檔案管理制度15篇
在充滿(mǎn)活力，日益開(kāi)放的今天，很多場(chǎng)合都離不了制度，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范。你所接觸過(guò)的制度都是什么樣子的呢？以下是小編整理的檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
檔案管理制度1
1.總則
1.1為了規范公司檔案管理，確保信息安全，便于信息共享和有效的利用檔案，特制訂本管理辦法。
1.2所有相關(guān)公司工作活動(dòng)中形成的，記述和反映本公司職能活動(dòng)的，具有查考利用價(jià)值的文件、音像資料均屬歸檔范圍。
2.范圍
2.1公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；2.2公司股東會(huì )、董事會(huì )形成的文件材料；2.3公司章程、公司制度體系、內部發(fā)文；2.4公司有效證照、證件、印章；2.5公司獲得的榮譽(yù)資料；2.6公司年度工作計劃及資金計劃；2.7會(huì )計憑證、報表、財務(wù)分析；2.8各項計劃、檢查、總結；
2.9公司重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、會(huì )議記錄、相關(guān)照片等；
2.10各種人事材料；
2.11工作人員因公外出參觀(guān)學(xué)習、考察和參加各種會(huì )議，收集獲得的文件材料；2.12各種合同、契約、協(xié)議、招投標系列文件；2.13電子文檔及聲像資料；
3.要求
3.1.編制《檔案卷內目錄》，應包括以下幾個(gè)內容：部門(mén)代碼、檔案編號、文件名稱(chēng)、金額（如果涉及）、經(jīng)手人、入檔時(shí)間、頁(yè)碼及備注等。
四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 3.2.檔案編號的設置方法可參考如下:行政部、財務(wù)部、技術(shù)部、市場(chǎng)部的名稱(chēng)代碼可分別設置為XZ/CW/JS/SC.其中各部門(mén)下屬的各項分類(lèi)可按照阿拉伯數字分別命名，或者按照事項的中文名稱(chēng)的首寫(xiě)字母或漢字來(lái)代替，具體代碼可列表說(shuō)明。 3.3.所有文件歸檔裝訂時(shí)，應統一在文件首頁(yè)正面的右上角標明檔案編號。如漏頁(yè)等有關(guān)卷內文件材料的情況說(shuō)明，都應逐項填寫(xiě)在備注欄內。在每頁(yè)目錄下注明立卷人姓名和日期。 3.4.立卷的質(zhì)量標準：a)歸檔文件完整齊全；b)分類(lèi)清楚；c)標題確切易查找；d)卷內排列系統、條理；e)保管期限準確；f)卷皮書(shū)寫(xiě)工整；g)裝訂整理結實(shí)、美觀(guān)。
3.5.以電子方式存檔的文件，文件名必須含部門(mén)代碼、撰寫(xiě)人名字、文件名、存檔人名字及入檔日期（如：張三于20xx年1月1日，將市場(chǎng)部商務(wù)李四交管的20xx年下半年下單統計表存檔，其存檔文件名應該為：SC李四20xx年6-12月下單統計表張三20110101）。
3.6.公司的電子文檔一般情況下存在公司專(zhuān)用電腦的指定區域，但由于電子文檔的特殊性，在存檔時(shí)應該用移動(dòng)硬盤(pán)或者光盤(pán)進(jìn)行備份。 3.7.文件類(lèi)以電子文檔形式存檔時(shí)，應盡量以PDF格式存放。
4.期限
4.1永久保存：公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì )、董事會(huì )形成的文件材料；公司章程、公司制度體系、內部發(fā)文；公司有效證照、證件、印章；公司獲得的榮譽(yù)資料；
四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 4.2 10年保存：公司年度工作計劃及資金計劃；各項計劃、檢查、總結；
4.3 5年保存：公司重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的'通知、報告、決議、總結、會(huì )議記錄、相關(guān)照片等；各種人事材料；工作人員因公外出參觀(guān)學(xué)習、考察和參加各種會(huì )議，收集獲得的文件材料；各種合同、契約、協(xié)議、招投標系列文件；電子文檔及聲像資料；
4.4 1年保存：結案后無(wú)長(cháng)期保存必要者；4.5財務(wù)類(lèi)檔案按照會(huì )計相關(guān)法律規定存檔。
5.歸檔
各部門(mén)檔案管理人員應本著(zhù)認真、負責、保密的態(tài)度，認真整理、保存、管理公司各項檔案資料。
5.1行政部為涉及檔案管理的第一責任人，對確保檔案的完整性、及時(shí)移交和保密負責。技術(shù)部、銷(xiāo)售部、行政部、財務(wù)部及市場(chǎng)部，各自整理保管內部檔案，除財務(wù)部外，其他部門(mén)在每年1月1日和7月1日以前向行政部負責管理檔案的人員提交之前半年的檔案，由行政部統一備案管理，財政部的檔案由自己備案保管。
5.2公司檔案資料按部門(mén)分類(lèi)，檔案管理制度由行政部制定。收集、整理、鑒定、統計、保管、編目、檢索、利用等管理工作由各部門(mén)指定檔案管理員負責。
5.3各部門(mén)檔案管理人員的職責：應及時(shí)將應歸檔文件進(jìn)行整理、保存，保證資料不遺失、不泄密，及時(shí)按要求向行政部移交檔案。
5.4一項工作同時(shí)由幾個(gè)部門(mén)參與辦理時(shí)，由主辦部門(mén)負責收集形成的文件資料。 5.5各部門(mén)需歸檔的文件
5.1.1 a)行政部門(mén)
公司文件：公司章程、董事會(huì )及股東會(huì )紀錄、政府機關(guān)核準文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權及其他債權憑證、公司有效證照、證件、印章、公司發(fā)布的各類(lèi)文件（電子文檔）；
第4頁(yè)/共7頁(yè)四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 b)人事類(lèi)文件：?jiǎn)T工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、培養和服務(wù)協(xié)議書(shū)、員工入職表、員工離職表、員工轉正申請及考核評價(jià)表、員工入職體檢表、員工簡(jiǎn)歷、員工身份證復印件、員工學(xué)歷證明復印件；
c)行政類(lèi)文件：各種會(huì )議記錄及會(huì )議紀要（電子文檔）、以行政部門(mén)名義簽訂的合同、公司各類(lèi)照片（電子文檔）、快遞單、社保相關(guān)的各類(lèi)單據、公積金相關(guān)的各類(lèi)單據、員工保險單。
5.1銷(xiāo)售部門(mén)
標書(shū)、下單統計表（電子文檔）、總代理合同、銷(xiāo)售合同、銷(xiāo)售清單（包括軟件成交記錄、品種、序列號等信息）（電子文檔）、貨物簽收單、發(fā)票簽收單
5.2財務(wù)部門(mén)
會(huì )計憑證、財務(wù)報表、匯帳憑證、會(huì )計報表、總分類(lèi)賬、庫存商品明細賬、明細分類(lèi)賬、審計報告、抵扣聯(lián)、已作廢的發(fā)票及紅字發(fā)票、發(fā)票存根聯(lián)、原始憑證、銀行存款余額調節表、入庫單、出庫單、請款單、員工銷(xiāo)售卡、員工銷(xiāo)售業(yè)務(wù)季度卡、貨物簽收單、訂貨單（電子文檔）、結算表（電子文檔）、用戶(hù)報表（電子文檔）、物料領(lǐng)用登記表、PKPM升級記錄表（電子文檔）、PKPM新購記錄表（電子文檔）、借鎖登記表（電子文檔）、PKPM用戶(hù)升級清單（電子文檔）、代理退鎖清單（電子文檔）
5.3技術(shù)部門(mén)工程設計圖
5.4市場(chǎng)部
客戶(hù)資料（電子文檔）、滿(mǎn)意度調查表及結果、廠(chǎng)商活動(dòng)簽到表、廠(chǎng)商活動(dòng)申請資料（電子文檔）、廠(chǎng)商活動(dòng)資料（電子文檔）、廠(chǎng)商活動(dòng)總結資料（電子文檔）
6.借閱
6.1.各部門(mén)建立《檔案借閱復制登記簿》，主要內容：借閱單位或部門(mén)、借閱人、借閱理由、借閱起止時(shí)間、批準人、歸還時(shí)間、歸還時(shí)檢查情況、經(jīng)手人。
第5頁(yè)/共7頁(yè)四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 6.2.借閱檔案的單位、部門(mén)、人員要到各部門(mén)檔案管理人員處填寫(xiě)借閱登記，由各部門(mén)經(jīng)理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理借閱。
6.3.借閱人必須愛(ài)護檔案，不得轉借、抽取、折卸、調換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、劃線(xiàn)和涂改，閱后及時(shí)歸還。
6.4.借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應認真檢查冊數、頁(yè)數，是否有遺失損壞等情況，如有問(wèn)題及時(shí)通知借閱人說(shuō)明原因及補救并報主管高管及審批人員。
6.5.各部門(mén)如有撤銷(xiāo)、合并情況以及人事變動(dòng)情況時(shí)，所有相關(guān)資料要做到移交清楚，保持資料的完整無(wú)缺。
6.6.人事檔案除總經(jīng)理、副總經(jīng)理、人事部負責人以外任何人不準借閱。
7.復印
7.1檔案原則不準復印，若各部門(mén)因工作需要可以制作復件。復制檔案的單位、部門(mén)、人員要到各部門(mén)檔案管理人員處填寫(xiě)借閱登記，由各部門(mén)經(jīng)理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理復制。
7.2復件管理部門(mén)負責人及相關(guān)人員參照檔案管理辦法實(shí)施管理，并對復件的保密性負責。
8.銷(xiāo)毀
8.1檔案銷(xiāo)毀時(shí)，由保管人員提出并整理造表，報部門(mén)經(jīng)理核準呈報總經(jīng)理批準銷(xiāo)毀。 8.2檔案銷(xiāo)毀一般采用碎紙機，由各部門(mén)檔案管理人員和綜合管理部負責人同時(shí)執行。
9.相關(guān)記錄
9.1 I-01-05 《公司檔案借閱登記表》 9.2 I-01-06 《公司檔案借閱申請表》 9.3 I-01-07 《公司檔案銷(xiāo)毀申請表》
檔案管理制度2
第一條為保證各類(lèi)檔案完整性、規范性、安全性，結合國家檔案局第10號令和xx市檔案有關(guān)規定，根據公司檔案工作制度，制定本制度。
第二條檔案由總經(jīng)理指定專(zhuān)人依據本制度履行管理職責，人員名單報總部政務(wù)處備案。
歸檔范圍實(shí)行確認制，即檔案部門(mén)首先根據辦事處的權責體系及相關(guān)規章制度起草各部門(mén)文件材料的歸檔范圍，經(jīng)與各部門(mén)討論修改，并呈辦事處領(lǐng)導審核確認后，形成《歸檔范圍及保管期限表》。檔案部門(mén)以確認通過(guò)的歸檔范圍作為各部門(mén)檔案收集是否齊全的依據�！稓w檔范圍及保管期限表》詳見(jiàn)附件。
�。ㄒ唬w檔文件材料必須為原件，一般一式一份（套），因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。
�。ǘw檔文件材料必須齊全，即按照歸檔范圍應歸檔的文件材料全部歸檔。
�。ㄈw檔文件材料必須完整，即每件文件材料的正文與附件、正文與定稿、請示件與批復件、轉發(fā)件與被轉發(fā)件、榮譽(yù)檔案與說(shuō)明榮譽(yù)檔案的通報等文字材料、紙質(zhì)件與電子件完整。
�。ㄋ模w檔文件材料必須準確，即歸檔文件材料內容真實(shí)，簽署和用印符合文書(shū)工作規范，紙質(zhì)件與電子件內容相符。
�。ㄎ澹w檔文件的載體材料和書(shū)寫(xiě)材料須符合耐久性要求，如有裝訂應使用不易生銹的裝訂材料。
�。w檔文件材料應事先經(jīng)由各歸檔部門(mén)進(jìn)行初步整理，依次編訂件號和頁(yè)號，并填寫(xiě)《檔案移交清冊》。
外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標題和目錄后歸檔；聲像檔案歸檔前，應由歸檔部門(mén)進(jìn)行檢驗，保證載體清潔、耐久和內容真實(shí)、可讀，歸檔的數碼照片要求是精度在300萬(wàn)像素以上的JPEG或TIFF格式文件，音頻材料為WAV或MP3的格式文件，視頻材料為MPEG或MPEG-2的格式文件，并附相關(guān)文字說(shuō)明。
檔案由檔案部門(mén)集中統一管理，任何部門(mén)和個(gè)人不得據為己有或拒絕歸檔，歸檔時(shí)間實(shí)行定期歸檔與隨時(shí)歸檔相結合的原則：
�。ㄒ唬h群工作、經(jīng)營(yíng)管理工作、行政管理工作中形成的文件應在第二年一季度向檔案部門(mén)移交。
�。ǘ┛蒲虚_(kāi)發(fā)、項目建設文件應在項目鑒定、竣工驗收后三個(gè)月內由向檔案部門(mén)移交。
�。ㄈ┐艓�、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應在工作結束后及時(shí)歸檔，或與相應內容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。
�。ㄋ模┺k事處取得的各類(lèi)證照由本單位證照部門(mén)負責保管、統計和利用。
�。ㄎ澹┎糠謱�(zhuān)業(yè)檔案（如人事檔案、會(huì )計檔案、審計檔案）由相應部門(mén)單獨負責歸檔管理，一般隨時(shí)歸檔。
檔案部門(mén)對接收的文件進(jìn)行檢查，將不符合要求的文件退回原部門(mén)重新整理。符合要求的文件，交接雙方在《檔案移交清冊》上簽字，該表一式兩份，歸檔部門(mén)和檔案部門(mén)各留一份，以備查考。
�。ㄒ唬┮浴凹睘閱挝徽�，一般每份文件材料為一件；文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復制件為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊為一件；來(lái)文與復文為一件。
�。ǘ┮浴鞍妇怼睘閱挝徽�，在按件整理的基礎上，綜合管理類(lèi)檔案按職能進(jìn)行組卷；科研開(kāi)發(fā)、項目建設檔案按課題或項目分專(zhuān)業(yè)、分階段進(jìn)行組卷；設備儀器類(lèi)以單臺（套）設備儀器組卷，隨機文件較多時(shí)可按照部件、組件分別組卷。
�。ㄒ唬┓彩欠从侈k事處主要戰略發(fā)展、經(jīng)營(yíng)管理、行政管理和基本歷史面貌的，有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。
�。ǘ┓彩欠从侈k事處一般工作活動(dòng)，在較長(cháng)時(shí)間內有查考利用價(jià)值的文件材料，保管期限為30年。
�。ㄈ┓彩窃谳^短時(shí)間內對辦事處有參考利用價(jià)值的文件材料，保管期限為10年。
根據文件內容，檔案的密級一般劃分為絕密、機密、秘密和普通，其中涉及中國華信利益的商業(yè)秘密檔案劃分為核心商密、普通商密。
當年辦完的文件應當年立卷；跨年度的請示、批復，來(lái)函、復函應一并歸入復文年立卷，沒(méi)有復文的歸入請示年立卷；跨年度的會(huì )議文件，歸入會(huì )議開(kāi)幕年立卷；跨年度的條約、條例、規章、制度等歸入公布或批準年立卷。
�。ㄒ唬w檔文件一般按類(lèi)目體系及時(shí)間先后順序排列，帶文號的公文、紀要、簡(jiǎn)報等文件材料按文號排列；成套性文件材料集中排列，如會(huì )議材料、統計報表、大事記等；單份文件排列順序為：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后；
�。ǘw檔文件如需裝訂，需注意裝訂材料應符合檔案保護要求，裝訂方式應能較好地維護文件的.原始面貌，裝訂時(shí)，將件內的各頁(yè)按一定方式對齊，采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。
編寫(xiě)頁(yè)號以獨立案卷為單位，每卷單獨編號，單面文件材料編在頁(yè)面右上角，雙面文件材料正面編在右上角，背面編在左上角，折疊后的圖紙一律在右上角，編寫(xiě)頁(yè)號從“1”開(kāi)始；案卷封面、卷內備考表不編寫(xiě)頁(yè)號。
1、辦事處檔案按照總部規定一級類(lèi)目分為以下幾大類(lèi)：
黨群工作類(lèi)[01]、行政管理類(lèi)[02]、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)[03]、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)[04]、產(chǎn)品管理類(lèi)[05]、基建類(lèi)[06]、設備儀器類(lèi)[07]、會(huì )計檔案類(lèi)[08]、人事檔案類(lèi)[09]、特殊載體類(lèi)[10];
2、二級類(lèi)目編號方式與《歸檔范圍與檔案保管期限表》中的二級類(lèi)目序號一致，如“1、2”、“1、3”等。
機構代碼具有唯一性，一個(gè)代碼對應一家公司，由總部辦公廳統一編制。機構代碼不隨公司更名而改變，如辦事處注銷(xiāo)，其代碼也不再重復使用；
保管期限以英文大寫(xiě)字母進(jìn)行標示，即A：永久；B：30年；C：10年；
類(lèi)目號包括各級類(lèi)目，一級類(lèi)目以外的各級類(lèi)目編制、檔號中體現幾級類(lèi)目，由各單位根據實(shí)際情況自行制定；
件號（流水號）為文件排列順序號。檔案號中件號是單件歸檔文件在分類(lèi)方案最低一級類(lèi)目?jì)鹊呐帕许樞蛱�，�?位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。件號原來(lái)為3位，現在統一為4位。
根據檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規則》（DA/T 22—20xx）,修訂編制格式，具體調整為下列樣式：
1、歸檔文件經(jīng)過(guò)整理編號后，應在每份文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內容；
2、歸檔章設置機構代碼、年度、保管期限、機構或問(wèn)題（即類(lèi)目號）、件號、頁(yè)號等必備項，規格一般為長(cháng)45mm、寬16mm，分為均勻的六格。歸檔章在使用中，外框顏色一律使用紅色，歸檔章內容，顏色一律使用黑色。樣式如下：
文書(shū)檔案盒背脊填寫(xiě)方式與歸檔章填寫(xiě)方式保持一致，起止件號填寫(xiě)檔案盒內起始與終止的件號，各單位可參照執行。
�。ㄒ唬└鶕袃任募帕许樞蛞来尉幹啤稓w檔文件目錄》，一式兩份（一份隨卷，一份單獨存放備查）。
�。ǘ┨顚�(xiě)《盒內備考表》，簡(jiǎn)要說(shuō)明盒內文件的件數、頁(yè)數，以及整理、保管和利用過(guò)程中出現的各種問(wèn)題，如文件缺損、字跡褪色、借出、銷(xiāo)毀等，每次說(shuō)明的內容經(jīng)辦人要簽名并注明日期。
�。ㄈ┮来螌ⅰ稓w檔文件目錄》、歸檔文件、《盒內備考表》裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面與盒脊的相關(guān)信息。
�。ㄋ模n案存放應依據檔案載體選擇檔案柜架，普通檔案裝盒上架的排列方式為應自上而下、從左往右；底圖不宜折疊；磁性載體應選擇防磁裝具；重要檔案應異地備份。
對已到和超過(guò)保管期限的檔案，由檔案工作人員編制《檔案鑒定清冊》，并向公司有關(guān)領(lǐng)導提出鑒定申請。鑒定工作的內容主要有：
成立專(zhuān)門(mén)的鑒定小組，鑒定小組由檔案工作人員、歸檔部門(mén)負責人、檔案部門(mén)負責人和辦事處相關(guān)領(lǐng)導組成，負責指導、監督檔案保存價(jià)值鑒定工作及對檔案的存毀作出決定。
�。ǘ┤娣治鑫募鞣矫嫣卣�，把握被鑒定文件、材料與其他文件、材料的聯(lián)系。
�。ㄈ┮芯哭k事處長(cháng)期發(fā)展的需求，用發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)去預測被鑒定文件、材料的價(jià)值。
�。ㄒ唬┙�(jīng)過(guò)鑒定小組鑒定后，確認無(wú)保存價(jià)值的文件、材料，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。
�。ǘn案的銷(xiāo)毀、修改保管期限或密級均要在《案卷備考表》中注明，對需銷(xiāo)毀的檔案要下架存放1—2年，確無(wú)異議的，可實(shí)行銷(xiāo)毀。
�。ㄈ┬桎N(xiāo)毀的檔案送指定的造紙工廠(chǎng)銷(xiāo)毀或在固定的安全場(chǎng)所銷(xiāo)毀，特種載體的可以采用物理刪除、格式化或焚燒的方式處理，銷(xiāo)毀現場(chǎng)應配備兩名以上監銷(xiāo)人。
�。ㄋ模┐龣n案完全銷(xiāo)毀后，必須在《檔案銷(xiāo)毀清冊》上注明“已銷(xiāo)毀”的字樣和銷(xiāo)毀日期，并由監銷(xiāo)人簽名后，方可離開(kāi)現場(chǎng)。
�。ㄒ唬n案利用是指查閱、復制、抄錄和借閱公司檔案室所保管的檔案。
�。ǘ┰瓌t上只供辦事處內部的在職員工利用，外單位人員借閱檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)本辦事處相關(guān)領(lǐng)導簽字批準后方可借閱。
�。ㄒ唬┙栝啓n案需填寫(xiě)《檔案借閱審批單》，審批單存根由檔案部門(mén)保管，借閱單在檔案歸還后由借閱人保管，作為已歸還檔案的憑證。
�。ǘ┙栝啽静块T(mén)普通檔案，需部門(mén)負責人簽字同意；借閱其他部門(mén)經(jīng)辦的普通檔案，須經(jīng)檔案部門(mén)領(lǐng)導簽字同意；借閱機密檔案需經(jīng)辦事處相關(guān)領(lǐng)導簽字同意；絕密檔案需辦事處總經(jīng)理簽字同意。
�。ㄈ┦掷m齊全后，借閱人將《檔案借閱審批單》交由檔案工作人員，再填寫(xiě)《檔案借閱登記表》后方可借出。
原則上借閱的檔案應在當日歸還，如需延長(cháng)借閱時(shí)間，必須在填寫(xiě)《檔案借閱審批單》時(shí)預計歸還時(shí)間，最長(cháng)不得超過(guò)30天。
�。ㄒ唬┓e極配合各單位借閱檔案，主動(dòng)告知借閱注意事項；
�。ㄈn案出借時(shí)，必須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，該表也可作為統計檔案利用率的依據。
第二十三條檔案工作人員必須嚴格遵守辦事處有關(guān)保密工作的規定，確保檔案安全。
第二十四條借閱、查閱涉密檔案，應嚴格履行領(lǐng)導審批、本人登記手續。
第二十五條利用涉密檔案者負有保密的責任，不得將檔案帶走或轉借他人，禁止攜帶檔案外出。
第二十六條涉密檔案一般不得復印、摘抄，如確屬正常工作需要，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準。
第二十七條檔案收回后要及時(shí)入柜加鎖，不得在外存放。
第二十八條保密期限已滿(mǎn)的檔案，要及時(shí)解密，積極提供利用。
第三十條檔案工作人員發(fā)現泄密事件要及時(shí)報告并采取補救措施，最大限度避免或減輕損失。
第三十一條檔案統計就是指運用一系列專(zhuān)門(mén)的統計技術(shù)與方法，對檔案工作領(lǐng)域中的種種現象、狀態(tài)、趨勢等進(jìn)行量的描述與分析研究，為企業(yè)工作決策提供堅實(shí)可靠地數據支持。
第三十二條檔案工作人員應建立檔案工作統計臺賬，主要內容包括：檔案室庫藏情況、年度入出庫情況、檔案利用情況、檔案專(zhuān)兼職人員情況、檔案設施設備情況、檔案銷(xiāo)毀情況等。
第三十三條檔案統計工作應保持連續性，堅持可量化原則、科學(xué)化原則、真實(shí)性原則。
第三十四條統計對象應選擇足以反映企業(yè)檔案工作整體狀況的基本方面和關(guān)鍵性因素。
第三十五條具體統計項目的設置、統計方法的使用應力求統計對象有精確具體的描述。
第三十六條根據辦事處檔案工作量、工作周期、機構狀況適當控制統計工作的規模、類(lèi)型及頻率。
第三十七條檔案庫房只限于檔案部門(mén)人員進(jìn)出，其他人員如需進(jìn)庫房須經(jīng)檔案部門(mén)負責人同意，并由檔案部門(mén)人員陪同。
第三十八條庫房大門(mén)及各檔案室、資料室門(mén)，存放重要材料的櫥、柜等應隨時(shí)落鎖，鑰匙應由專(zhuān)人保管，存放在規定地點(diǎn)，不得攜帶出庫。
第三十九條控制庫房溫濕度，對溫濕度的變化情況，每天早晚各一次進(jìn)行統計，以便掌握庫房溫濕度的變化規律，將庫房溫度控制在14℃-24℃，相對濕度保持在45%-60%的范圍之內。
第四十條新接收入庫的資料經(jīng)消毒、除塵后方能入庫，嚴防將蛀蟲(chóng)霉菌帶入。
第四十一條對庫房調溫、吸濕、通風(fēng)、警報、防火等設備要定期檢查保養，每年霉雨季到來(lái)之前要做一次大檢查。
第四十二條庫內嚴禁明火裝置和使用電爐，嚴禁將易燃、易爆、揮發(fā)性、腐蝕性物品帶入庫房，每天下班前應關(guān)好庫房門(mén)窗，切斷庫房電源。
第四十三條庫房?jì)炔坏么娣排c檔案、資料無(wú)關(guān)的其他物件；除塵與防塵相結合，堅持每月小掃一次，每季大掃一次，經(jīng)常檢查加添預防蟲(chóng)害的藥品，保持庫房的整潔。
第四十四條每年對庫房案卷進(jìn)行一次檢查，并做好記錄，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)報告，采取必要措施。
第四十五條本制度由綜合部負責解釋?zhuān)魏握{整、變更需要經(jīng)綜合部負責人、總經(jīng)理批準后執行。
檔案管理制度3
搞好檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，為各項工作服務(wù)，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，也是維護單位歷史真實(shí)面貌的一項重要工作。
�。ㄒ唬┙逃龑W(xué)會(huì )的檔案由學(xué)會(huì )指定專(zhuān)人保管。除此之外的檔案，如文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案等，由檔案室統一歸檔保存。
�。ǘ┓彩潜締挝还ぷ骰顒�(dòng)中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種材料均應歸檔。第一次歸檔時(shí)間為6月底7月初，第二次為12月至次年1月。
�。ㄈn案室保存的主要檔案目錄：
1、單位的工作計劃、工作總結。
2、單位的.重要會(huì )議記錄。
3、重點(diǎn)調研活動(dòng)的總結或調研報告。
4、綜合性教研活動(dòng)、教改實(shí)驗、課題研究的材料。
5、各類(lèi)培訓方案。
6、較重要的評選活動(dòng)材料。
7、學(xué)期、學(xué)年個(gè)人總結考核表。
8、各類(lèi)獲獎資料。
9、本單位人員情況資料。
10、各校和全縣學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jì)統計資料。
11、上級指導性公文。
12、本單位其它重要公文。
�。ㄋ模�、借閱檔案時(shí)，不得在案卷上涂劃、刪改、剪插；外單位人員借閱檔案須憑介紹信經(jīng)辦公室主任或單位領(lǐng)導同意。案卷一般不得帶出查案室。
檔案管理制度4
1、公司的會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿（含備查帳簿）、財務(wù) 報表、財務(wù)計劃 、財務(wù)分析等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤(pán)資料 。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據，必須切實(shí)加強對會(huì )計檔案的.管理。
2、會(huì )計檔案由公司財務(wù)部負責管理，由主辦會(huì )計組織有關(guān)人員，嚴格按照《會(huì )計人員工作規則》要求，對會(huì )計檔案進(jìn)行定期收集，審查核對，分類(lèi)裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進(jìn)行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會(huì )計資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。
3、會(huì )計檔案由主辦會(huì )計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲(chóng)蛀等，財務(wù)部定期不定期檢查會(huì )計檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問(wèn)題。
4、會(huì )計檔案管理人員應將歸檔的會(huì )計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時(shí)歸還原處。
6、公司各部門(mén)因公需要查閱會(huì )計檔案時(shí)，必須經(jīng)財務(wù)部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會(huì )計檔案時(shí)，應持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導批準，財務(wù)部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會(huì )計檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì )計檔案名稱(chēng)及查閱事由。
8、會(huì )計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導或財務(wù)部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關(guān)手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。
9、會(huì )計檔案的保管期限，根據其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類(lèi)，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見(jiàn)附表。
10、會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀時(shí)，由會(huì )計檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，由公司領(lǐng)導、財務(wù)部負責人及有關(guān)人員共同簽定，嚴格審查，編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，報上級方管部門(mén)批準后執行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應派人監毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關(guān)規定執行。
11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì )計檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷(xiāo)、合并單位和建設單位完工后，會(huì )計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。
13、公司分設新單位時(shí)，由老單位根據帳面數編制財務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會(huì )計資料必須留在老單位。
檔案管理制度5
一、目的
根據財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會(huì )計檔案管理辦法》的通知的規定，為了加強公司財務(wù)會(huì )計檔案的科學(xué)管理，建立、健全會(huì )計檔案的管理制度，保證會(huì )計檔案妥善有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密，完善財務(wù)檔案管理工作，特制定本制度。
二、適用范圍：
本制度用于財務(wù)部檔案的管理。預算、計劃、制度等文件材料，執行文書(shū)檔案管理規定，不適用本制度。
三、管理職責
財務(wù)部負責檔案的整理、編號、歸檔、調閱、借閱等，對財務(wù)會(huì )計檔案的安全、完整、保密負責，對于應當入庫保管的資料應及時(shí)入庫納入管理。
四、會(huì )計檔案范圍
包含會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報告以及其他會(huì )計核算資料等四個(gè)部分。 1、會(huì )計憑證類(lèi)：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì )計憑證; 2、會(huì )計賬簿類(lèi)：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會(huì )計帳簿;
3、財務(wù)報告類(lèi)：包括月度、季度、年度財務(wù)報告，會(huì )計報表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財務(wù)報告;
4、其他類(lèi)：銀行存款余額調節表，銀行對帳單，其他應當保存的會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料，會(huì )計檔案移交清冊，會(huì )計檔案保管清冊，會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，以及有關(guān)的電子數據和相應軟件資料。
五、會(huì )計檔案的管理
1、會(huì )計檔案的整理立卷：會(huì )計年度終了后，對會(huì )計資料進(jìn)行整理立卷。會(huì )計檔案的整理一般采用“三統一”的辦法，即：分類(lèi)標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，并分門(mén)別類(lèi)按各卷順序編號。
1)、分類(lèi)標準統一。一般將財務(wù)會(huì )計資料分成一類(lèi)賬簿，二類(lèi)憑證，三類(lèi)報表，四類(lèi)文字資料及其他;
2)、檔案形成統一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;
3)、管理要求統一。建立財務(wù)會(huì )計資料檔案簿、會(huì )計資料檔案目錄;會(huì )計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類(lèi)立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
2、會(huì )計憑證的裝訂會(huì )計憑證每月裝訂一次，按年分月妥善保管歸檔。會(huì )計憑證裝訂前應準備的工作：
1)、分類(lèi)整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全;
2)、按憑證匯總日期歸集確定裝訂成冊的本數;
3)、摘除憑證內的金屬物，對大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開(kāi)裝訂線(xiàn)，以翻閱保持數字完整;
4)、整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現缺號要查明原因。檢查附件有否漏缺，如：領(lǐng)料單、入庫單是否隨附齊全; 5)、記賬憑證上有關(guān)人員的印章是否齊全; 6)、會(huì )計憑證裝訂時(shí)的要求：
a、裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱;
b、憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規格略大于所附記賬憑證;
C、裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀(guān)大方。
7)、會(huì )計憑證裝訂后的注意事項:
a、每本封面上填寫(xiě)好憑證種類(lèi)、起止號碼、憑證張數、會(huì )計主管人員和裝訂人員簽章;
b、在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類(lèi)編號，以便于調閱。
3、會(huì )計賬簿的裝訂各種會(huì )計賬簿年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，賬簿應按時(shí)整理立卷。賬簿裝訂的基本要求：
1)、首先按賬簿啟用表的使用頁(yè)數核對各賬戶(hù)是否相符，賬頁(yè)數是否齊全，序號排列是否連續;
2)、然后按會(huì )計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶(hù)目錄、該賬簿按頁(yè)數順序排列的賬頁(yè)、會(huì )計賬簿裝訂封底的順序裝訂，活頁(yè)賬簿裝訂要求：
a、保留已使用過(guò)的賬頁(yè)，將賬頁(yè)數填寫(xiě)齊全，去除空白頁(yè)和撤掉賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊;
b、多欄式活頁(yè)賬、三欄式活頁(yè)賬、數量金額式活頁(yè)賬等不得混裝，應按同類(lèi)業(yè)務(wù)、同類(lèi)賬頁(yè)裝訂在一起。
3)、在賬本的封面上填寫(xiě)好賬目的種類(lèi)，編好卷號，會(huì )計主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章;
4)、賬簿裝訂后的其他要求:
a、會(huì )計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁(yè)、掉頁(yè)的現象;
b、封面應齊全、平整、并注明所屬年度及賬簿名稱(chēng)、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶(hù)明細賬;
c、會(huì )計賬簿按保管期限分別編制卷號，如總賬、各類(lèi)明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
4、會(huì )計檔案的移交歸檔
1)、每年形成的會(huì )計檔案，由財務(wù)部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì )計檔案保管清冊。在會(huì )計年度終了后，可暫由本會(huì )計部門(mén)保管一年。期滿(mǎn)之后，由會(huì )計部門(mén)編制移交清冊，移交本單位檔案部門(mén)統一保管;
2)、移交檔案部門(mén)保管的會(huì )計檔案原則上應該保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案部門(mén)應當會(huì )同財務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。
5、會(huì )計檔案的保管
1)、會(huì )計檔案的`保管期限分永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年、共5類(lèi)(詳見(jiàn)附表一)，保管期限從會(huì )計年度終了后的第一天算起;
2)、會(huì )計檔案室的要求:應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周?chē)鷳獋溆蟹阑鹌鞑?室內應經(jīng)常保持清潔衛生，以防蟲(chóng)蛀、防鼠咬;保持通風(fēng)透光，并有適當的空間、通道和查閱的地方，并防止潮濕;
3)、會(huì )計檔案應放在專(zhuān)用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找;
4)、設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密;
5)、使用電子計算機進(jìn)行會(huì )計核算的，應當保存打印出來(lái)的紙質(zhì)會(huì )計檔案，使用磁盤(pán)、光盤(pán)等磁性介質(zhì)保存會(huì )計檔案，應報財政局備案。會(huì )計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
6、會(huì )計檔案的借閱
1)、會(huì )計檔案為本公司所用，原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料，在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復印;
2)、外部借閱會(huì )計檔案時(shí)，應持有單位正式介紹信，經(jīng)會(huì )計主管人員和公司領(lǐng)導批準后，方可辦理借閱手續;由檔案部門(mén)建立健全會(huì )計檔案查閱、復制、登記制度;
3)、借閱手續：借閱人應認真填寫(xiě)檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚;
4)、借閱會(huì )計檔案人員不得在案卷中亂畫(huà)、標記、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件(如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導批準后方能攜帶外出或復制原件)。
7、會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案，可以按照以下程序進(jìn)行銷(xiāo)毀：
1)、會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀時(shí)由檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì )同財務(wù)部門(mén)共同鑒定，編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊(注明名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容)，經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽署意見(jiàn)，報請上級主管單位批準后方可予以銷(xiāo)毀;
2)、銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，由檔案部門(mén)和財務(wù)部共同派員監銷(xiāo)。在銷(xiāo)毀前清點(diǎn)所要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案;銷(xiāo)毀后，經(jīng)辦人應在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章;注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，以示負責，同時(shí)將監銷(xiāo)情況寫(xiě)出書(shū)面報告一式兩份，一份報公司領(lǐng)導，一份歸入檔案備查;
3)、會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)，但未結清的債權債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應當單獨抽出另行立卷，由檔案部門(mén)保管到未了事項完結時(shí)為止。單獨抽出立卷的會(huì )計檔案，應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清單和會(huì )計檔案保管清冊中列明;
4)、在建設期間的會(huì )計檔案，不得銷(xiāo)毀。六、本制度解釋權歸本公司財務(wù)部。
檔案管理制度6
1. 養殖場(chǎng)應當依法向縣畜牧獸醫局備案，取得畜禽養殖代碼，作為養殖檔案編號。
2. 養殖場(chǎng)養殖免疫檔案，需完善以下內容：免疫記錄、診療記錄、生產(chǎn)流水日報表、病死畜禽無(wú)害化處理表、飼料添加劑使用記錄、獸藥使用記錄、獸藥疫苗采購記錄、藥物添加劑及限用添加劑使用記錄、生產(chǎn)銷(xiāo)售記錄、飼料采購記錄、標識使用記錄等。
3. 養殖場(chǎng)需妥善保管養殖免疫檔案，每年一月底前將上年度動(dòng)物防疫條件情況和防疫制度執行情況向發(fā)證機關(guān)報告，養殖檔案保存時(shí)間不得低于2年。
4. 養殖場(chǎng)所停業(yè)后，于停業(yè)后30日內將《動(dòng)物防疫條件》交回發(fā)證機關(guān)注銷(xiāo)。
5. 《動(dòng)物防疫條件合格證》丟失的，于15日內向發(fā)證機關(guān)申請補發(fā)。
檔案管理制度7
一、文書(shū)檔案歸檔制度
1、各部門(mén)在各項活動(dòng)中構成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2、各部門(mén)構成的文件、材料由兼職檔案員（各部門(mén)內勤）收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠（文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復）無(wú)缺頁(yè)、破損現象。
4、下發(fā)文件不僅僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應留有書(shū)面材料存檔。
5、凡歸檔的文件務(wù)必留原件存檔，書(shū)寫(xiě)整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě)，如有不貼合要求的檔案員有權退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。
6、重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復印，但原件務(wù)必歸檔。
7、機關(guān)工作人員外出學(xué)習、考察、參加會(huì )議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專(zhuān)職檔案工作人員崗位職責制
1、認真學(xué)習專(zhuān)業(yè)知識，貫徹執行<檔案法>、<檔案法實(shí)施辦法>，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺(jué)遵守檔案工作各項規章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量貼合“規范”要求。
3、負責公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監督指導、業(yè)務(wù)培訓工作。
4、負責檔案庫房各項制度的.落實(shí)。
5、用心帶給檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結經(jīng)驗，為領(lǐng)導決策和機關(guān)各項工作帶給優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位職責制
1、各部門(mén)配備一名兼職檔案員，負責本部門(mén)文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2、兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認真負責，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3、兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4、嚴格執行各項檔案管理制度。
5、理解本公司專(zhuān)職檔案員的監督指導。努力學(xué)習檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門(mén)立卷制度
1、凡本部門(mén)在各項活動(dòng)中構成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。
2、各部門(mén)兼職檔案員，負責對本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3、兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1、各門(mén)類(lèi)檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關(guān)規定，對各類(lèi)檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。
4、庫房要持續清潔衛生，溫度要經(jīng)常持續在14—24℃，相對濕度要持續在45—60%，防止危害檔案的現象發(fā)生。
5、檔案庫房?jì)茸龅健鞍朔馈奔捶辣I、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，定期檢查。
6、庫房?jì)葒澜鼰�，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫房門(mén)窗，確保安全。
六、檔案保密規則
1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導批準并在指定時(shí)光內歸還檔案室。
3、查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱資料無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準進(jìn)入檔案室。
4、本公司工作人員不準將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所，不準帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。
5、對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成必須后果者要依據<保密法>的規定，嚴肅處理并追究其職責。
七、檔案借閱制度
1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺(jué)履行借閱手續。
2、凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時(shí)歸還。
3、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得復印、抄寫(xiě)檔案資料。
5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進(jìn)行檢查，確認檔案材料完好無(wú)損時(shí)，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無(wú)誤時(shí)，方能簽字蓋章。
6、一旦發(fā)現檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導匯報，并追究有關(guān)人員的職責。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
檔案管理制度8
一、檔案管理宗旨
1、便于系團委統一領(lǐng)導和管理。
2、便于網(wǎng)絡(luò )部?jì)炔亢推渌块T(mén)查閱資料。
3、有利于維護檔案的完整與安全。
二、存檔范圍
1、關(guān)于章程、規章制度。（每學(xué)期整理存檔一次）
2、關(guān)于成立、簡(jiǎn)介、歷史沿革、大事記等資料。（每學(xué)期整理存檔一次）
3、關(guān)于內部成員的個(gè)人信息、換屆、活動(dòng)總結等資料。（每學(xué)期整理存檔一次）
4、關(guān)于活動(dòng)的計劃書(shū)、經(jīng)費預算、活動(dòng)總結等材料。（每月整理一次）
5、關(guān)于工作的'各種報告及統計資料。（每月整理一次）
6、需要網(wǎng)絡(luò )部執行的條例、規定、通知等文件。（每月整理一次）
7、由網(wǎng)絡(luò )部編輯出版的刊物。（按刊物周期整理存檔一次）
三、檔案管理
1、檔案的最終統整統管由統籌團負責。
2、網(wǎng)絡(luò )部各團自行負責團內檔案收錄、管理，再上交統管。
3、檔案要及時(shí)登記編號，分類(lèi)存檔，要有條理、有順序。
4、檔案要定期整理和清點(diǎn)，確保整潔與安全。
5、檔案借閱實(shí)行單線(xiàn)制，不得轉借，須定期歸還。
四、附則
本制度由統籌團監督其執行，其最終解釋權歸中文系團委網(wǎng)絡(luò )部。
本制度自公布之日起實(shí)施。
檔案管理制度9
目錄
檔案工作崗位責任制
文件、材料收集歸檔制度
檔案鑒定制度
檔案借閱管理制度
檔案保密管理制度
檔案復制制度
檔案統計制度
檔案庫房管理制度
檔案銷(xiāo)毀制度
檔案工作崗位責任制
一、分管檔案工作的局領(lǐng)導職責
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動(dòng)。
2、加強對局檔案工作的領(lǐng)導，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃，列入局議事日程，督促分管部門(mén)按上級和局檔案部門(mén)要求做好應做的工作。
3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設與發(fā)展，從人力、物力、財力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問(wèn)題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協(xié)調發(fā)展。
二、局檔案員職責
1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。
2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監督和指導。
3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導同志外出開(kāi)會(huì )的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負責管理全局各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務(wù)。
5、按時(shí)向上級主管部門(mén)報送檔案工作統計材料。
6、按規定向檔案館移交應進(jìn)館的檔案。
三、分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導職責
1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專(zhuān)（兼）職檔案人員，并保持相對穩定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專(zhuān)（兼）職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。
3、組織本單位人員學(xué)習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。
4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類(lèi)文件材料的形成積累，積極配合專(zhuān)（兼）職檔案人員的歸檔工作。
5、協(xié)同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。
6、負責檢查本單位專(zhuān)（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。
四、各處、室專(zhuān)（兼）職檔案人員職責
1、堅持平時(shí)整理。根據本單位不同種類(lèi)文件材料的形成特征，制定案卷類(lèi)目，合理分類(lèi)存放，便于利用和歸檔。
2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁(yè)號編寫(xiě)準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡(jiǎn)明扼要。
4、保管好本部門(mén)應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導和督促檢查，按規定時(shí)間向檔案室移交。
6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目，并編制檢索工具。
8、按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。
文件、材料收集歸檔制度
一、收集歸檔范圍
本機關(guān)在各項工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者上級和下級送來(lái)的與本機關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書(shū)信、會(huì )議、電話(huà)記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時(shí)間和要求交本部門(mén)資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級文件
1、各種代表會(huì )議、工作會(huì )議、專(zhuān)業(yè)會(huì )議、各級干部會(huì )議的會(huì )議記錄、會(huì )議紀要。
2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡(jiǎn)報、通報、通知。
3、各種綜合的或專(zhuān)題的調查、檢查、考察等報告。
4、向上級請示，與其他單位的來(lái)往文書(shū)，對下級的指示、批復、通知。
5、各項決定、決議、規定、標準、規范、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級領(lǐng)導的報告、講話(huà)、發(fā)言稿或提綱、記錄。
7、反映生產(chǎn)、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。
9、反映本機關(guān)、本地區重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報、重要電話(huà)記錄、機關(guān)工作日記。
11、年鑒、大事記、基礎數字匯編、基本情況綜合。
12、本機關(guān)制發(fā)的獎狀、獎證、獎?wù)�、獎旗、獎品�?/p>
13、有關(guān)房產(chǎn)、財產(chǎn)、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來(lái)信及處理材料。
16、本機關(guān)編輯、出版的書(shū)刊、資料樣板。
17、本機關(guān)(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調配培訓、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。
(二)上級文件材料
1、上級(包括各部門(mén)及派駐本機關(guān)的調查組、檢查組、工作組，下同)有關(guān)本機關(guān)、本地區工作或問(wèn)題的決定、決議、指示、批復及調查、檢查、經(jīng)驗材料。
2、各級領(lǐng)導同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機關(guān)、本地區時(shí)的指示、講話(huà)、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級發(fā)給本機關(guān)的獎狀、獎冊、獎?wù)�、獎旗、獎品�?/p>
4、上級報刊刊載有關(guān)本機關(guān)、本地區情況的文章。
(三)同級文件材料
1、有關(guān)單位與本機關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì )議，共同進(jìn)行工作，協(xié)作查處案件或問(wèn)題共同署名的文件材料。
2、有關(guān)單位與本機關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。
3、有關(guān)單位與本機關(guān)涉及比較重要的工作或問(wèn)題的來(lái)往文書(shū)。
4、有關(guān)單位發(fā)來(lái)的重要的、需要執行的方針、政策性文件。(四)下級文件材料
1、年季度工作總結、重要的專(zhuān)題工作總結。
2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗、重要的請示、法規性的備案文件。
3、重要的名冊、登記表。
4、大事記、基本情況匯編、基礎數字匯編。
二、歸檔份數
文書(shū)檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
三、歸檔時(shí)間和方法
(一)凡經(jīng)過(guò)打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書(shū)檔案員歸檔。
(二)凡各部門(mén)發(fā)出的文件，由各部門(mén)辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
(三)一項工作已完成時(shí)(包括一項已完成或一個(gè)會(huì )議已結束，一個(gè)問(wèn)題已解決，一件案件已處理等)，由各部門(mén)辦公室的有關(guān)人員，將進(jìn)行該項工作形成的全部文件材料，系統整理后送交綜合檔案室歸檔。
(四)外出開(kāi)會(huì )、考察、學(xué)習、參觀(guān)形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動(dòng)結束時(shí)交由文書(shū)檔案員歸檔。
(五)年度工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書(shū)檔案歸檔。
(六)每年的二月底前進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔，各部門(mén)要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。ニ�、箼暗仪�
(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線(xiàn)資料員收集全齊。
(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復、來(lái)文與復文一起歸檔。
(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒(méi)有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒(méi)有標明日期的要標上日期。
，檔案管理制度
(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫(xiě)上文字說(shuō)明。
(六)凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過(guò)初步整理，把同一具體問(wèn)題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
檔案鑒定制度
�。�、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價(jià)值，并據以確定檔案“存毀”的工作。
�。�、檔案鑒定工作，是一項科學(xué)性很強的工作，必須堅持全面觀(guān)點(diǎn)、堅持歷史觀(guān)點(diǎn)、堅持發(fā)展觀(guān)點(diǎn)。
�。�、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進(jìn)行。
�。�、檔案鑒定工作，必須有組織、有領(lǐng)導地進(jìn)行，一般應有領(lǐng)導、專(zhuān)業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負責進(jìn)行。
�。�、凡是經(jīng)過(guò)認真的鑒定，判定為保存或銷(xiāo)毀的檔案，必須按照規定的程序，辦好鑒定手續。
�。�、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。
檔案借閱管理制度
為了加強本單位檔案管理，搞好各門(mén)類(lèi)檔案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本單位各部門(mén)借閱檔案，必須按照單位制定的各門(mén)類(lèi)檔案借閱管理標準辦理借閱手續。
2、外單位來(lái)人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。
3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。
4、查閱各門(mén)類(lèi)檔案應在閱覽室內進(jìn)行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門(mén)負責人批準，但借出時(shí)間不得超過(guò)一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。
檔案保密管理制度
一、檔案是國家的寶貴財富，企業(yè)各門(mén)類(lèi)檔案本身具有機要性質(zhì)，因此，檔案部門(mén)和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接動(dòng)用。
三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)追查。
四、利用絕密、機密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng )造、專(zhuān)利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴格履行審批手續，未經(jīng)批準的，嚴禁提供利用。
五、外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導和主管部門(mén)批準。復制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續提供，任何單位和個(gè)人一律無(wú)權外供。對于擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，必須追查責任，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。
六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的`產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷(xiāo)毀的檔案資料，統一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統一銷(xiāo)毀，其他任何單位和個(gè)人一律無(wú)權處理或自行銷(xiāo)毀。
七、發(fā)現有關(guān)泄密事件，應立即報告，及時(shí)追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機密文件帶回家中和到領(lǐng)導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀(guān)、探親、訪(fǎng)友，出入公共場(chǎng)所。
十、單位領(lǐng)導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經(jīng)驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發(fā)生。
檔案復制制度
1、本單位工因工作需要復制一般文件材料時(shí)要經(jīng)檔案室審批；本單位工復制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負責人同意；復制機密檔案材料（局會(huì )議記錄等）須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領(lǐng)導審批后方可復制。
2、外單位一般不予復制，確因工作需要應持單位介紹信，經(jīng)檔案員同意方可復制。
3、復制后要及時(shí)進(jìn)行登記。
檔案統計制度
�。�、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發(fā)展過(guò)程及其一般規律性的工作。
�。�、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規劃，開(kāi)展檔案科學(xué)研究，進(jìn)行定性分析與定量分析，提供科學(xué)的依據。
�。�、統計內容。對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專(zhuān)門(mén)統計。
�。�、統計任務(wù)。對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統計調查、統計分析、提供資料，實(shí)行統計監督。
�。�、統計對象。對檔案實(shí)體及其管理狀況的統計和檔案事業(yè)的組織與管理現狀的統計。
�。�、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個(gè)別的原始資料，進(jìn)行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進(jìn)行分析和研究，總結出典型性的經(jīng)驗教訓，以提高檔案的科學(xué)管理水平。
�。�、按期統計。平時(shí)必須積極收集資料，做好單項的統計；半年必須做好各項工作的初步統計；年終必須進(jìn)行全面的系統的統計。
�。�、專(zhuān)人統計。配備統計人員，熟悉統計業(yè)務(wù)；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時(shí)統計上報。
檔案庫房管理制度
�。�、檔案保管工作，是采用一定的技術(shù)設備、措施和方法，對檔案實(shí)行科學(xué)保管和保護，防治檔案損毀，延長(cháng)檔案壽命，維護檔案安全。
�。�、按專(zhuān)業(yè)類(lèi)項進(jìn)行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學(xué)化，以利于檔案的保護管理。
�。�、堅持以防為主、防治結合方針，切實(shí)做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。
�。�、加強庫房基礎設施建設，逐步購置先進(jìn)設備，改善庫房管理條件；引用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，實(shí)行科學(xué)管理。
�。�、庫房要保持溫度在攝氏１４－２４°Ｃ，相對濕度在４５－６０％之內；保持清潔干凈，做到無(wú)塵、無(wú)蟲(chóng)、無(wú)鼠、無(wú)有害氣體污染。
�。�、庫房管理人員要做到天天打掃衛生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛生，發(fā)現有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時(shí)進(jìn)行搶救。
�。�、接交進(jìn)館的檔案，要認真清點(diǎn)，履行簽字接交手續；檔案外借，要認真清點(diǎn)，履行批準手續，并保證按期歸還；非工作人員不得進(jìn)庫房，以防意外；在庫房里不準吸煙。
檔案銷(xiāo)毀制度
�。�、檔案的銷(xiāo)毀，是指對沒(méi)有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限已滿(mǎn)無(wú)須繼續保存的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。
�。�、檔案銷(xiāo)毀，必須按照國家規定檔案銷(xiāo)毀的標準，嚴格進(jìn)行鑒定。
�。�、經(jīng)過(guò)鑒定確需銷(xiāo)毀的檔案，必須寫(xiě)出銷(xiāo)毀檔案內容分析報告，列出檔案銷(xiāo)毀清冊。
�。�、檔案銷(xiāo)毀，必須嚴格執行審批制度，履行批準手續。
�。�、批準銷(xiāo)毀的檔案，應及時(shí)送造紙廠(chǎng)化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷(xiāo)；銷(xiāo)毀完畢，鑒銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊上寫(xiě)明某曰已銷(xiāo)毀并簽名蓋章。
�。�、檔案的銷(xiāo)毀，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷(xiāo)毀”。
檔案管理制度10
一、會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿、會(huì )計報表等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料。
二、財務(wù)科的全部會(huì )計檔案，由財務(wù)科長(cháng)指定專(zhuān)人負責整理，裝訂成冊，第二年六月底前移交院檔案室保管。
三、會(huì )計檔案的存放要做到有專(zhuān)櫥，科學(xué)管理查找方便。
四、會(huì )計檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管的'期限為五年、十五年、二十五年三種，期限從會(huì )計年度終了后的第一年算起。
五、會(huì )計檔案的保管要嚴格保守經(jīng)濟秘密，原則上不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)財務(wù)科負責人批準，并限期歸還。
六、嚴格執行會(huì )計檔案保管期限規定，對不超過(guò)保管期限的一定要妥善保管，對超過(guò)保管期限的也一定要按規定報批后，方可銷(xiāo)毀。
檔案管理制度11
(一)檔案工作制度
1、檔案工作是測繪管理工作的一部分,須有一名領(lǐng)導分管。
2、檔案人員應及時(shí)將上級檔案部門(mén)的有關(guān)指示向分管領(lǐng)導匯報,以便及時(shí)了解檔案工作動(dòng)向,掌握房產(chǎn)測繪檔案工作。
3、檔案工作由分管領(lǐng)導負責,對檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導,在檔案移交時(shí)檢驗案卷質(zhì)量。
4、遵照“集中統一管理”的原則,測繪檔案應集中存放在測繪檔案室,實(shí)行統一管理。
5、根據國家有關(guān)檔案管理的規定,結合單位檔案工作的實(shí)際適用測繪實(shí)際的保管期限表、歸檔范圍等。
6、建立以檔案員為骨干的檔案工作網(wǎng)絡(luò ),定期檢查。
7、編制各種檢索工具、參考工具,積極為測繪管理提供便利,及時(shí)做好登記和統計工作。
8、檔案人員應加強學(xué)習,不斷提高思想覺(jué)悟和不斷更新業(yè)務(wù)知識,使測繪檔案工作更趨規范化、科學(xué)化。
(二)檔案工作人員崗位責任制
1、檔案工作人員必須嚴格遵守《中華人民共和國的檔案法》和《保密法》規定的各項條款,依法辦事;認真貫徹執行檔案工作的各項規章制度。
2、指導各部門(mén)的立卷人員和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員按時(shí)做好文件材料的收集、立卷歸檔工作,努力提高案卷質(zhì)量。
3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統計等基礎工作,熟悉所保管的檔案情況。
4、做好檔案的利用服務(wù)工作,編制多種檢索工作和參考資料做到調卷及時(shí)迅速、準確無(wú)誤。
5、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防光等安全防護工作,維護國家的檔案不受損失。
6、刻苦學(xué)習檔案業(yè)務(wù)知識,提高業(yè)務(wù)能力和學(xué)術(shù)水平,努力實(shí)現檔案管理科學(xué)化、現代化。
7、遵守保密制度。未經(jīng)批準,不得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍,不得泄露檔案的機密和內容,確保檔案機密的安全。
(三)檔案資料歸檔制度
1、凡是委托測繪的成果及圖紙、草圖等均屬歸檔范疇。
2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是檔案員的任務(wù)之一,應列檔案員的職責范圍,建立崗位責任制,同時(shí)搞好檔案集中和統一管理工作。
3、在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料,均應整理立卷后歸檔,由檔案室統一管理,不得分散在部門(mén)或個(gè)人手中。
4、每月底以前,檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案,并將其檔案材料存放檔案室。
5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、案卷號、填寫(xiě)案卷目錄及卷內文件目錄,做好向檔案室移交的準備工作。
6、部門(mén)移交案卷時(shí)應經(jīng)檔案室工作人員驗收,移交時(shí)應履行移交手續,填寫(xiě)移交清冊。
(四)檔案庫房管理制度
1、努力創(chuàng )造條件實(shí)現檔案現代化管理,使庫房管理更趨科學(xué)化。
2、庫房由檔案人員負責管理,并負責每天檢查門(mén)窗電的開(kāi)關(guān)情況。
3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線(xiàn)、防塵等基本保護條件,并每月檢查一次,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。
4、明確各類(lèi)檔案的界限,實(shí)行分類(lèi)分柜存放保管。
5、庫房必須具有專(zhuān)用櫥柜,并被有必要的安全保護設施,以確保檔案的安全。
6、非檔案室工作人員不得進(jìn)入庫房,查閱檔案不得在庫房?jì)冗M(jìn)行。
7、庫房?jì)炔坏枚逊牌渌锲?以保證庫房的整潔。
(五)檔案保密保衛制度
1、保守檔案機密是每個(gè)檔案工作人員的神圣職責。
2、檔案室設專(zhuān)用檔案庫房,配置專(zhuān)用檔案櫥柜存放檔案。
3、檔案室內應設置閱覽檔案室,建立監閱制度,防止失密、泄密。
4、檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專(zhuān)人管理,鑰匙由專(zhuān)管人員使用。檔案人員工作調動(dòng)時(shí),必須辦理交接手續。
5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家,或探親訪(fǎng)友,或出入公共場(chǎng)所。
6、不得擅自翻印、復印上級機密文件或資料,不得在私人通信或普通電話(huà)中涉及檔案機密;不準向無(wú)關(guān)人員談?wù)�、泄露有關(guān)檔案內容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔,一律按保密紙處理或銷(xiāo)毀。
7、非檔案人員不得進(jìn)入庫房,不得在庫房中接待親友。
(六)檔案資料借閱制度
根據《檔案法》和有關(guān)規定,特制定本制度。
1、外單位查閱檔案,應持單位介紹信。
2、查閱各種檔案必須在查閱室進(jìn)行,未經(jīng)同意,不準私自帶走。
3、凡查閱利用本單位重要的機密檔案或在一定范圍內控制使用的檔案,應經(jīng)單位領(lǐng)導同意。
4、檔案嚴格控制借出,如確因工作需要,應經(jīng)本單位領(lǐng)導批準,借出時(shí)間一般不得超過(guò)三天。借閱期間,要確保檔案的安全。
5、利用檔案者,必須注意保守機密,不得任意瀉漏和向外公布。
6、查閱檔案,必需注意保護檔案不得在文件材料上圈點(diǎn)。批注、勾畫(huà)、污損,更不得拆卷抽取;撕毀原件,違者將依據《檔案法》規定追究責任。
7、對利用檔案產(chǎn)生了明顯經(jīng)濟效益和社會(huì )效益的典型事例,利用者責任向檔案室提供信息反饋。
(七)檔案銷(xiāo)毀制度
1、檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)校領(lǐng)導和上級主管部門(mén)負責人審核同意。
2、凡需銷(xiāo)毀的檔案必須編造清冊,并撰寫(xiě)包括:本單位和卷宗的簡(jiǎn)短歷史情況、銷(xiāo)毀檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑒定的情況和銷(xiāo)毀的`理由等內容的書(shū)面報告。
3、銷(xiāo)毀檔案時(shí)必須有兩人以上進(jìn)行監銷(xiāo),在銷(xiāo)毀清冊上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和日期,并需簽名蓋章以示負責。
(八)檔案保管制度
1、檔案庫房和檔案柜、資料架要統一編號,檔案、資料要按全宗和分類(lèi)順序排列整齊,
重點(diǎn)檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查,對破損和模糊不清的檔案、資料及時(shí)修復和復制。
2、認真落實(shí)檔案庫房的八防措施。庫房?jì)葒澜鼰熀痛娣乓?/p>
燃品,庫房?jì)韧夥胖脺缁鹌鞑?以應急需;庫房門(mén)窗要裝置防盜設備,及時(shí)關(guān)開(kāi)、上鎖,鑰匙由專(zhuān)人專(zhuān)柜保管,不得隨身攜帶;經(jīng)常清掃、整理庫房?jì)韧夂蜋患軆韧獾那鍧嵭l生;注意觀(guān)測庫房溫濕度,盡量控制在規定標準;每年四月份放置一次殺蟲(chóng)劑,并視情況及時(shí)采取措施,防止鼠咬蟲(chóng)蛀。
3、對檔櫥、架要經(jīng)常進(jìn)行保養,防止銹蝕,保持美觀(guān)清潔。
4、檔案人員每年對檔案保管情況進(jìn)行一次全面檢查,并作記錄。
(九)檔案統計與匯報制度
檔案統計,是掌握情況,分析和研究檔案工作問(wèn)題的一種有利工具。加強檔案統計工作是提高檔案科學(xué)管理水平的必要措施和重要標志。為進(jìn)一步加強檔案統計工作,特制度如下統計制度。
1、辦公室要指定專(zhuān)人兼管檔案統計工作;負責全校檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統計工作;負責上級檔案部門(mén)需要的各種報表的填報工作。
2、抓好檔案統計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統計的基礎,應結合實(shí)際,做好各項原始材料的登記,主要包括下述內容:卷內目錄、案卷目錄、檔案收進(jìn)、移出登記、檔案利用與利用效益登記。
3、建立健全統計臺帳,掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷(xiāo)毀和室內各種情況數據,按上級部門(mén)的要求及時(shí)報送各種報表。到年末各類(lèi)檔案的增減數據應做到類(lèi)別清楚、數字準確無(wú)誤。
4、上級檔案部門(mén)需要的各類(lèi)報表,要按時(shí)間要求,準確無(wú)誤地報出,所報各類(lèi)數據不得弄虛作假。
5、統計人員要將統計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷(xiāo)毀、利用等各項日常工作中進(jìn)行,隨時(shí)保證檔案與帳目相符;每年底對本年度的各類(lèi)數字要進(jìn)行綜合統計,形成完整的統計資料。
檔案管理制度12
1、財務(wù)檔案包括：原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務(wù)報表、納稅申報表及稅務(wù)相關(guān)資料、各種票據領(lǐng)購使用登記薄、財務(wù)人員移交清單及交接登記薄、財務(wù)軟件計算機拷貝磁盤(pán)或光盤(pán)、各種經(jīng)濟合同、項目成本資料、資產(chǎn)評估報告、借款合同及抵押登記合同、驗資報告、審計報告、已作廢的各種票據、已使用完的各種票據存根、各項內部審計報告等。
2、每月的原始憑證、記賬憑證應在每月賬務(wù)完成納稅申報后，由會(huì )計人員協(xié)同會(huì )計主管人員整理、裝訂，并登記編號入庫管理。對于財務(wù)報表、納稅申報資料、手工賬薄、各種登記薄、移交清單等在年終賬務(wù)完后整理裝訂入庫;對于計算機拷貝磁盤(pán)或光盤(pán)在拷貝后即刻納入檔案管理;對于其他財務(wù)資料應該入庫保管的，但根據工作需要暫時(shí)保管在不同會(huì )計人員手中，但對于十分重要的資料也應先辦理入庫手續，然后由相關(guān)財務(wù)人員按照正常借閱手續借出，以明確責任，保證財務(wù)資料的安全。
3、建立“財務(wù)檔案登記薄”，每項財務(wù)檔案歸檔前，由主管人員確定檔案的分類(lèi)，按照不同的檔案類(lèi)別分別編號登記管理，由檔案管理人員和會(huì )計主管人員在登記薄上簽字(蓋章)。
4、建立“財務(wù)檔案調閱、借閱登記薄”，財務(wù)部門(mén)內部需要查閱檔案的，需由檔案管理人員陪同查閱;需要復印財務(wù)資料的，必須由財務(wù)負責人批準，由檔案管理人員負責復印;財務(wù)部門(mén)以外的人員原則上不能直接查閱財務(wù)檔案資料，如有特殊需要，確需查閱、復印財務(wù)資料的，必須經(jīng)財務(wù)負責人批準，并且在“財務(wù)檔案調閱、借閱登記薄”上登記
5、財務(wù)資料只能保留在公司范圍內，不能帶出公司。除了財務(wù)部門(mén)內部工作需要以外，不能借閱給其他人員。如有司法機關(guān)工作人員因執法需要調閱或借閱公司財務(wù)資料的，按照國家法律規定，必須出具正式的`“協(xié)助執行通知書(shū)”或“判決書(shū)”等法律文件以及工作證件，并由財務(wù)負責人批準后，按照以上手續辦理借閱、調閱。
6、財務(wù)檔案的保管按照《檔案法》及《會(huì )計基礎工作規范》的規定執行。如果超過(guò)規定的保管時(shí)間需要銷(xiāo)毀的，應上報財務(wù)中心并建立“財務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊”，在保管人員、主辦會(huì )計及財務(wù)負責人共同監督下銷(xiāo)毀，“銷(xiāo)毀清冊”作為財務(wù)檔案保管;其中未清債權債務(wù)雖超過(guò)期限也不得銷(xiāo)毀。
7、財務(wù)檔案管理人員及其他財務(wù)人員不得擅自公布財務(wù)資料;不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造財務(wù)檔案;不得擅自提供、抄寫(xiě)、復制財務(wù)檔案;不得損毀、分散、丟失財務(wù)檔案;如發(fā)生以上情況，應對當事人進(jìn)行嚴肅處理，對公司造成損失的，應承擔經(jīng)濟賠償責任;情章嚴重，違反國家法律的，依法移送檢查機關(guān)追究法律責任。
8、行政部門(mén)應為財務(wù)檔案的管理提供必需的條件。
9、財務(wù)負責人應定期或不定期檢查財務(wù)檔案管理情況;集團財務(wù)中心定期對分支機構的財務(wù)檔案管理情況進(jìn)行檢查;內部審計財務(wù)檔案管理情況作為審計重點(diǎn)，確保財務(wù)檔案的科學(xué)管理。
檔案管理制度13
1、檔案管理在校長(cháng)、副校長(cháng)的領(lǐng)導下，由辦公室具體抓好檔案建設工作。
2、檔案管理人員要認真學(xué)習有關(guān)檔案管理的法律法規，學(xué)習并熟悉檔案管理。
3、檔案管理人員要嚴守有關(guān)檔案機密，確保檔案工作的嚴密性。
4、檔案管理人員要堅守工作崗位，按時(shí)登記和整理相關(guān)資料歸檔，確保來(lái)件及時(shí)收存、及時(shí)歸類(lèi)。
5、學(xué)籍檔案、“兩基”檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等按習水縣教育局關(guān)于檔案管理的相關(guān)要求，制定管理措施，分門(mén)別類(lèi)地完善工作，特別是加強教師業(yè)務(wù)檔案的`完善工作，確保學(xué)校檔案能真實(shí)、客觀(guān)地記載教職工的工作情況。
6、學(xué)校檔案分門(mén)別類(lèi)專(zhuān)柜管理，劃撥一定資金添置檔案設施，力求各類(lèi)檔案放置有序、查找方便、管理順當。
7、每學(xué)期期末是整理和完善檔案的終結時(shí)間，各部門(mén)、各處、要認真收集開(kāi)展工作的相關(guān)文字資料、圖片、表冊等整理，移交辦公室存檔。
8、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設情況，對外調檔案做到：“取一件、記一件、還一件、裝一件”，并負責追回外調時(shí)間較長(cháng)的檔案，保證檔案不流失。
檔案管理制度14
a.文件資料的形成與歸檔
1]資料的形成:
各部工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料都必須歸檔;
b.資料的歸檔:
1]文件資料的歸檔范圍
�、傥飿I(yè)管理
●清潔衛生管理
●綠化管理
●值班記錄
●樓宇巡檢記錄
�、谄渌Y料
2]歸檔要求
�、贇w檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨筆等書(shū)寫(xiě)材料。
�、跉w檔的文件材料要完整、系統、準確、真實(shí)。
�、蹥w檔的文件必須是原件。
�、鼙９軞w檔文件資料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編目編號。檔
案目錄應編制總目錄、案卷目錄、卷內目錄。
�、莅妇眍}名應確切反映卷內文件的內容,并區分保管期限。
�、匏形募Y料必須及時(shí)歸檔。
3]每月底進(jìn)行一次庫藏檔案清理,核對和保管質(zhì)量的檢查工作,做到帳物相符。對破損或變質(zhì)檔案,要及時(shí)修補和復制。
4]檔案的接收、轉移、外借必須履行登記手續,借出檔案須在規定時(shí)間內歸還。
c.檔案借閱
1]公司員工都應重視保護檔案,并按閱檔批準權限辦理手續后借閱有關(guān)檔案。
2]文書(shū)檔案只閱不借。
3]所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫(xiě)。
4]服從管理人員的.管理,在借閱范圍內借閱,保密檔案不供查閱。
5]借出與歸還檔案時(shí),應辦理清點(diǎn)、簽名登記手續,由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚。
6]檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密,須立即寫(xiě)出書(shū)面報告,按情節追究當事人的法律和行政責任。
7]調離公司的人員必須清理移交,歸還借閱檔案及該歸檔的資料,方可辦理調離手續。
d.檔案管理人員職責
1]忠于職守,嚴格遵守公司檔案管理制度及本細則,積極開(kāi)展工作。
2]負責收集、接收本公司各業(yè)務(wù)、管理等檔案資料,做好職守、補充、配套、保管和提供查閱。
3]及時(shí)立卷歸檔,編制總目錄,卷內目錄,編排入檔。要熟悉管理的檔案,協(xié)助查閱檢索。
4]熟練掌握計算機數據庫軟件系統的操作和運用。
5]妥善管理檔案,嚴格執行檔案供閱制度,建立借閱登記,對供出資料按期催還。
6]定期清理,由次年初進(jìn)行全部檔案的清理核對。核對后將公司所有檔案集中存放、保管。
7]嚴守機密,確保檔案安全;完成領(lǐng)導交辦的其它工作。
e.公司內外檔案文件管理:
1]公司內部的各種檔案應按照部門(mén)進(jìn)行分開(kāi)存檔。
2]公司對外部相關(guān)單位的文件應與公司內部文件分開(kāi),每個(gè)單位都應有一個(gè)獨立的檔案。
3]所有存入檔案應按照日期先后進(jìn)行存檔,并做好檔案目錄,以便查找。
4]相關(guān)檔案存放一年后,應統一放進(jìn)檔案袋封存,以便日后復查。
f.檔案銷(xiāo)毀
1]如有任何文件無(wú)需繼續存放,需做銷(xiāo)毀處理,不可隨意亂丟。
2]保密文件(如租戶(hù)檔案等)應使用碎紙機處理,如是普通文件且文件較多,應撕毀后處理。
3]所有存檔的文件均應定期進(jìn)行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲(chóng)、腐蝕等問(wèn)題出現。
檔案管理制度15
一、目的
加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
適用于公司及各部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用及歸檔。
三、術(shù)語(yǔ)和定義
1、檔案：指公司過(guò)去和現在各級部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動(dòng)。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門(mén)檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負責組織學(xué)習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：
1）負責在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務(wù)部負責按規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；
3、各部門(mén)檔案主管人員
負責部門(mén)檔案的管理。
4、各部門(mén)負責人
1）負責對部門(mén)檔案管理監督檢查。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門(mén)相關(guān)人員負責對本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a）歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結束后次月10日前。
b）檔案資料的標識各部門(mén)對各自保管的檔案資料編號，編號規則見(jiàn)后。
c）檔案資料的日常管理：
�、烹娮宇�(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應當及時(shí)存放于指定電腦硬盤(pán)內。
�、莆募�、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
�、俏募Y料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。
d）檔案借閱
�。�1）借閱檔案要履行借閱手續，填寫(xiě)《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關(guān)領(lǐng)導批準；
�、茩n案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時(shí)，必須當面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
�、墙栝啓n案用完后，應及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續；
�、冉铏n人必須愛(ài)護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；
e）檔案銷(xiāo)毀⑴對已失去利用價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請銷(xiāo)毀報告，編制銷(xiāo)毀目錄，報部門(mén)總經(jīng)理批準，批準后方可銷(xiāo)毀。
�、茍绦袖N(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人不得少于二人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和批準手續文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔范圍
�、殴緦ν獍l(fā)出的公文，如給政府的請示報告類(lèi)公文等；
�、乒臼盏降墓�，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書(shū)等文件；
�、潜竟九c其他單位來(lái)往的文書(shū)及權益文書(shū)等；
�、裙绢I(lǐng)導的批示、指示等；
�、芍匾臅�(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；
�、史从彻局饕毮芑顒�(dòng)的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
�、斯镜母鞣N工作計劃、計劃考核/ 總結、報告、統計報表及簡(jiǎn)報；
�、瘫竟九c有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；
�、捅竟靖刹咳蚊獾�.文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
�、伪竟景l(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料；
�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等；
�、型獬龉珓�(wù)活動(dòng)（如學(xué)習、考察、調查研究、參加會(huì )議等）所獲得或形成的檔案資料；
�、沿攧�(wù)檔案資料；
�、腋鞣N實(shí)物檔案；
�、悠渌哂欣煤捅４鎯r(jià)值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
�、艢w檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據實(shí)際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。
�、锹曄駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
�、茸游募邢鄳募堎|(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
�、筛鞣N實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。
4、檔案資料的歸檔時(shí)間
�、偶磿r(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時(shí)歸檔：
a）公司規定的密級文件；
b）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；
c）合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；
d）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e）其他認為需要即時(shí)歸檔的資料。
�、贫ㄆ跉w檔
a）部門(mén)應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；
b）部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；
�、请娮勇曄駲n案的歸檔
a）重要電子聲像檔案應實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。
b）一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機保管。
c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機保管。
5、檔案交接⑴部門(mén)內檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負責人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政人事部見(jiàn)證。
6、檔案移交公司的流程
a）經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；
b）行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對；
c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
�、艡n案編號
a）檔案按類(lèi)別應賦予統一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。
b）檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)經(jīng)確定后，應參照《檔案分類(lèi)編號表》，將所有分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c）檔案分類(lèi)編號內應預留若干空檔，以備將來(lái)組織擴大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補之用。
d）檔案分類(lèi)及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。
e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。
六、相關(guān)記錄
1、 《文件（合同）管理記錄目錄》
2、 《文件檔案移交目錄》
3、 《檔案移交清單表》
4、 《檔案借閱審批單》
5、 《檔案分類(lèi)編號表》
6、 《檔案管理流程》
【檔案管理制度】相關(guān)文章：
檔案管理制度 工作檔案制度03-17
檔案管理制度06-09
檔案工作管理制度01-25
檔案消防管理制度01-20
檔案安全管理制度01-16
檔案借閱管理制度03-22
檔案管理制度06-12
員工檔案的管理制度11-15
幼兒園檔案檔案管理制度（精選26篇）11-27
文件檔案管理制度08-29