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采購管理基礎知識
上學(xué)的時(shí)候，大家都沒(méi)少背知識點(diǎn)吧？知識點(diǎn)也不一定都是文字，數學(xué)的知識點(diǎn)除了定義，同樣重要的公式也可以理解為知識點(diǎn)。哪些知識點(diǎn)能夠真正幫助到我們呢？以下是小編收集整理的采購管理基礎知識知識點(diǎn)，希望能夠幫助到大家。
采購管理基礎知識 1
一、采購管理的重要性
采購在企業(yè)中占據著(zhù)非常重要的地位，因為購進(jìn)的零部件和輔助材料一般要占到最終產(chǎn)品銷(xiāo)售價(jià)值的40%~60%。這意味著(zhù)，在獲得物料方面所做的點(diǎn)滴成本節約對利潤產(chǎn)生的影響，要大于企業(yè)其它成本—銷(xiāo)售領(lǐng)域內相同數量的節約給利潤帶來(lái)的影響。采購的目標：
1.提供不間斷的物料流和物資流從而保障組織運作；
2.使庫存投資和損失保持最��；
3.保持并提高質(zhì)量；
4.發(fā)展有競爭力的供應商；
5.當條件允許的時(shí)候，將所購物料標準化；
6.以最低的總成本獲得所需的物資和服務(wù)；
7. 提高公司的競爭地位；
8.協(xié)調企業(yè)內部各職能部門(mén)間合作；
9.以最低的管理費用完成采購目標；
采購作業(yè)內容是從收到"請購案件"開(kāi)始進(jìn)行分發(fā)采購案件，由采購經(jīng)辦人員先核對請購內容，查閱"廠(chǎng)商資料"."采購記錄"及其他有關(guān)資料后，開(kāi)始辦理詢(xún)價(jià)，于報價(jià)后，整理報價(jià)資料，擬訂議價(jià)方式及各種有利條件，進(jìn)行議價(jià)，辦妥后，依核決權限，呈核訂購。
二、采購管理的原則
1.首先必須建立完善的供應商評審體制:對具體的供應商資格.評審程序.評審方法等都要作出明確的規定。
2.建立采購流程.價(jià)格審核流程.驗收流程.付款結算流程。
3.完善采購員的培訓制度，保證采購流程有效實(shí)施。
4.價(jià)格的評審應由相應程序規定由相關(guān)負責人聯(lián)名簽署生效，杜絕暗廂操作。
5.規范樣品的確認制度，分散采購部的權力。
6.不定期的監督，規范采購行為。
7.建立獎勵制度，下調價(jià)格后應對采購員進(jìn)行獎勵。
8.加強開(kāi)發(fā)能力，尋求廉價(jià)代替品。
三、采購管理的要素
第一，要確定供應商的資格
第二，采購價(jià)格形成機制
第三，付款方式的確定
第四，數量核查
第五，質(zhì)量核查。
四、目前采購工作中普遍存在的問(wèn)題
1.采購過(guò)程中缺乏有效的信息溝通。在以往的采購工作中，采購部門(mén)作為一個(gè)單獨的職能部門(mén)，相對獨立地開(kāi)展工作，與企業(yè)內其他部門(mén)很少進(jìn)行直接的接觸，采購人員很少與銷(xiāo)售人員、技術(shù)人員、生產(chǎn)人員和財務(wù)人員進(jìn)行溝通，通常采購部門(mén)關(guān)心的是物料的制造和供應，采購人員只是在物料計劃員和供應商之間起了一個(gè)中介入的作用，在兩者之間傳遞信息。一旦某個(gè)環(huán)節對信息的理解出現失誤或者信息的有效流通受到阻礙，就會(huì )造成物料的重復采購和資金的積壓。
2.采購工作缺少監督制衡機制。物資采購是直接以貨幣為媒介的商品交換，掌握著(zhù)大量的資金使用權，必須有有效的監督措施。但目前很多企業(yè)的物資采購往往掌握在一個(gè)部門(mén)或者幾個(gè)人甚至一個(gè)人的手里，由一人制定采購計劃，又一人去采購物資，缺乏有力的監督和制約機制。長(cháng)此下去，在采購工作中還會(huì )出現不正之風(fēng)，影響企業(yè)正常的物資采購工作。
3.企業(yè)對供應商的管理有待加強。目前很多企業(yè)的采購工作都存在著(zhù)一個(gè)誤區，認為采購工作就是和供應商搞好關(guān)系，然后在這種關(guān)系基礎上，與企業(yè)需求之間尋求磨合和平衡。其實(shí)對企業(yè)而言，這種情況是很危險的。在采購行為中，與供應商建立良好的個(gè)人關(guān)系固然重要，長(cháng)此以往，就會(huì )產(chǎn)生企業(yè)對某些特定供應商的依賴(lài)，不利于企業(yè)尋找新的更好的供應商，不利于企業(yè)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng )新，也會(huì )在企業(yè)內部滋生腐朽行為，損害企業(yè)的利益。
五、采購管理的三個(gè)組件
1.采購計劃管理
采購計劃管理對企業(yè)的采購計劃進(jìn)行制定和管理，為企業(yè)提供及時(shí)準確的采購計劃和執行路線(xiàn)。采購計劃包括定期采購計劃(如周.月度.季度.年度).非定期采購任務(wù)計劃(如系統根據銷(xiāo)售和生產(chǎn)需求產(chǎn)生的)。通過(guò)對多對象多元素的采購計劃的編制.分解，將企業(yè)的采購需求變?yōu)橹苯拥牟少徣蝿?wù)，系統支持企業(yè)以銷(xiāo)定購.以銷(xiāo)定產(chǎn).以產(chǎn)定購的多種采購應用模式，支持多種設置靈活的采購單生成流程。
2.采購訂單管理
采購訂單管理以采購單為源頭，對從供應商確認訂單.發(fā)貨.到貨.檢驗.入庫等采購訂單流轉的各個(gè)環(huán)節進(jìn)行準確的跟蹤，實(shí)現全過(guò)程管理。通過(guò)流程配置，可進(jìn)行多種采購流程選擇，如訂單直接入庫，或經(jīng)過(guò)到貨質(zhì)檢環(huán)節后檢驗入庫等，在整個(gè)過(guò)程中，可以實(shí)現對采購存貨的計劃狀態(tài).訂單在途狀態(tài).到貨待檢狀態(tài)等的監控和管理。采購訂單可以直接通過(guò)電子商務(wù)系統發(fā)向對應的供應商，進(jìn)行在線(xiàn)采購。
3.發(fā)票校驗
發(fā)票管理是采購結算管理中重要的內容。采購貨物是否需要暫估，勞務(wù)采購的處理，非庫存的消耗性采購處理，直運采購業(yè)務(wù)，受托代銷(xiāo)業(yè)務(wù)等均是在此進(jìn)行處理。通過(guò)對流程進(jìn)行配置，允許用戶(hù)更改各種業(yè)務(wù)的處理規則，也可定義新的業(yè)務(wù)處理規則，以適應企業(yè)業(yè)務(wù)不斷重組，流程不斷優(yōu)化的需要。
六、采購管理的行業(yè)差異
當我們在思考如何提高我們的采購管理水平，降低采購總成本的時(shí)候，首先我們需要理解采購管理的.行業(yè)差異是什么?這樣，我們才能理解并采用不同的方法來(lái)管理各行各業(yè)不同的采購工作。根據各行業(yè)采購工作的通性和個(gè)性，我們將采購管理工作分為四類(lèi)：
1.第一類(lèi)叫做生產(chǎn)性采購
就是我們采購這個(gè)物品是直接為了公司生產(chǎn)運營(yíng)所需。而生產(chǎn)性采購又分為兩類(lèi)：
第1類(lèi)是原材料性采購(MRP性物料采購)。所采購的此類(lèi)物料是本企業(yè)所生產(chǎn)的產(chǎn)品的組成部分或中間體產(chǎn)品；
第2類(lèi)是零配件的采購(MRO性采購，就是維修，維護.修理.運作)，這些零配件是為了保障機器能正常生產(chǎn)運作所需要的維修.更換配件。
這兩類(lèi)物品的采購管理性質(zhì)不同，運作方式也不同，看問(wèn)題的角度也不同。
2.第二類(lèi)叫做商貿性采購
像沃爾瑪這樣的零售商，它們的采購不屬于生產(chǎn)性采購，屬于商貿性采購，商貿性采購和生產(chǎn)性采購最大的區別是什么?批發(fā)商.零售商在采購物品時(shí)(像沃爾瑪采購的東西)，采購什么商品并不十分重要，重要的是采購的東西必須保證能賺錢(qián)，筆筆都得賺錢(qián)，不賺錢(qián)就沒(méi)有必要采購進(jìn)貨。西瓜不賺錢(qián)，可以采購蘋(píng)果。但是對于生產(chǎn)性采購來(lái)講就不行，這個(gè)產(chǎn)品我們公司只能用這個(gè)原材料，我做餅干的，只能買(mǎi)面粉，不能說(shuō)面粉太貴就不買(mǎi)了，不買(mǎi)就停產(chǎn)了，所以生產(chǎn)性并不保證每次采購都賺錢(qián)，而且采購的盈利性也不能直接反應出來(lái)的。我們舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子：一個(gè)很稱(chēng)職的生產(chǎn)采購部經(jīng)理，如果跳槽到批發(fā)商.零售商去做采購管理，也許過(guò)不了半年就被炒掉了，為什么?因為采購管理的角度不一樣。管理的方法也就有很大的不同。
3.第三類(lèi)是一般日常用品性采購
像辦公用品采購，還有行政采購等。其特點(diǎn)是采購品類(lèi)繁雜，但采購金額小。其所采購的物品主要是保障公司的正常行政辦公所用。
4.第四類(lèi)是項目性采購
有時(shí)候，我們的采購工作屬于項目性采購，比如說(shuō)買(mǎi)一臺設備，蓋一個(gè)車(chē)間等。項目性采購的主要特點(diǎn)是一次性。很少有重復性的采購。這就意味的每次采購的流程都得重新開(kāi)始，以往的經(jīng)驗和關(guān)系很少能用到。
七、采購管理中應該注意的問(wèn)題及解決方法
采購是供應鏈當中的一個(gè)重要環(huán)節，它對企業(yè)管理是否成功有著(zhù)巨大的影響。對任何生產(chǎn)企業(yè)而言，將正確的原材料和半成品以正確的價(jià)格，正確的質(zhì)量在正確的時(shí)間送到正確的地點(diǎn)，是至關(guān)重要的。
在實(shí)際操作中，要把采購當成供應鏈的一部分進(jìn)行管理，要想管理得當，需要注意以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：
1.制定采購計劃，其中包括采購商品的價(jià)格，付款條件，質(zhì)量，商品來(lái)源地，交貨方式和運輸方式等。
2.選擇合適的供應商并確定他們的合作方式。
3.確定采購的數量和批次，防止造成不必要的庫存和增加運輸成本。
八、強化采購管理的現實(shí)意義
1.采購成本過(guò)大，不利于企業(yè)參與市場(chǎng)競爭。市場(chǎng)競爭中價(jià)格的競爭，表面上看來(lái)是產(chǎn)品價(jià)格高低的競爭，實(shí)際上是成本高低的較量。降低成本有兩個(gè)基本途徑：一是降低生產(chǎn)過(guò)程中的消耗，二是降低采購過(guò)程中的采購價(jià)格。傳統的成本管理主要解決降低生產(chǎn)消耗的問(wèn)題，實(shí)際上對很多企業(yè)來(lái)講更重要的是降低采購成本。生產(chǎn)過(guò)程中的成本挖潛是很有限的，比較起來(lái)采購過(guò)程中的潛力卻大得多，而且由于市場(chǎng)隨時(shí)在變，采購過(guò)程中的挖潛可以說(shuō)是永無(wú)止境。
2.賣(mài)方市場(chǎng)的形成，增加了企業(yè)采購的難度。隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展，我國的市場(chǎng)供求關(guān)系發(fā)生了根本性的變化，在市場(chǎng)供大于求的情況下，賣(mài)方競爭激烈，這種競爭會(huì )使產(chǎn)品的種類(lèi).規格.性能.包裝等日趨多樣化。這就為采購行為增加了難度，企業(yè)必須對采購物資的質(zhì)量.價(jià)格.供貨方式.信譽(yù)等多方面加以比較選擇，這就要求企業(yè)要切實(shí)加強采購管理。
3.規范花的采購管理，避免企業(yè)遭受不必要的損失。在市場(chǎng)競爭異常激烈的今天，賣(mài)方會(huì )利用五花)的促銷(xiāo)手段，甚至是不規范的返利.回扣.提成等方法來(lái)推銷(xiāo)產(chǎn)品，這種情況下，如果沒(méi)有嚴格的采購管理制度加以規范和監督，就會(huì )極大的損害企業(yè)利益。
采購管理基礎知識 2
一、生鮮食品采購的特點(diǎn)及采購模式
1.生鮮食品的特點(diǎn)
與一般超市相比，生鮮食品具有以下特點(diǎn)：
(1)生鮮食品價(jià)格變化很大，批零差價(jià)大，很多商品價(jià)格變動(dòng)幅度全年能達到10%以上，大多商品價(jià)格是一天一個(gè)價(jià)。
(2)除了面包和熟食外，生鮮食品的品種季節性很強，這些商品均在短短的一個(gè)時(shí)期集中上市，在生產(chǎn)、銷(xiāo)售和價(jià)格上都表現出明顯的季節性的變動(dòng)趨勢。
(3)生鮮食品大多為初級農副產(chǎn)品，其質(zhì)量目前還主要沿用感官鑒定，缺乏統一的質(zhì)量標準，造成生鮮食品在質(zhì)量分級定價(jià)上標準制定困難。
(4)生鮮食品保質(zhì)期短，易變質(zhì)、易腐敗，其商品損耗大大高于其他商品。
2.生鮮食品采購管理的特點(diǎn)
正是由于生鮮食品與一般商品相比存在以上特點(diǎn)，相應地生鮮食品的采購也具有自己一些特點(diǎn)：
(1)采購的復雜性。由于生鮮食品價(jià)格變動(dòng)較大，這就造成了采購人員市場(chǎng)采價(jià)困難，同時(shí)也增加了對采購人員吃拿回扣的控制的難度；由于生鮮食品質(zhì)量難以標準化，這使得采購部門(mén)對廠(chǎng)家的質(zhì)量比對和控制困難，同樣也給采購人員降低質(zhì)量以謀取個(gè)人私益留下了空間。由于季度性很強，再加上農業(yè)產(chǎn)品靠天吃飯所造成的產(chǎn)量不確定性，這使得對生鮮食品的采購的品種和數量的預測困難。正是由于以上三個(gè)問(wèn)題，造成生鮮食品采購的不確定性、復雜性加大。
(2)風(fēng)險性。由于生鮮食品，特別是生鮮三果，經(jīng)營(yíng)成本、損耗大，操作復雜，如果采購管理不慎，就有可能使超市因經(jīng)營(yíng)生鮮食品而出現虧損或加大虧損，難以為繼，這也是許多超市想經(jīng)營(yíng)生鮮食品，卻又不敢貿然進(jìn)人的一個(gè)原因。
(3)規模性降低。由于生鮮食品保質(zhì)期短，有的僅1+2天，再加上許多超市未形成規模經(jīng)營(yíng)，這使得生鮮食品的采購半徑縮短，使得許多超市，特別是跨地區經(jīng)營(yíng)的超市門(mén)店自行采購商品，降低了連鎖經(jīng)營(yíng)在統一集中采購上所能獲得的規模效益。這也是在洋超市的進(jìn)逼下，許多超市仍有生存空間的原因。因為洋超市在全國有一二十家，但在某一地區還只有一兩家超市，這些超市在生鮮食品的規模效益還不是很明顯，而當地超市只要規模達到一定程度，統一集中采購，在價(jià)格上還是有一定優(yōu)勢的。因此當地超市只要把生鮮食品這一最具有集客力和特色的商品經(jīng)營(yíng)好，就能與洋超市形成有效抗爭。
3.采購的模式
從采購的集權程度可分為：
(1)分權式的采購組織(門(mén)店采購)
這種方式由各店商品部自行采購生鮮食品。
優(yōu)點(diǎn)：采購具有相當彈性，較具市場(chǎng)針對性；價(jià)格由門(mén)店自定，機動(dòng)性強，有較好的經(jīng)營(yíng)主導權；較能符合消費者需求。
缺點(diǎn)：較難發(fā)揮大量采購、以量制價(jià)的功能；利潤很難控制；無(wú)法塑造連鎖經(jīng)營(yíng)的統一形象。
分權式的采購組織，由門(mén)店自行采購，它多適用于門(mén)店之間分布較廣的連鎖企業(yè)，并且它適宜于保質(zhì)期相對較短的生鮮食品，如蔬菜中的葉菜，鮮活水產(chǎn)等等。
(2)集權式的采購(總部采購)
此種采購組織是把采購權集中在總部，由專(zhuān)職的采購部門(mén)來(lái)負責，采購權不下放。門(mén)店采購無(wú)決定權，但有建議權。
優(yōu)點(diǎn)：連鎖店不負責采購，可專(zhuān)心致力于搞好門(mén)店銷(xiāo)售工作；可發(fā)揮集中議價(jià)功能，有利于降低采購成本；價(jià)格形象一致，利潤較易控制；促銷(xiāo)活動(dòng)易于規劃，易掌握貨源。
缺點(diǎn)：門(mén)店工作彈性小，較難滿(mǎn)足消費者的需求；采購工作和銷(xiāo)售工作較易脫節。
總部采購是連鎖超市非食品以及食品中干雜食品的最常用的采購方法。在生鮮食品上，它較多地運用于門(mén)店較為集中的企業(yè)，特別是局限在某一城市的連鎖企業(yè)，在品種上，它比較適宜保質(zhì)期較長(cháng)的品種，如凍肉、冷凍水產(chǎn)品等等。
從采購的渠道可分為當地采購和跨地區產(chǎn)地采購：
(1)當地采購。當地采購的生鮮商品主要是因為保鮮原因不適于遠途運輸的生鮮商品，采購渠道又可分為農產(chǎn)品批發(fā)市場(chǎng)和城市周?chē)r產(chǎn)品生產(chǎn)基地。生鮮商品的品類(lèi)包括蔬菜中的葉菜類(lèi)；按照政府規定必須從當地肉聯(lián)廠(chǎng)采購的鮮肉類(lèi)產(chǎn)品；淡水養殖的鮮活水產(chǎn)品，部分副食產(chǎn)品(豆腐和豆制品，以及當地制作的新鮮糕點(diǎn)和熟食制品等)；各種半成品涼菜和切配菜等。
(2)跨地區產(chǎn)地采購�？绲貐^產(chǎn)地采購的生鮮食品主要是可以在一定時(shí)間和距離內遠途調運，或者經(jīng)過(guò)保鮮加工處理的生鮮的食品，它包括具有耐儲存、大批量大宗菜(大白菜、洋蔥、土豆和冬瓜等)；部分果實(shí)類(lèi)水果(柑橘、蘋(píng)果、香蕉和箱裝水果等)；冷凍水產(chǎn)品；干鮮產(chǎn)品和保鮮封裝的加工制成品。
目前，超市生鮮區的經(jīng)營(yíng)品種很大程度上是依靠當地的采購貨源渠道，其主要原因：一是由于大量非標準化的生鮮商品因保鮮問(wèn)題，不適于遠途販運；二是超市生鮮區的銷(xiāo)售流量無(wú)法支撐批量采購，所以現在同一地區的超市生鮮經(jīng)營(yíng)經(jīng)常會(huì )出現商品雷同化的傾向，超市生鮮經(jīng)營(yíng)的特色未能得到發(fā)揮。
然而真正能形成品種、價(jià)格和新鮮度等渠道優(yōu)勢的還是產(chǎn)地采購，包括城市周?chē)r產(chǎn)品生產(chǎn)基地和跨地區的產(chǎn)地采購，這種渠道優(yōu)勢的發(fā)揮會(huì )使超市生鮮經(jīng)營(yíng)更加生動(dòng)，運作空間更加寬闊，例如聯(lián)華超市的跨地區采購戰略就使其差異化經(jīng)營(yíng)策略得以充分展示。但生鮮采購渠道優(yōu)勢的發(fā)揮程度是與連鎖超市生鮮經(jīng)營(yíng)規模(銷(xiāo)售量)和生鮮供應鏈中配送體系的.完善程度密切相關(guān)的，相信隨著(zhù)農產(chǎn)品保鮮運輸問(wèn)題的逐步解決和超市區域性連鎖規模的擴大，跨地區采購的品種和數量都會(huì )不斷增加，超市生鮮經(jīng)營(yíng)也會(huì )越來(lái)越豐富多彩。
二、生鮮食品采購程序
1.接洽供應商
與供應商進(jìn)行接洽是超級市場(chǎng)商品采購活動(dòng)的第一步，在這一步驟中通常要進(jìn)行以下具體工作：
(1)確定接待日。在消費品買(mǎi)方市場(chǎng)的條件下，各生產(chǎn)廠(chǎng)家都必須為自己的產(chǎn)品尋找銷(xiāo)路，每天都會(huì )有供應商到超級市場(chǎng)來(lái)推銷(xiāo)他們的商品，為了提高超級市場(chǎng)采購工作的效率，有必要建立一種與供應商接洽的制度，規定與供應商接洽的具體時(shí)間。
這樣就可以將采購人員從大量的接待活動(dòng)中解放出來(lái)，使他們有一定的時(shí)間進(jìn)行商品價(jià)格比較和商品適銷(xiāo)分析。坐等供應商上門(mén)是一種方法，但是對于生鮮食品來(lái)說(shuō)價(jià)格、品種變化較大。采購人員也應主動(dòng)前向批發(fā)市場(chǎng)、生產(chǎn)基地了解情況，這點(diǎn)對新開(kāi)張的超市中顯得尤為重要。
(2)分類(lèi)接洽供應商。要根據商品的不同類(lèi)別將供應商進(jìn)行分類(lèi)，不同的采購人員接待不同類(lèi)別的供應商，以提高洽談效率。
(3)明確規定供應商應提交的有關(guān)資料。具體包括供應商的生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品的有關(guān)證明文件等。
(4)要求供應商提供樣品。在與供應商洽談時(shí)，可以要求供應商提供商品的實(shí)物樣品，以便采購人員檢查和判斷。
2.采價(jià)
采價(jià)就是超市采購人員在收到了供應商的產(chǎn)品報價(jià)以后，到市場(chǎng)上了解同類(lèi)產(chǎn)品的價(jià)格，與供應商的報價(jià)進(jìn)行比較，來(lái)確定取舍。采購人員在采價(jià)時(shí)，一定要注意采訪(fǎng)的商品要與供應商的商品是相同類(lèi)型、相同品項，否則就沒(méi)有可比性。
3.議定價(jià)格
超級市場(chǎng)采購人員在采價(jià)以后，要與供應商面對面地商定供應商品的價(jià)格。在商議之前，采購人員要做一定的準備工作，要通過(guò)各種途徑了解供應商向其他超級市場(chǎng)的實(shí)際供貨價(jià)，再具體分析本超級市場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)優(yōu)勢和劣勢，以增加自己在價(jià)格談判中的砝碼，為本企業(yè)爭取到最優(yōu)的供應價(jià)格。
超級市場(chǎng)采購人員事先應該確定一個(gè)可接受的最高價(jià)格，超過(guò)這個(gè)價(jià)格就應該果斷地放棄，再尋求其他供應商。
4.將商品導入賣(mài)場(chǎng)
采購人員在確定了供應商以后，要將準備采購的商品經(jīng)過(guò)規定的程序進(jìn)行報批，一經(jīng)通過(guò)就要著(zhù)手導入市場(chǎng)的具體工作。
(1)根據超級市場(chǎng)的規定為商品確定一個(gè)代碼，以便對商品進(jìn)行統一管理。
(2)建立商品檔案。要將商品的品名、規格、代碼、所屬部門(mén)等資料錄入超級市場(chǎng)的計算機系統中，便于經(jīng)營(yíng)者及時(shí)了解該商品的銷(xiāo)售情況，進(jìn)行恰當的進(jìn)銷(xiāo)調存決策。
(3)首次進(jìn)貨。首次進(jìn)貨必須由采購人員親自負責，集中進(jìn)貨，熟悉采購通道，了解供應商的實(shí)情，一旦發(fā)現不妥，及時(shí)調整采購方案，使超級市場(chǎng)免受損失或少受損失。以后的采購可以由采購總部具體辦理，也可以由各分店電話(huà)進(jìn)貨。
三、生鮮食品采購量的控制
生鮮食品按其保質(zhì)期的長(cháng)短可分為二類(lèi)：一是保質(zhì)期較長(cháng)的，可壓底的商品，如冷凍食品，另一種是保質(zhì)期較短，不能壓庫產(chǎn)品，需當日購進(jìn)當日銷(xiāo)售，如各種鮮活食品。對待上述兩類(lèi)產(chǎn)品，在采購量的控制上應采取不同的方式。
1.可壓庫商品采購量的控制
這類(lèi)商品采購量的控制，關(guān)鍵在于最小庫存量和最大庫存量的確定。
(1)最小庫存量。根據電腦資料中滾動(dòng)的N天的銷(xiāo)售量計算出某一商品的日平均銷(xiāo)售量，再根據商品到貨和加工配送的周期來(lái)確定最小的壓庫天數。如果一張訂單發(fā)下去，3天內能到貨，再加上加工配送的時(shí)間2天，則壓庫時(shí)間為5天。其計算公式：
最小庫存量=某類(lèi)商品日平均銷(xiāo)售量×(廠(chǎng)家將商品送達配送中心的天數+配送中心進(jìn)行加工的天數+配送中心將貨送達門(mén)店的天數+賣(mài)場(chǎng)中陳列量可銷(xiāo)售的天數)
對一些沒(méi)有組建配送中心的連鎖企業(yè)，其計算公式為：
最小庫存量=某類(lèi)商品的日平均銷(xiāo)售量×(廠(chǎng)家將商品送達門(mén)店的天數+門(mén)店進(jìn)行商品加工的天數+賣(mài)場(chǎng)中陳列量可銷(xiāo)售的天數)
這是最小庫存商品量，如果實(shí)際庫存低于這個(gè)數，可能會(huì )造成商品脫銷(xiāo)。在實(shí)際中可在計算機管理軟件開(kāi)發(fā)時(shí)，在程序中設置預警措施，一旦實(shí)際庫存量臨近或低于最低庫存量，電腦系統進(jìn)行預警報告。
(2)最大庫存量
最大庫存量的確定要綜合考慮以下3方面因素：
�、俑鶕䦷烊萘縼�(lái)確定。根據當前保鮮設備的容量來(lái)計算庫存量，如果一個(gè)冷庫可存放10噸食品，分攤給每種食品的庫存容量是多少即可算出，這就是最大庫存量。
�、诟鶕Ｙ|(zhì)期來(lái)確定。其計算公式為：最大庫存量=(保質(zhì)期一廠(chǎng)家將商品送達門(mén)店天數一門(mén)店進(jìn)行加工的天數)×日平均銷(xiāo)售量。
�、鄹鶕畲蟛少徺Y金預算量來(lái)確定。其計算公式為：最大庫存量=預算資金÷商品單價(jià)在最小庫存和最大庫存之間，超市可根據廠(chǎng)家發(fā)貨的批量大小以及相應的價(jià)格折扣、運輸費用來(lái)確
定一個(gè)合理的量值作為每次采購的批量值。
2.鮮活食品的采購控制
鮮活食品不能壓庫，沒(méi)有最大最小庫存量的限制，必須力爭當天購進(jìn)當天售出。其理論采購量等于日平均銷(xiāo)售量。但是實(shí)際超市運作中可能會(huì )有一些商品無(wú)法當日全部售出，因此，計算公式為：
采購量=某日銷(xiāo)售預測值一前日商品庫存值
鮮活食品一般采用簽訂永續訂單的形式，簽訂一張合同，可以分多次交貨。對于由總部(或配送中心)集中進(jìn)貨的，總部有了永續訂單后，門(mén)店可以根據這張訂單來(lái)填補補貨申請單，并實(shí)時(shí)傳到總部，總部經(jīng)過(guò)審核后，將各個(gè)門(mén)店所需的鮮活食品的品種、數量匯總，然后發(fā)送給各個(gè)供應商。對于由門(mén)店自行訂貨的，程序也大致相同，則由門(mén)店直接向供應商訂貨，只是中間少了一道總部匯總審核這一環(huán)節。
四、生鮮食品采購合同的內容規定
生鮮食品采購合同內容除了商品的品種、數量外，還應對以下問(wèn)題進(jìn)行規定：
1.配送問(wèn)題的規定
生鮮食品主要是供給日常生活所需，要求商品周轉很快。此時(shí)如欲保證充分供應，就必須依靠供應商準時(shí)配送商品。因此，在配送方式、配送時(shí)間、配送地點(diǎn)、配送次數等方面，通常在采購時(shí)就要和廠(chǎng)商在合同中予以規定，并要清楚規定廠(chǎng)商若違反了規定必須承擔的責任。
2.缺貨問(wèn)題的規定
對于廠(chǎng)商的供貨，若出現缺貨的現象，必然會(huì )影響生意。因此應規定一個(gè)比例，要求廠(chǎng)商缺貨時(shí)應承擔的責任，以保證廠(chǎng)商能準時(shí)供貨。例如：容許廠(chǎng)商的欠品率為3%，超過(guò)3%時(shí)，每月要付1萬(wàn)元罰金等。
3.商品品質(zhì)的規定
進(jìn)行商品采購時(shí)，采購人員應了解商品的成分及品質(zhì)等是否符合政府衛生部門(mén)或工商行政等部門(mén)的規定。但因為采購人員的能力并不足以判斷各種商品的成分，因此在采購時(shí)，必須要求廠(chǎng)商在合同中作出保證符合政府法律規定的承諾，并提供政府核發(fā)合法營(yíng)業(yè)的證明，以確保在商品銷(xiāo)售中不會(huì )出現問(wèn)題。
4.價(jià)格變動(dòng)的規定
生鮮食品價(jià)格變動(dòng)較大，在鮮活食品簽訂永續訂單時(shí)，要對未來(lái)價(jià)格變動(dòng)的處理作出規定，如在價(jià)格上漲時(shí)，要在調整生效前通知超市并經(jīng)超市同意方為有效等。
5.付款的規定
采購時(shí)，支付貨款的日期是一種采購條件，在此不贅述。但在合同中須對付款方式有所規
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