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采購管理有哪些要素
采購活動(dòng)必須要圍繞“時(shí)”、“價(jià)”、“質(zhì)”、“量”、“地”等基本要素(5R)來(lái)開(kāi)展工作，即要“適時(shí)(Righttime)”、“適價(jià)(Rightprice)”、“適質(zhì)(Rightquality)”、“適量(Rightquantity)”和“適地(Rightplace)”地進(jìn)行采購。一、恰當的采購時(shí)機
選擇恰當的時(shí)機進(jìn)行采購，也就是人們通常所指的采購的適時(shí)原則。根據企業(yè)事先安排好的生產(chǎn)計劃，如果因物料未能如期到達，往往會(huì )引起企業(yè)內部生產(chǎn)無(wú)法順利進(jìn)行，出現停工待料，進(jìn)而導致產(chǎn)品延期下線(xiàn)，不能按計劃出貨，引起客戶(hù)強烈不滿(mǎn);若物料已經(jīng)提前很長(cháng)時(shí)間就儲存在倉庫中，又會(huì )造成采購資金的大量積壓和倉儲管理成本的浪費。因此，采購人員要扮演好協(xié)調者與監督者的角色，去督促供應商按預定時(shí)間交貨。
通常情況下，采購人員會(huì )將需求的物料劃分為一般物料和特殊物料兩類(lèi)，分別選擇時(shí)機進(jìn)行采購。
1. 一般物料的采購時(shí)機
一般物料即常年生產(chǎn)、常年銷(xiāo)售的物料，其銷(xiāo)售量比較平穩，受季節變化影響不明顯，如螺絲釘、圖釘等低值易耗品。這些物料的采購時(shí)間，可以通過(guò)設置采購點(diǎn)的方法來(lái)確定。
采購點(diǎn)是指當實(shí)際庫存量下降到某個(gè)數值時(shí)即開(kāi)始進(jìn)貨的訂購點(diǎn)。當企業(yè)物料的庫存降低至這個(gè)訂購點(diǎn)時(shí)，就應該開(kāi)始采購;等到下次物料抵達倉庫時(shí)，原有庫存物料剛好用完(可以留有保險庫存)。一般物料訂貨點(diǎn)示意圖，如下圖所示。
2. 特殊物料的采購時(shí)機
特殊物料通常受到季節、潮流等的影響。例如，季節性產(chǎn)品(如棉花)，其采購明顯會(huì )隨季節而發(fā)生變化。往往當旺季到來(lái)時(shí)，銷(xiāo)售量明顯上升，形成銷(xiāo)售旺季;旺季過(guò)去以后，銷(xiāo)售量降低，形成銷(xiāo)售淡季。對于這一類(lèi)的物料，要在旺季來(lái)臨之前提前采購，在淡季適量囤積，以維持日常生產(chǎn)所需。
潮流性物料的采購，應注意該類(lèi)物料在市場(chǎng)中所處的階段，是外于剛流行階段、流行階段，還是退出階段。如果處于剛開(kāi)始流行的階段，那么企業(yè)在確定流行趨勢后，可大量進(jìn)貨，加快生產(chǎn)，以搶占市場(chǎng)先機。如果處于第二階段，則要預測流行時(shí)間，如果預估流行期較長(cháng)，可以考慮大批量采購生產(chǎn);如果流行期短，則要適量采購，避免積壓。如果處于第三階段，企業(yè)則不宜進(jìn)貨，應主動(dòng)探索新的流行元素。
事實(shí)上，采購時(shí)機的界定并沒(méi)有明確的界限，采購人員應根據自己的經(jīng)驗和合理推斷來(lái)靈活把握。
二、適當的采購價(jià)格
確保采購價(jià)格適當，即適價(jià)原則，是指在確保采購物料品質(zhì)相當的情況下，價(jià)格不高于同類(lèi)物料的價(jià)格。要確定合適的采購價(jià)格，往往要經(jīng)過(guò)幾個(gè)環(huán)節的努力，適當采購價(jià)格的獲取流程見(jiàn)下表所示。
適當采購價(jià)格的獲取流程
不過(guò)，采購人員在應用適價(jià)原則時(shí)常常會(huì )陷入以下三個(gè)誤區中：
1、價(jià)格就是成本，越低越好。實(shí)際上，如果采購方一味壓低價(jià)格，供應商很可能會(huì )為了確保利潤而選擇價(jià)格低廉、質(zhì)量不過(guò)關(guān)的原材料，進(jìn)行物料的加工生產(chǎn)，從而導致采購方最終產(chǎn)品的質(zhì)量得不到保障。
2、選擇適當的價(jià)格就必須通過(guò)議價(jià)。要避免供應商虛報價(jià)格、圖取暴利，僅僅采取砍價(jià)手段是不夠的。采購人員最終選定的價(jià)格應該是建立在大量的市場(chǎng)調查和供應商成本分析的基礎上的。通常，采購方可以在獲得確切的供應商成本資料的基礎上，加上一定比例的供應商可以接受的利潤率，繼而確定價(jià)格。
3、供應商的成本構成無(wú)從得知，采購人員唯一能做的就是貨比三家。供應商的成本是可以推算出來(lái)的。采購人員可以通過(guò)供應物料的原材料價(jià)格、制造費用等進(jìn)行推算。雖然最終的結果可能和供應商的實(shí)際成本有出入，但是在進(jìn)行談判時(shí)，真實(shí)的數據會(huì )成為逼迫供應商降低報價(jià)的“殺手锏”。
雖然這些錯誤的觀(guān)點(diǎn)一直以來(lái)都被采購人員作為“議價(jià)”的動(dòng)力，但是企業(yè)也常常因這些錯誤的觀(guān)點(diǎn)而遭受經(jīng)濟損失。因此，只有遵循科學(xué)合理的定價(jià)原則，綜合考慮表1-6各環(huán)節所涉及的因素，才是采購人員最明智的選擇。
三、恰當的供貨地點(diǎn)
確保供貨地點(diǎn)恰當，即適地原則。在與距離較近的供應商合作中，企業(yè)往往容易取得主動(dòng)權。供應商與企業(yè)之間的距離越近，協(xié)調溝通就越方便，所需的運輸費用就越低，成本自然也就越低，同時(shí)也有利于緊急訂購時(shí)的時(shí)間安排。因此，在選擇試點(diǎn)供應商時(shí)，企業(yè)應考慮雙方之間的距離是否適宜。
對一般的制造業(yè)而言，在選擇供貨地點(diǎn)時(shí)，需要考慮的因素主要包括供應商的位置、交通情況、人口密集程度等，具體見(jiàn)下表所示。
選擇供貨地點(diǎn)需考慮的環(huán)境因素
其中，與供應商之間的距離會(huì )對企業(yè)的采購成本產(chǎn)生很大的影響。目前，越來(lái)越多的企業(yè)在建廠(chǎng)之初就考慮到選擇供應商的“群聚效應”，即在周邊能否找到企業(yè)所需的大部分供應商，這對企業(yè)的長(cháng)期發(fā)展會(huì )起到不可估量的作用。
四、合格的物料品質(zhì)
保證物料品質(zhì)合格，即適質(zhì)原則。它要求采購人員不僅要做一個(gè)精明的商人，同時(shí)也要適當地扮演品質(zhì)管理人員的角色。在日常的采購作業(yè)中，采購人員要安排部分時(shí)間去推動(dòng)供應商完善品質(zhì)體系，不斷改善和穩定物料品質(zhì)。
為確保產(chǎn)品質(zhì)量，采購人員可以從以下兩個(gè)方面入手：
1、將產(chǎn)品的合格率作為考核產(chǎn)品的完成情況的指標之一。
2、做好產(chǎn)品入庫前的抽檢工作，對于存在較多質(zhì)量問(wèn)題的物料，企業(yè)應堅決要求退貨或換貨，并酌情要求供應商賠償由此造成的經(jīng)濟損失。
五、合適的采購數量
合適的采購數量，即適量原則。雖然采購量多可能使得采購價(jià)格更低廉，但這并不意味著(zhù)采購量越大，就會(huì )使采購成本越低，對企業(yè)越有益。
很多采購人員會(huì )遇到這樣的情況：若物料采購量過(guò)小，則采購次數增多，采購成本提高;若物料采購量過(guò)大，又會(huì )造成存貨儲備成本過(guò)高，造成資金流動(dòng)障礙。因此，采購人員應對儲存成本、資金的周轉率、物料需求計劃等予以綜合考慮，繼而計算出最經(jīng)濟的采購量。
在實(shí)際采購工作中，采購人員會(huì )發(fā)現“5R”很難面面俱到，如果過(guò)分強調“5R”中的一方面時(shí)，就往往要犧牲其他方面作為補償。例如，如果企業(yè)過(guò)分強調采購質(zhì)量，那么供應商給出的價(jià)格可能就不是市場(chǎng)最低價(jià)。因此，采購人員必須能夠縱觀(guān)全局，準確評估企業(yè)對所購物料的各方面需要，以便在與供應商談判時(shí)提出合理的要求，從而爭取更多機會(huì )，從供應商處獲得更為合理的報價(jià)。
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