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企業(yè)加強內部控制管理提高采購水平
引導語(yǔ)：物資管理是企業(yè)管理活動(dòng)的重要組成部分，物資管理的關(guān)鍵是物資采購的管理。下面是yjbys小編為你帶來(lái)的企業(yè)加強內部控制管理提高采購水平，希望對你有所幫助。
一、正確認識,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的前提。
從企業(yè)管理層到具體的采購業(yè)務(wù)部門(mén)每一名工作人員對采購內部控制管理工作的重要性有個(gè)正確的認識,是保證內部控制管理工作順利開(kāi)展和取得成效的前提。管理層要著(zhù)眼于企業(yè)的科學(xué)發(fā)展,善于從宏觀(guān)層面審視采購內部控制管理工作,并納入重要的企業(yè)議事日程。采購業(yè)務(wù)部門(mén)的工作人員要以高度的責任感,認真履行崗位職責,服從服務(wù)于采購工作的內部控制管理要求。也就是說(shuō),企業(yè)的一切管理工作,應遵循內部控制管理要求;企業(yè)的一切決策,應統馭在完善的內部控制體系之下;企業(yè)的一切活動(dòng),都不能游離于內部控制管理之外。這既是完善現代企業(yè)管理的要求,更是全面提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的需要。
二、制度保障,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的基礎。
建立完善的物資采購內部控制管理制度,既是滿(mǎn)足提高采購管理水平的需要,也是完善現代企業(yè)制度的需要,同時(shí)更是全面提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的需要;建立完善的內部控制制度體系,通過(guò)內部控制管理制度來(lái)規范和管理采購程序和標準,并開(kāi)展定期的評價(jià)和維護,必將為采購管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵御和控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險、實(shí)現經(jīng)營(yíng)管理目標等幾個(gè)方面提供有力的保障。強化內部控制管理制度的建立是進(jìn)一步強化公司內部經(jīng)營(yíng)管理、全面提升管理水平的客觀(guān)要求;建立完善的內部控制制度,能夠使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全過(guò)程均處于受控狀態(tài),確保采購業(yè)務(wù)工作有章可循,有法可依,促進(jìn)采購工作的規范運轉。
三、程序合理,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的重點(diǎn)。
內部控制管理工作其實(shí)質(zhì)是強化企業(yè)的過(guò)程管理和流程管理,因此制定嚴密合理的采購業(yè)務(wù)管控程序就是提高采購管理水平的重點(diǎn)。包括采購計劃方案的編制審定、供應商的選擇與價(jià)格確定、合同簽訂與管理、物資驗收入庫、采購付款與往來(lái)核對、采購業(yè)務(wù)的分析與考核等管控節點(diǎn)。
(一)采購計劃、方案的編制與審定環(huán)節。
這一環(huán)節可以使企業(yè)最大限度地控制采購預算,其一般管理控制程序為采購部門(mén)根據企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要,提出物資采購的申請,倉儲或有關(guān)部門(mén)平衡庫存后由物資管理部門(mén)編制采購計劃,經(jīng)財務(wù)管理部門(mén)審核后報采購主管領(lǐng)導審定。采購部門(mén)根據采購計劃編制采購方案,采購方案應明確采購的原則、采購的渠道、供應商的選擇方式和范圍等內容。這一環(huán)節的管理控制重點(diǎn)是檢查采購方案是否經(jīng)采購部門(mén)負責人審核,是否明確采購物資的具體數量、質(zhì)量要求、交貨期、采購方式等,相關(guān)審定是否符合權限。
(二)供應商的選擇與價(jià)格確定環(huán)節。
這一環(huán)節是采購管理控制工作的重點(diǎn),可以使企業(yè)的采購預算資金得到有效的使用,使企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本降低,并直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。其一般管理控制程序為采購部門(mén)應根據審定的采購方案,通過(guò)招標、競爭性談判采購或詢(xún)價(jià)采購等方式確定供應商與采購價(jià)格。這一環(huán)節的管理控制重點(diǎn)為采購是否經(jīng)過(guò)詢(xún)比價(jià)、有無(wú)詢(xún)比價(jià)記錄,通過(guò)招標方式采購的是否符合招標管理規定,對大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標方式,應集中采購的是否有違規自行采購的現象,相關(guān)審定是否符合權限。
(三)合同簽訂與管理環(huán)節。
這一環(huán)節可以規避采購風(fēng)險,保證企業(yè)的合法利益。主要通過(guò)合同范本管理,提高合同管理工作的規范化,降低合同簽訂風(fēng)險;通過(guò)資質(zhì)信用管理,建立供應商誠信檔案體系,降低了履約風(fēng)險;通過(guò)合同風(fēng)險點(diǎn)管理,強化合同履行的風(fēng)險意識,減少合同履行風(fēng)險;通過(guò)合同會(huì )簽管理,提高合同審批效率,規范業(yè)務(wù)流程;通過(guò)合同履行管理,加強經(jīng)營(yíng)過(guò)程的控制能力,提升公司精細管理水平;通過(guò)合同統計分析管理,提高公司經(jīng)營(yíng)決策自我分析能力。這一環(huán)節內部控制管理的重點(diǎn)是檢查相關(guān)部門(mén)是否對合同進(jìn)行審核,簽訂的合同是否送交財會(huì )、法律等相關(guān)監管部門(mén)。
(四)物資驗收入庫環(huán)節。
采購物資到貨后,物資管理部門(mén)應組織采購、質(zhì)檢、倉儲等部門(mén)對到貨物資進(jìn)行檢驗清點(diǎn),質(zhì)檢部門(mén)出具檢驗報告,倉儲部門(mén)依據檢驗合格的報告辦理入庫手續,編制入庫單,登記庫存明細帳。這一環(huán)節的管理控制重點(diǎn)是檢查物資入庫驗收資料是否齊全,驗收入庫是否符合不相容要求,庫存明細賬登記是否及時(shí)。
(五)采購付款與往來(lái)核對環(huán)節。
財會(huì )部門(mén)應依據采購合同、入庫單、發(fā)票等及時(shí)作賬務(wù)處理。采購款的支付應由采購部門(mén)根據采購合同及到貨情況提出申請,填制付款申請單,附齊相關(guān)單據,經(jīng)采購等部門(mén)負責人審核簽字后送財會(huì )部門(mén)審核,財會(huì )部門(mén)根據資金安排、使用計劃、預付情況及合同約定辦理款項支付手續,采購款支付應經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審批后辦理。這一環(huán)節的內部控制管理重點(diǎn)是檢查財務(wù)入賬手續是否齊全,暫估入賬是否及時(shí)合理;檢查采購款支付的依據是否齊全,與合同約定是否相符,相關(guān)審批是否符合權限。
(六)分析與考核環(huán)節。
在“分析”環(huán)節上,企業(yè)采購部門(mén)應會(huì )同有關(guān)部門(mén)定期對計劃準確率、保證供應率、質(zhì)量合格率、廠(chǎng)家直供率以及采購管理等情況進(jìn)行分析,并向企業(yè)有關(guān)會(huì )議報告;在“考核”環(huán)節上,企業(yè)應建立與采購相關(guān)的考核辦法,定期對采購管理情況進(jìn)行考核。
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