采購管理成功運作5要素

　　過(guò)去，采購成本的節省主要通過(guò)壓價(jià)來(lái)實(shí)現。到了今天，在產(chǎn)品盈利幅度減少的情況下，企業(yè)壓價(jià)的空間就減少了。要想大幅度地降低企業(yè)的采購成本不能再停留在價(jià)格上，而是要把采購的所有環(huán)節有效地管理起來(lái)，向管理要績(jì)效。下面跟小編介紹一下降低采購成本的5大采購管理要素：

　　很多企業(yè)都把降低采購成本作為節省企業(yè)運營(yíng)成本的重要方法。一般來(lái)說(shuō)，采購成本占到企業(yè)運營(yíng)成本的60%作用。如果能把采購成本降低10%或更多，那么就相當于企業(yè)盈利額上升了一大筆。

　　一、數量就是力量

　　這是談判課程中基本的原理。買(mǎi)方的采購批量是買(mǎi)方在談判中的最大優(yōu)勢，但具體如何合理運用這個(gè)優(yōu)勢，卻取決于不同的采購戰略。對于某些生產(chǎn)資料的采購，其采購批量上的優(yōu)勢是相當明顯的。為了維持價(jià)格的競爭性，同時(shí)也為了分散風(fēng)險，常常要維持兩到三個(gè)供應商。

　　另外一方面，某些物料的采購，尤其是品種繁多的低值物品，單項商品的采購規模并不一定很大。如果仍然采取分散采購，則是自己削減自己的優(yōu)勢。這種情況下可以將同類(lèi)商品，甚至不同類(lèi)的商品進(jìn)行合并采購，從而提升談判的力量。

　　試想，如果我們有近百項年采購量在幾千元左右的商品，如果單獨采購各項產(chǎn)品，將沒(méi)有一項可獲得采購優(yōu)勢，而且因為要與數百個(gè)不同的供應商交易，廠(chǎng)商的采購成本也是相當巨大的。但是如果能將這千項物品集中從一兩個(gè)供應商那里采購，該廠(chǎng)商就是年采購量數十萬(wàn)元的大客戶(hù)，沒(méi)有一個(gè)供應商會(huì )忽視我們的存在。

　　二、選擇綜合性供應商

　　如果我們要合并采購項目，有時(shí)一個(gè)具有綜合能力的中小型公司可能更能滿(mǎn)足我們買(mǎi)方的需要。對單一物料的制造商而言，單一客戶(hù)的采購量未必很大。雖然他們具有成本優(yōu)勢，但其提供給我們買(mǎi)方的未必就是最好的價(jià)格，并且他們很少有為單獨為某一客戶(hù)儲備大量的庫存。

　　相比之下，通過(guò)服務(wù)靈活的綜合性供應商進(jìn)行采購時(shí)，買(mǎi)方龐大的采購批量往往能夠獲得特別的折扣，我們買(mǎi)方可以要求供應商儲備一定的庫存量，從而將自己的庫存削減到最小。而當我們買(mǎi)方由于生產(chǎn)計劃波動(dòng)等原因而取消某些物料的采購訂單時(shí)，因為大部分庫存放在供應商那里，這部分損失可以和供應商一起分擔，而且供應商還可以通過(guò)自己的銷(xiāo)售渠道把這些多余的庫存銷(xiāo)售給其他客戶(hù)。

　　在供應商庫存管理的支持下，企業(yè)生產(chǎn)在物料供應上也就有了保障。不僅如此，供應商通過(guò)增加庫存和提供額外服務(wù)等手段，也可以與我們結成相當緊密的伙伴關(guān)系。供應商通過(guò)大批量的商品進(jìn)出，實(shí)現薄利多銷(xiāo)的目的;而當客戶(hù)有其他的需求時(shí)，他們也往往會(huì )成為首選供應商。這是實(shí)際上是一個(gè)雙贏(yíng)的局面。

　　三、近地域采購

　　運輸的時(shí)間和成本在物料采購中的作用不可低估。物料的交貨期中大約有四分之一的時(shí)間是被用在了運輸上。特別是一些低價(jià)值產(chǎn)品，長(cháng)途運輸無(wú)疑將增加采購的成本，有時(shí)甚至可能超過(guò)物料本身的價(jià)值。實(shí)際上很多廠(chǎng)商都注意到了這點(diǎn)。

　　例如，諾基亞在建設北京經(jīng)濟技術(shù)開(kāi)發(fā)區的星網(wǎng)工業(yè)園工程中，也邀請了他們的主板、電池、機殼等主要物料供應商在開(kāi)發(fā)區建廠(chǎng)。在整個(gè)星網(wǎng)工業(yè)園中，諾基亞的物料可以做到隨用隨取，基本實(shí)現了零庫存

　　四、采購管理系統的運用

　　采購管理系統的應用無(wú)疑可以提高企業(yè)使用各種資源的效率。對于我們目前的情況來(lái)看，雖然沒(méi)有實(shí)現完全的電子化管理，但是已經(jīng)初步實(shí)現了電腦信息化管理，部門(mén)內部通過(guò)局域網(wǎng)的信息和資源互通互享，可以提高運作的速度，減少出錯率，增強計劃的準確性，從而帶來(lái)采購成本的相應下降。

　　五、誠信的工作態(tài)度

　　“動(dòng)蕩經(jīng)濟”的到來(lái)使競爭法則從公司之間的競爭轉為供應鏈聯(lián)盟之間的競爭。良好的供應商關(guān)系是構建供應鏈聯(lián)盟的基礎，供應商關(guān)系管理因而成為決定企業(yè)競爭力的重要因素。

　　良好的供應商關(guān)系是通過(guò)誠信互利的合作達到的。良好的信用紀錄可以極大地提升采購方在談判中的地位，采購員在向供應商要求更合理的采購條件時(shí)也不會(huì )難于啟齒。

　　同時(shí)，良好的供應商關(guān)系常�？梢允官I(mǎi)方在物料短缺時(shí)仍能以相對合理的價(jià)格及時(shí)得到供貨，在供應充裕時(shí)又可以獲得相當優(yōu)惠的價(jià)格。

　　物資采購管理

　　物資會(huì )計崗位職責

　　1.對所購物資進(jìn)行清點(diǎn)驗收，辦理入庫手續;

　　2.根據工程部人員開(kāi)具的出庫單，辦理出庫手續;

　　3.依據“入庫單”與“出庫單”登記“庫存物資明細帳”;每月25-30日辦理結帳;

　　4.月末與庫管員、財務(wù)資產(chǎn)部一同對庫房物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)(月度庫存物資盤(pán)點(diǎn));

　　5.每半年對固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)和每季度對工器具進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，編制盤(pán)點(diǎn)報告;

　　6.公司交辦的其他事項。

　　任職要求：

　　1.性格穩重、可承受一定的工作壓力;

　　2.有庫房管理經(jīng)驗者優(yōu)先考慮;3.工作認真、有責任心。

　　物資會(huì )計崗位職責描述

　　崗位職責：

　　1、分公司資產(chǎn)管理，包括存貨、樣機等;

　　2、資產(chǎn)賬務(wù)處理，包括SAP系統收、發(fā)貨過(guò)賬;

　　3、SAP訂單管理，包括各類(lèi)退貨訂單、樣機結算訂單、寄售結算訂單等;

　　4、編制相關(guān)財務(wù)報表;

　　5、財務(wù)總監安排的其他工作。

　　任職要求：

　　1、本科學(xué)歷，會(huì )計學(xué)專(zhuān)業(yè);

　　2、熟練掌握財務(wù)辦公軟件以及相關(guān)辦公軟件的使用;

　　工作細心，吃苦耐勞，穩重大方。

　　材料會(huì )計崗位職責

　　材料會(huì )計是負責材料的出入庫，每月月底和倉庫保管核對出入庫賬目，提供材料報表的會(huì )計工作人員。其實(shí)主要崗位職責就是依法核算材料，其工作流程包括收料，計算加權平均價(jià)格，發(fā)料，結材料明細賬，盤(pán)點(diǎn)。工作難點(diǎn)在材料采購的實(shí)物與發(fā)票不同步等四個(gè)方面。

　　1、按記帳規則結算、記帳，做到數字準確、上報及時(shí)。

　　2、負責外調材料的劃價(jià)及積壓物資的調整。

　　3、接受各單位材料計劃要有記錄，要整理存檔，匯總各項材料。

　　4、填寫(xiě)到貨物資的驗收單，填制驗收單據，報帳付款。

　　5、根據工程項目的材料計劃，按工程進(jìn)度，限額開(kāi)單發(fā)料。

　　6、建立各項單項工程材料消耗臺帳及庫存表。

　　企業(yè)負責人的財務(wù)管理職責

　　認真貫徹執行國家財經(jīng)法規、制度，督促財務(wù)部門(mén)執行“企業(yè)會(huì )計制度”加強財務(wù)管理和經(jīng)濟效益。

　　1.企業(yè)內部財務(wù)管理機構的設置。

　　2.組織擬定企業(yè)內部財務(wù)管理辦法。推行工作令號核算體系。

　　3.根據企業(yè)編制的財務(wù)預算方案組織企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

　　4.督促財務(wù)部門(mén)準確核算，如實(shí)反映企業(yè)財務(wù)狀況，依法計算和繳納國家稅收，保證投資者權益不受侵犯。

　　5.支持會(huì )計人員依法行使職權自覺(jué)接受上級部門(mén)、財政、稅收、銀行、審計機關(guān)的財務(wù)檢查和監督。

　　物資采購管理細則

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)公司）的工程物資采購管理，規范工程物資采購工作的程序和標準，防范和降低工程物資采購中的風(fēng)險，保障公司經(jīng)營(yíng)的效率和效益，根據《內部會(huì )計控制規范———采購與付款》等法規的相關(guān)規定，特制定本制度。

　　第二條 本制度中的工程物資是指公司開(kāi)發(fā)項目所需要的、由公司采購的材料和設備，包括：工程材料、工程用設備、工程用施工設備。公司購買(mǎi)的管理用固定資產(chǎn)和低值易耗品不包含在本制度管理范圍內。

　　第三條 本制度適用于公司開(kāi)發(fā)的所有項目。

　　第二章 部門(mén)設置與職責分工

　　第四條 需求部門(mén)

　　負責各工程項目開(kāi)發(fā)、建設和后期管理的部門(mén)是工程物資的需求部門(mén)，負責審核確認施工單位提出的物資需求長(cháng)期規劃和物資需求申請、及時(shí)提交物資長(cháng)期需求規劃和近期需求申請、審核供應商、與供應商技術(shù)交流、物資驗收和物資后續管理等工作。

　　第五條 采購執行部門(mén)

　　物資部是工程物資采購的執行部門(mén)，負責按照需求部門(mén)的計劃組織采購、采購合同管理、監督供應商執行狀況、工程物資采購信息傳遞、物資驗收和交接、建立采購臺賬、建立合格供應商檔案、提出采購付款申請等工作。

　　第六條 采購審核部門(mén)

　　集團供應公司是工程材料采購價(jià)格的審核部門(mén)，負責收集并依據公司采購的歷史價(jià)格、外部市場(chǎng)價(jià)格、專(zhuān)業(yè)機構提供的價(jià)格等可比較信息對采購價(jià)格進(jìn)行獨立審核。

　　第七條 采購審批部門(mén)

　　按照集團公司的采購審批程序執行。

　　第八條 采購監督部門(mén)

　　簽證部是工程物資采購工作的監督部門(mén)，負責對采購內部控制、采購工作執行情況進(jìn)行監督。

　　合同部、財務(wù)部對采購付款情況進(jìn)行監督。

　　第三章 采購程序與工作標準

　　第九條 月度采購計劃

　　需求部門(mén)每月根據工程設計和施工進(jìn)度編制《月度物資需求計劃》，每月按時(shí)將計劃提交給物資部。物資部根據上報的計劃，進(jìn)行匯總，形成《月度采購計劃》，報公司計劃會(huì )議審閱。審閱通過(guò)后，物資部根據《月度物資采購計劃》套用計劃或定額價(jià)格提出資金支付計劃，提交資金管理部落實(shí)采購資金，并統籌做好人員安排、時(shí)間安排等采購準備工作。

　　第十條 需求申請

　　1、需求部門(mén)根據《月度物資需求計劃《按照統一格式編制《物資需求申請表》�！段镔Y需求申請》應分類(lèi)填寫(xiě)，按照施工單位和類(lèi)別連續編號，要求內容準確、明晰、完整，需求部門(mén)對申請的正確性和合理性負責。

　　2、需求部門(mén)應在以下規定時(shí)間內分別上報給物資部。

　　采購管理的程序

　　1.目的

　　確保采購過(guò)程和采購物料符合規定的要求。

　　2.范圍

　　本程序適用于所有原輔材料、燃料及常用物品的采購過(guò)程和委托加工等過(guò)程。

　　3.職責

　　3.1生產(chǎn)管理部督導供應中心和各工廠(chǎng)的采購管理按本程序要求實(shí)施。

　　3.2供應中心采購機電設備、零部件、五金工具、潤滑油脂、金屬材料、建筑材料、包裝材料、外加工件、實(shí)驗用品、辦公用品、勞保用品等。

　　3.3各工廠(chǎng)采購各種原輔材料。

　　4.工作過(guò)程和方法

　　4.1計劃采購

　　4.1.1供應中心每年初制定《常用物資存貨計劃》，明確規劃出安全存量、訂購數量等。

　　4.1.2專(zhuān)用機電設備、零部件和各種物資的采購由各工廠(chǎng)于月初制定《采購申請單》，經(jīng)主管審核，副廠(chǎng)長(cháng)批準后，送供應中心。

　　4.1.3供應中心根據《常用物資存貨計劃》和各工廠(chǎng)的《采購申請單》，與供應商簽定供貨合同，并實(shí)施采購。

　　4.1.4各工廠(chǎng)根據生產(chǎn)計劃，與供應商簽定供貨合同。生產(chǎn)科根據合同、生產(chǎn)進(jìn)度和庫存情況實(shí)施采購。

　　4.1.5供應中心和各工廠(chǎng)應與供應商保持有效溝通，確保物資適時(shí)、適質(zhì)、適地、適量、適價(jià)到達。

　　4.2臨時(shí)采購

　　臨時(shí)需要的物資，由各工廠(chǎng)填寫(xiě)《采購申請單》，經(jīng)主管審核，副廠(chǎng)長(cháng)批準后，送供應中心實(shí)施采購。

　　4.3委托加工

　　4.3.1當本工廠(chǎng)無(wú)法加工、達不到加工要求或外協(xié)加工更便宜時(shí)，可將物資委托供應商加工。

　　4.3.2由使用單位提供詳細準確的加工要求和《采購申請單》，經(jīng)主管審核，副廠(chǎng)長(cháng)批準后，送供應中心聯(lián)絡(luò )外協(xié)加工。

　　4.4供應中心若對請購內容不明、一時(shí)采購不到所需的物品或采購價(jià)格與各工廠(chǎng)預算價(jià)格差異較大時(shí)，應主動(dòng)同各工廠(chǎng)及時(shí)溝通協(xié)調，必要時(shí)報生產(chǎn)副總裁處理。

　　4.5采購物資到貨時(shí)，供應中心應及時(shí)通知使用單位驗收、領(lǐng)用。

　　4.6生產(chǎn)管理部督導供應中心和各工廠(chǎng)的采購管理按本程序要求實(shí)施，對出現的問(wèn)題及時(shí)處理，必要時(shí)向生產(chǎn)副總裁反饋。

　　5.相關(guān)文件

　　5.1《供應商管理程序》

　　6.使用記錄

　　6.1《采購合同》

　　6.2《采購申請單》

　　6.3《常用物資存貨計劃》

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