)量控制的重點(diǎn)。

　　2.1.1.1 采購需求分析 首先，企業(yè)應當根據產(chǎn)品形成過(guò)程擁有的核心能力以及資源缺口情況分析采購需求。同時(shí)，為了保證采購過(guò)程的可行性和穩定性，根據研發(fā)和生產(chǎn)需要以及在對所需外購物資狀況進(jìn)行全面了解的基礎上對采購需求予以確定，當然對采購產(chǎn)品的技術(shù)和市場(chǎng)因素進(jìn)行充分論證也是十分必要的。其次，為了保證整個(gè)采購活動(dòng)能夠有效地執行，必須對采購管理的流程和規范予以明確，這就需要企業(yè)不斷的完善采購質(zhì)量控制職能的人員、機構以及信息和設備等軟硬件等資源。

　　2.1.1.2 采購重要性分級 我們在對采購進(jìn)行重要性分級的時(shí)候最常采用的是ABC分類(lèi)法，此類(lèi)劃分方法主要是依據產(chǎn)品質(zhì)量特性、采購或項目對企業(yè)產(chǎn)品實(shí)現過(guò)程以及經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的影響程度進(jìn)行的，即采購項目根據產(chǎn)品質(zhì)量和經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jì)對其影響程度分為三類(lèi)：關(guān)鍵類(lèi)、重要類(lèi)和一般類(lèi)。

　　2.1.1.3 制定采購質(zhì)量控制文件 首先，除了對規定選擇、評價(jià)以及重新評價(jià)供應商的準則、內容和程序予以明確外，還需要明確企業(yè)相關(guān)部門(mén)的質(zhì)量控制和協(xié)調的職責;其次，為了確保供應商能夠完全理解這些要求，不僅要對采購項目的技術(shù)要求、監視和測量規程和適用范圍進(jìn)行規定外，還要求采購部門(mén)及時(shí)與供應商進(jìn)行有效的溝通;最后，根據正式批準的采購文件協(xié)調采購過(guò)程從而確保采購文件的準確性和完整性。

　　2.1.1.4 供應商選擇與管理策劃 供應商在選擇管理策略的時(shí)候會(huì )根據企業(yè)所處的環(huán)境不同而做出不同的選擇，因此，根據企業(yè)的發(fā)展戰略和核心競爭力情況，企業(yè)成立了供應商評價(jià)小組對供應商進(jìn)行了分類(lèi)，從而不僅確保提出的供應商選擇策略適應企業(yè)或行業(yè)的發(fā)展，同時(shí)還能夠制定相應的實(shí)施步驟和規則。

　　2.1.1.5 供應商資格評定 主要包括四種方法：①為了評定供應商的質(zhì)量保證能力，現場(chǎng)審核其質(zhì)量管理體系;②對產(chǎn)品樣品進(jìn)行監視、測量和試驗;③與其他用戶(hù)的使用經(jīng)驗性比，對供應商產(chǎn)品的質(zhì)量狀況和信譽(yù)等進(jìn)行調查后評定其顧客滿(mǎn)意度;④與以往類(lèi)似產(chǎn)品的交貨質(zhì)量情況以及交付后提供相關(guān)服務(wù)和技術(shù)支持能力進(jìn)行對比。

　　2.1.2 動(dòng)態(tài)控制――采購質(zhì)量管理實(shí)施階段 確定供應商、合同評審以及對制造過(guò)程的質(zhì)量監控和協(xié)調是本階段控制的重點(diǎn)。

　　2.1.2.1 確定采購計劃 在確定采購計劃的時(shí)候，除了確定所需采購的物資、設備清單以及購買(mǎi)順序外，還要提供具體的采購時(shí)間表和各階段的采購費用控制方案。為了形成明確的采購計劃，可以采用關(guān)鍵路線(xiàn)法、網(wǎng)絡(luò )分析法以及計劃評審法或甘特圖法對采購進(jìn)度計劃進(jìn)行綜合平衡。

　　2.1.2.2 確定供應商 企業(yè)根據采購計劃首先應當在合格的供應商中針對每個(gè)采購項目篩選三家作為候選，不僅要向供應商詢(xún)價(jià)，還要求供應商提供采購產(chǎn)品項目形成過(guò)程的流程圖;然后組織相關(guān)部門(mén)對詢(xún)價(jià)結構進(jìn)行綜合比較后最終確定供應商。

　　2.1.2.3 合同洽談 在確定供應商的基礎上進(jìn)行合同洽談以及雙方認可和確認。在合同中不僅要明確供需雙方的權利和責任，還應當將質(zhì)量的要求作為洽談的重點(diǎn)。包括：產(chǎn)品的標識、監視和測量記錄以及可追溯性的要求;實(shí)施外部設計審核;對關(guān)鍵崗位人員資格的要求;質(zhì)量保證協(xié)議;實(shí)施第二方質(zhì)量管理體系審核;關(guān)于包裝運輸以及發(fā)貨和交貨方式的要求;不合格品控制和處理以及解決爭端的規定等。

　　2.1.2.4 合同評審 按照規定的程序，在正式簽訂合同之前都要對合同進(jìn)行評審從而確保采購合同完整、準確、詳細。除了質(zhì)量、設計、工藝以及監視和測量等有關(guān)部門(mén)對合同中的技術(shù)協(xié)議、驗收協(xié)議和質(zhì)量保證協(xié)議進(jìn)行適用性以及內容正確合理性審查外，還應當對合同中引用或借鑒的法律法規和標準等予以評審，此外，還要求確定合同的條款是否符合法律法規的規定以及雙方的權利義務(wù)是否明確等。將評審通過(guò)的合同移交合同批準人審批后準備簽約;否則，將繼續圍繞合同的內容進(jìn)行洽談。最后，如果現場(chǎng)的供應商不能夠很好地滿(mǎn)足質(zhì)量要求的時(shí)候需要重新確定供應商。

　　2.1.2.5 合同簽約與變更評審 經(jīng)過(guò)企業(yè)主觀(guān)領(lǐng)導審批的采購合同可以委托相關(guān)部門(mén)與供應商簽約，從而形成正式生效的采購合同。對于簽訂的合同如有變更需要進(jìn)行協(xié)商解決，除了辦理合同變更手續外還要對變更結果進(jìn)行評審。

　　2.1.2.6 制造過(guò)程監督 企業(yè)為了保證采購和外包過(guò)程質(zhì)量控制的完整性，應當按照合同的要求，在合同生效后規定的時(shí)間內與供應商進(jìn)行溝通，同時(shí)組織相關(guān)人員對合同的執行情況予以監督，一旦發(fā)現問(wèn)題及時(shí)與供應商進(jìn)行權益交涉。為了在采購項目的形成過(guò)程中更好地改進(jìn)實(shí)施質(zhì)量，不僅要對質(zhì)量控制進(jìn)行監控，還要從管理和技術(shù)上進(jìn)行協(xié)調和幫助。

　　2.1.3 事后改進(jìn)――采購質(zhì)量管理檢查階段 進(jìn)貨監視和測量作為此階段質(zhì)量控制的重點(diǎn)，為了驗證產(chǎn)品能否滿(mǎn)足要求，企業(yè)應當按照交付計劃對采購的產(chǎn)品進(jìn)行監視和測量。首先，隨著(zhù)提交產(chǎn)品，供應商必須提供合格證、技術(shù)說(shuō)明書(shū)以及質(zhì)量檢驗證明等質(zhì)量記錄;其次，運用技術(shù)標準和規范確定進(jìn)貨監視和測量的范圍，然后對于產(chǎn)品根據其重要程序、可行性以及供應商的質(zhì)量保證能力選擇抽樣檢驗或全檢。

　　2.1.4 供應商動(dòng)態(tài)管理質(zhì)量控制 經(jīng)常性評價(jià)和對供應商實(shí)行動(dòng)態(tài)管理是本階段的重點(diǎn)。

　　2.1.4.1 保留與采購有關(guān)的質(zhì)量記錄 針對合格供應商目錄、供應商基本情況調查結果和認證資料、供應商綜合能力評價(jià)結果以及生產(chǎn)條件重大變更記錄、首批樣品質(zhì)量檢測報告、過(guò)程監督結果和進(jìn)貨檢驗記錄、重要質(zhì)量問(wèn)題記錄等相關(guān)質(zhì)量記錄，企業(yè)除了予以保留外，還應當將其存入相應的供應商檔案中。此外，還應當保存好各批產(chǎn)品的識別記錄，為了在出現質(zhì)量爭端時(shí)予以追溯，應當根據具體情況明確規定保存期限和借用手續。

　　2.1.4.2 經(jīng)常性評價(jià) 對供應商進(jìn)行經(jīng)常性評價(jià)主要包括兩方面，即質(zhì)量管理體系評價(jià)和產(chǎn)品質(zhì)量評價(jià)。為了保證供應商的質(zhì)量管理體系具有適宜性和有效性，企業(yè)應當定期審核供應商的質(zhì)量管理體系。在評價(jià)供應商質(zhì)量管理體系的運行結果時(shí)，可以通過(guò)建立基于固有質(zhì)量滿(mǎn)足能力、交付準確即時(shí)性和服務(wù)準確即時(shí)性等方面評價(jià)指標的滿(mǎn)意度評價(jià)模型。

　　2.1.4.3 供應商動(dòng)態(tài)管理 在經(jīng)常性評價(jià)的基礎上，企業(yè)為了確定供應商在供應鏈關(guān)系中的層次級別，應當根據供應商績(jì)效和采購項目的重要性定期對所有供應商進(jìn)行動(dòng)態(tài)分級管理。同時(shí)，在合格的的供應商名單中，對同類(lèi)供應商進(jìn)行優(yōu)先級主次排序，應當重新對采購質(zhì)量下降、信息反饋后糾正措施不力以及質(zhì)量改進(jìn)效果不明顯的供應商進(jìn)行資格評定。此外，對于發(fā)生較大質(zhì)量問(wèn)題或違反合同規定的`供應商，應當采取書(shū)面形式通知處置結果。

　　2.2 建立物資采購綜合評價(jià)指標體系 此體系不僅是綜合評價(jià)物資采購工作的依據和標準，更是綜合反映各種質(zhì)量屬性的指標集。為了使建立的系統具有更好的擴展性和可修改性，可以進(jìn)一步優(yōu)化根據非序列多層次目標的準則建立的采購綜合評價(jià)指標體系結構，對于評價(jià)體系，根據評價(jià)的需要可以修改、添加以及補充相應的指標。物資采購綜合評價(jià)指標體系根據采購要素和控制要點(diǎn)可以劃分為以下三方面內容：

　　2.2.1 產(chǎn)品質(zhì)量指標 通過(guò)審查供應商的資質(zhì)能夠獲取這類(lèi)指標的相關(guān)數據，其主要包括物資的技術(shù)性能、價(jià)格水平、質(zhì)量保證以及社會(huì )效用四方面。此外，對于該指標的考察主要從所購物資產(chǎn)品的性?xún)r(jià)和效用角度進(jìn)行的。

　�、偌夹g(shù)性能。此指標作為產(chǎn)品質(zhì)量指標的基礎，能夠直接影響用戶(hù)的滿(mǎn)意度。②價(jià)格水平。價(jià)格水平作為物資采購部門(mén)進(jìn)行市場(chǎng)調查的重要內容之一，對于制定物資采購決策具有重要的參考價(jià)值。③質(zhì)量保證。在采購過(guò)程中，主要對供應商的生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量合格證以及相關(guān)的質(zhì)量認證材料進(jìn)行審核。④社會(huì )效用。采購物資對用戶(hù)單位、物資投入的工作環(huán)境和社會(huì )環(huán)境等產(chǎn)生的效用水平即物資的社會(huì )效用。它是采購部門(mén)長(cháng)遠發(fā)展以及提高部門(mén)信譽(yù)度和核心競爭力的重要內容。

　　2.2.2 采購質(zhì)量指標 該指標可以通過(guò)采購資金的運行狀況和采購績(jì)效的相關(guān)數據獲得，此指標作為采購質(zhì)量的效能指標，主要從宏觀(guān)上考察了物資采購的適時(shí)性、集約性、統籌性以及采購實(shí)踐的創(chuàng )新性。

　�、俨少徯袨閷ξ镔Y流動(dòng)產(chǎn)生的時(shí)間效應即為適時(shí)性，為了有效的提高采購適時(shí)性的核心內容，應當適時(shí)把握采購的時(shí)機。②對于集中對物資進(jìn)行采購所獲得的批量經(jīng)濟效益即為集約性。③在采購工作中，關(guān)于組織計劃、協(xié)調以及控制等職能運行的整體效率即為統籌性。目前，整合采購工作流程已經(jīng)成為提高采購統籌性的關(guān)鍵。④采購的創(chuàng )新性主要表現為采購工作經(jīng)驗的升華以及采購流程的再造，它已經(jīng)成為促進(jìn)采購工作發(fā)展的源泉和動(dòng)力。

　　2.2.3 項目管理指標 以項目管理為基礎劃分該類(lèi)指標，通過(guò)考察采購工作的各個(gè)階段來(lái)對采購項目管理中包括的編制采購文件、抽檢物資以及供應商的履約情況等控制窯頂進(jìn)行評價(jià)。從采購實(shí)施過(guò)程和對供應商管理中能夠獲取該類(lèi)指標的相關(guān)數據。

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