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采購管理理念和要素解析
采購管理是指對采購業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行組織、實(shí)施與控制的管理過(guò)程。以下是小編整理的采購管理理念和要素解析，希望對大家有所幫助。
采購管理理念和要素解析
一、管理要素
第一，要確定供應商的資格。以確保供應商有良好的供貨能力。對于大型制造企業(yè)而言，這點(diǎn)尤為重要，因為供應商的穩定供貨能力對于企業(yè)的穩定生產(chǎn)具有關(guān)鍵性的作用，因此這些企業(yè)有一個(gè)合格供應商名錄，采購只能限于名錄內的供應商，而且要由企業(yè)的技術(shù)和標準化部門(mén)來(lái)核定這個(gè)名錄。
第二，采購價(jià)格形成機制。為了對采購價(jià)格進(jìn)行有效管理，通常企業(yè)需要有一個(gè)價(jià)格小組來(lái)核定采購物品的價(jià)格上限，這個(gè)小組的成員應該由高層主管、財務(wù)和采購部門(mén)共同組成，從而防止采購業(yè)務(wù)人員與供應商在價(jià)格上有合謀私利的行為。
第三，付款方式的確定。這是實(shí)際的利益，企業(yè)應盡最大的努力，爭取好的付款方式。
第四，數量核查。供應商貨品到貨后，應該由檢驗部門(mén)核查到貨數量。
第五，質(zhì)量核查。對于有質(zhì)量要求的貨品，需要質(zhì)檢部門(mén)的檢驗。
二、采購理念
(一)采購管理與ERP集成的一體化思想
ERP系統面向企業(yè)的整個(gè)業(yè)務(wù)流程，其核心思想是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程看作是一條緊密連接的供應鏈，它將企業(yè)管理從企業(yè)內部延伸到企業(yè)外部，對企業(yè)供應鏈的所有環(huán)節進(jìn)行管理和集成。
1.在企業(yè)內部的集成方面
在企業(yè)內部，ERP系統將整個(gè)企業(yè)的相關(guān)部門(mén)通過(guò)信息共享有機地集成一個(gè)整體。而采購管理作為企業(yè)內部信息流、物流、資金流的源頭，實(shí)現基于ERP的采購管理系統的集成對于整個(gè)企業(yè)ERP系統集成具有重要意義。ERP系統重視對入們已習慣的原有工作方式與工作流程進(jìn)行重新改造和設計，改造范圍越廣，新系統的潛能越能充分發(fā)揮。企業(yè)所得的收益也應越大。在采購管理中不斷追求高效的流程，先進(jìn)的軟件系統與業(yè)務(wù)流程結合在——起考慮，不斷優(yōu)化、磨合。這種在企業(yè)內部進(jìn)行的ERP的有效集成，將提高采購管理的效率，實(shí)現企業(yè)資源最大限度的發(fā)揮作用。
ERP是以計算機技術(shù)為支撐的資源的管理，計劃、運用都是以數據的形式體現的。確保采購管理中數據的準確性，建立完善的數據收集機制。在管理活動(dòng)中以數據說(shuō)話(huà)，以合乎事實(shí)的數據為決策依據，這才能實(shí)現ERP系統在企業(yè)內部的有效集成。
2.在企業(yè)外部供應鏈上的集成方面
ERP與供應鏈系統的有效集成，是企業(yè)從整個(gè)市場(chǎng)競爭與社會(huì )需求出發(fā)，整合、優(yōu)化供應鏈上的企業(yè)內部各個(gè)部門(mén)、材料供應商等各種資源，這樣實(shí)現了社會(huì )資源的優(yōu)化、重組，大大捉高了企業(yè)采購活動(dòng)中物流、資金流與信息流的運轉效率，消除了眾多的中間冗余的環(huán)節。從而減少流通成本。并提高企業(yè)應變能力。
這種ERP與供應鏈系統的有效集成把企業(yè)與供應商良好地連接宋，并通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò )融為一體，目的是在激烈的市場(chǎng)競爭環(huán)境中求生存和發(fā)展，大大提高了企業(yè)采購管理的效率，給企業(yè)帶來(lái)了顯著(zhù)的利益。企業(yè)采購管理中實(shí)現ERP的有效集成，消除了采購的許多冗余的中間環(huán)節，減少了浪費，避免了延誤，具有良好的社會(huì )效應。
綜上所述，一方面采購管理通過(guò)ERP系統在企業(yè)內部的有效集成，實(shí)現了企業(yè)物流、資金流以及信息流的有機集成提高采購管理效率的目的。另一方面。企業(yè)通過(guò)ERP系統在企業(yè)外部供應鏈上的有效集成，達到與供應商建立長(cháng)期牢固的合作關(guān)系，優(yōu)化了企業(yè)的采購管理�？傊�，通過(guò)ERP系統在企業(yè)內外兩方面的集成，提高了企業(yè)采購管理的應用效率，集中體現了采購管理與ERP集成的一體化思想。
(二)ERP采購管理信息系統的設計與運作
企業(yè)的采購工作相當重要并且也非常繁雜，相當多的企業(yè)采購從中央到地方經(jīng)常因采購工作中的一些瑣事而影響了采購工作的效率，對采購工作的主要控制要素：物料供應的數量、價(jià)格以及供應時(shí)間反而只是勉強應付，幾乎沒(méi)有時(shí)間與精力去研究采購市場(chǎng)與開(kāi)發(fā)供應商，更談不上建立企業(yè)的穩固、高效和低成本的供應鏈條。ERP的出現為采購工作注入了強大的活力，提供了管理和技術(shù)并舉的解決方案。應該說(shuō)在諸多業(yè)務(wù)部門(mén)的ERP推廣與應用中，采購部門(mén)是見(jiàn)效最快的部門(mén)之一。企業(yè)在實(shí)施基于ERP的采購管理信息系統時(shí)可以根據一定的業(yè)務(wù)順序進(jìn)行：
1.建立供應商資源
運行ERP下的采購管理系統時(shí)首先是建立供應商檔案，同時(shí)對首選、次選等供應商加以分類(lèi)，并建立供應商的供應貨物明細(品種、價(jià)格、供應期、運輸方式等)，資料必須進(jìn)行最終確認才有效。系統在執行采購訂單下達時(shí)，要讀入相應的供應商資料，并且初始化供應商的有關(guān)賬務(wù)資料。初始化完成之后才能處理采購業(yè)務(wù)。供應商資料是采購子系統的基本資料。
2.生成采購申請
根據ERP的物料需求計劃生成的采購申請，同時(shí)綜合考慮物料的訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式以及計劃外的物料申請，進(jìn)行系統自動(dòng)物料合并，也可以人工干預和修改。另外，有些原材料的采購提前期很長(cháng)(有的進(jìn)口件要半年以上的采購周期)，因此有可能超過(guò)主生產(chǎn)計劃制定周期。這類(lèi)采購的采購計劃應經(jīng)過(guò)銷(xiāo)售、財務(wù)與計劃等部門(mén)的綜合討論與評估來(lái)確定所需的數量和時(shí)間，然后制定物料的中期或長(cháng)期采購申請。
3.確定優(yōu)選供應商
該過(guò)程是落實(shí)采購供應商。采購業(yè)務(wù)人員根據系統中的供應商資源，綜合考查有關(guān)供貨價(jià)格、交貨數量、交貨期、質(zhì)量要求與技術(shù)要求，進(jìn)行供應商選優(yōu)評價(jià)，落實(shí)每種物料的優(yōu)選供應商。對新開(kāi)發(fā)的供應商資源還要進(jìn)行供應商的認證過(guò)程，經(jīng)過(guò)相應的評審并合格后才能作為許可采購的供應商。
4.生成用款計劃
生成采購計劃后，系統自動(dòng)生成用款計劃，并根據詢(xún)價(jià)結果進(jìn)行維護。由財務(wù)對用款計劃進(jìn)行確認之后反饋意見(jiàn)給采購部。
5.下達訂單
根據訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式、用款計劃以及計劃外的物料申請進(jìn)行物料合并，生成采購訂單。并經(jīng)過(guò)確認后即可進(jìn)行訂單輸出，最后下達給供應商。也可以網(wǎng)上發(fā)布訂單。對于臨時(shí)追加的采購任務(wù)，可以通過(guò)與供應商協(xié)商直接下達采購訂單。
6.采購訂單跟催
采購業(yè)務(wù)人員對下達的采購訂單按計劃進(jìn)行跟蹤，系統可以設置跟蹤的時(shí)間周期，形成訂單跟催計劃。在跟催過(guò)程中，要了解供應商的生產(chǎn)進(jìn)度及質(zhì)量情況，并及時(shí)對供應商給予支持。
7.貨物驗收
由采購業(yè)務(wù)員對供應商所供貨物按訂單與進(jìn)行驗收，并錄人收貨單。也可以根據系統集成的特點(diǎn)與企業(yè)的實(shí)際流程直接由貨物管理員對貨物按訂單驗收，并對不按計劃交貨的供應商進(jìn)行管理控制(拖期、提前)。
8.結賬與費用核算D結賬付款工作
應由采購部門(mén)配合財務(wù)部門(mén)來(lái)完成，并根據物料的采購結算單據和對采購各種費用的分攤。計算出物料的采購成本。
9.采購訂單結清
在采購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核后，要及時(shí)結清采購訂單。系統可提供自動(dòng)結清功能，可選擇交貨、收貨、入庫、付款、考核等結清方式。一般系統按付款結清的方式處理。也可以進(jìn)行強制結清。
10.系統基礎數據維護
采購子系統的基本數據有采購員資料、供應商資料、采購提前期以及業(yè)務(wù)流程設置。對這些數據應及時(shí)加以維護。
11.采購子系統運作帶來(lái)的效益采購子系統的實(shí)施可以給企業(yè)采購部門(mén)的管理工作帶來(lái)顯著(zhù)的變化與改善。
主要表現在以下幾個(gè)方面：
(1)提高采購工作效率。例如。催促已下訂單的時(shí)間可以從實(shí)施前占總時(shí)間的50%，下降到12%。日常查詢(xún)庫存的時(shí)間也可以大大減少等。
(2)流程變革帶來(lái)的效益。例如：通過(guò)采購訂單，可以直接完成驗收貨物、發(fā)票錄入等工作，并且簡(jiǎn)化了所有數據的查詢(xún)。這些都會(huì )帶來(lái)流程效益。
(3)較少文件流轉。提高處理信息的效率。
(4)提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)。有統計表明，實(shí)施ERP后，采購業(yè)務(wù)人員的工作時(shí)間分配會(huì )發(fā)生較大的變化。業(yè)務(wù)人員研究工作來(lái)尋求降低成本的時(shí)間從28%增加到36%，而總的采購成本可以下降5%。這就說(shuō)明實(shí)施ERP系統會(huì )提高采購人員的工作效率和素質(zhì)。
(5)提高基礎管理工作水平。采購業(yè)務(wù)的規范性將得到加強。采購部門(mén)管理人員將有更多的時(shí)間抓業(yè)務(wù)培訓、供應商開(kāi)發(fā)等基礎管理工作。
ERP是在市場(chǎng)競爭的動(dòng)力下發(fā)展起來(lái)的，企業(yè)為了在市場(chǎng)中求生存與發(fā)展。不斷地整合、優(yōu)化與擴人企業(yè)的自身資源。ERP經(jīng)過(guò)發(fā)展，其功能模塊及內部各個(gè)分系統的性能不斷增強。功能也在不斷擴展和完善，涉及企業(yè)的領(lǐng)域越來(lái)越廣。但隨著(zhù)ERP的發(fā)展，它應用的局限性也越來(lái)越明顯地表現出來(lái)。因此，隨著(zhù)信息技術(shù)以及電子商務(wù)的出現和發(fā)展，ERP必然要謀求與其他信息系統的集成，實(shí)現其功能不斷擴展和增強。以便更好地適應企業(yè)發(fā)展的需要。
三、行業(yè)差異
當我們在思考如何提高我們的采購管理水平，降低采購總成本的時(shí)候，首先我們需要理解采購管理的行業(yè)差異是什么?這樣，我們才能理解并采用不同的方法來(lái)管理各行各業(yè)不同的采購工作。根據各行業(yè)采購工作的通性和個(gè)性，我們將采購管理工作分為四類(lèi)：
1.第一類(lèi)
生產(chǎn)性采購
就是我們采購這個(gè)物品是直接為了公司生產(chǎn)運營(yíng)所需。而生產(chǎn)性采購又分為兩類(lèi)：
第1類(lèi)是原材料性采購(MRP性物料采購)。所采購的此類(lèi)物料是本企業(yè)所生產(chǎn)的產(chǎn)品的組成部分或中間體產(chǎn)品;
第2類(lèi)是零配件的采購(MRO性采購，就是維修，維護、修理、運作)，這些零配件是為了保障機器能正常生產(chǎn)運作所需要的維修、更換配件。
這兩類(lèi)物品的采購管理性質(zhì)不同，運作方式也不同，看問(wèn)題的角度也不同。
2.第二類(lèi)
商貿性采購
像沃爾瑪這樣的零售商，它們的采購不屬于生產(chǎn)性采購，屬于商貿性采購，商貿性采購和生產(chǎn)性采購最大的區別是什么?批發(fā)商、零售商在采購物品時(shí)(像沃爾瑪采購的東西)，采購什么商品并不十分重要，重要的是采購的東西必須保證能賺錢(qián)，筆筆都得賺錢(qián)，不賺錢(qián)就沒(méi)有必要采購進(jìn)貨。西瓜不賺錢(qián)，可以采購蘋(píng)果。但是對于生產(chǎn)性采購來(lái)講就不行，這個(gè)產(chǎn)品我們公司只能用這個(gè)原材料，我做餅干的，只能買(mǎi)面粉，不能說(shuō)面粉太貴就不買(mǎi)了，不買(mǎi)就停產(chǎn)了，所以生產(chǎn)性并不保證每次采購都賺錢(qián)，而且采購的盈利性也不能直接反應出來(lái)的。我們舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子：一個(gè)很稱(chēng)職的生產(chǎn)采購部經(jīng)理，如果跳槽到批發(fā)商、零售商去做采購管理，也許過(guò)不了半年就被炒掉了，為什么?因為采購管理的角度不一樣。管理的方法也就有很大的不同。
3.第三類(lèi)
一般日常用品性采購
像辦公用品采購，還有行政采購等。其特點(diǎn)是采購品類(lèi)繁雜，但采購金額小。其所采購的物品主要是保障公司的正常行政辦公所用。
4.第四類(lèi)
項目性采購
有時(shí)候，我們的采購工作屬于項目性采購，比如說(shuō)買(mǎi)一臺設備，蓋一個(gè)車(chē)間等。項目性采購的主要特點(diǎn)是一次性。很少有重復性的采購。這就意味的每次采購的流程都得重新開(kāi)始，以往的經(jīng)驗和關(guān)系很少能用到。
采購要求一般來(lái)說(shuō)有五大原則
1.適時(shí)（Right Time）
企業(yè)已安排好生產(chǎn)計劃，如果原材料不能如期到達，往往會(huì )引起企業(yè)內部混亂，生產(chǎn)線(xiàn)必須停工待料，不能完成生產(chǎn)計劃，并延遲交貨期，引起客戶(hù)不滿(mǎn)。
如果原材料提前太久購回放在倉庫里等著(zhù)生產(chǎn)，又會(huì )造成庫存太多，大量積壓采購資金，這是企業(yè)很忌諱的事情。所以，采購人員要扮演協(xié)調者與監督者的角色，去促使供應商按預定時(shí)間交貨。對企業(yè)來(lái)講，交貨時(shí)機很重要。
2.適質(zhì)（Right Quality）
一個(gè)優(yōu)秀的采購人員，應該是精明的商人和合格的品質(zhì)管理人員這樣一個(gè)雙重的角色。因為一方面，采購人員要以最便宜的價(jià)格購買(mǎi)到企業(yè)生產(chǎn)所需要的最佳品質(zhì)的物料。
另一方面，采購人員要不斷地去推動(dòng)那些長(cháng)期合作的供應商去完善其品質(zhì)管理體系，來(lái)提供質(zhì)量更加穩定的物料。
3.適量（Right Quantity）
物料采購，是一次性采購還是分批量采購？
采購人員要對生產(chǎn)需求、物料損耗、搬運和倉儲費用等進(jìn)行仔細地計算，來(lái)制定周密的采購計劃，最終確定究竟采用哪一種采購方式。
批量采購雖有可能獲得數量折扣，但會(huì )積壓采購資金，太少又不能滿(mǎn)足生產(chǎn)需要，所以合理確定采購數量相當關(guān)鍵，一般應按經(jīng)濟訂購量訂購，采購人員不僅要監督供應商準時(shí)交貨，還要強調按訂單數量交貨。
5.適價(jià)（Right Price）
適價(jià)是指采購所需的物料，在滿(mǎn)足數量、質(zhì)量、時(shí)機的前提條件下，支付最合理的價(jià)格。
價(jià)格永遠是采購活動(dòng)中心的敏感焦點(diǎn)，企業(yè)在采購管理中最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是采購能節省多少采購資金，所以，采購人員必須把相當多的時(shí)間和精力放在跟供應商的“砍價(jià)”上。
物品的價(jià)格與該物品的種類(lèi)、是否長(cháng)期購買(mǎi)、是否為大量購買(mǎi)及市場(chǎng)供求有關(guān)系，同時(shí)與采購人員對該物品的市場(chǎng)狀況熟悉程度也有關(guān)系，如果采購人員未能把握市場(chǎng)脈搏，供應商在報價(jià)時(shí)就有可能“蒙騙”采購人員。
一個(gè)合適的價(jià)格往往要經(jīng)過(guò)以下4個(gè)環(huán)節的努力才能獲得。
�。ㄒ唬┒嗲赖膱髢r(jià)
這不僅要求有渠道的供應商報價(jià)，還應該要求一些新供應商報價(jià)。企業(yè)與某些供應商的合作可能已達數年之久，但他們的報價(jià)未必優(yōu)惠。獲得多渠道的報價(jià)后，企業(yè)就對該物品的市場(chǎng)價(jià)格有了一個(gè)大致的了解，并進(jìn)行比較。
�。ǘ┍葍r(jià)
俗話(huà)說(shuō)“貨比三家”，因為專(zhuān)業(yè)采購所購買(mǎi)的東西可能是一臺價(jià)值百萬(wàn)元或千萬(wàn)元的設備或年采購金額達千萬(wàn)元的零部件，這就要求采購人員必須謹慎行事，因為供應商的報價(jià)單中所包含的條件往往不同，所以，采購人員必須將不同供應商報價(jià)中的條件轉化一致后才能進(jìn)行比較，只有這樣才能得到真實(shí)可信的比較結果。
�。ㄈ┳h價(jià)
經(jīng)過(guò)比價(jià)環(huán)節后，篩選出價(jià)格最適當的供應商進(jìn)行進(jìn)一步地深入溝通，這樣不僅可以將詳細的采購要求傳達給供應商，而且可以進(jìn)一步“殺價(jià)”。
�。ㄋ模┒▋r(jià)
經(jīng)過(guò)上述三個(gè)環(huán)節后，買(mǎi)賣(mài)雙方均可接受的價(jià)格便作為日后的正式采購價(jià)，一般需保持2～3個(gè)供應商的報價(jià)，這2～3個(gè)供應商的價(jià)格可能相同，也可能不同。
5.適地（Right Place）
天時(shí)不如地利，采購人員在選擇試點(diǎn)供應商時(shí)最好選擇近距離的供應商來(lái)實(shí)施，近距離供貨不僅使得買(mǎi)賣(mài)雙方溝通更為方便、處理事務(wù)更快捷，也可以降低采購物流成本。
許多企業(yè)甚至在建廠(chǎng)之初就考慮到選擇供應商的“群聚效應”，即在周邊地區能否找到企業(yè)所需的大部分供應商，對企業(yè)長(cháng)期發(fā)展有著(zhù)不可估量的作用。
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