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如何做好物業(yè)管理企業(yè)采購成本控制工作
針對日益上漲的運營(yíng)成本，如何在“窮盡收入”的前提下有效控制采購成本對利潤薄微的物管行業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jì)至關(guān)重要。采購成本下降不僅體現在物管企業(yè)現金量流出的減少，而且直接體現在利潤增加、企業(yè)競爭力增強等方面。由于物管企業(yè)的采購成本占企業(yè)運營(yíng)成本較高，因此，有效控制好采購成本并使之不斷下降，是物管企業(yè)不斷降低成本、增加利潤的重要和直接手段之一。下面是yjbys小編為大家帶來(lái)的如何做好物業(yè)管理企業(yè)采購成本控制工作的知識，歡迎閱讀。
一、建立、完善采購制度，做好采購成本控制的基礎工作、
一般情況下，物管企業(yè)將采購活動(dòng)分為外包服務(wù)采購和材料物資采購，外包服務(wù)采購泛指清潔服務(wù)、電梯維保、外墻清洗、工程改造等經(jīng)判定企業(yè)無(wú)法自行完成需委托外包的服務(wù)。材料物資采購指物管企業(yè)常規性物資采購，包括辦公設備及用品類(lèi)、給排水器材類(lèi)、經(jīng)營(yíng)類(lèi)物資的采購等�，F結合大部分企業(yè)的具體做法，淺談如何對采購成本進(jìn)行有效控制。
采購工作的關(guān)鍵在于制度規范和監督并重，健全制度，加強監督，制度為主，
監督為輔，兩者相輔相成，缺一不可。因此，如果企業(yè)不制定嚴格的采購和監督制度，不僅采購工作無(wú)章可依，還會(huì )給相關(guān)人員提供暗箱操作的溫床。完善采購制度要注意以下幾個(gè)方面：
1、建立嚴格、可行的采購制度。建立嚴格、完善、可行的采購制度，不僅能規范企業(yè)的采購活動(dòng)、提高效率、杜絕部門(mén)之間推諉、扯皮，還能預防相關(guān)人員的不良行為。采購制度應規定外包服務(wù)采購和材料物資采購的申請、授權人的批準權限、招標項目和物料采購的流程、相關(guān)部門(mén)的責任和義務(wù)、各種外包服務(wù)采購和材料物資采購的相關(guān)規定、報價(jià)和價(jià)格審批流程等。比如，可在采購制度中規定采購的物品要向供應商詢(xún)價(jià)、比價(jià)和議價(jià)，最后選擇供應商。還可規定超過(guò)一定金額的采購活動(dòng)需通過(guò)招標方式確定供方，并制定包括項目立項、招標文件編寫(xiě)、招標小組成立、標底預算及保管、中標原則、發(fā)/開(kāi)/定標方式、合同簽訂、實(shí)施與監督等制度和流程，以供內部審計部門(mén)稽核。
2、建立供應商檔案和準入制度。由于國家相關(guān)法規的不健全和市場(chǎng)發(fā)展不
均衡等原因，目前市場(chǎng)上供應商的資質(zhì)良莠不齊，需要對供應商進(jìn)行慎重選擇�；咀龇ㄊ�，對合格供應商要建立檔案，供應商檔案應有編號、合作范圍、適合區域、聯(lián)系方式、銀行賬號、詳細地址等，并建立相應的供方信譽(yù)評估體系，每一個(gè)供應商檔案應經(jīng)嚴格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購活動(dòng)必須在已歸檔的供應商中進(jìn)行，供應商檔案應定期或不定期更新，并有專(zhuān)人管理，同時(shí)建立嚴格的供應商準入制度。除上述方式外，還需要求每類(lèi)供方存檔3家以上，并通過(guò)嚴格的資料審核、現場(chǎng)考察、供方會(huì )審等方式，選擇結果公示并確定后，建立完善的供方信譽(yù)評估體系，經(jīng)過(guò)精挑細選和優(yōu)勝劣汰，確保成為公司合格供方的嚴肅性，滿(mǎn)足“適合的就是最好的”這一通用、適用法則。
3、建立供方價(jià)格體系和價(jià)格評估體系。采購部門(mén)要對公司所有常規性材料物資建立符合市場(chǎng)行情價(jià)格體系，初期可通過(guò)招標的方式確定該類(lèi)合作供方及價(jià)格。對于集團化的物管企業(yè)，由于區域、環(huán)境等原因，同類(lèi)物資存在一定的價(jià)格差異，可分別建立適合該區域的屬地價(jià)格體系。價(jià)格體系建立后，各需求部門(mén)可通過(guò)計劃采購、應急采購等形式完成申購，若申購的物資不在價(jià)格體系內，可通過(guò)建立“特定物資”通道進(jìn)行申購，采購任務(wù)完成后及時(shí)錄入價(jià)格體系�？傊�，價(jià)格體系不是一成不變的，將隨市場(chǎng)物價(jià)漲跌、需求調整而變化，價(jià)格體系有一個(gè)持續補充、調整、更新和完善的過(guò)程。
4、建立相互制衡的監督機制。建立需求、采購、審計部門(mén)各司其職、相互
制約的內部監督機制。物資采購部門(mén)執行采購的職能，同時(shí)接受需求部門(mén)的監督，聽(tīng)取需求部門(mén)的意見(jiàn)和建議。需求部門(mén)執行申購和驗收的職能，提出采購的品種和數量，及時(shí)與物資采購部門(mén)溝通。內部審計務(wù)部門(mén)履行審核付款的職能，從而形成需求、采購、審計部門(mén)之間相互制衡的監督機制，真正做到具體采購與使用相分離，具體采購與驗收相分離，具體采購與款項支付相分離。在實(shí)際運行過(guò)程中，通過(guò)公布的所有供方名稱(chēng)、聯(lián)系電話(huà)和物資價(jià)格，審計部門(mén)每月通過(guò)電話(huà)或市場(chǎng)詢(xún)價(jià)等方式了解行情并公布調查結果，真正規避暗箱操作風(fēng)險，實(shí)現公開(kāi)、透明的“陽(yáng)光采購”。
二、有效降低采購成本的方法和手段
1、通過(guò)付款條件的選擇降低采購成本。如果企業(yè)資金充裕，通過(guò)及時(shí)支付合作供方各類(lèi)款項的方式，往往能帶來(lái)較大的價(jià)格折扣和良好的公司信譽(yù)。如有的公司規定20萬(wàn)元以上的招標項目，供方在符合相關(guān)條件下，可預付材料款 20%-30%。物資采購方面，可單次結算也可月度結算，保障供方權益的同時(shí)，有效建立公司良好信譽(yù)，確保供方提供的服務(wù)優(yōu)秀和價(jià)格低廉。
2、以有效競爭方式牽制供應商。對于大宗物料采購，一個(gè)有效的方法是實(shí)行競爭招標，往往能通過(guò)供應商的相互比價(jià)，最終得到底線(xiàn)的價(jià)格。此外，對同類(lèi)型供方，應多找幾個(gè)供應商，通過(guò)對不同供應商的選擇和比較，使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利的地位。筆者所在公司的方法是，符合條件的項目堅決通過(guò)有3家以上競標單位參與的招標方式進(jìn)行，其他采購項目同類(lèi)供方必須3家以上，內部分為A、B、C類(lèi)，當一家供方談判失敗，及時(shí)尋找下家，保障不影響采購工作的順利運行。
3、向生產(chǎn)廠(chǎng)家或制造商直接采購。向生產(chǎn)廠(chǎng)家或制造商直接采購，可有效減少中間環(huán)節，降低采購成本，同時(shí)獲得更好的技術(shù)和售后服務(wù)。在日常采購活動(dòng)中，積極、努力尋找產(chǎn)品的最直接供方，摒棄繁多的物流或中間商環(huán)節，條件成熟時(shí)，可直接更換合作供方。
4、選擇信譽(yù)良好的供方并與其簽訂長(cháng)期合同。與誠實(shí)、講信譽(yù)的供應商合
作，不僅能保證物資的質(zhì)量、及時(shí)性和售后服務(wù)，還可得到其付款及價(jià)格的關(guān)照，特別是與其簽訂長(cháng)期的供貨合同，往往能得到更多的價(jià)格優(yōu)惠。
5、充分進(jìn)行市場(chǎng)調查和信息收集。一個(gè)企業(yè)的采購管理要達到一定水平，應充分注意對采購市場(chǎng)的調查和信息的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場(chǎng)的狀況和價(jià)格走勢，使自己處于有利地位。如有條件，企業(yè)可設專(zhuān)人從事這方面工作，并定期形成調研報告。
三、實(shí)行戰略成本管理指導采購成本控制
1、估算供方的產(chǎn)品或服務(wù)成本。任何事物都具有兩面性，采購管理工作也一樣，不能只強調企業(yè)內部的努力，要真正做到對采購成本的全面控制，僅靠?jì)炔颗κ遣粔虻�，還應對供應商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價(jià)格談判中占據主導地位。事實(shí)證明，可以通過(guò)對供方的實(shí)地考察，參觀(guān)供方的相關(guān)設施，了解原材料、人力、物流等管理成本，估算供應商的成本。在估計成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可掌握價(jià)格談判的主動(dòng)，盡可能與供應商共同尋求降低成本的途徑，從而降低自己企業(yè)的采購成本。進(jìn)行此類(lèi)談判，要始終爭取雙贏(yíng)的局面，要與供應商建立長(cháng)期的合作關(guān)系，就不能在談判中將供應商逼迫到賠錢(qián)的地步。
2、實(shí)現物管企業(yè)的采購聯(lián)盟。聯(lián)盟是指具備條件的物管企業(yè)之間達成共識，
形成采購聯(lián)盟，對某類(lèi)物資、某類(lèi)項目與同一供方談判，實(shí)行集中采購，從而規避由于量小而得不到更多優(yōu)惠的矛盾，達到降低采購成本的目的。幾家企業(yè)之間可以制定合理的運作規程，建立穩定的聯(lián)盟關(guān)系，也可臨時(shí)合作，實(shí)現對某些日常物資的長(cháng)期聯(lián)盟采購和某些特定項目的臨時(shí)聯(lián)盟采購，這種聯(lián)盟企業(yè)之間、采購方與供貨方之間多贏(yíng)的局面，相信更多企業(yè)、商家愿意參與。
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