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淺論企業(yè)采購業(yè)務(wù)內部控制
目前我國采購業(yè)務(wù)引發(fā)高犯罪率而且呈現逐步上升的趨勢，引發(fā)犯罪的主要原因是一些企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理程序和內部控制制度存在很大的問(wèn)題，企業(yè)想要很好的對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行控制，就必須建立和加強以及完善采購業(yè)務(wù)的處理程序和內部控制制度，落實(shí)責任制，不斷提高制度執行力，確保物資按質(zhì)按量按時(shí)和經(jīng)濟高效地滿(mǎn)足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需求。
一、采購需求計劃的控制
采購業(yè)務(wù)從計劃開(kāi)始，采購需求計劃是向市場(chǎng)采購各種物資或組織訂貨的依據，需求計劃規定著(zhù)采購的時(shí)間、采購的物品、采購的數量、采購的方式等。
需求計劃分為以下三點(diǎn)進(jìn)行闡述：1.要強化需求計劃的管理，需求計劃通過(guò)項目管理來(lái)明確方向、落實(shí)計劃、來(lái)源資金、安排資金、訂貨要求和時(shí)間，確保需求計劃物資的準確性。2.企業(yè)全面預算管理與需求計劃管理共同發(fā)展，需求計劃要與設計、技術(shù)、工程、生產(chǎn)等部門(mén)及時(shí)進(jìn)行信息交流和溝通，提高需求計劃的準確性。3.要提高計劃審核人員和計劃提報人員的業(yè)務(wù)技能，針對計劃審核人員和計劃提報人員開(kāi)設業(yè)務(wù)技能培訓班。主要培訓計劃審核人員和計劃提報人員的物資信息分類(lèi)管理、計劃管理和物資計劃專(zhuān)業(yè)知識，通過(guò)培訓來(lái)確保物資信息分類(lèi)、提報依據的準確性符合標準要求。
二、采購方式和價(jià)格的控制
首先，采購部門(mén)應當定期了解、研究大宗通用重要物資的成本構成、市場(chǎng)供應形勢、市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢，確定重要物資品種的采購執行價(jià)格或參考價(jià)格。為了避免信息不準確造成采購成本增加，同時(shí)確保采購的價(jià)格公平合理，采購人員要時(shí)刻盯緊市場(chǎng)的變化，適當的調整采購戰略，根據市場(chǎng)價(jià)格的波動(dòng)情況及時(shí)對材料采購價(jià)格進(jìn)行調整和控制。其次對于報價(jià)管理，價(jià)格管理人員要整理收集各種物資的價(jià)格信息、成交的歷史價(jià)格信息、供應商產(chǎn)品報價(jià)信息來(lái)編制物資采購的價(jià)格。最后對于采購方式，采購方式要依據科學(xué)經(jīng)濟情況進(jìn)行具體分析，要打破傳統的采購思維模式。在采購的過(guò)程中認真的分析什么物品可以通過(guò)招標方式采購、什么物品可以通過(guò)策略協(xié)議方式采購、什么物品可以通過(guò)競標方式采購等。
三、采購合同的控制
企業(yè)要建立合同管理制度，構造合同簽訂的流程，明確相關(guān)人員的權利和責任。簽訂合同前應嚴格審查對方當事人的主體資格，對于涉及較高專(zhuān)業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復雜的合同，如果影響重大，應當組織法律、技術(shù)、財會(huì )等專(zhuān)業(yè)人員參與談判，必要時(shí)聘請外部專(zhuān)家參與相關(guān)工作。擬訂合同文本時(shí)應當準確表述合同條款，明確雙方權利義務(wù)和違約責任，防止出現容易引起岐義的語(yǔ)名。重大合同在簽署前，要經(jīng)相關(guān)審查人員進(jìn)行合法性、可行性審查。以公司名義對外簽訂合同。按照規定權限簽署采購合同。由專(zhuān)人保管合同及合同專(zhuān)用章，防止出現員工盜竊公司合同進(jìn)行采購欺詐。
四、供應商管理的控制
供應商的管理是減少庫存的物資積壓、降低采購物資的成本、節省物資供應費用的物資供應管理職能之一。全面快速有效的整理供應商產(chǎn)品信息和檔案信息，可以確保供應商的開(kāi)戶(hù)銀行、供應商名稱(chēng)、銀行賬號、經(jīng)營(yíng)范圍等信息的準確性，也為財務(wù)部門(mén)的付款結算提供方便。加強企業(yè)采購渠道的管理可以保證選擇供應商的行為公平、公正、公開(kāi)，同時(shí)對于供應商的準入、選擇、評價(jià)機制定期實(shí)施量化評價(jià)，形成一套科學(xué)合理的供應商準入、選擇、評價(jià)機制等方面的管理體系。
五、采購驗收入庫的控制
企業(yè)應對采購物資進(jìn)行檢驗接收，以確保其符合合同相關(guān)規定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。企業(yè)應制定物資驗收管理制度，明確相關(guān)檢測、倉管人員的權限和責任。建立采購驗收程序、方法、標準。采購物資到貨后，采購部門(mén)通知質(zhì)檢人員和倉儲人員進(jìn)行驗收。質(zhì)檢人員對入庫產(chǎn)品進(jìn)行檢驗，檢驗合格后轉由倉管人員對物資數量進(jìn)行驗收。倉管人員應當檢查入庫物資規格、型號、實(shí)際驗收數量是否與訂單相符。若驗收合格，由倉管人員填寫(xiě)入庫單，經(jīng)送貨人員簽字確認分別傳給財務(wù)部門(mén)、采購部門(mén)，并記錄倉庫存貨日記賬。
六、采購付款的控制
付款是指企業(yè)在對采購預算、合同、相關(guān)單據憑證、審批程序等內容審核無(wú)誤后，按照采購合同規定向供應商辦理款項支付的過(guò)程。企業(yè)需要建立采購付款制度，明確審核人的權力和責任。財務(wù)部門(mén)收到供貨單位傳來(lái)發(fā)票后，應由會(huì )計人員對相關(guān)付款依據或憑證審核，審核無(wú)誤后辦理結算付款手續，付款人員應根據合同的規定填制付款單，經(jīng)審批后支付相關(guān)款項。會(huì )計人員取得采購業(yè)務(wù)的原憑證后，對原始憑證的真實(shí)性、合法性進(jìn)行審核，按照國家相關(guān)會(huì )計準則和法規編制記賬憑證和過(guò)賬，并定期與倉儲部門(mén)的存貨日記賬、供應商的對賬單進(jìn)行核對。企業(yè)應當建立預付賬款和定金的授權批準制度，加強對大額預付賬款的監控，定期對其進(jìn)行追蹤核查。
七、采購業(yè)務(wù)過(guò)程中職務(wù)分離的控制
采購企業(yè)要優(yōu)化自己的采購業(yè)務(wù)流程，將執行、決策和管理三個(gè)層次進(jìn)行劃分，也是根據權利和決策科學(xué)原則進(jìn)行分隔的。采購業(yè)務(wù)層次分以下三層進(jìn)行闡述：1.執行層，這個(gè)層次顧名思義就是管理層下達指派簽訂采購合同的供應商、品牌、價(jià)格、數量、規格型號、產(chǎn)品名稱(chēng)進(jìn)行監督交貨流程和催交貨物流程。執行層主要是負責簽訂合同、催交貨物、質(zhì)量驗收、驗收入庫、保管倉儲以及貨物配送等執行工作。2.決策層，這個(gè)層次主要負責批準采購部門(mén)的規章制度的定制、修訂和廢除，同時(shí)決策層決定著(zhù)整體規劃決策和采購的方針、目標、戰略，以及確定每個(gè)部門(mén)的權限和職責，協(xié)調每個(gè)部門(mén)的關(guān)系。3.管理層，這個(gè)層次主要是根據采購業(yè)務(wù)部門(mén)提供的收料證明對發(fā)票進(jìn)行審視、傳遞、記錄和簽訂有效合同，根據物資的付款能力和入庫情況制定付款的計劃，管理層經(jīng)過(guò)審查批準之后就可以辦理結算付款的手續了。同時(shí)管理層也擔任著(zhù)市場(chǎng)信息調研和收集、采購目標和模式的質(zhì)量管理、對供應商的管理等職責。
結束語(yǔ)
企業(yè)采購業(yè)務(wù)內部控制能夠保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所需要物資的正常使用，同時(shí)也可以很好的防范采購業(yè)務(wù)帶來(lái)的風(fēng)險，企業(yè)應強化對采購業(yè)務(wù)控制，建立健全采購管理控制體系。企業(yè)采購業(yè)務(wù)部門(mén)的工作績(jì)效也直接影響著(zhù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)目標完成的優(yōu)劣，所以要以市場(chǎng)為導向同時(shí)建立有效約束激勵的機制制度，從而幫助企業(yè)采購部門(mén)很好的完成任務(wù)目標，這樣也可以大大的提高企業(yè)效益。
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