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高校采購內部控制辦法
加強采購管理工作需要制度的制約，學(xué)校領(lǐng)導的支持，職能部門(mén)的盡職，部門(mén)之間的配合及教職工的努力工作和忠于職守。需要在實(shí)踐中汲取各方的意見(jiàn)不斷總結完善，不斷地開(kāi)拓創(chuàng )新，才能充分發(fā)揮學(xué)校資金的作用，保證學(xué)校教學(xué)科研活動(dòng)的正常開(kāi)展。
(一)制度建設控制。
建立健全采購管理制度，是規范采購行為的前提與保證。采購管理制度一般應包括采購管理規章制度、采購工作流程和完成采購工作流程的相關(guān)表格三個(gè)方面的內容。
采購管理規章制度是高校實(shí)施采購行為的書(shū)面文件，是規范采購行為合法性、合理性、效率性和經(jīng)濟性的制度保障，其基本組成元素為：采購范圍是什么，由哪個(gè)部門(mén)負責組織采購工作，有什么樣的采購方式，采購計劃如何制訂，采購事項需經(jīng)過(guò)誰(shuí)來(lái)審批，采購程序如何，怎樣進(jìn)行驗收，在采購管理中各部門(mén)的工作范圍和工作職責等等。一般來(lái)說(shuō)，采購范圍不僅包括貨物采購，還包括服務(wù)采購，學(xué)校應設立一個(gè)專(zhuān)門(mén)負責采購工作的管理部門(mén);同時(shí)按照《政府采購法》的規定要確定每一采購事項適合的采購方式。除此之外，對于一些零星的采購，學(xué)校應根據其單價(jià)或總金額的大小選擇是學(xué)校集中采購還是使用部門(mén)自行采購，是詢(xún)價(jià)采購還是通過(guò)校內招標采購。而采購驗收應分為貨物驗收和服務(wù)驗收，并在采購管理制度中明確驗收所依據的標準等等，通過(guò)制定采購制度來(lái)規范人們在采購活動(dòng)中的行為，有利于采購工作的有序開(kāi)展。
采購工作流程是落實(shí)采購管理規章制度的具體工作步驟，可以用流程圖等方式來(lái)表示，將采購環(huán)節各職能部門(mén)的工作串聯(lián)起來(lái)，并明確各部門(mén)的工作內容、程序和職責。其主要工作流程可設計為：使用部門(mén)提出采購申請一歸口部門(mén)匯總、核準一財務(wù)部門(mén)簽署意見(jiàn)一學(xué)校領(lǐng)導審批一政府集中采購或學(xué)校集中詢(xún)價(jià)采購及使用部門(mén)零星購買(mǎi)一簽訂合同一驗收與付款等。當然，還可根據需要設計不同采購方式的工作流程。
另外，還需要設計相關(guān)表格來(lái)完成各環(huán)節的工作。這些表格稱(chēng)為工作流程表格。工作流程表格是各部門(mén)完成采購管理工作進(jìn)行信息溝通的載體，在實(shí)際工作中的主要表格有：《采購審批表》《招標文件審批表》《預算控制價(jià)審批表》《合同審批表》《詢(xún)價(jià)采購審批表》《驗收報告單》等。表格要有完整的內容，一般應具備“部門(mén)名稱(chēng)、審批事項、聯(lián)系方式、所送資料、審核、批準意見(jiàn)”等要素;如《采購審批表》主要應具備申請單位、聯(lián)系人及電話(huà)，申報時(shí)間、申報項目及現有設備配置情況，擬采購貨物名稱(chēng)、參考品牌、規格、技術(shù)參數、數量、單價(jià)及金額，歸口管理部門(mén)、財務(wù)部門(mén)以及學(xué)院領(lǐng)導的審核批準意見(jiàn)等要素。而在設計《驗收報告單》時(shí)，由于驗收是貨物服務(wù)采購管理的最后一個(gè)環(huán)節，關(guān)系到能否保證貨物服務(wù)質(zhì)量、數量的問(wèn)題，因此需突出驗收情況的記錄和對問(wèn)題處理的意見(jiàn)。如果有數量或質(zhì)量等問(wèn)題，驗收小組須提出處理意見(jiàn)，同時(shí)采購部門(mén)對驗收過(guò)程中的存在問(wèn)題也要表明態(tài)度，并配合驗收小組對問(wèn)題進(jìn)行跟蹤調查處理。
采購管理制度形成學(xué)校采購管理的制度體系，它們之間環(huán)環(huán)相扣。從而通過(guò)制度的設計使各職能部門(mén)之間相互配合，相互制約，既達到實(shí)現內部控制的目的，又推進(jìn)了采購工作的有效開(kāi)展。
(二)審批過(guò)程控制。
制定嚴格的審批制度，明確審批人的職權范圍和工作責任。審批環(huán)節主要包括使用部門(mén)領(lǐng)導根據本部門(mén)需要的簽署意見(jiàn);歸口部門(mén)根據年度預算的安排及發(fā)展需要，充分考慮各部門(mén)的設備合理利用情況和部門(mén)之間現有設備的共享狀況，對申請采購事項進(jìn)行匯總審批;財務(wù)部門(mén)根據擬采購的貨物、服務(wù)所需資金的多少和時(shí)間安排進(jìn)行審核，以確定所采購的貨物服務(wù)是否有資金保障;學(xué)院領(lǐng)導則在其職權范圍內總體把關(guān);對于沒(méi)有預算安排的重大采購事項需要學(xué)院辦公會(huì )議討論后決策，進(jìn)行集體審批。這樣，一系列的審批程序使貨物服務(wù)在采購環(huán)節中就得到了控制，防止使用部門(mén)重復購置浪費資金，達到提高現有設備的使用率，促進(jìn)資產(chǎn)良性循環(huán)的目的。，
在實(shí)施審批控制過(guò)程中，必須以采購預算為依據。采購預算是學(xué)校每年底根據各專(zhuān)業(yè)和各部門(mén)發(fā)展的需要以及學(xué)校財力情況制定的全校貨物服務(wù)的采購計劃，并下達到歸口部門(mén)，由歸口部門(mén)在其管轄的部門(mén)之間作出統籌安排。而使用部門(mén)則根據需要向歸口部門(mén)提出采購申請。在采購預算的執行過(guò)程中，如有超出年度預算的采購，需按金額大小，根據審批的權限范圍逐級上報進(jìn)行集體討論決策。通過(guò)預算控制，使學(xué)校的資金在目標實(shí)現過(guò)程中得到充分發(fā)揮，實(shí)現采購計劃的有效制衡。
(三)貨物服務(wù)驗收過(guò)程控制。
貨物服務(wù)驗收是采購管理制度中必不可少的重要環(huán)節，其包括數量驗收和質(zhì)量驗收。貨物服務(wù)驗收前應由采購部門(mén)牽頭，組成有采購部門(mén)、使用部門(mén)、歸口部門(mén)等參加的驗收小組，按招標時(shí)《貨物需求一覽表》中的貨物名稱(chēng)、數量、品牌、規格及技術(shù)標準和合同的規定進(jìn)行驗收，對技術(shù)含量高驗收難度大的設備可邀請相關(guān)專(zhuān)家或國家認可的質(zhì)量檢測機構參加驗收工作。驗收小組必須將驗收情況記錄在案，如有質(zhì)量問(wèn)題驗收小組還應須根據不同情況分清責任，表明處理意見(jiàn)和建議，并追蹤處理結果，待各方滿(mǎn)意后方可辦理結算付款手續。把好驗收關(guān)是保證貨物服務(wù)的數量正確、質(zhì)量達標的關(guān)鍵環(huán)節，能有效地降低采購成本和使用成本。
貨物服務(wù)驗收后進(jìn)入采購結算階段，財務(wù)部門(mén)必須認真復核相關(guān)的憑證，待申請、審批、招標、詢(xún)價(jià)、審計、驗收等，一系列手續具備，票證正確后方能進(jìn)行結算付款，以保證付款金額正確，付款手續齊全，合法合規并及時(shí)地完成每一項結算。
(四)充分發(fā)揮內部審計機構全程跟蹤審計的作用。
作為學(xué)校的職能部門(mén)之一，審計部門(mén)除具有監督職能外，還有為提高學(xué)校的管理水平而提供建議的服務(wù)職能。內審機構可從兩方面發(fā)揮其作用：一是參與制定采購管理制度;二是在采購管理過(guò)程中實(shí)施審計監督，提出合理化建議。內部審計機構是專(zhuān)業(yè)結構較豐富的部門(mén)，知識結構、工作性質(zhì)以及工作經(jīng)驗決定了其具有為學(xué)校制定采購管理制度出謀劃策的綜合能力。在采購管理制度的建立健全過(guò)程中，應充分發(fā)揮內審人員的作用，鼓勵審計人員來(lái)參與制訂采購管理制度。在采購管理過(guò)程中的審計監督作用主要表現在：上報財政部門(mén)審批采購事項之前，內審機構對擬上報的政府采購事項標底進(jìn)行審核，通過(guò)市場(chǎng)詢(xún)價(jià)、網(wǎng)絡(luò )詢(xún)價(jià)和平時(shí)收集價(jià)格信息等途徑，審核擬采購貨物服務(wù)價(jià)格的合理性并提出修正建議;審核招標文件條款的合法性、合理性;對供應合同條款是否合法，有無(wú)不平等條約進(jìn)行審核并提出修正建議;參加評標，對評標過(guò)程進(jìn)行全程監督;參加學(xué)院集中采購的貨物市場(chǎng)詢(xún)價(jià);參加大宗貨物服務(wù)采購驗收等，實(shí)現對貨物服務(wù)采購工作的事前、事中、事后審計，實(shí)現對采購貨物服務(wù)的價(jià)格控制和質(zhì)量控制。
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