辦公設備用品管理制度
在當今社會(huì )生活中，制度對人們來(lái)說(shuō)越來(lái)越重要，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。制度到底怎么擬定才合適呢？下面是小編為大家收集的辦公設備用品管理制度，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。
1.目的
為保證辦公設備及用品的合理配置和使用,更好地服務(wù)于公司各項工作。
2.適用范圍
本制度適用于集團各子公司的辦公設備、辦公用品、辦公耗材采購和管理。
3.職責
3.1人力資源及行政部負責公司所有辦公設備及用品的建檔、維修保養、外借管理,采購與報廢的審核,辦用品的收發(fā)管理。
3.2使用部門(mén)負責部門(mén)所屬辦公設備及用品的使用及日常維護保養、并有責任愛(ài)護公司的辦公設備。
3.3高級副總裁(總經(jīng)理)負責單價(jià)20xx元以上辦公設備的申購、報廢、外借的審批。
3.4信息部負責電腦及其周邊設備采購、維修、保養、報廢確認,網(wǎng)絡(luò )安全的管理。
3.5財務(wù)部負責辦公設備及用品費用的監控。
4.辦公設備及用品分為耐用品和低值易耗品。
4.1耐用品:
4.1.1辦公家具,如:各類(lèi)辦公桌、辦公椅、會(huì )議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺、保險箱及室內非電器類(lèi)較大型的辦公陳設等。
4.1.2辦公設備類(lèi),如:電腦、打印機、電話(huà)機、傳真機、復印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈機、數碼照相機、音響器材及相應耗材等。
4.2低值易耗品
4.2.1辦公文具類(lèi),如:鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、剪刀、釘書(shū)釘、復寫(xiě)紙、大頭針、紙類(lèi)印刷品、打印紙、復印紙等。
4.2.2生活用品,如:面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等招待用品。
5.辦公設備及用品的添置申請流程
5.1每月底,各部門(mén)填寫(xiě)下月《辦公用品申領(lǐng)計劃表》送交行政部,逾期不交的部門(mén),視放棄申請處理。
5.2各部門(mén)經(jīng)理應嚴把審核關(guān),以控制辦公用品開(kāi)支成本。
5.3行政助理每月底統計各部門(mén)辦公設備及用品數量,編制《物品請購單》交人力資源及行政經(jīng)理審批,批準后統一由行政助理負責采購。
5.4辦公設備的添置由所在部門(mén)填寫(xiě)《設備添置備申請單》報人力資源及行政部審核,費用超過(guò)20xx元的辦公設備須送高級副總裁審批后再由人力資源及行政部實(shí)施采購。
5.5辦公設備及用品采購回公司,管理部門(mén)應先建檔登記,并及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)領(lǐng)用。
6.辦公設備及用品的使用管理
6.1辦公設備屬公司資產(chǎn),使用者有責任和義務(wù)妥善保管、合理使用,不能隨意轉交他人,造成遺失的承擔賠償責任。
6.2人力資源及行政部建立辦公設備及用品個(gè)人檔案,員工領(lǐng)用的辦公設備及用品全部記錄在《個(gè)人辦公設備及用品領(lǐng)用表》。
6.3員工因工作變動(dòng)或離職的,應及時(shí)到管理部門(mén)辦理移交退庫手續。
6.4各部門(mén)負責人應嚴格控制本部門(mén)辦公用設備和用品的領(lǐng)用,并對所屬部門(mén)人員的使用和保管狀況行使監督。
6.5辦公用品領(lǐng)用時(shí)間原則上是每星期一下午,特殊情況或急用物品除外,計算器等價(jià)值超過(guò)10元以上部份物品領(lǐng)用時(shí)須以舊換新。
6.6辦公設備耐用品損壞或丟失應按價(jià)進(jìn)行賠償,設備折舊年限為5年,以每年折舊率20%計算。
7.辦公設備的報修
7.1所有辦公桌椅在使用中出現的故障或損壞的均須及時(shí)向人力資源及行政部報修,人力資源及行政部應及時(shí)通知相關(guān)供應商到公司進(jìn)行維修。
7.2個(gè)人使用電腦、復印機等以及電腦外部設備、公司網(wǎng)絡(luò )、通信設備如遇故障,應及時(shí)通知信息部,由信息部工作人員檢修或通知相關(guān)供應(維修)商來(lái)公司進(jìn)行檢修。
7.3故障解決后填寫(xiě)《辦公設備報修記錄表》,并由報修人簽字確認后,由人力資源及行政部存檔。
7.4經(jīng)相關(guān)技術(shù)人員鑒定下列情況造成損壞的,由責任者按物品的購置價(jià)格和使用時(shí)間,新舊程序折價(jià)賠償。
7.4.1安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;
7.4.2私自拆裝電腦、復印機等設備的;
7.4.3使用不當造成設備損壞和丟失的;
7.4.4人為的損壞。
8.辦公設備的報廢
8.1凡屬于正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個(gè)人在用辦公設備損壞的,由使用人員填寫(xiě)《辦公設備報廢申請表》,說(shuō)明原因和理由,部門(mén)負責人審核,并由信息部技術(shù)人員鑒定簽署意見(jiàn)上交人力資源及行政部辦理報廢。
8.2人力資源及行政部根據相關(guān)技術(shù)人員的意見(jiàn),并在《辦公設備報廢申請表》簽署審核意見(jiàn)后交主管副總裁審批。
8.3經(jīng)主管副總裁審批后《辦公設備報廢申請表》由人力資源及行政部與信息部存檔,復印給財務(wù)部、辦理報廢手續,進(jìn)行帳務(wù)處理,并辦理補充新設備的申購或領(lǐng)用手續。
9.辦公設備的外借,必須經(jīng)公司主管副總裁批準后,到人力資源及行政部辦理外借登記手續。
10.辦公用品及設備的盤(pán)點(diǎn)制度
10.1行政助理每月底統計各部門(mén)的領(lǐng)用單,編制“辦公用品費用月報表”交部門(mén)經(jīng)理審核。
10.2為控制庫存數量,辦公用品原則上倉庫只保留新人領(lǐng)用或急用數量即可。
10.3每年底應進(jìn)行一次全面辦公設備及用品的盤(pán)點(diǎn),對一些久留不用或損壞的設備及用品進(jìn)行處理。
11.記錄表單
11.1個(gè)人辦公設備及用具登記表
11.2辦公用品申領(lǐng)計劃表
11.3辦公設備報修記錄表
11.4辦公設備報廢申請表
11.5辦公設備購置申請表
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