項目管理成功的要素

　　作為項目管理師，常常會(huì )思考的一個(gè)問(wèn)題就是：什么是項目管理成功的基本要素。那么項目管理成功的要素有哪些呢?我們一起來(lái)了解一下!

　　定義項目的范圍和目標

　　要想成功地完成一個(gè)項目，你必須要知道這個(gè)項目想要實(shí)現的是什么。假想說(shuō)你的老板要求你去組織一個(gè)讓員工獻血的活動(dòng)。這個(gè)活動(dòng)的目的是要向血站盡量捐獻更多的血嗎?或者，這個(gè)活動(dòng)是為了提高公司在當地社區的形象?正確地決定項目的根本目標能夠幫助你確定如何去規劃和管理這個(gè)項目。

　　項目經(jīng)理還需要設定項目所涉及的范圍。還那上面的例子來(lái)說(shuō)，安排交通工具把員工送到血站這個(gè)活動(dòng)是不是在項目范圍之內?或者，員工應該自己設法到達血站?決定哪些活動(dòng)在或者不在項目的范圍之內對于完成一個(gè)項目所需的工作量有很大影響。

　　如果你想要得到一個(gè)項目的利益相關(guān)者的支持，那么你一定要知道他們是誰(shuí)，以及他們想從這個(gè)項目中得到什么。當你確定了項目的目標和范圍之后，你要做的就是讓那些利益相關(guān)者來(lái)檢閱并且得到他們的認可。因此，確定目標和范圍是項目管理最佳實(shí)踐的重中之重。

　　識別交付物

　　為了能夠獲得預期的成果，你一定要識別出項目竣工后的交付物。如果你的項目是關(guān)于一個(gè)新巧克力棒產(chǎn)品的廣告戰，那么可能的交付物之一就是一個(gè)報紙廣告。那么你就要決定要交付的實(shí)體產(chǎn)品是什么，并且將這些產(chǎn)品詳細具體地記錄下來(lái)。到最后一定會(huì )由某人來(lái)完成這些實(shí)體產(chǎn)品，所以對產(chǎn)品的描述一定要詳細準確。

　　同樣的，當你識別出交付物之后，你需要讓關(guān)鍵的利益相關(guān)者來(lái)檢閱并且確認這些交付物準確無(wú)誤地反映出他們對這個(gè)項目的期望成果。只有確認以后你才可以開(kāi)始對項目做具體規劃;很多項目在后期出現問(wèn)題，歸根結底都是因為起先沒(méi)有對交付物給出足夠具體的定義。

　　項目規劃

　　現在我們來(lái)說(shuō)說(shuō)項目管理最佳實(shí)踐的第三步：項目規劃。

　　在這一步，你需要考慮的問(wèn)題是怎樣來(lái)獲取項目的交付物，實(shí)現項目目標從而獲得項目預期的成果。規劃首先要求項目經(jīng)理考慮完成這個(gè)項目需要哪些人力、物力以及多少預算。你要決定是否需要將此項目分解成多個(gè)易于管理的階段，并且識別出每個(gè)階段完成的交付物，然后決定項目團隊的組成�？荚�/大因為之前你已經(jīng)確定了交付物，所以你一定要具體分配實(shí)現每一個(gè)交付物的必要活動(dòng)。

　　你可以使用一些如任務(wù)分解結構(WBS)之類(lèi)的工具來(lái)幫助你實(shí)現規劃。你需要估算出完成每一項活動(dòng)所需的時(shí)間和人力，了解活動(dòng)之間的依賴(lài)關(guān)系，然后確定一個(gè)實(shí)際可行的工期表。在這里最好能夠讓項目團隊成員也參與進(jìn)來(lái)，特別是估計完成每項活動(dòng)所需的時(shí)間，因為他們才是要去完成這些活動(dòng)的人。把所有這些信息放在一個(gè)項目規劃文檔中。同樣，你可能也需要讓利益相關(guān)者來(lái)審閱并且確認你的規劃是現實(shí)可行的。

　　在規劃過(guò)程中，項目經(jīng)理常常會(huì )在壓力之下做出一些不切實(shí)際的計劃來(lái)迎合利益相關(guān)者的期望。計劃的可行性非常重要，因此屈服于壓力之下而做出的不切實(shí)際的工期是對誰(shuí)都沒(méi)有什么益處的。

　　溝通及項目溝通計劃

　　團隊成員之間如果沒(méi)有有效的交流溝通，那么再好的項目規劃也是徒勞無(wú)功。每一個(gè)成員都要清楚地明白他自己對于這個(gè)項目的價(jià)值和職責所在。在我曾經(jīng)參與過(guò)的一個(gè)項目中，項目經(jīng)理常常坐在自己的辦公室里，埋沒(méi)在自己的項目規劃的藍圖中�？墒撬�的團隊中沒(méi)有其他人知道要完成哪些任務(wù)，考試/大因為他從來(lái)沒(méi)有與大家分享過(guò)他的計劃。不用說(shuō)，這個(gè)項目后來(lái)遇到了各種各樣的問(wèn)題，大家開(kāi)始做那些他們自己認為重要的工作，而不是項目經(jīng)理安排他們去做的。項目溝通計劃是項目管理最佳實(shí)踐的第四個(gè)重要部分。

　　一個(gè)項目溝通計劃其實(shí)很簡(jiǎn)單，你只需要用一個(gè)矩陣表格列出每一個(gè)利益相關(guān)者、在項目過(guò)程中他們需要得到的信息、提供這些信息的團隊成員的姓名、以及交流溝通的頻率和方式等。例如，某一個(gè)關(guān)鍵的受益人可能會(huì )需要書(shū)面的每周項目進(jìn)程報告。那么這個(gè)報告應該由項目經(jīng)理來(lái)完成，并且通過(guò)電子郵件發(fā)送給相關(guān)的受益人。好的項目溝通計劃可以確保每個(gè)利益相關(guān)者能夠及時(shí)地從相關(guān)的團隊成員那里獲取準確的信息。

　　項目跟蹤

　　最佳實(shí)踐的第五個(gè)部分是監視跟蹤項目的范圍、進(jìn)程和成本。

　　一旦你的項目在確定的計劃中開(kāi)展起來(lái)，你需要不斷的監視項目的實(shí)際進(jìn)程并將其與計劃的進(jìn)程相比較�？荚�/大為了做到這一點(diǎn)，你需要從實(shí)際操作的團隊成員那里獲得關(guān)于進(jìn)程的報告。你需要記錄下所有不同于計劃的費用、耗時(shí)和范圍。同時(shí)你也需要將這些變更報告給你的經(jīng)理和利益相關(guān)者。如果實(shí)際結果與計劃的偏差較大，你可能需要采取正確的方法來(lái)縮小差異。

　　有很多方法可以用來(lái)修改計劃以便使整個(gè)項目重新回到正確的軌道上。比如重新安排任務(wù)的順序，多項任務(wù)同時(shí)進(jìn)行或者引入更多的人力或縮小項目的范圍等。

　　項目經(jīng)理必須能夠不斷地平衡三個(gè)方面：成本、項目范圍和工期。如果他提高三個(gè)因素中的任何一個(gè)，那么其他兩個(gè)因素也將不可避免地隨之改變。因此，如果一個(gè)已經(jīng)落后于計劃工期的項目需要在原定的日期內完成，成本預算可能會(huì )因為雇傭更多的人力而提升(盡管在實(shí)踐中增加項目人手總是無(wú)法縮短完成項目所需的時(shí)間)，或者項目包括的范圍就要縮小以減少工作量。平衡這三個(gè)因素(也被稱(chēng)作是項目管理三角)恐怕是最令項目管理者頭痛的問(wèn)題了。

　　變更管理

　　幾乎所有的項目都會(huì )在進(jìn)行中出現變更，而如何管理變更則是我們項目管理最佳實(shí)踐的第六個(gè)部分。一個(gè)項目的關(guān)鍵利益相關(guān)者常常會(huì )在項目過(guò)程中改變想法，或者改變對項目交付物的要求;對于一個(gè)跨時(shí)很長(cháng)的項目來(lái)說(shuō)，項目開(kāi)始時(shí)的行業(yè)環(huán)境會(huì )發(fā)生變化，從而導致項目初期階段的很多假設都不再成立。這個(gè)變化導致的一個(gè)結果就是項目范圍和竣工交付物會(huì )有變化。如果項目經(jīng)理盲目地接受所有的變更，那么這個(gè)項目就會(huì )不可避免地超時(shí)，因而超出預算，甚至可能永遠無(wú)法完成。

　　變更管理可以幫助項目管理者決定是否采納某項變更以及何時(shí)采納。這將提升項目成功的可能性，因為項目經(jīng)理可以有效地控制變更的時(shí)間和方式，同時(shí)相應地分配資源。不能有效地管理變更也是項目失敗的一個(gè)重要原因。

　　風(fēng)險管理

　　風(fēng)險管理是最佳實(shí)踐的最后一點(diǎn)。任何可能影響項目成果的因素和事件都可以定義為風(fēng)險。在項目工作中我碰到的風(fēng)險包括：團隊成員缺乏必要的技能;所需硬件沒(méi)能及時(shí)送到工地;主控制室因為暴雨而遭受洪水威脅等等。不同的項目可能遇到的風(fēng)險也不同;但對于每一個(gè)項目，考試/大盡早地識別出項目中的潛在風(fēng)險并且在計劃中做出回應是同樣重要的。即使有的風(fēng)險無(wú)法避免，也至少可以減輕其對項目工作的影響。這就是我們所說(shuō)的風(fēng)險管理。

　　你在工作中采用風(fēng)險管理嗎?如果沒(méi)有，那么可能是因為要管理的風(fēng)險太多了，并且不是所有的風(fēng)險都有同樣的傷害力。最簡(jiǎn)單的辦法就是盡可能多地識別出潛在風(fēng)險，然后對每一項風(fēng)險發(fā)生的可能性給一個(gè)1到3的級別(3為極可能發(fā)生);再按照每項風(fēng)險可能造成的影響程度評出1到3的級別(3為最嚴重)，然后將每項風(fēng)險的兩個(gè)級別值相乘。我們把得出的這個(gè)數值成為風(fēng)險度。數值越高，風(fēng)險就越不容忽視。按照風(fēng)險度排序，項目經(jīng)理可以選擇對前十項風(fēng)險進(jìn)行管理，暫時(shí)忽略其它的。如果采用這個(gè)方法，你需要不斷的重新評估這些風(fēng)險同時(shí)對新的潛在風(fēng)險保持警惕。

　　沒(méi)有有效的風(fēng)險管理也是項目失敗的一個(gè)主要原因。

　　概要

　　簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，以上幾點(diǎn)最佳實(shí)踐是每個(gè)項目經(jīng)理都應該注意并且采用的。它們同樣適用于不同大小的項目。項目管理不同于其他的科學(xué)研究，采用這些最佳實(shí)踐并不能保證你的項目能夠在預定的時(shí)間和預算內超質(zhì)量完成。盡管如此，采用這篇文章中闡述的幾點(diǎn)實(shí)踐仍然能夠大大提高你的項目成功機率。