采購管理方法

　　引導語(yǔ)：下面小編為大家帶來(lái)采購管理方法，希望能夠幫助到您，謝謝您的閱讀，祝您閱讀愉快。

　　第一條 請購部門(mén)的劃分

　　各項材料的請購部門(mén)如下：

　　(一)常備材料：生產(chǎn)管理部門(mén)

　　(二)預備材料：物料管理部門(mén)

　　(三)非常備材料：

　　1.訂貨生產(chǎn)用料：生產(chǎn)管理部門(mén)

　　2.其他用料：使用部門(mén)或物料管理部門(mén)

　　第二條 請購單的開(kāi)立、遞送

　　(一)請購經(jīng)辦人員應依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況開(kāi)立請購單，并注明材料的品名、規格、數量、需求日期及注意事項經(jīng)主管審核后依請購核決權限呈核并編號(由各部門(mén)依事業(yè)部別編訂)，"請購單(內購)(外購)"附"請購案件寄送清單"送采購部門(mén)。

　　(二)需用日期相同且屬同一供應廠(chǎng)商供應的統購材料，請購部門(mén)應以請購單附表，一單多品方式，提出請購。

　　(三)緊急請購時(shí)，由請購部門(mén)于"請購單""說(shuō)明欄"注明原因，并加蓋"緊急采購"章，以急件卷宗遞送

　　(四)材料檢驗須待試車(chē)方能實(shí)施者，請購部門(mén)應于"請購單"上注明"試車(chē)檢驗"及"預定試車(chē)期限"。

　　(五)庶務(wù)用品由物料管理部門(mén)按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制"請購單"提出請購。

　　第三條 免開(kāi)請購單部分

　　(一)下列總務(wù)性物品免開(kāi)請購單，并可以"總務(wù)用品申請單"委托總務(wù)部門(mén)辦理，但其核決權限另訂，其列舉如下：

　　1. 賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。

　　2. 招待用品：飲料、香煙等。

　　3. 書(shū)報(含技術(shù)性書(shū)籍及定期刊物)、名片、文具等。

　　4. 打字、刻印、報表等。

　　(二)零星采購及小額零星采購材料項目。

　　第四條 請購核決權限

　　(壹) 內購：

　　1.原物料：

　　(1) 請購金額預估在1萬(wàn)元以下者，由科長(cháng)核決。

　　(2) 請購金額預估在1萬(wàn)元至5萬(wàn)元者，由經(jīng)理核決。

　　(3) 請購金額預估在5萬(wàn)元以上者，由總經(jīng)理核決。

　　2.財產(chǎn)支出：

　　(1)請購金額預估在2000元以下者，由科長(cháng)核決。

　　(2)請購金額預估在2000元至2萬(wàn)元者，由經(jīng)理核決。

　　(3)請購金額預估在2萬(wàn)元以上者，由總經(jīng)理核決。

　　3. 總務(wù)性用品：

　　(1)請購金額預估在1000元以下者，由科長(cháng)核決。

　　(2)請購金額預估在1000元至1萬(wàn)元者，由經(jīng)理核決。

　　(3)請購金額預估在1萬(wàn)元以上者，由總經(jīng)理核決。

　　附注：凡列入固定資產(chǎn)管理的請購項目應以"財產(chǎn)支出"核決權限呈核。

　　(二)外購：

　　1.請購金額預估在10萬(wàn)(含)元以下者，由經(jīng)理核決。

　　2.請購金額預估在10萬(wàn)元以上者，由總經(jīng)理核決。

　　第五條 請購案件的撤銷(xiāo)

　　(一)請購案件的撤銷(xiāo)應立即由原請購部門(mén)通知采購部門(mén)停止采購，同時(shí)于"請購單(內購)"或"請購單(外購)"第一、二聯(lián)加蓋紅色"撤銷(xiāo)"的戳記及注明撤銷(xiāo)原因。

　　(二)采購部門(mén)辦妥撤銷(xiāo)后，依下列規定辦理：

　　1.采購部門(mén)于原請購單加蓋"撤銷(xiāo)"章后，送回原請購部門(mén)。

　　2.原"請購單"已送物料管理部門(mén)待辦收料時(shí)，采購部門(mén)應通知撤銷(xiāo)，并由物料管理部門(mén)據以將原請購單退回原請購部門(mén)。

　　3. 原請購單未能撤銷(xiāo)時(shí)，采購部門(mén)應通知原請購部門(mén)。

　　□ 采 購

　　第一節 一般規定

　　第六條 采購部門(mén)的劃分

　　(一)內購：由國內采購部門(mén)負責辦理。

　　(二)外購：由國外采購部門(mén)負責辦理，其進(jìn)口庶務(wù)由業(yè)務(wù)部門(mén)辦理。

　　(三)總經(jīng)理或經(jīng)理對于重要材料的采購，可直接與供應商或代理商議價(jià)。專(zhuān)案用料，必要時(shí)由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專(zhuān)人或指定部門(mén)協(xié)助辦理采購作業(yè)。

　　第七條 采購作業(yè)方式

　　除一般采購作業(yè)方式外，采購部門(mén)可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購：

　　(一)集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，通知各請購部門(mén)依計劃提出請購，采購部門(mén)定期集中辦理采購。

　　(二)長(cháng)期報價(jià)采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購部門(mén)應事先選定廠(chǎng)商，議定長(cháng)期供應價(jià)格，呈準后通知各請購部門(mén)依需要提出請購。

　　第八條 采購作業(yè)處理期限

　　采購部門(mén)應依采購地區、材料特性及市場(chǎng)供需，分類(lèi)制定材料采購作業(yè)處理期限，通知各有關(guān)部門(mén)以便參考，遇有變更時(shí)，應立即修正。

　　第二節 國內采購作業(yè)處理

　　第九條 詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)

　　(一)采購經(jīng)辦人員接獲"請購單(內購)"后應依請購案件的緩急，并參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購記錄或廠(chǎng)商提供的資料，除經(jīng)核準得以電話(huà)詢(xún)價(jià)之外，另需精選三家以上的供應商辦理比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。

　　(二)若廠(chǎng)商報價(jià)的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者，采購經(jīng)辦人員應檢附資料并于"請購單"上予以證明，經(jīng)主管核發(fā)后，先會(huì )使用部門(mén)或請購部門(mén)簽注意見(jiàn)后呈核。

　　(三)屬于買(mǎi)賣(mài)慣例超交者(如最低采購量超過(guò)請購量)，采購經(jīng)辦人員于議價(jià)后，應于請購單"詢(xún)價(jià)記錄欄"中注明，經(jīng)主管簽認后呈核。

　　(四)對于廠(chǎng)商的報價(jià)資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應深入分析后，以電話(huà)等聯(lián)絡(luò )方式向廠(chǎng)商議價(jià)。

　　(五)采購部門(mén)接到請購部門(mén)以電話(huà)聯(lián)絡(luò )的緊急采購案件，主管應立即指定經(jīng)辦人員先行詢(xún)價(jià)、議價(jià)，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。

　　(六)"試車(chē)檢驗"的采購條件，采購經(jīng)辦人員應于"請購單"注明與廠(chǎng)商議定的付款條件呈核。

　　第十條 呈核及核決

　　(一)采購經(jīng)辦人員詢(xún)價(jià)完成后，于"請購單"詳填詢(xún)價(jià)或議價(jià)結果及擬訂"訂購廠(chǎng)商""交貨期限"與"報價(jià)有效期限"經(jīng)主管審核，并依請購核決權限呈核。

　　(二)采購核決權限

　　第十一條 訂購

　　(一)采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的"請購單"后應以"訂購單"向廠(chǎng)商訂購，并以電話(huà)或傳真確定交貨(到貨)日期，同時(shí)要求供應商于"送貨單"上注明"請購單編號"及"包裝方式"。

　　(二)若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應于"請購單"上加蓋"分批交貨"章以資識別。

　　(三)采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時(shí)，應于"請購單"加蓋"暫借款采購"章，以資識別。

　　第十二條 進(jìn)度控制及事務(wù)聯(lián)系

　　(一)國內采購部門(mén)應分詢(xún)價(jià)、訂購、交貨三個(gè)階段，以"采購進(jìn)度控制表"控制采購作業(yè)進(jìn)度。

　　(二)采購經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時(shí)，應填制"進(jìn)度異常反應單"并注明"異常原因"及"預定完成日期"，經(jīng)呈主管核示后轉送請購部門(mén)，依請購部門(mén)意見(jiàn)擬訂對策處理。

　　第十三條 整理付款

　　(一)物料管理部門(mén)應按照已辦妥收料的"請購單"連同"材料檢驗報告表"(其免填"材料檢驗報告表"部分，應于收料單加蓋"免填材料檢驗報告表"章)送采購部門(mén)，經(jīng)與發(fā)票核對無(wú)誤，于翌日前由主管核章后送會(huì )計部門(mén)。會(huì )計部門(mén)應于結帳前，辦妥付款手續。如為分批收料者，"請購單(內購)"的會(huì )計聯(lián)須于第一批收料后送會(huì )計部門(mén)。

　　(二)內購材料須待試車(chē)檢驗者，其訂立合同部分，依合同規定辦理付款，未訂合同部分，依采購部門(mén)呈準的付款條件整理付款。

　　(三)短交應補足者，請購部門(mén)應依照實(shí)收數量，進(jìn)行整理付款。

　　(四)超交應經(jīng)主管核示始得依照實(shí)收數量進(jìn)行整理付款，否則僅依訂貨數付款。

　　第三節 境外采購作業(yè)處理(含進(jìn)口事務(wù)、關(guān)務(wù))

　　第十四條 詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)

　　(一)外購部門(mén)依"請購單(外購)"的需求日及急緩件加以整理，并依據供應廠(chǎng)商資料，并參考市場(chǎng)行情及過(guò)去詢(xún)價(jià)記錄，以電話(huà)或傳真方式進(jìn)行詢(xún)價(jià)作業(yè)，但因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應于"請購單(外購)"注明外，原則上應向三家以上供應廠(chǎng)商詢(xún)價(jià)、比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。

　　(二)請購的材料規范較復雜時(shí)，外購部門(mén)應附上各廠(chǎng)商所報材料的重要規范并簽注意見(jiàn)后，會(huì )請購部門(mén)確認。

　　第十五條 呈核及核決

　　(一)比價(jià)、議價(jià)完成后，外購部門(mén)應填制"請購單(外購)"，擬訂"訂購廠(chǎng)商""預定裝船日期"等，連同廠(chǎng)商報價(jià)資料，送請購部門(mén)依采購核決權限核決。

　　(二)核決權限

　　1.采購金額以CIF美元總價(jià)折合在×××元(含)以下者由經(jīng)理核決。

　　2.采購金額以CIF美元總價(jià)折合超過(guò)×××元以上者由總經(jīng)理核決。

　　(三)采購案件經(jīng)核決后，如發(fā)生采購數量、金額的變更時(shí)，請購部門(mén)應依更改后的采購金額所需的核決權限重新呈核;但若更改后的核決權限低于原核決權限時(shí)仍應由原核決主管核決。

　　第十六條 訂購與合同

　　(一)"請購單(外購)"經(jīng)核決送回外購部門(mén)后，即向廠(chǎng)商訂購并辦理各項手續。

　　(二)需與供應廠(chǎng)商簽訂長(cháng)期合同者，外購部門(mén)應以簽呈及擬妥的長(cháng)期合同書(shū)，依采購核決權限呈核后辦理。

　　第十七條 進(jìn)度控制及異常處理

　　(一)外購部門(mén)應以"請購單(外購)"及"采購控制表"控制外購作業(yè)進(jìn)度。

　　(二)外購部門(mén)于每一作業(yè)進(jìn)度延遲時(shí)，應主動(dòng)開(kāi)立"進(jìn)度異常及反應單"記明異常原因及處理對策，據此修訂進(jìn)度并通知請購部門(mén)。

　　(三)外購部門(mén)于外購案件"裝船日期"有延誤時(shí)，應主動(dòng)與供應廠(chǎng)商聯(lián)系催交，并開(kāi)立"進(jìn)度異常反應單"記明異常原因及處理對策，通知請購部門(mén)，并依請購部門(mén)意見(jiàn)處理。

　　第十八條 進(jìn)口簽證前("請購單(外購)"核準后)的專(zhuān)案申請

　　(一)專(zhuān)案進(jìn)口機器設備的申請?專(zhuān)案進(jìn)口機器設備時(shí)，外購部門(mén)應準備全部文件申請核發(fā)"輸入許可證"，申請函中并應請求"國貿局"在"輸入許可證"加蓋"國內尚無(wú)產(chǎn)制"的戳記及核準章，以便進(jìn)口單位憑以向海關(guān)申請專(zhuān)案進(jìn)口及分期繳稅。

　　(二)進(jìn)口度量衡器及管理物品時(shí)，外購部門(mén)應于申請"輸入許可證"之前準備"報價(jià)單"及其他有關(guān)資料送進(jìn)口單位向政府機關(guān)申請核準進(jìn)口。

　　第十九條進(jìn)口簽證

　　外購材料訂購后，外購部門(mén)應即檢具"請購單(外購)"及有關(guān)申請文件，以"申請外匯處理單"(需在一星期內辦妥結匯時(shí)，加填"緊急外購案件聯(lián)絡(luò )單")送進(jìn)口單位辦理簽證。進(jìn)口單位應依預定日期向"國貿局"辦理簽證，并于"輸入許可證"核準時(shí)通知外購部門(mén)。

　　第二十條 進(jìn)口保險

　　(一)FOB、FAS、C&F條件的進(jìn)口案件，進(jìn)口單位應依"請購單(外購)"外購部門(mén)指示的保險范圍辦理進(jìn)口保險。

　　(二)進(jìn)口單位應將承保公司指定的公證行在"請購單(外購)"上標示，以便貨品進(jìn)口必須公證時(shí)，進(jìn)口單位憑以聯(lián)絡(luò )該指定的公證行辦理公證。

　　第二十一條 進(jìn)口船務(wù)

　　(一)FOB、FAS的進(jìn)口案件，進(jìn)口單位(船務(wù)經(jīng)辦人員)于接獲"請購單(外購)"時(shí)，應視其"裝運口岸"及"裝船期限"并參照航運資料，原則上選定三家以上船公司或承攬商，以便進(jìn)口貨品可機動(dòng)選擇船只裝運。

　　(二)進(jìn)口單位(船務(wù)經(jīng)辦人員)應將所選定的船公司或承攬商品名稱(chēng)，提供進(jìn)口結匯經(jīng)辦人員，于"信用狀開(kāi)發(fā)申請書(shū)"列明，作為信用狀條款，向發(fā)貨人指示裝船。

　　(三)如因輸出口岸偏僻或因使用部門(mén)急需，為避免到貨延誤，外購部門(mén)應于"請購單(外購)"上注明，避免在信用狀指定船公司而委由發(fā)貨人代為安排裝船。

　　第二十二條 進(jìn)口結匯

　　進(jìn)口單位應依"請購單(外購)"標示的"間發(fā)信用狀日期"辦理結匯，并于信用狀(L/C)開(kāi)出后以"開(kāi)發(fā)L/C快報"通知外購部門(mén)聯(lián)絡(luò )供應廠(chǎng)商。

　　第二十三條 稅務(wù)

　　(一)免貨物稅及"工業(yè)用證明"的申請

　　1.進(jìn)口的貨品可申請免貨物稅者，外購部門(mén)應于"輸入許可證"核準后，檢具必需文件，向稅捐處申請，經(jīng)取得核準函后向海關(guān)申請免貨物稅。

　　2.除"免憑經(jīng)濟部工業(yè)局證明辦理具結免稅進(jìn)口"的項目外，其他合于免稅規定的人造樹(shù)脂類(lèi)材料，外購部門(mén)應于開(kāi)發(fā)"信用狀"后檢具必需文件向經(jīng)濟部工業(yè)局申請"非供塑膠用"證明，以便于報關(guān)時(shí)據此向海關(guān)申請依工業(yè)用物品稅率繳納進(jìn)口關(guān)稅。

　　(二)專(zhuān)案進(jìn)口稅則預估及分期繳稅的申請及辦理外購部門(mén)應于進(jìn)口前，檢具有關(guān)文件，憑以向海關(guān)申請稅則預估，等核準后并辦理分期繳稅及保證手續。

　　第二十四條 輸入許可證、信用狀的修改

　　供應商成本公司要求修改"輸入許可證"或"信用狀"時(shí)，外購部門(mén)應開(kāi)立"信用狀、輸入許可證修改申請書(shū)"經(jīng)呈核后，檢具修改申請文件送進(jìn)口事務(wù)科辦理。

　　第二十五條 裝船通知及提貨文件的提供

　　(一)外購部門(mén)接到供應商通知有關(guān)船名及裝船日期時(shí)，應立即填制"裝船通知單"分別通知請購部門(mén)、物料管理部門(mén)及有關(guān)部門(mén)。

　　(二)外購部門(mén)收到供應商的裝船及提貨文件時(shí)，應檢具"輸入許可證"及有關(guān)文件，以"裝運文件處理單"先送進(jìn)口單位辦理提貨背書(shū)。

　　(三)提貨背書(shū)辦妥后，外購部門(mén)應檢具"輸入許可證"及提貨等有關(guān)文件，以"裝運文件處理單"辦理報關(guān)提貨。(四)管理進(jìn)口物品放行證的申請： 進(jìn)口管理物品時(shí)，外購部門(mén)應于收到裝運文件后，檢具必需文件送政府主管機關(guān)申請"進(jìn)口放行證"或"進(jìn)口護照"，以便據此報關(guān)提貨。

　　第二十六條 進(jìn)口報關(guān)

　　(一)關(guān)務(wù)部門(mén)收到"請購單(外購)"及報關(guān)文件時(shí)，應視買(mǎi)賣(mài)、保險及稅率等條件填制"進(jìn)口報關(guān)處理單"連同報關(guān)文件，委托報關(guān)行辦理報關(guān)手續，同時(shí)開(kāi)立"外購到貨通知單"(含外購收料單)送材料庫辦理收料。

　　(二)不結匯進(jìn)口物品，進(jìn)口單位(郵寄包裹則為總務(wù)部門(mén))應于接獲到貨通知時(shí)，查明品名、數量等資料，并會(huì )外購部門(mén)確認需要提貨者再行辦理報關(guān)提貨。如系無(wú)價(jià)進(jìn)口的材料、補運賠償及退貨換料等，報關(guān)時(shí)關(guān)務(wù)部門(mén)應開(kāi)立"外購到貨通知單(含外購收料單)"通知收貨部門(mén)辦理收料，而屬其他材料及物品則由收件部門(mén)于聯(lián)絡(luò )單簽收后，送處理部門(mén)處理。

　　(三)關(guān)稅繳納前進(jìn)口單位應確實(shí)核對稅則、稅率后申請暫借款繳納。

　　(四)海關(guān)估稅的稅率如與進(jìn)口單位估列者不符時(shí)，進(jìn)口單位應立即通知外購部門(mén)提供有關(guān)資料，于海關(guān)核稅后14天內以書(shū)面向海關(guān)提出異議，申請復查，并申請暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件，進(jìn)口單位應于"進(jìn)口報關(guān)追蹤表"記錄，以便督促銷(xiāo)案。

　　(五)稅捐記帳的進(jìn)口案件，進(jìn)口單位應依"請購單(外購)"，于報關(guān)時(shí)檢具必需文件辦理具結記帳，并將記帳情況記入"稅捐記帳額度記錄表"及"稅捐記帳額度控制表"。

　　(六)船邊提貨的進(jìn)口材料，進(jìn)口單位應于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續，以便船只抵港時(shí)，即時(shí)辦理提貨。

　　第二十七條 報關(guān)進(jìn)度控制

　　關(guān)務(wù)部門(mén)應分報關(guān)、驗關(guān)、估稅、繳稅、放行五階段，以"進(jìn)口報關(guān)追蹤表"控制通關(guān)進(jìn)度。

　　第二十八條 公證

　　(一)各公司事業(yè)部應依材料進(jìn)口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項目(如外購散裝材料)，通知進(jìn)口單位于材料進(jìn)港時(shí)，會(huì )同公證行前往公證。

　　(二)外購材料于驗關(guān)或到廠(chǎng)后發(fā)現短損而合于索賠條件者，進(jìn)口單位應于接獲報關(guān)行或材料庫通知時(shí)，聯(lián)絡(luò )公證行辦理公證。

　　(三)進(jìn)口貨品辦理公證時(shí)，進(jìn)口單位應于公證后配合索賠經(jīng)辦時(shí)效，索取公證報告分送有關(guān)部門(mén)。?

　　第二十九條 退匯

　　(一)外購部門(mén)依進(jìn)口材料的裝運情況，判斷信用狀剩余金額已無(wú)裝船的可能時(shí)，應于提供報關(guān)文件時(shí)提示進(jìn)口單位，并于進(jìn)口材料放行及"輸入許可證"收回后，開(kāi)立"信用狀退匯通知單"連同"輸入許可證"送進(jìn)口事務(wù)科辦理退匯。

　　(二)退匯金額較大，但信用狀未逾有效期限者，外購部門(mén)應向供應廠(chǎng)商索回信用狀正本，送進(jìn)口單位辦理退匯。

　　第三十條 索賠

　　(一)外購部門(mén)接到收貨異常報告("材料檢驗報告表"或"公證報告"等)時(shí)，應立即填制"索賠記錄單"連同索賠資料交索賠經(jīng)辦部門(mén)辦理。

　　(二)以船公司或保險公司為索賠對象者，由進(jìn)口單位辦理索賠;以供應廠(chǎng)商為索賠對象時(shí)，由外購部門(mén)辦理索賠。

　　(三)索賠案件辦妥后，"索賠記錄單"應依原采購核決權限呈核后歸檔。

　　第三十一條 退貨或退換

　　(一)外購材料須予退貨或退換時(shí)，外購部門(mén)應適時(shí)通知進(jìn)口單位依政府規定期限向海關(guān)申請。

　　(二)復運出口、進(jìn)口的有關(guān)事務(wù)，外購部門(mén)應負責辦理，其出口進(jìn)口簽證、船務(wù)、保險報關(guān)等事務(wù)則委托出口單位及進(jìn)口單位配合辦理。

　　(三)退換的材料進(jìn)口時(shí)依本節有關(guān)規則辦理。

　　第四節 價(jià)格及質(zhì)量的復核

　　第三十二條 價(jià)格復核與市場(chǎng)行情資料提供

　　(一)采購部門(mén)應調查主要材料的市場(chǎng)與行情，并建立廠(chǎng)商資料，作為采購及價(jià)格審核的參考。

　　(二)采購部門(mén)應就企業(yè)內各公司事業(yè)部所提重要材料的項目，提供市場(chǎng)行情資料，作為材料存量管理及核決價(jià)格的參考。

　　第三十三條 質(zhì)量復核

　　采購單位應就企業(yè)內所使用的材料質(zhì)量予以復核(如材料選用、質(zhì)量檢驗)等。 　第三十四條 異常處理 審查作業(yè)中，若發(fā)現異常情況，采購單位審查部門(mén)應即填制"采購事務(wù)意見(jiàn)反應處理表"(或附報告資料)，通知有關(guān)部門(mén)處理。

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