企業(yè)采購業(yè)務(wù)管理與控制

　　采購，是指購買(mǎi)物資或接受勞務(wù)及支付款項等相關(guān)活動(dòng)。采購管理是計劃下達、采購單生成、采購單執行、到貨接收、檢驗入庫、采購發(fā)票的收集到采購結算的采購活動(dòng)的全過(guò)程，對采購過(guò)程中各個(gè)環(huán)節狀態(tài)進(jìn)行嚴密的跟蹤、監督，實(shí)現對企業(yè)采購活動(dòng)執行過(guò)程的科學(xué)管理。

　　一、采購需求請購與審批

　　企業(yè)要強化采購需求的管理，各部門(mén)需求計劃以項目管理形式與設計、技術(shù)、工程、生產(chǎn)等部門(mén)及時(shí)進(jìn)行信息交流和溝通及現場(chǎng)實(shí)測數據，來(lái)明確數量、資金、訂貨要求和時(shí)間，確保需求計劃物資的準確性。

　　建立采購申請制度，明確相關(guān)部門(mén)或人員的責任權限及相應的請購審批程序。使用部門(mén)根據需求計劃，結合庫存物資情況編制采購請購單，經(jīng)主管領(lǐng)導批準，交采購部門(mén)，采購部門(mén)根據采購請購單歸類(lèi)匯總，結合在途材料情況和市場(chǎng)變化，科學(xué)統籌安排采購計劃，并按規定的權限和程序審批后執行。對于超計劃和計劃外采購項目，應先履行預算調整程序，由具備相應審批權限的部門(mén)或人員審批后，再辦理采購申請手續。

　　二、供應商的選擇與控制

　　供應商的管理是企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節。供應商選擇不當，可能導致采購物資質(zhì)次價(jià)高，甚至出現舞弊行為。企業(yè)加強采購渠道的管理，可以保證選擇供應商的行為公平、公正、公開(kāi)，降低采購物資的成本、節省采購費用。企業(yè)應建立科學(xué)的供應商評估和準入制度，對供應商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，由采購部門(mén)和相關(guān)部門(mén)共同參與詢(xún)價(jià)程序，確定合格的供應商清單，健全企業(yè)統一的供應商信息。在切實(shí)防范舞弊風(fēng)險的基礎上，與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。

　　三、采購合同協(xié)議的控制、價(jià)格的審核

　　建立合同管理制度，構造合同簽訂的流程，明確相關(guān)人員的權利和責任，擬訂合同文本時(shí)應當準確表述合同條款，明確雙方權利義務(wù)和違約責任。及時(shí)與供應商簽訂符合國家法規的附有編號的合同，按照采購權限規定，由各級授權人進(jìn)行審核，如：合同數量是否與請購單一致。合同審核同意后，加蓋合同專(zhuān)用章。對于涉及較高專(zhuān)業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復雜的合同，如果影響重大，應當組織法律、技術(shù)、財會(huì )等專(zhuān)業(yè)人員參與談判，必要時(shí)聘請外部專(zhuān)家參與相關(guān)工作。

　　制定科學(xué)的采購定價(jià)機制，采取協(xié)議采購、招標采購、詢(xún)比價(jià)采購、談判采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價(jià)格。對于價(jià)格管理，價(jià)格管理人員要整理收集各種物資的價(jià)格信息、成交的歷史價(jià)格信息、供應商產(chǎn)品報價(jià)信息來(lái)確定物資采購的價(jià)格，定期研究常用物資的成本構成與市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢，確定物資品種的采購執行價(jià)格或參考價(jià)格。建立采購價(jià)格數據庫，定期開(kāi)展重要物資的市場(chǎng)供求形勢及價(jià)格走勢商情分析并合理利用。

　　四、采購驗收入庫的控制

　　企業(yè)應對采購物資進(jìn)行檢驗接收，以確保其符合合同相關(guān)規定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。企業(yè)應制定嚴格的物資驗收管理制度，明確相關(guān)檢測、倉管人員的權限和責任。建立采購驗收程序、方法、標準，由專(zhuān)門(mén)的驗收機構或驗收人員對對入庫產(chǎn)品進(jìn)行檢驗，檢驗合格后轉由倉管人員對物資數量、規格、型號進(jìn)行驗收。若驗收合格，由倉管人員填寫(xiě)入庫單，經(jīng)送貨人員簽字確認分別傳給財務(wù)部門(mén)、采購部門(mén)，并記錄倉庫存貨日記賬。對于驗收過(guò)程中發(fā)現的異常情況，相關(guān)機構應當查明原因并及時(shí)處理，給企業(yè)造成損失的，采購部門(mén)要按照合同約定向有關(guān)單位進(jìn)行索賠。

　　五、采購結算付款的申請審批與執行

　　在辦理結算業(yè)務(wù)時(shí)，企業(yè)財務(wù)部門(mén)應嚴格審核采購合同規定、采購發(fā)票、結算憑證、驗收證明等的真實(shí)性、完整性、合法性及合規性并及時(shí)入賬。經(jīng)辦人員編制付款計劃、填寫(xiě)，各部門(mén)審批后，財務(wù)部門(mén)依據付款申請單對付款進(jìn)行復核后，選擇合理的付款方式付款。企業(yè)應當加強采購付款的管理，完善付款流程，防止企業(yè)資金損失或信用受損。加強對預付款和定金的管理，定期對大額或長(cháng)期預付款進(jìn)行追蹤核查。指定專(zhuān)人定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來(lái)款項。

　　完善對采購業(yè)務(wù)的管理與控制，不僅能夠較好地保證物資供應順暢，使其與生產(chǎn)和銷(xiāo)售等各環(huán)節緊密銜接，還可以有效降低采購成本，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)持續穩步發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，實(shí)現企業(yè)的預期目標。

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