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中小型企業(yè)采購管理剖析
隨著(zhù)我國加入WTO,我國的中小企業(yè)也有了改變。它們明確自身的發(fā)展戰略和市場(chǎng)定位,深入分析企業(yè)的戰略資源,選擇適合自身發(fā)展的供應鏈模式。學(xué)習國外企業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗,加大人才的培養,建立強有力的人才隊伍,提高團隊協(xié)作力。與此同時(shí)政府也應該為中小企業(yè)的發(fā)展給予良好的支持,幫助我國的中小企業(yè)逐步提升自己的核心競爭力。
一、引言
隨著(zhù)社會(huì )的進(jìn)步消費者需求的增多,對于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)采購管理在企業(yè)中所占據的位置已經(jīng)越來(lái)越高。采購管理的主要內容是有效的實(shí)施企業(yè)的采購計劃,與供應商保持良好的溝通,以及合理的控制企業(yè)的采購成本,中小型企業(yè)是否能夠用自身有限的流動(dòng)資金來(lái)保證企業(yè)的采購部能夠為其采購出高質(zhì)量、低成本、高效率的物資很重要。企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量得到保證、物料成本得到控制后,經(jīng)營(yíng)質(zhì)量也就會(huì )得到相應的提高。當今社會(huì ),大多數有中小企業(yè)還沒(méi)有意識到采購管理對他們的重要性,大部分都是沒(méi)有計劃的用錢(qián)來(lái)買(mǎi)東西,如果企業(yè)對自身的采購管理的不重視自然而然就會(huì )增加企業(yè)的生產(chǎn)成本,另外一些中小企業(yè)不能及時(shí)的交貨,也影響了中小企業(yè)在市場(chǎng)的競爭力。采購成本是采購過(guò)程與物品成本中所消耗的各項費用之和,對于企業(yè)來(lái)說(shuō),采購成本是影響企業(yè)利潤的直接原因,還可以影響企業(yè)的資金回籠速度。這些在一定程度上都影響了企業(yè)的快速發(fā)展,加大了產(chǎn)品的成本,企業(yè)盈利少就不會(huì )有更好的人才進(jìn)入公司,這樣也影響了中小企業(yè)的快速發(fā)展。
我國的中小企業(yè)有將近千萬(wàn)個(gè),他們生產(chǎn)了很多高科技產(chǎn)品,大部分還是出口產(chǎn)品,如今中小企業(yè)的產(chǎn)品出口額可以占全國出口總額的一半以上。改革開(kāi)放以來(lái),很多從農村來(lái)的勞動(dòng)力都進(jìn)入到了中小企業(yè),中小企業(yè)提供的城鎮就業(yè)機會(huì )大約占全國的四分之三。與此同時(shí),在20世紀末以來(lái)中小企業(yè)的經(jīng)濟增長(cháng)可以占工業(yè)新增產(chǎn)值的76.7%,在繳稅方面每年國家收到的工商稅總額中中小企業(yè)所繳納的稅額占總額的一半左右。因此,對于我國這樣一個(gè)中小企業(yè)很多但各地經(jīng)濟發(fā)展水平差別很大的國家,中小企業(yè)的發(fā)展對于國家的發(fā)展具有很重要的意義。
二、中小企業(yè)的現階段的采購管理模式
現階段,我國的中小企業(yè)在采購管理中表現出以下特點(diǎn):
1.采購規模的局限性
很多中小企業(yè)由于規模小,資金少,隨之其采購規模也相對較小。據統計,大多數中小企業(yè),每年采購金額主要大約集中在集中在幾十萬(wàn)到幾百萬(wàn)之間。因此中小企業(yè)的采購規模有很大的局限性。
2.對價(jià)格敏感
中小型企業(yè)規模有限隨時(shí)都有破產(chǎn)的風(fēng)險,因此管理者對企業(yè)的采購成本的控制的非常嚴格,對物資采購價(jià)格非常敏感敏感。
3.企業(yè)負責人決定采購權,采購流程簡(jiǎn)單
中小企業(yè)員工少管理層也較少,大多由企業(yè)主要負責人來(lái)實(shí)行采取物資的采購決定權。并且中小企業(yè)的采購流程也比較簡(jiǎn)單、隨機,大體上都是由銷(xiāo)售部門(mén)提出申請,采購部門(mén)填報年度或臨時(shí)采購預算計劃,報告上級領(lǐng)導、由公司領(lǐng)導審核批準后,加以實(shí)施。
4.企業(yè)的采購有各自企業(yè)的特點(diǎn)
無(wú)論大企業(yè)還是小企業(yè)都會(huì )存在發(fā)展階段、員工素質(zhì)、管理水平、所從事行業(yè)的差異,不同規模的性質(zhì)不同的企業(yè)在不同的發(fā)展階段,對不同采購物資的需求也不一樣。每個(gè)企業(yè)都有其采購管理模式流程的特點(diǎn),在本公司的采購中要求靈活的變更使其更加實(shí)用。
5.多種獲得采購信息的方式
隨著(zhù)市場(chǎng)的千變萬(wàn)化對于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)獲得采購信息的方式也越來(lái)越多,以前是通過(guò)媒體以及上門(mén)推銷(xiāo)等傳統單一的方式了解采購產(chǎn)品的信息,現在還新增了很多渠道,例如,網(wǎng)絡(luò )、展會(huì )等。顯然在這些渠道中,互聯(lián)網(wǎng)成為了最受親睞的方式。
三、中小企業(yè)在采購中的缺點(diǎn)
1.沒(méi)有穩定且固定的供應商
大部分中小企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中都會(huì )面臨物資供不應求和供過(guò)于求的情況,那么無(wú)論是找不到合適的供應商還是很多供應商一時(shí)之間蜂擁而至,都會(huì )給企業(yè)的發(fā)展和盈利帶來(lái)影響,因此中小型企業(yè)擁有自身穩定且固定的供應商很重要。
2.缺乏采購管理溝通
對于企業(yè)來(lái)說(shuō)內部各個(gè)部門(mén)信息共享良好溝通會(huì )減少很多麻煩如果采購部與生產(chǎn)部的進(jìn)行及時(shí)的溝通,采購物資就可能過(guò)多或過(guò)少,這樣就會(huì )導致庫存積壓或缺貨,會(huì )給企業(yè)帶來(lái)相應的損失。
3.盲目采購
中小企業(yè)應該選擇自身了解的供應商,這樣就不會(huì )出現對不合適的供應商的盲目采購,盲目采購會(huì )造成企業(yè)不能正常生產(chǎn)生產(chǎn),也會(huì )提高采購的成本。
4.采購的信息技術(shù)偏低
在企業(yè)中有一套屬于自己的采購系統的ERP很重要,但大部分中小企業(yè)由于資金短缺,沒(méi)有自己的ERP管理系統不能進(jìn)行高效的控制和管理,這種半手工狀態(tài)的采購管理,影響了企業(yè)的采購效率。
四、中小企業(yè)采購的應對策略
1.制定合理的采購計劃
企業(yè)制定一定的計劃來(lái)采購,是為了能夠按照計劃來(lái)預測所需原材料或物資的數量和到達時(shí)間,以便物資能配合生產(chǎn)。另外,計劃要與生產(chǎn)部門(mén)的生產(chǎn)需要相符合,確保采購部門(mén)能滿(mǎn)足生產(chǎn)部門(mén)的需要。與此同時(shí)合理的計劃也會(huì )避免不必要的庫存成本。對于庫存這種種閑置的物資來(lái)說(shuō),不能給企業(yè)帶來(lái)利潤,反而會(huì )增加企業(yè)的成本。
在企業(yè)中采購管理的第一步就是采購計劃,采購計劃一般分為兩種,年度采購計劃和臨時(shí)采購計劃。年度采購計劃一般是不會(huì )變更的,它由使用部門(mén)擬訂,提交到上級部門(mén)審核,同意后再下達給基層部門(mén)執行而臨時(shí)采購計劃比較簡(jiǎn)單,靈活。主要當物資采購價(jià)格不高,數量不確定時(shí),啟用臨時(shí)采購計劃。因此臨時(shí)采購計劃可以補充和完善年度采購計劃。在緊急情況下臨時(shí)采購計劃可以保證公司物資的持續性。所以企業(yè)應該制定一個(gè)合理、完善的采購計劃。
2.認真選擇供應商
中小企業(yè)應對需用物資按照使用用途,物資自然屬性等標準進(jìn)行分類(lèi),然后按照物資對企業(yè)用途的重要性、采購的難易程度,將其劃分為重點(diǎn)、良好、一般等類(lèi)別,并且企業(yè)還要認真審核和監控商品的質(zhì)量、品質(zhì)等各個(gè)方面。對于企業(yè)重點(diǎn)采購的物資,應綜合審查供應商的質(zhì)量體系、生產(chǎn)條件等各個(gè)方面,并對供應商的實(shí)力進(jìn)行綜合評估,企業(yè)要降低采購的風(fēng)險就要選擇質(zhì)量有保證、價(jià)格適當、口碑好的供應商。企業(yè)要認真選擇供應商了解其具體情況,并要對其作出相應的考核,企業(yè)還要對不同類(lèi)別的供應商設立不同的檔案。所謂類(lèi)別不同即其對企業(yè)的重要性不同。一般貨品的質(zhì)量、價(jià)錢(qián)、交貨日期、等方面都達到公司要求,并與公司活動(dòng)密切的供應商,是重要類(lèi)。一些供應商只是臨時(shí)或者偶然的與企業(yè)合作,稱(chēng)之為一般性供應商。企業(yè)需要認真考核供應商,否則供應商在介紹自身條件及優(yōu)劣勢時(shí)可能存在欺詐問(wèn)題,公司可以按照情況酌情處理,內容嚴重的可以選擇終止合同,并有權利追究其法律責任。
3.加強控制采購物資質(zhì)量的控制
按照物資的使用安全對采購物資進(jìn)行分類(lèi),控制好在生產(chǎn)及使用過(guò)程中對企業(yè)生產(chǎn)和員工帶來(lái)嚴重危害的物資。對于采購物資的入庫與出庫更要嚴格控制。入庫時(shí),要按照國家標準進(jìn)行檢測以及證明其安全性,再備案,經(jīng)過(guò)這一系列審核后才可進(jìn)入庫;物資在出庫后,正式生產(chǎn)前還要進(jìn)行檢測,這樣才能使采購的物資質(zhì)量得到保證,減少企業(yè)的采購風(fēng)險。
4.使用科學(xué)的采購模式
首先,認識到準時(shí)制采購(JIT采購)管理模式對企業(yè)的重要性。企業(yè)想要減少庫存,利用現有庫存,甚至達到零庫存都可以采用準時(shí)制采購。它不但可以提高企業(yè)的采購效率,減少多余庫存,還可使得采購物資的供應與生菜需求需求同步。 另外 ,實(shí)施標準化采購可以使采物料規格標準化,生產(chǎn)樣式統一減少麻煩,就可以降低企業(yè)采購成本。
5.加快企業(yè)信息化和科技化
中小企業(yè)應該與供應商分銷(xiāo)商構建出一個(gè)協(xié)調的供應鏈,這樣有利于企業(yè)進(jìn)行快速的信息溝通,方便與供應商進(jìn)行交流。很多供應商已經(jīng)有屬于自己的交流平臺,他們互相交流,信息共享對彼此都有益。中小企業(yè)還要有自己的ERP系統,ERP、電子商務(wù)等先進(jìn)的管理系統對中小企業(yè)的發(fā)展有很多好處,可以讓企業(yè)實(shí)現物流、信息流、資金流相結合。并且企業(yè)還應擁有一套物資采購管理的信息網(wǎng)絡(luò )平臺,它包含錄入、操作、查詢(xún)、監控等功能,使企業(yè)各個(gè)環(huán)節有默契的配合起來(lái)。通過(guò)電子商務(wù)平臺,中小企業(yè)可以對采購的過(guò)程進(jìn)行監控,讓企業(yè)的采購做到既透明又規范,用這種高效的網(wǎng)絡(luò )管理也降低了企業(yè)的采購風(fēng)險。ERP系統的使用還可以使信息接受快,得到準確的數據,很大程度上削減了由于人為因素造成錯誤給企業(yè)帶來(lái)的損失。與此同時(shí)企業(yè)還要減少采購人員人工工作內容,在如今科技如此發(fā)達的時(shí)代企業(yè)應該把計算機作為工作的主要工具,既有利于信息快速到達還會(huì )減少勞動(dòng)力,還可以提高整個(gè)供應鏈的工作效率,對市場(chǎng)的變化隨機應變。
6.加強企業(yè)內部管理
首先,中小型企業(yè)要充分利用集中采購這一采購方式。它不但可以降低企業(yè)的采購風(fēng)險還能專(zhuān)人專(zhuān)用加強與供應商之間的關(guān)系。對于企業(yè)來(lái)說(shuō),采購物資的質(zhì)量,價(jià)格等都屬于企業(yè)的競爭力,集中采購可以確保采購的質(zhì)量降低采購的價(jià)格,也將增加企業(yè)的利潤。另外,采購人員的素質(zhì)也很重要,員工進(jìn)入公司時(shí),企業(yè)應該有一個(gè)完善的培訓過(guò)程,它會(huì )使新員工迅速了解企業(yè)并且學(xué)習到更多更專(zhuān)業(yè)的知識,采購部門(mén)員工要對采購流程了如指掌,對市場(chǎng)有一定的應變能力,又要懂得法律科學(xué),企業(yè)只有不斷提高員工素質(zhì),加強培訓體制,才能使企業(yè)的采購更上一層樓。
7.優(yōu)化采購流程,提高工作效率
中小企業(yè)的工作效率對企業(yè)盈利以及在市場(chǎng)上的競爭力有很大的影響,對于企業(yè)來(lái)說(shuō),采購成本是企業(yè)花費最多的成本,因此提高采購的工作效率對企業(yè)的發(fā)展很重要。在采購流程方面,企業(yè)的多個(gè)部門(mén)要相互協(xié)調及時(shí)溝通,這樣才會(huì )提高工作效率,避免工作人員對自身工作怠慢。如今市場(chǎng)千變萬(wàn)化,中小型企業(yè)只有不斷自我完善,利用互聯(lián)網(wǎng)和現代信息技術(shù),制定適合自己的生存戰略,建立完善的采購系統,通過(guò)高效的工作效率及協(xié)調的采購流程,使自己在市場(chǎng)中有一席之地。
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