采購管理的參考方法

　　(一)供應商的考評

　　1、物資部負責整理各方提供的供應商的信息，報評審組評審。

　　(1)物資部組織合格供應商的考察評定工作，考察內容包括：

　　a、生產(chǎn)能力

　　b、價(jià)格水平

　　c、質(zhì)量水平

　　d、付款條件

　　e 、售后服務(wù)

　　f、履約能力和知名度等。

　　經(jīng)公司經(jīng)營(yíng)部、總經(jīng)理批準，將合格供應商納入名錄。

　　(2)屬于分包商在承包范圍自行采購的材料，由分包商自行采購，但重要材料應從公司的《合格分供商名冊》中選擇，或事先經(jīng)過(guò)考核，并納入名冊中后方可采購。

　　2、供應商的確定

　　大宗材料的采購，由物資部門(mén)牽頭組織招標，公司物資部、公司經(jīng)營(yíng)部門(mén)、項目部共同審核。具體按如下程序辦理。

　　(1)初步詢(xún)價(jià)：工程中標后，根據項目編制的物資計劃，由公司物資部對項目需用材料進(jìn)行詢(xún)價(jià)并做詢(xún)價(jià)記錄，編制《物資詢(xún)價(jià)匯總表》。

　　(2)招標：物資部與項目部共同成立招標評審小組(項目經(jīng)理、經(jīng)營(yíng)經(jīng)理、項目物資經(jīng)理等)，由公司經(jīng)營(yíng)部負責編制《招標邀請公告》，《招標邀請公告》包括：招標材料名稱(chēng)、材質(zhì)要求、開(kāi)標日期等，對投標人須提供投標書(shū)、供貨廠(chǎng)家資質(zhì)資料的要求等。

　　(3)各投標供應商應在規定的日期提供回標資料(或蓋章傳真件)。

　　(4)開(kāi)標：由物資部組織開(kāi)標，填寫(xiě)《物資采購開(kāi)標評審記錄表》，由公司物資部備案。

　　(5)評標：物資部招標評審小組開(kāi)展評標工作，評標工作按以下程序進(jìn)行：

　　a、對通過(guò)資格審查的投標人進(jìn)行投標文件的符合性審查;

　　b、對通過(guò)符合性審查的投標進(jìn)行價(jià)格排序，按投標方的價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)、承諾、信譽(yù)及業(yè)績(jì)等方面做出綜合評定，并初選具體供應商。

　　(6)終評：物資部根據評標結果填寫(xiě)《物資采購中標單位會(huì )簽單》，最終選出供應商并向中標單位發(fā)出通知。

　　(7)物資采購中標單位由項目部物資經(jīng)理、經(jīng)營(yíng)經(jīng)理、項目經(jīng)理、公司物資部經(jīng)理、公司經(jīng)營(yíng)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準。

　　(8)同一類(lèi)材料可同時(shí)在合格供應商中招標，選擇3家以上供應商。

　　(二)采購的相關(guān)規定

　　1、對確需緊急采購的A、B類(lèi)物資，而該物資供方又不是合作過(guò)的友好供應商，由項目經(jīng)理上報總經(jīng)理說(shuō)明原因，項目部現場(chǎng)對該供應商進(jìn)行緊急評價(jià)，由物資經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理、技術(shù)負責人、項目經(jīng)理、組成評審組對供應商進(jìn)行評價(jià)，后經(jīng)過(guò)招標報價(jià)確定價(jià)格。供應商相關(guān)信息及公司審批手續2日內上報公司。

　　2、對甲方指定物資供應商，無(wú)長(cháng)期合作機會(huì )，公司不予以評價(jià)控制，無(wú)須建立供方檔案。有合作機會(huì )的，經(jīng)過(guò)評審、考核納入合格供應商名錄。

　　(三)采購合同的管理

　　1、物資部是物資采購合同的主管部門(mén)，物資部負責牽頭組織物資采購合同草擬、談判、評議、簽訂及管理工作。

　　2、采購合同應分項目建立合同檔案并作好借閱登記手續。

　　3、采購合同中應標明物資質(zhì)量要求，技術(shù)標準，供應商對質(zhì)量負責的條件和期限。

　　4、采購合同中應詳細標明物資名稱(chēng)、商標、規格型號、數量、單價(jià)、金額，到貨時(shí)間要求，必須有預計的數量和金額。

　　5、采購合同的付款條件，必須符合項目的實(shí)際情況，以保證工程項目的正常運行。

　　6、物資采購合同中應注明發(fā)生合同糾紛時(shí)，是仲裁，還是上訴法院，注明管轄地。

　　7、物資部提供各類(lèi)經(jīng)過(guò)評審后的采購合同范本，供項目部采購使用。

　　(四)物資運輸

　　1、物資在運輸前，供應商應對易損變質(zhì)的原材料、半成品、成品和工程設備制定運輸措施，明確運輸要求，指定運輸負責人。對于大型構件運輸和吊裝供應商應制定詳細方案并由供方技術(shù)負責人審批。

　　2、運輸負責人應對運輸操作人員進(jìn)行操作說(shuō)明，有特殊運輸要求的物資，運輸負責人應下達書(shū)面運輸作業(yè)指導書(shū)，認真交底。

　　3、材料經(jīng)驗證合格后，倉庫入庫員負責辦理入庫手續，填寫(xiě)物資入庫臺帳，記錄物資名稱(chēng)、入庫日期、數量、規格等，做到帳、物一致，并作好標識。經(jīng)檢驗不合格的物資，應單獨存放，掛牌標識，防止誤用或錯用。

　　(五)物資驗收的相關(guān)規定

　　1、建設單位提供物資的驗收

　　(1)建設單位提供的物資，指包括建設單位直接提供的物資及建設單位直接指定分包商提供用于本工程的材料。

　　(2)建設單位提供的物資，由項目物資部、質(zhì)檢員(技術(shù)部)會(huì )同建設單位共同現場(chǎng)實(shí)地驗證，項目物資部負責驗證記錄，填寫(xiě)《進(jìn)場(chǎng)物資驗證紀錄》，并將《進(jìn)場(chǎng)物資驗證紀錄》送交項目質(zhì)檢員，將相應原材質(zhì)證明送交項目技術(shù)部存檔。對有爭議的材料，項目部與建設單位共同做好記錄，項目試驗員與建設單位共同取樣，進(jìn)行復試檢驗。

　　(3)建設單位指定分承包方采購的、根據“工程物資試驗計劃”要求需進(jìn)行復試的材料，由項目質(zhì)檢員(技術(shù)部)辦理試驗委托，取樣由建設單位、監理單位、項目物資部、試驗員、質(zhì)檢員參加，并送至四方確認的檢測單位進(jìn)行復試。

　　(4)建設單位提供的產(chǎn)品發(fā)生不合格或與供貨清單不符時(shí)，項目物資部應做好記錄，暫停接受，并及時(shí)以書(shū)面形式通報建設單位，進(jìn)行洽商處置。

　　2、自行采購物資的驗收

　　(1)進(jìn)場(chǎng)物資要會(huì )同物資經(jīng)理、質(zhì)檢員(技術(shù)部)、庫管員及相關(guān)單位共同執行驗收。

　　(2)項目部物資部對進(jìn)場(chǎng)的物資要進(jìn)行數量的驗收和質(zhì)量的確認，并做好相應的驗收記錄和標識。

　　(3)按規定要求抽取樣品進(jìn)行復試。

　　(4)分包單位如按規定自行采購物資，采購前要報項目部物資部批準，入庫或使用前要報項目部檢查確認。

　　(5)庫管員經(jīng)過(guò)核對入庫材料物資的質(zhì)量和數量完全相符后，庫管員開(kāi)具《驗收入庫單》，物資經(jīng)理、送貨人、庫管員簽章，并按《驗收入庫單》倉庫記賬聯(lián)登記材料保管帳，《驗收入庫單》中的供應商名稱(chēng)用途等信息必須填寫(xiě)清楚，《驗收入庫單》相應各聯(lián)轉交相關(guān)部門(mén);驗收過(guò)程中發(fā)生問(wèn)題，應立即反饋給物資經(jīng)理，由物資經(jīng)理與供應商聯(lián)系，依據合同條款進(jìn)行處置。

　　(6)項目部物資部督促庫管員，每月月底前將入庫單、出庫單登記匯總，報項目經(jīng)營(yíng)部、財務(wù)部以便成本核算。

　　(7)進(jìn)場(chǎng)物資質(zhì)量如不符合要求，應做好標識、隔離，并及時(shí)運出現場(chǎng)，對物資質(zhì)量供需雙方發(fā)生爭議時(shí)，應到政府批準的檢驗機構予以復驗，復驗期間物資不允許使用。

　　3、向工程監理提交〈〈工程物資進(jìn)場(chǎng)報驗表〉〉內容包括：

　　(1)出廠(chǎng)合格證。

　　(2)廠(chǎng)家質(zhì)量檢驗報告。

　　(3)廠(chǎng)家質(zhì)量保證書(shū)。

　　(4)商檢證。

　　(5)進(jìn)場(chǎng)檢驗記錄。

　　(6)進(jìn)場(chǎng)復試報告。

　　(六)現場(chǎng)材料領(lǐng)用的相關(guān)規定

　　1、項目部使用公司統一要求的領(lǐng)料單，領(lǐng)用物料時(shí)，必須憑經(jīng)相關(guān)人員簽字后的限額領(lǐng)料，由庫管員根據限額領(lǐng)料單發(fā)料后，填寫(xiě)出庫單。材料發(fā)放應本著(zhù)“先進(jìn)先出”的原則。

　　2、領(lǐng)用材料，由現場(chǎng)工長(cháng)開(kāi)具《領(lǐng)料單》，經(jīng)經(jīng)營(yíng)部、項目技術(shù)部批準后，庫管員據以發(fā)放材料，并進(jìn)行登記入賬，領(lǐng)用人、用途及領(lǐng)用單位必須填寫(xiě)清楚，《限額領(lǐng)料單》相應各聯(lián)轉交相關(guān)部門(mén)。

　　3、有消耗定額的材料，必須實(shí)行限額發(fā)料，并合理使用材料，嚴格計劃管理，減少材料的損失和浪費。對超計劃用料要由責任人寫(xiě)出書(shū)面報告，說(shuō)明超耗原因，經(jīng)經(jīng)營(yíng)部、項目經(jīng)理審批同意后方可追加供料。

　　(七)現場(chǎng)儲存材料的相關(guān)規定

　　1、庫存材料的管理采用永續盤(pán)存制，按類(lèi)別、品種、規格和價(jià)值建立材料明細賬，保證帳、卡、物三相符，做到日清月結，月末編制《庫存材料收發(fā)存月報表》及《物資進(jìn)場(chǎng)驗收入庫記錄表》、《物資出庫單匯總表》，于每月月底前經(jīng)相關(guān)人員簽字項目經(jīng)營(yíng)部、財務(wù)部進(jìn)行成本核算，同時(shí)報公司物資部一份備查。

　　2、為確保成本核算的正確性，現場(chǎng)材料應在每月末進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，編制盤(pán)點(diǎn)報告，由材料管理人員、盤(pán)點(diǎn)人員等簽字后報項目經(jīng)營(yíng)部、財務(wù)部。

　　3、業(yè)主、甲方提供的物資應單獨存放，建立單獨的出入庫臺帳，并掛標牌進(jìn)行標識。

　　4、庫管員對入庫的鋼材要分型號、品種分區堆放，分別編號并予以標識。驗收時(shí)需要兩次以上清點(diǎn)數量。

　　5、庫管員對入庫的易濕易潮的物資，要有防濕防潮措施，并分別編號予以標識。

　　6、庫管員對易燃易爆物資，要專(zhuān)門(mén)存放，有專(zhuān)人負責，并有嚴格的消防措施。

　　7、庫管員對入庫的其他物資要按照不同種類(lèi)特點(diǎn)和存放要求進(jìn)行存放，做到存放合理、材質(zhì)不混、規格不串、不丟、不損。并按要求立標識牌。

　　8、庫管員對有保質(zhì)期要求的材料要定期檢查，防止過(guò)期，做好標識。

　　9、庫管員對易損壞的物資要保護好外包裝，防止損壞。

　　10、庫管員對庫存物資要定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，做到庫存材料帳、卡、物三相符。

　　11、倉管員負責對庫存的物資設備進(jìn)行維護保養、常規性維修，同時(shí)對需要刷油的進(jìn)行刷油等工作。

　　12、做好庫存物資的安全防護工作，達到防火、防水、防盜、通風(fēng)的要求。

　　(八)物資標識管理

　　1、按照項目及公司要求，物資的標識采用統一的標識形式。

　　2、各項目部可根據現場(chǎng)實(shí)際情況，自己確定標識的具體材質(zhì)和格式尺寸，公司不做限制。

　　3、庫管員對物資標識標注的內容要根據項目要求規范、全面、統一。

　　4、物資檢驗和試驗狀態(tài)采用卡片、標簽、標牌或質(zhì)量記錄等方式標識，項目質(zhì)檢員負責對現場(chǎng)物資的檢驗和試驗狀態(tài)進(jìn)行標識。

　　5、物資標識方式分為標記、記錄。物資標識通過(guò)標簽、標牌、分區存放和質(zhì)量記錄等方式實(shí)現，現場(chǎng)物資標識由項目庫管理人員負責。具體標識按照公司要求執行，項目部要定期檢查。

　　6、標識要清楚、詳細、醒目，確保材料存放不渾、不串、不亂、不丟、不損。

　　(九)材質(zhì)證明管理

　　1、、必須建立健全各種材料材質(zhì)證明明細臺帳，對各種材料的出廠(chǎng)日期、材質(zhì)證明、現場(chǎng)復試記錄，要妥善保管。如水泥、鋼筋：

　　(1)水泥要有生產(chǎn)廠(chǎng)家的出廠(chǎng)質(zhì)量證明(包括廠(chǎng)別、品種、出廠(chǎng)日期、出廠(chǎng)編號、試驗數據)。

　　(2)進(jìn)場(chǎng)水泥要有試驗報告。

　　(3)進(jìn)場(chǎng)鋼筋材質(zhì)證明，必須在驗收時(shí)一同提交。

　　2、分包單位自行采購的物資，相關(guān)資料由分包單位負責提交。但要負責督促、檢查。

　　(十)廢舊、余料處置的相關(guān)規定

　　1、在工程竣工收尾階段，不得私自處理余料和廢舊物資，對余料和廢舊物資，項目部庫管員負責管理，列出清單。如需處理應由項目物資部提出處理方案，填寫(xiě)《工程撤場(chǎng)物資處置單》報公司批準后方可處理。評估報告、處理的物資清單及產(chǎn)生的資金必須全額上交公司財務(wù)部。

　　2、凡在此期間造成物資丟失或有私自處理行為，將追究有關(guān)人員的責任。

　　(十一)掛賬

　　1、對賒賬物資設備要同步提供相關(guān)手續(票據、貨單等)辦理入庫手續，并報財務(wù)部門(mén)及時(shí)掛賬，以反映準確的同步財務(wù)數字，對未掛賬的物資設備款不予支付。

　　2、對賬：項目物資管理人員要每月與有掛賬的供應商進(jìn)行對賬，并雙方簽字確認，然后交付財物、經(jīng)營(yíng)等部門(mén)進(jìn)行記賬。

　　3、項目上要對有應付款的客戶(hù)建立專(zhuān)項應付款臺賬，并加以管理，以保證物資設備保質(zhì)保量的及時(shí)供應和良好的客戶(hù)關(guān)系;臺賬要明細客戶(hù)、業(yè)務(wù)往來(lái)日期、主要產(chǎn)品、業(yè)務(wù)往來(lái)總額、已付款、應付款等信息。

　　(十二)物資采購付款

　　1、原則：低投入，高產(chǎn)出，實(shí)現成本最低化。

　　2、計劃付款：項目部對材料款、設備款等每次進(jìn)行支付(結算)前，要經(jīng)由項目經(jīng)理、經(jīng)營(yíng)部、物資部及相關(guān)人員參加的專(zhuān)題小組會(huì )議決定，并編制計劃報公司批復，然后按公司批復意見(jiàn)執行;結算5000元以上的，原則上以轉賬的方式執行。

　　付款計劃表要明示客戶(hù)、主要產(chǎn)品、客戶(hù)名稱(chēng)、業(yè)務(wù)綜合、已付款、應付款數、建議本次付款數、批復數等欄目。

　　3、租賃周轉材料結算：在結算時(shí)，對短缺周轉材料的結算要先行辦理，并簽訂書(shū)面結算手續，及時(shí)截止，減少延期費用的發(fā)生。

　　4、項目零星材料的采購由項目部物資人員憑由項目經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理審批后的預借申請單，到公司經(jīng)物資部、主管領(lǐng)導審批后到財務(wù)領(lǐng)取支票。采購后按財務(wù)要求將有關(guān)發(fā)票等及時(shí)返回財務(wù)，辦理核銷(xiāo)手續。

　　5、未簽訂合同的物資，支付預付款時(shí)可憑由項目經(jīng)理、經(jīng)營(yíng)部審批后的預借申請單，到公司經(jīng)物資部、主管領(lǐng)導審批后到財務(wù)領(lǐng)取支票。采購完畢報銷(xiāo)時(shí)，采購發(fā)票應附驗收入庫單和材料物資清單，財務(wù)部根據合同協(xié)議審核后予以報銷(xiāo)。

　　6、大宗材料設備的付款，必須執審批后的《物資采購審批表》到財務(wù)部辦理借款手續。

　　7、項目部應制定材料用量控制措施。依據施工物資用量預算，做好總量控制，實(shí)行限額領(lǐng)料。分包隊伍超額消耗的材料，項目部要從工程款中扣回，節約的材料可申請給予獎勵。

　　8、定期核算各項目主要物料的消耗，對材料消耗進(jìn)行分析，與項目綜合計劃進(jìn)行對照，對成本異常提出警示，并調查原因提出對策。

　　(十三)進(jìn)場(chǎng)材料質(zhì)量控制

　　1、項目部應對現場(chǎng)物資管理定期進(jìn)行自查(自查內容見(jiàn)《施工現場(chǎng)物資管理檢查記錄表》)，公司物資部也要不定期的對項目的物資管理進(jìn)行檢查。

　　2、與工程有關(guān)的所有材料進(jìn)場(chǎng)時(shí)，項目物資經(jīng)理依據采購合同、采購計劃，采取檢查外觀(guān)質(zhì)量，核對產(chǎn)品標牌、規格、型號、數量，抽測材料的幾何尺寸，核查進(jìn)場(chǎng)材料質(zhì)量證明和質(zhì)量檢驗報告等方法進(jìn)行進(jìn)場(chǎng)檢驗，合格后方可進(jìn)場(chǎng)。外觀(guān)質(zhì)量不合格的材料當即退貨，不得進(jìn)場(chǎng)。

　　3、項目技術(shù)負責人按《試驗方案》要求及時(shí)安排進(jìn)場(chǎng)材料的取樣、送試。凡送試驗室的原材料必須按委托單的內容認真填寫(xiě)，試驗完成后及時(shí)取回試驗結果。

　　4、試驗合格后，物資部根據驗證、檢驗結果及時(shí)辦理驗收手續，填寫(xiě)《進(jìn)場(chǎng)物資驗證紀錄》，報請監理驗收;后附相關(guān)資料：《設備開(kāi)箱檢驗記錄》、《材料試驗報告(通用)》、《設備及管道附件試驗記錄》、物資進(jìn)場(chǎng)復試報告。

　　5、檢驗、試驗不合格的原材料、砼、半成品，現場(chǎng)試驗人員必須及時(shí)向技術(shù)負責人報告，項目部做出處置意見(jiàn)。確認不合格的產(chǎn)品，屬自購的由物資部及時(shí)退貨或更換;屬業(yè)主提供的報請業(yè)主進(jìn)行處理。

　　(十四)物資設備(能夠重復使用的)統一管理

　　公司對能夠周轉重復使用的物資設備實(shí)行統一管理，統一調配使用;實(shí)現資源共享、成本最低化。

　　各項目部要根據物資設備管理辦法要求及時(shí)上報公司所需的物資設備，由公司統一調配，當公司不能夠滿(mǎn)足項目需求時(shí)，按照采購管理辦法進(jìn)行申報采購。

　　各項目對公司調配的物資設備進(jìn)行專(zhuān)賬管理。

　　(十五)報表

　　1、物資材料月報表：每月報。表中需明細上期數(前期總額)、本期(月)數、累計數等。

　　報表要按材料類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，建立子科目;注明使用部位等信息。

　　2、供應商應付賬款月款表：每月報。表中需明細上期業(yè)務(wù)金額(前期總額)、本期(月)業(yè)務(wù)金額、累計業(yè)務(wù)金額、上期應付款額、本期付款額、累計應付款額等。

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