OA系統使用管理制度

　　在不斷進(jìn)步的時(shí)代，制度的使用頻率逐漸增多，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編為大家整理的OA系統使用管理制度，希望對大家有所幫助。

　　第一章 總 則

　　第一條公司辦公自動(dòng)化系統（以下簡(jiǎn)稱(chēng)OA系統）是以建立起來(lái)的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統，實(shí)現網(wǎng)上辦公和信息資源共享。OA系統是公司信息化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。

　　第二條 OA系統運行應堅持優(yōu)化業(yè)務(wù)辦公流程程、提高辦公效率和降低管理成本原則，利用OA系統處理辦公業(yè)務(wù)應符合公司公文管理及其它業(yè)務(wù)管理的有關(guān)規定。

　　第三條 為保障公司辦公自動(dòng)化系統（以下簡(jiǎn)稱(chēng)OA）安全、有效、規范運行，根據企業(yè)網(wǎng)建設及OA系統實(shí)施要求，結合本公司實(shí)際，特制定本辦法。

　　第四條OA系統由總部技術(shù)處負責升級、網(wǎng)絡(luò )維護，保障網(wǎng)絡(luò )服務(wù)器始終在線(xiàn)，保持正常的運行狀態(tài)，并建立服務(wù)器運行日志。

　　第五條人資處負責OA系統的建設、管理、運行和維護檢查工作。并經(jīng)行系統使用的培訓。

　　第六條各部門(mén)有專(zhuān)人負責本部門(mén)相關(guān)電子文檔的保存，各部門(mén)發(fā)起流程應有專(zhuān)人負責OA流程的跟進(jìn)與追蹤。

　　第二章 系統實(shí)施的目標

　　第七條 OA系統的運行是為了達到公司內部無(wú)紙化辦公及對外信息交流。系統正式運行后，系統所有用戶(hù)必須在每個(gè)工作日上午、中午的上班后一個(gè)小時(shí)內，中午和下午下班前一個(gè)小時(shí)內分別進(jìn)入系統瀏覽一次。

　　第八條 為公司實(shí)行信息化戰略目標。首先是全面實(shí)現公司內部辦公無(wú)紙化；進(jìn)階實(shí)現公司成員企業(yè)之間的信息交換、網(wǎng)絡(luò )辦公等。

　　第三章 系統運行操作管理

　　第九條 在公司內，有簽章的電子文件(包括打印版)與相同內容的紙質(zhì)文件，具有同等效力，各部門(mén)可以將電子文件作為公司內部貫徹執行工作和辦理的依據。

　　第十條 公司內部各類(lèi)會(huì )議通知、有關(guān)工作情況通報、部門(mén)之間的信息傳遞、日常請假申請，以及其他只在系統內部需要貫徹的、部署性的、告知性的、事務(wù)性的文件等，只通過(guò)OA系統傳遞和辦理，不再發(fā)送紙質(zhì)文件。

　　第十一條 公司員工應熟練掌握OA系統的操作方法，在使用OA 系統處理辦公業(yè)務(wù)時(shí)，應遵守以下規定：

　　1、通過(guò)OA 系統發(fā)布的信息、發(fā)起的協(xié)同，OA使用人員視同知曉，應及時(shí)登錄系統獲取辦公信息，處理相關(guān)業(yè)務(wù)。

　　2、公司員工應保證通過(guò)OA系統發(fā)布、流轉的信息和文件的內容完整準確，并對所發(fā)布的內容負責。

　　3、公司員工應保證OA系統處理辦公業(yè)務(wù)的響應時(shí)間。網(wǎng)上公文及協(xié)同處理流程涉及到的工作人員處理時(shí)間原則上不超過(guò)2個(gè)工作日。如有出差、請假、培訓等特殊原因離開(kāi)時(shí)，須通過(guò)代理設置功能委托相關(guān)人員代為辦理。

　　第十二條OA系統公共信息管理實(shí)行實(shí)名制，不得在OA系統上發(fā)布與公司工作無(wú)關(guān)的公告或調查；應避免在討論區發(fā)布私人事務(wù)，尊重他人權益及隱私，言論應遵守國家相關(guān)法律法規。

　　第四章 網(wǎng)上辦公業(yè)務(wù)管理規則

　　第十三條 發(fā)文

　　公司各管理部門(mén)發(fā)布正式公告，由各部門(mén)職員擬稿，交部門(mén)主管審核修訂后后，提交人資處復核編碼，人資處根據文件性質(zhì)提交給相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導討論，通過(guò)后文件傳遞給人資處正式發(fā)布并對文件存檔，并分發(fā)到各相關(guān)部門(mén)和人員。

　　第十四條 收文（包括紙質(zhì)文件和網(wǎng)發(fā)文件）

　　1、公司收文，總經(jīng)辦收到政府及相關(guān)企業(yè)、合作伙伴來(lái)文后登記，傳遞給總經(jīng)辦負責人，如需接收辦理的掃描后上傳OA系統。在提出初步處理意見(jiàn)后提交公司領(lǐng)導閱示，領(lǐng)導閱覽后批示意見(jiàn)，總經(jīng)辦根據領(lǐng)導批示意見(jiàn)轉交相關(guān)部門(mén)辦理。

　　2、部門(mén)收文，由部門(mén)文員完成收文登記、部門(mén)領(lǐng)導擬辦、領(lǐng)導批示、轉到具體辦事人辦理自動(dòng)歸檔。

　　3、工作流的建立、變更和注銷(xiāo)

　　部門(mén)因工作需要新建、變更、注銷(xiāo)工作流時(shí)，經(jīng)本部門(mén)負責人提出申請，經(jīng)人資處審批后，由系統管理員在接到通知后4個(gè)工作日內進(jìn)行工作流的新建、變更及注銷(xiāo)。

　　第十五條 其他辦公事項

　　1、日常請假

　　單位人員請休病假、事假或公出，須經(jīng)OA系統傳遞填寫(xiě)請假單，并根據情況提交給本部門(mén)領(lǐng)導或直接交給公司領(lǐng)導審批，由人資處核實(shí)存檔。

　　2、協(xié)同辦公

　　公司各部門(mén)人員需要傳遞文件，須用OA與部門(mén)內部或其他部門(mén)人員、部門(mén)領(lǐng)導或公司領(lǐng)導進(jìn)行日常的文件的交流和消息溝通。

　　3、會(huì )議通知

　　召開(kāi)會(huì )議前，由各部門(mén)人員填寫(xiě)會(huì )議通知或方案，通知相關(guān)人員，描述會(huì )議相關(guān)信息，提交部門(mén)領(lǐng)導審核，部門(mén)領(lǐng)導溝通相關(guān)參會(huì )人員。需要分管領(lǐng)導以上參加的提交總經(jīng)辦申請。

　　4、公告調查

　　由各部門(mén)起草公告通知等信息，人資處核定公告內容及格式，核實(shí)無(wú)誤后編號，交由該部門(mén)領(lǐng)導審核或直接交領(lǐng)導審核后在辦公OA系統上直接發(fā)布。

　　5、新聞稿件登記

　　由各部門(mén)擬稿后交由相關(guān)領(lǐng)導審批發(fā)稿，稿件刊發(fā)后，再交由總經(jīng)辦審核登記、相關(guān)領(lǐng)導查閱后，由總經(jīng)辦文檔管理員歸檔。

　　第五章 安全保密管理

　　第十六條OA系統使用要嚴格執行國家有關(guān)保密法律、法規和集團公司商業(yè)秘密保護的有關(guān)規定，確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。

　　第十七條OA系統中公文傳輸為非涉密電子公文。對涉及國家秘密，以及公司商業(yè)秘密機密級以上的公文，仍以紙質(zhì)文件傳遞。

　　第十八條 通過(guò)OA系統生成的電子文檔或公文與相同內容的紙質(zhì)文檔或公文具有同等效力，除按有關(guān)規定必需采用紙質(zhì)文件存檔外，無(wú)需打印存檔。

　　第十九條 由人資處負責現有用戶(hù)、及新增用戶(hù)的審核、開(kāi)通，并確認需要開(kāi)通的人員名單和使用權限。

　　第二十條OA系統通過(guò)用戶(hù)名和密碼進(jìn)行身份管理和認證，使用人員首次登錄系統應及時(shí)更換密碼，不得泄露給他人，由于密碼泄露造成的損失由本人負責。

　　第二十一條OA系統涉及使用電子印章和人員簽名，由人資處統一制作并授權使用，對電子印章的使用、管理等同于實(shí)物印章。

　　第二十二條 有權使用電子印章和人員簽名的人員，應定期更換其密碼，妥善保管，不得泄露；電子印章及簽名在OA系統上（包括OA系統文件打印版）與鮮章具有同等效力，非OA打印格式紙質(zhì)打印無(wú)效。

　　第二十三條 原則上有權使用電子簽章的管理人員，再請假期間也需要按照本制度要求按時(shí)登陸OA系統處理工作，如果確實(shí)需要有工作替代人。必須在休假前OA發(fā)送工作替代申請到人資處備案。因出差耽擱等不可抗力因素可委托直接上級代為處理。

　　第六章 系統維護管理

　　第二十四條 為避免計算機病毒傳播和網(wǎng)絡(luò )攻擊保證數據及網(wǎng)絡(luò )安全，OA服務(wù)器應安裝防火墻及網(wǎng)絡(luò )防病毒軟件，系統管理員應指導檢查本單位操作用計算機安裝防病毒軟件并及時(shí)更新操作系統安全補丁及病毒特征碼。

　　第二十五條 系統管理員負責每日對OA數據進(jìn)行本機備份，每周末對OA完整數據進(jìn)行一次異地備份。

　　第二十六條 OA系統定時(shí)關(guān)閉維護時(shí)間為：“五一”、“十一”及春節長(cháng)假期間。

　　第二十七條 總經(jīng)辦應與軟件開(kāi)發(fā)單位簽訂技術(shù)支持協(xié)議，確保故障得到及時(shí)處理及軟件版本升級。

　　第八章 考核

　　第二十八條 OA系統自動(dòng)對協(xié)同工作進(jìn)行跟蹤，并對每位公司員工工作事項的處理周期、處理件數、延誤情況進(jìn)行記錄。并將使用情況納入部門(mén)年度考核范圍。

　　第二十九條 OA系統發(fā)布的相關(guān)信息如需要一定時(shí)間段內回復的，發(fā)件人必須注明答復時(shí)間，并抄送總經(jīng)辦督導處，并在后續進(jìn)行2次答復提醒。

　　第三十條 相關(guān)收件人沒(méi)有在規定時(shí)間內對協(xié)作部門(mén)發(fā)出的信息做出及時(shí)答復的，未影響工作進(jìn)行警告一次，對工作造成影響依狀況懲處。

　　第三十一條 OA系統撰文、附件，必須認真確認，有出現錯別字及附件格式不對（包含但不限于：附件錯誤、附件不完整、所附掃描件方向不對等），回復期間要求不準確或漏要求，對于發(fā)件人警告一次。

　　第三十二條 處罰

　　1．對長(cháng)期不使用OA系統、不按統一要求提供共享數據；網(wǎng)上辦公數據不準確，對工作造成不良影響的，將按照考核的相關(guān)辦法進(jìn)行處理。

　　2．偵測、盜用他人帳號和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò )配置、服務(wù)器配置和數據庫信息，造成OA系統運行中斷的；遺失或泄露帳號、密碼等安全認證信息，造成公司損失的，將根據有關(guān)情節和所造成的損失大小，依據相關(guān)規定，對責任人進(jìn)行處理。

　　3．違反保密規定，造成失密泄密的，按《保密法》有關(guān)規定進(jìn)行處理。

　　第九章 附則

　　第三十三條 本辦法未包括事項仍按原程序辦理。

　　第三十四條 本辦法自下發(fā)之日起執行。

　　第三十五條 本辦法由公司總經(jīng)辦負責解釋

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