公司檔案管理制度通用15篇
在當下社會(huì ),需要使用制度的場(chǎng)合越來(lái)越多,制度是指在特定社會(huì )范圍內統一的、調節人與人之間社會(huì )關(guān)系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會(huì )認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實(shí)施機制三個(gè)部分構成。那么擬定制度真的很難嗎?以下是小編幫大家整理的公司檔案管理制度,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。
公司檔案管理制度1
第一條為加強企業(yè)檔案工作,促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項工作效勞,根據《中華人民共和國檔案法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《檔案法》)和有關(guān)法律、法規,制定本規定。
第二條本規定所稱(chēng)的企業(yè)檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對國家、社會(huì )和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應遵守《檔案法》,依法管理本企業(yè)檔案,明確管理檔案的部門(mén)或人員,提高職工檔案意識,確保檔案完整、準確和平安。
第四條企業(yè)檔案工作承受檔案行政管理部門(mén)的監視和指導。 中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理和方法須報國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負責檔案工作的部門(mén)依法履行以下職責:
。ㄒ唬┴瀼貓绦小稒n案法》等有關(guān)法律、法規和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規章制度;
。ǘ┙y籌規劃并負責本企業(yè)檔案的收集、、保管、鑒定、統計和提供利用工作;
。ㄈ┲笇П酒髽I(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、和歸檔工作;
。ㄋ模┍O視、指導本企業(yè)所屬機構(含境外機構)的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。
第七條企業(yè)各部門(mén)負責歸檔文件材料的收集和,并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得回絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應能耐久保存。文件材料符合標準。歸檔的電子文件,應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據有關(guān)規定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級。
第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)展平安保管,并切實(shí)加強對知識產(chǎn)權檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)展鑒定。對確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊,按有關(guān)規定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進(jìn)展監銷(xiāo)。
第十二條企業(yè)做好檔案統計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報表。企業(yè)認真做好對國家和社會(huì )有保存價(jià)值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現代化應與企業(yè)信息化建立同步開(kāi)展,不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門(mén)應積極做好檔案的提供利用工作,努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源,為企業(yè)提供及時(shí)、有效的效勞。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執行公務(wù)提供真實(shí)、準確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案,不得損害國家、社會(huì )和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權發(fā)生變動(dòng),應按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動(dòng)檔案處置方法》做好檔案的'處置工作。 國有企業(yè)破產(chǎn),破產(chǎn)清算組應妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立,檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出奉獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度,對不按規定歸檔而造成文件材料損失的,或對檔案進(jìn)展涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案喪失或損壞的直接責任者,依法進(jìn)展處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自xx年9月1日起實(shí)施!秶鵂I(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規定》同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規定凡與本規定抵觸的,以本規定為準。
公司檔案管理制度2
第一章總則
第一條為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“油品調運分公司”或“公司”)會(huì )計資料檔案的科學(xué)管理,保證會(huì )計資料的完整安全,更好地服務(wù)于公司的各項經(jīng)營(yíng)活動(dòng),根據《會(huì )計法》、《中華人民共和國國檔案法》和《zz石油(集團)工貿有限公司會(huì )計檔案管理辦法》,并結合公司實(shí)際,特制定本制度。
第二條本制度所指的會(huì )計檔案包括會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表以及其他會(huì )計核算資料等四部分。
第三條本制度適用于公司財務(wù)資產(chǎn)部、lng站、永平站、榆煉站。
第二章組織機構及職責
第四條公司財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)負責會(huì )計檔案的日常管理及保管工作。
第五條公司機關(guān)綜合辦公室為公司所有會(huì )計檔案的最終歸檔部門(mén)。
第三章會(huì )計檔案管理范圍
第六條會(huì )計檔案一般包括會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表以及其他會(huì )計核算資料等四部分。
(一)會(huì )計憑證包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調節表等。
(二)會(huì )計賬簿包括按會(huì )計科目設置的總分類(lèi)賬、明細分類(lèi)賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
(三)會(huì )計報表主要有財務(wù)指標快報及月、季、年度會(huì )計報表(包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等)。
(四)經(jīng)濟合同、財務(wù)數據統計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會(huì )計檔案移交清冊、會(huì )計檔案保管清冊、會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊等、實(shí)行會(huì )計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì )計數據、程序文件及其他會(huì )計核算資料等由財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)進(jìn)行保管。
第四章會(huì )計檔案的整理立卷
第七條每月的會(huì )計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。
第八條會(huì )計年度終了后,應采用“三統一”的辦法對會(huì )計資料進(jìn)行整理立卷。
(一)分類(lèi)標準統一:一般將財務(wù)會(huì )計資料分成一類(lèi)賬簿,二類(lèi)憑證,三類(lèi)報表,四類(lèi)文字資料及其他;
(二)檔案形成統一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;
(三)管理要求統一:建立財務(wù)會(huì )計資料檔案簿、會(huì )計資料檔案目錄;會(huì )計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類(lèi)立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
第九條會(huì )計憑證的立卷
(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統一登記至會(huì )計檔案保管清冊。
(二)憑證裝訂
1.會(huì )計憑證裝訂前的準備工作:
(1)分類(lèi)整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全;
(2)摘除憑證內的'金屬物(如訂書(shū)針、大頭針、回形針),對大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開(kāi)裝訂線(xiàn),以便翻閱保持數字完整;
(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎金發(fā)放單是否隨附齊全;
(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;
(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。
2.會(huì )計憑證裝訂時(shí)的要求:
(1)用“三針引線(xiàn)法”裝訂,裝訂憑證應使用棉線(xiàn),在左上角部位打上三個(gè)針眼,實(shí)行三眼一線(xiàn)打結,結扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;
(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀(guān)大方。
3.會(huì )計憑證裝訂后的注意事項:
(1)每本封面上填寫(xiě)好憑證種類(lèi)、起止號碼、憑證張數、會(huì )計主管人員和裝訂人員簽章;
(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類(lèi)編號,以便于調閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;
(3)裝訂封面的所有內容要填寫(xiě)齊全,包括:?jiǎn)挝幻Q(chēng)、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
第十條會(huì )計賬簿的立卷
各種會(huì )計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應按年整理立卷;疽笫牵
(一)會(huì )計賬簿在辦理完年度結賬后,只在下一行的摘要欄填寫(xiě)“結轉下年”字樣,不填其它內容;
(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁(yè)數核對各個(gè)賬戶(hù)是否相符,賬頁(yè)數是否齊全,序號排列是否連續;
(三)會(huì )計賬簿的裝訂順序:會(huì )計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶(hù)目錄→按本賬簿頁(yè)數順序裝訂賬頁(yè)→會(huì )計賬簿裝訂封底;
(四)保留已使用過(guò)的賬頁(yè),將賬頁(yè)數填寫(xiě)齊全,去除空白頁(yè)和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;
(五)多欄式活頁(yè)賬、三欄式活頁(yè)賬、數量金額式活頁(yè)賬等不得混裝,應按同類(lèi)業(yè)務(wù)、同類(lèi)賬頁(yè)裝訂在一起;
(六)會(huì )計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁(yè)、掉頁(yè)、加空白紙的現象;
(七)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章;
(八)裝訂后,會(huì )計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱(chēng)和編號。
第十一條會(huì )計報表的裝訂
會(huì )計報表編制完成并按時(shí)報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一立卷保管。
會(huì )計報表裝訂要求:
(一)會(huì )計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁(yè)數,上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應對其修補后,完整無(wú)缺地裝訂;
(二)會(huì )計報表裝訂順序為:會(huì )計報表封面、會(huì )計報表編制說(shuō)明、各種會(huì )計報表按會(huì )計報表的編號順序排列、會(huì )計報表的封底。
第十二條其他會(huì )計核算資料的立卷
會(huì )計核算其他會(huì )計核算資料應按時(shí)整理立卷,要求如下:
(一)分類(lèi)整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;
(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現缺失要查明原因。
第五章會(huì )計檔案的歸檔
第十三條當年的會(huì )計檔案在會(huì )計年度終了后,由財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)保管一年,期滿(mǎn)后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統一歸檔。移交過(guò)程中,需財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)會(huì )計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進(jìn)行移
交,由財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)負責人、綜合辦公室主任負責監督移交。移交過(guò)程中需填寫(xiě)《會(huì )計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)會(huì )計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。
第十四條會(huì )計檔案的保管
會(huì )計檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,要做好防潮、防霉、防蟲(chóng)蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會(huì )計檔案的安全。
第十五條機構變動(dòng)或檔案管理人員調動(dòng)時(shí),應辦理交接手續,由原檔案管理人員編制會(huì )計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。
第六章會(huì )計檔案的借閱使用
第十六條財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)應建立會(huì )計檔案清單和借閱登記冊。
第十七條檔案在財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)保管期間,凡需借閱會(huì )計檔案人員,須經(jīng)總會(huì )計師批準后,方可辦理借閱手續;借閱人員不得在案卷中標畫(huà),不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會(huì )計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)總會(huì )計師批準。
第十八條會(huì )計檔案移交辦公室后,凡需借閱會(huì )計檔案人員需辦理檔案借閱手續,具體參見(jiàn)檔案管理相關(guān)規定。
第七章會(huì )計檔案的保管期限
第十九條會(huì )計檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類(lèi),具體見(jiàn)附件一。
第二十條會(huì )計檔案的保管期限,從會(huì )計年度終了后的第一天算起。
第二十一條會(huì )計檔案的具體名稱(chēng)如有同本制度附表一所列檔案名稱(chēng)不相符的,可以比照類(lèi)似的保管期限辦理。
第八章會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀
第二十二條保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案,除本制度規定不得銷(xiāo)毀的情形外,可以按照以下程序銷(xiāo)毀:
(一)由綜合辦公室會(huì )同財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊,列明銷(xiāo)毀會(huì )計檔案的名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容。
(二)會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊需經(jīng)總會(huì )計師、經(jīng)理審批。
(三)銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí),綜合辦公室和財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)共同派專(zhuān)人監銷(xiāo)。
(四)監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案前,應當按照會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容清點(diǎn)核對所要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案;銷(xiāo)毀后,應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章,并將監銷(xiāo)情況報告總會(huì )計師、經(jīng)理。
第二十三條保管期滿(mǎn)但未結清的債權債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷(xiāo)毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時(shí)為止。單獨抽出立卷的會(huì )計檔案,應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊和會(huì )計檔案保管清冊中列明。
第九章附則
第二十四條本制度由財務(wù)資產(chǎn)部負責解釋。
第二十五條本制度未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規和工貿公司相關(guān)規定執行。
第二十六條本制度自頒發(fā)之日起施行
公司檔案管理制度3
第一條為加強檔案信息管理,充分發(fā)揮檔案信息的作用,有效保存和應用檔案信息,制定本制度。
第二條本制度所稱(chēng)檔案信息是指工程建設活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標書(shū)、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等,包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規劃建設管理部負責工程類(lèi)檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。
第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門(mén)是檔案信息資料的.來(lái)源,負責相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條各種檔案信息資料應按要求分類(lèi)編碼保存,要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密,保持適當的通風(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運行相關(guān)部門(mén)及時(shí)提供。
第七條舊管網(wǎng)改造時(shí),由規劃建設管理部進(jìn)行現場(chǎng)測繪,及時(shí)繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門(mén)提供。涉及調度地理信息系統數據更新的,應同步更新。
第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的,應按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類(lèi)檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存,需要留存備用的可留復印件。
第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從20xx年1月1日起執行。
公司檔案管理制度4
為明確管理責任,規范管理行為,確保各類(lèi)檔案資料及時(shí)歸檔、完整保存并得到有效利用,特制定本制度。
一、檔案管理原則
公司檔案實(shí)行由公司綜合管理部集中統一管理與部分專(zhuān)用性檔案分散管理相結合的原則。
二、組織
公司綜合管理部設專(zhuān)門(mén)的檔案室并配備專(zhuān)人管理檔案,各部門(mén)明確由專(zhuān)人兼管檔案工作。
三、檔案管理部門(mén)的工作職責
。ㄒ唬┚C合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設檔案管理系統。
。ǘ┴攧(wù)部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作,綜合管理部給予配合。
。ㄈ┢渌块T(mén)由部門(mén)檔案專(zhuān)人對檔案進(jìn)行收集、整理,并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。
四、檔案管理人員職責
。ㄒ唬┴撠熓占、整理、分類(lèi)、鑒定、保管各類(lèi)檔案,做到收集齊全、整理科學(xué)、鑒定正確和保證質(zhì)量,并按時(shí)接收和移交檔案;
。ǘ┓脖竟居“l(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由綜合管理部統一收集管理。
。ㄈ┳龅街矣诼毷,遵守紀律,嚴格按照有關(guān)法律和公司制度辦事。
五、歸檔公司檔案室資料
。ㄒ唬┥霞墮C關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料;
。ǘ┍竟镜恼埵九c上級機關(guān)的批復;
。ㄈ┍竟緦ν獾恼桨l(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū);(四)本公司反映主要職能活動(dòng)的報告、總結;
。ㄎ澹┍竟局朴喌挠媱、方案、統計、財務(wù)、工作總結;(六)綜治工作材料;
。ㄆ撸┍竟九c有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料;(八)本公公司各種證照及所獲各種榮譽(yù)、獎勵資料;(九)本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料;(十)具有保存價(jià)值的電子文本、圖片、音像、影像資料;(十一)會(huì )計憑證,會(huì )計活動(dòng)帳薄和會(huì )計報表等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要史料和證據。
六、檔案的收集與歸檔
。ㄒ唬┏修k部門(mén)或主辦人應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門(mén)檔案管理員歸卷。
。ǘ┓彩侵苯佑浭龊头从彻、部門(mén)活動(dòng)的,具有現實(shí)的和長(cháng)遠查考價(jià)值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實(shí)物等),均須歸檔保存。
。ㄈ┕芾硇詸n案在分類(lèi)立卷時(shí)應做到:分年度、分類(lèi)別、分級別。黨政文件要分別組卷,密級文件要單獨立卷。組卷時(shí)按內部特征為主的六個(gè)特征進(jìn)行組卷,盡量把永久、長(cháng)期、短期三種保管期限文件材料分開(kāi)組卷。
。ㄋ模┰跉w檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
。ㄎ澹┚C合管理部定期對各部門(mén)文件材料的歸檔工作進(jìn)行檢查。
。└鞑块T(mén)在次年三月向檔案部門(mén)移交管理性檔案,需付卷內目錄,移交目錄一式二份,交接雙方清點(diǎn)核對,并履行簽字手續。
七、檔案的保管
。ㄒ唬┕荆ɑ虿块T(mén))管理的檔案應有專(zhuān)柜保存,確保完好不丟失。
。ǘ┳龊秒娮訖n案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作;
。ㄈn案工作人員應確保檔案的質(zhì)量,對破損和變質(zhì)檔案,及時(shí)采取措施,進(jìn)行修補和復制。
。ㄋ模┕揪C合管理部不定期檢查各檔案管理情況,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)組織整改。
。ㄎ澹┟磕陮n案進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進(jìn)行修補和復制。
八、檔案的借閱
必須嚴格執行保密制度,填寫(xiě)查借閱檔案登記表,如期歸還,歸還時(shí)驗收注銷(xiāo)。凡利用者都應按規定辦理借閱手續。查閱機密以上級檔案,需經(jīng)公司(部門(mén))負責人批準,原則上不外借,確因工作需要,應當天歸還。
。ㄒ唬n案借閱限一周內歸還,特殊情況需延期的,須辦理續借手續;
。ǘ┙璩龊蜌w還檔案時(shí),應辦理清點(diǎn)手續,由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當面核對清楚;
。ㄈn案如有丟失、損壞或泄密,須立即追究當事者責任;
。ㄋ模┱{走、辭退人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續;
。ㄎ澹┰瓌t上不對外借閱檔案,外單位需查閱檔案資料者,須經(jīng)總經(jīng)理批準,并辦理登記手續后,方可借閱。
。w還檔案時(shí)應保證檔案材料的清潔、完整、安全,不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷(xiāo)毀,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫(xiě)。
。ㄆ撸﹤髡婕璐鏅n時(shí),應將復印件連同原件一起存檔,以防原件字跡消失。
。ò耍┪唇(jīng)公司董事長(cháng)授權,任何部門(mén)或個(gè)人無(wú)權公開(kāi)檔案。
九、檔案室保密制度
。ㄒ唬n案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規章制度辦事。
。ǘ┓彩褂帽C軝n案資料人員必須嚴格遵守有關(guān)保密規定。
。ㄈ┓步栝啞敖^密”“機密”級檔案資料應經(jīng)分管領(lǐng)導審批,報總經(jīng)理批準后,方可借出。
。ㄋ模┩鈫挝徊殚、借閱密級檔案,須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導審批,報分管領(lǐng)導批準,方可提供。
。ㄎ澹┟孛軝n案不得私自存放,贈送并轉借他人,個(gè)人外出攜帶機密級以上檔案應妥善保管,若泄密要追究泄密者責任。
。n案管理人員應嚴格遵守保密制度,不得在公開(kāi)場(chǎng)所談?wù)摫C軝n案內容,不得將保密檔案帶出室外和借給他人。
十、檔案的'鑒定與銷(xiāo)毀
鑒定檔案保存價(jià)值,確定保管期限及銷(xiāo)毀檔案,嚴格按照國家有關(guān)規定并結合公司實(shí)際情況進(jìn)行。公司檔案保管期限分永久、長(cháng)期、短期三種。確定保管期限的原則是:
。ㄒ唬┓从彻局饕毮芎椭匾(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的,具有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案定為永久保存;
。ǘ┓从彻疽话憬(jīng)營(yíng)活動(dòng),具有較長(cháng)時(shí)間利用價(jià)值的檔案定為長(cháng)期保存,其期限為16―50年;
。ㄈ⿲驹谝欢〞r(shí)期內有參考利用價(jià)值的檔案,定為短期保存,其期限為15年以?xún)取?/p>
。ㄋ模n案的鑒定由綜合管理部主管、各部門(mén)指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成,并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現檔案不準確,不完整,應及時(shí)責成有關(guān)部門(mén)和人員修改、補充。
。ㄎ澹┙(jīng)過(guò)一定時(shí)間后確無(wú)保存價(jià)值的檔案,或者原有情況已發(fā)生完全改變,其檔案失去保存意義的,經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出,本公司綜合管理部和部門(mén)審查同意,公司總經(jīng)理批準,方可銷(xiāo)毀。
。┙(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案,檔案人員必須列出清單,銷(xiāo)毀檔案的批準人、監銷(xiāo)人都要在銷(xiāo)毀檔案清冊上簽字。
十一、本管理制度最終解釋權歸綜合管理部。
十二、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施。
公司檔案管理制度5
一、檔案管理總則
1、公司檔案是指公司各個(gè)部門(mén)在從公司經(jīng)營(yíng)管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據和有效憑證。
2、檔案的管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要組成部分,各部門(mén)都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門(mén)日常工作程序之中,切實(shí)加強領(lǐng)導,部門(mén)負責人為本部門(mén)檔案第一負責人。
3、各部門(mén)都必須貫徹執行集中統一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統一管理本部門(mén)的檔案,以維護檔案的完整、準確、系統、安全有效利用。
二、管理結構和職責
1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門(mén),根據工作需要,應組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導。其主要職責:
、僦贫ü緳n案管理制度、辦法、規范并指導、監督和檢查各部門(mén)貫徹執行情況;
、趯Ω鞑块T(mén)的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導和交流,加強檔案管理意識;
、劢M織培訓各部門(mén)兼職檔案管理員;
、茇撠煿炯墮n案的收集、整理和集中統一管理并積極提供利用;
2、部門(mén)應根據本部門(mén)檔案數量、使用頻度、重要性等特點(diǎn),設立部門(mén)內的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門(mén)應按照規范設立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負責本部門(mén)內的檔案收集、整理和集中統一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導。各部門(mén)的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結點(diǎn),其基本職責:
、儇瀼貓绦泄居嘘P(guān)檔案管理的系列規范,制定本部門(mén)檔案工作各項實(shí)施細則;
、谪撠熓占静块T(mén)內的檔案材料,并進(jìn)行系統整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項工作提供服務(wù);
、墼陧椖拷Y束或特定時(shí)期向公司檔案室移交檔案。
三、公司檔案歸檔范圍和要求
1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個(gè)項目相關(guān)的證件、手續、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽(yù)證書(shū)等。
2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門(mén)檔案,由部門(mén)兼職檔案管理員分別收集本部門(mén)和本項目在工作中形成的歸檔材料,在項目結束或特定時(shí)期向總辦移交;
3、會(huì )計檔案由于其特殊性及重要性,會(huì )計憑證、報表、帳冊等財務(wù)資料由財務(wù)部根據國家財政部的有關(guān)政策歸檔和保管;
4、歸檔的檔案應齊全、完整、準確、系統;各種簽證手續完備、字跡圖樣清晰;
5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的`各類(lèi)歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應無(wú)條件按規定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據為私有。
四、檔案的管理
1、檔案管理員對接受的檔案應及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)、編號并進(jìn)行電腦錄入;
2、檔案保管必須有專(zhuān)用房間或柜子,房間或柜內保持適當的溫、濕度,并應有防火、防蟲(chóng)、防盜等措施。
3、檔案管理員應經(jīng)常對檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現問(wèn)題除及時(shí)報告本部門(mén)領(lǐng)導外,應采取補救措施,以減少檔案的損失;
4、檔案管理部門(mén)應建立登記制度,對檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;
5、各服務(wù)中心必須指定專(zhuān)人管理本服務(wù)中心的檔案,并及時(shí)與總辦檔案管理員對接;
6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;
7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門(mén)留存者,必須復印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整,并節省公司人力、物力,縮短辦文時(shí)間;
8、部門(mén)撤消或變動(dòng),以及項目結束時(shí),應將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴格按類(lèi)別、目錄順序對號入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續;
9、檔案分電子文檔和實(shí)物存取文檔兩種;
10、檔案的保管期限分永久、長(cháng)期、短期、臨時(shí)四種。
五、檔案的利用
1、積極開(kāi)展檔案的利用,各部門(mén)因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項目開(kāi)發(fā)和管理中的作用;
2、凡借閱檔案的人員,必須愛(ài)護檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫(huà)、批注,必須保證檔案的保密性,按時(shí)歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應及時(shí)追查責任。
六、檔案的銷(xiāo)毀
1、任何部門(mén)和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權隨意銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2、按規定需要銷(xiāo)毀的,凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準,一般內部檔案須經(jīng)總辦主任批準。
3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案,檔案管理人員應認真填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單,并由專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
七、附則
1、本規范的執行監督人為總辦檔案管理員。
2、各部門(mén)應參照本規范制定部門(mén)內實(shí)施細則,報總辦備案;
3、有關(guān)檔案管理的其他規范,與本規范配合執行。
4、對檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查,發(fā)現因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執行,并且應采取一切補救措施。
八、項目圖紙移交規定
1、針對地產(chǎn)公司開(kāi)發(fā)的新項目,在正式出施工圖時(shí)給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專(zhuān)業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專(zhuān)人負責保管。
2、工程竣工驗收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專(zhuān)人接收并簽字確認。
3、服務(wù)中心成立后,項目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規定進(jìn)行管理。
九、檔案管理流程圖:
1、項目資料:
相關(guān)部門(mén)分類(lèi)整理
列出清單
部門(mén)經(jīng)理審查簽字
項目結束后移交公司檔案員
檔案管理員歸類(lèi)、編目組卷
建立電子檔案
2、公司證照卡及榮譽(yù)證書(shū)、獎杯等實(shí)物:
3、檔案借閱
填借閱申請單
總辦審批
登記借閱
按時(shí)歸檔:
公司檔案管理制度6
第一條為了規范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
第二條檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理,各部門(mén)的檔案管理員負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導,每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的,綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財稅方面的資料,由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的,由規劃建設部保存原件。以上部門(mén)應將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務(wù)部及合同執行(或簽訂)部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的'可復印或復制,歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房,各部門(mén)應根據保存檔案數量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法,根據分類(lèi)法,編制分類(lèi)目錄;根據需要編制專(zhuān)題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規律。
7、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案,由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動(dòng)手續。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時(shí),應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損,否則,追究當事人責任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。
第六條二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復印件,其余資料交綜合管理部統一保存。
第七條本制度從20xx年x月一日起執行。
公司檔案管理制度7
第一章總則
第一條為加強公司XX資產(chǎn)管理有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”或“本公司”)檔案管理工作,根據《中華人民共和國證券投資基金法》、《私募投資基金監督管理暫行辦法》、《私募投資基金管理人內部控制指引》等法律法規、規范性法律文件及相關(guān)監管要求制定本制度。
第二條檔案是公司及各部門(mén)在各項工作中形成的文件材料。
第三條加強檔案管理工作,是規范公司內部管理的重要內容,對亍提高公司管理水平具有重要意義。
第二章歸檔范圍
第四條公司檔案分為以下幾種:
。ㄒ唬┕炯壸C件
營(yíng)業(yè)執照正副本;組織機構代碼證正副本;稅務(wù)登記證正副本;開(kāi)戶(hù)許可證;機構信用代碼證、會(huì )員證等其他證件。
。ǘ┓ㄈ酥卫斫Y構
1、股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )等決議及會(huì )議材料;
2、高管人員資料檔案;
3、股東情況相關(guān)資料
4、其他相關(guān)資料。
。ㄈ┕疚臅(shū)檔案
1、外發(fā)文件:外發(fā)紅頭文件等;
2、外收文件:
。1)監管部門(mén)的.批文、批復、通知等;
。2)上級管理部門(mén)、股東單位頒發(fā)的需要公司執行的指示、決定、命令、條例、規定、辦法和通知等;
。3)其他金融機構的往來(lái)文件;
。4)社會(huì )有關(guān)部門(mén)頒發(fā)的文件、材料和公函;
。5)其他需要立卷歸檔的外來(lái)文件。
3、內部文件:各部門(mén)通知、通報、請示、報告、制度及其他需要立卷歸檔的材料等。
。ㄋ模┗鸾灰准盎鹎逅
包括不限于:投資決策委員會(huì )會(huì )議記、風(fēng)控委員會(huì )議記、清算指令等。
。ㄎ澹┖弦帣n案
各種風(fēng)控合規報告及提示函等。
。┬姓飿I(yè)
1、辦公樓相關(guān)文檔:裝修工程招標、工程報批、監理、投標書(shū)、工程合同、竣工驗收、辦公物業(yè)租賃文檔,財產(chǎn)保險相關(guān)文檔等;
2、辦公家具類(lèi)文檔;
3、電話(huà)、安保、音視頻相關(guān)文檔;
4、物業(yè)管理相關(guān)文檔;
5、空調、電梯相關(guān)資料;
6、辦公樓消防、水系統圖紙等等;
7、購置各類(lèi)設備的圖紙、說(shuō)明書(shū)等;
8、其他需要歸檔的文件。
。ㄆ撸┬畔⑾到y
信息系統工程建設等資料。
公司檔案管理制度8
為進(jìn)一步加強檔案管理工作,夯實(shí)檔案工作基礎,切實(shí)提高檔案管理水平,有效地保護和利用檔案,根據《干部人事檔案工作條例》,現制定管理辦法如下:
本辦法適用于我縣機關(guān)事業(yè)單位副科級以下的管理人員、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和工勤人員的檔案管理工作,實(shí)行單位一把手負責制,選配政治素質(zhì)好、作風(fēng)正派的專(zhuān)門(mén)工作人員(以下簡(jiǎn)稱(chēng)人事干部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作,并保證人員相對穩定。
檔案工作應遵循五大原則,即黨管干部、黨管人才,依規依法、全面從嚴,分級負責、集中管理,真實(shí)準確、完整規范,方便利用、安全保密。
各單位人事干部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作,負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作,負責接交的檔案材料真實(shí)準確,完整規范,堅決杜絕非專(zhuān)職人員辦理檔案相關(guān)事宜。
一、檔案內容
檔案材料主要涉及干部職工工作及學(xué)習過(guò)程中形成的.供組織考察的各類(lèi)資料,包括十大類(lèi):一是履歷類(lèi)材料,二是自傳和思想類(lèi)材料,三是考核鑒定,四是學(xué)歷學(xué)位、職稱(chēng)、論文、培訓,五是政審、審計類(lèi),六是黨、團材料,七是表彰獎勵材料,八是處分材料,九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級并行、(境)審批,十是報到(派譴)證、計生材料。
二、檔案管理
檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。
收集檔案材料時(shí)應確保收集材料屬歸檔范圍,確保收集材料填寫(xiě)規范、真實(shí)完整。具體要求:①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長(cháng)297毫米,寬210毫米)公文用紙,用黑色的中性筆填寫(xiě)(或打印);③屬成套材料的,必須頭尾完整。
經(jīng)鑒別,符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個(gè)月內按要求履行移交手續送交檔案室。自文件下發(fā)之日起,未及時(shí)移交的檔案材料,檔案室不再接收。
三、檔案利用
檔案利用主要包括查(借)閱、復制和摘錄等。嚴禁拍攝復印檔案內容,因工作需要取證的,經(jīng)審查批準后方可復印。
查(借)閱檔案一般要求2名以上共產(chǎn)黨員按程序申請,由檔案室根據規定,確定是否提供和提供什么材料。嚴禁個(gè)人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的,由借閱單位履行審批手續,限期歸還,不得轉借。
查檔(含復制、摘錄)程序:查閱單位填寫(xiě)《查閱檔案審批表》,經(jīng)單位和主管單位負責人同意后,報檔案室分管領(lǐng)導審批,人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調查證明材料查檔。
公司檔案管理制度9
1、文件檔案的管理:
1.1文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內資料等內容。
1.2公司各部門(mén)負責本部門(mén)歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
1.3歸檔的文件材料必須完整、準確、系統,文件書(shū)寫(xiě)和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規范。
1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,復印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導審批,各部門(mén)保密文件由各部門(mén)部長(cháng)審批。
1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫(xiě)方式形成,手寫(xiě)方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6文件檔案紙張的規格以a4紙為標準,特殊類(lèi)型的紙張經(jīng)整理后達到210mm*297mm尺寸標準。
2、電子文檔的管理:
2.1收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過(guò)程,有查考價(jià)值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門(mén)已開(kāi)始向計算機全文處理的轉換工作,則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質(zhì)等文件內容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準確、可靠的標識關(guān)系。
■在'無(wú)紙化'計算機辦公或事物系統中產(chǎn)生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲于光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)類(lèi)能夠脫機保存的載體上,并對有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。
■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應注明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮方法,則應將相關(guān)軟件一并收集。
■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)必須保證其對設備的依賴(lài)性,以及易修改性等問(wèn)題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數據。
■用視頻設備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)必須保證收集其壓縮
方法和軟件;用音頻設備獲得的文件,收集時(shí)必須保證收集其屬性標識和相關(guān)軟件。
■由計算機多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)必須保證參數準確、數據完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應注意收集其軟件型號和相關(guān)參數。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專(zhuān)用軟件一并收集。
■計算機系統運行和信息處理等過(guò)程中涉及的`各類(lèi)參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
2.2收集、積累方法:
■及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3歸檔要求:
■把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數據集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。
■本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(cháng)期保存的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽,標簽內填寫(xiě)編號、日期、名稱(chēng)、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長(cháng)期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開(kāi)發(fā)的應用軟件,也應將軟件及相關(guān)數據存在同一載體上。
■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少一年。
3、聲像檔案的管理:
3.1聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說(shuō)明。
3.2文字說(shuō)明的編寫(xiě)要求:
■基本內容應包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應能準確解釋檔案材料的內容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全。
■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫(xiě)文字說(shuō)明。
3.3聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進(jìn)行檢查。
3.4底片冊、錄音、錄像帶、軟盤(pán),應放在專(zhuān)用架內,嚴禁擠壓堆放,并避開(kāi)磁場(chǎng)源。對存放的照片要定期檢查。
3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門(mén)領(lǐng)導批準,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借使用。
公司檔案管理制度10
一、制度內容
為做到客戶(hù)服務(wù)部與客戶(hù)的良好溝通,把握客戶(hù)的人員構成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等,有必需建立一套綜合的客戶(hù)信息系統,而客戶(hù)檔案可以幫忙客戶(hù)服務(wù)部以最便捷的方式供應以上信息。因此,為充分利用客戶(hù)信息并管理好這些信息,特建立此制度。
二、管理目標
客戶(hù)檔案資料全面、精準、有效。
三、適用范圍
客戶(hù)檔案資料的管理緊要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節。
一般客戶(hù)檔案包含以下的。資料:
1、收集客戶(hù)單位資料
2、客戶(hù)繳費記錄包含各樣應付之押金
3、客戶(hù)裝修工程文件
4、客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料
5、客戶(hù)資料增補
6、客戶(hù)聯(lián)絡(luò )資料
7、緊急事故聯(lián)絡(luò )人的資料
8、客戶(hù)與管理處往來(lái)文件
9、客戶(hù)違規事項與欠費記錄
10、客戶(hù)維護和修理記錄
11、客戶(hù)投訴記錄
12、客戶(hù)單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序
四、注意事項
1、適時(shí)上行下達客戶(hù)與管理之間的學(xué)問(wèn)、報告、通知、通報,傳送文件應適時(shí)、精準,認真地登記并制作各種表格。
2、協(xié)調與客戶(hù)之間的關(guān)系,加強橫向溝通;
3、做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的`檔案工作,并定期整理,以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn);
4、接聽(tīng)客戶(hù)投訴,解決客戶(hù)投訴;
5、接聽(tīng)客戶(hù)工程報修電話(huà),適時(shí)聯(lián)系修復。
4、物業(yè)公司檔案管理規章制度
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專(zhuān)管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶(hù)建立、逐一保管,建立統一目錄,同時(shí)建立電子檔備份。各類(lèi)信息認真排列,以便查閱;
3、客戶(hù)信息檔案的內容包含:業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維護和修理文件、繳費文件、回處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專(zhuān)管人員須認真填寫(xiě)各項記錄表,紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。適時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的更改,保證信息的精準性;
5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理,注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱,以保護業(yè)主的隱私,維護公司良好形象;
6、為確保文檔安全,文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)工作;
7、業(yè)主檔案永久保管,適時(shí)與業(yè)主溝通,適時(shí)更改業(yè)主信息,保證其精準性。
公司檔案管理制度11
一、總則
1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項活動(dòng)直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專(zhuān)人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負責整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門(mén)或人員收集,交行政部備案。會(huì )議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì )議材料,包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會(huì )議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會(huì )議記錄、統計報表及簡(jiǎn)報。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的.剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點(diǎn),保持文件之間的有機聯(lián)系,區別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年。
5、檔案文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點(diǎn),應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。
6、案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關(guān)規定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。
2、檔案借閱的最長(cháng)期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現損壞、丟失或逾期未還,應寫(xiě)出書(shū)面報告,報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發(fā)現遺失必須及時(shí)匯報,追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導批準才能摘抄或復制。
5、必須愛(ài)護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫(xiě)字、劃線(xiàn)或作記號等。
6、不準轉借,必須專(zhuān)人專(zhuān)用。
7、用畢按時(shí)歸還,如需延長(cháng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
七、本制度即日起開(kāi)始執行。
公司檔案管理制度12
具體描述
為了加強對文秘檔案管理制度,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本檔案管理制度。行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門(mén),負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門(mén)的執行檢查,加強對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導和工作實(shí)務(wù)指導。
制定檔案管理制度的目的以及作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案管理制度,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本檔案管理制度。
一、文書(shū)檔案立卷歸檔制度
(一)1 歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內部機構在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料,都要按照本制度的規定,分別立卷歸檔。
2 公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
(二)文件材料的收集管理
1堅持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應指定專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員,負責管理本部門(mén)的.文件材料,并保持相對穩定。人員變動(dòng)應及時(shí)通知檔案室。
2 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統一收集管理。
3 一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì )議文件由會(huì )議主辦部門(mén)收集歸卷。
a.公司工作人員外出學(xué)習、考察、調查研究、參加上級機關(guān)召開(kāi)的會(huì )議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報差旅費時(shí),必須將會(huì )議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后財務(wù)部門(mén)才給予核報差旅費。
b.本公司召開(kāi)會(huì )議,由會(huì )議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì )議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續,檔案室簽字認可后財務(wù)部門(mén)才給予報會(huì )議費用。
(三)歸檔范圍
1 重要的會(huì )議材料,包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等。
2 上級機關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。
3 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
4 本公司的請示與上級機關(guān)的批復。
5 本公司反映主要職能活動(dòng)的報告、總結。
6 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會(huì )議記錄、統計報表及簡(jiǎn)報。
7 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
8 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
(四)超期檔案的銷(xiāo)毀
1.對超過(guò)保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導共同鑒定,報分管副總批準后,按規定銷(xiāo)毀。
2.經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無(wú)保留價(jià)值時(shí),再行銷(xiāo)毀,以免誤毀。
3.銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專(zhuān)人監銷(xiāo),嚴禁將銷(xiāo)毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后,監銷(xiāo)人應在銷(xiāo)毀注冊上簽字。
本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。
公司檔案管理制度13
一、目的
加強檔案管理,規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
1、公司內部經(jīng)營(yíng)形成的各種資料。
2、外部政府機關(guān)、行業(yè)部門(mén)形成的與公司經(jīng)營(yíng)或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復等資料。
三、術(shù)語(yǔ)和定義
1、檔案:指公司過(guò)去和現在各級部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動(dòng)。
四、職責
1、行政部:
1)負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作,并負責督促指導部門(mén)檔案管理;
2)建立健全公司檔案管理制度,指導、監督和檢查執行情況;
3)收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料;
4)負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理,監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程,確保公司檔案的安全;指導公司的檔案管理工作;
5)提高檔案信息的利用效率,促進(jìn)信息傳遞和溝通;
6)負責組織學(xué)習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門(mén)相關(guān)人員:
1)負責在工作變動(dòng)時(shí),做好或協(xié)助移交工作,并及時(shí)通知行政部;
2)向行政部移交合同或文件資料原件或復印件;
3)負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔;
4)財務(wù)管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料;
3、各部門(mén)檔案主管人員
1)負責部門(mén)檔案的管理。
4、各部門(mén)負責人
1)批準對自己部門(mén)資料或合同復印件的處置;
2)負責對本部門(mén)檔案管理的監督檢查。
5、各公司總監/副總
1)負責對檔案管理監督檢查報告的審批。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1)各部門(mén)相關(guān)人員負責對本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集,并編制部門(mén)《文件(合同)管理記錄目錄》。
2)各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的,各部門(mén)分別進(jìn)行整理,并編制《移交目錄》,每季度向行政部移交。
a)歸檔范圍及移交時(shí)間:每季度結束后次月10日前。
b)檔案資料的標識行政部及各部門(mén)對各自保管的檔案資料編號,編號規則見(jiàn)《公司檔案管理規定》。
c)檔案資料的日常管理:
、烹娮宇(lèi)合同或其他需要保管的電子文件,應當及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤(pán)內或制作專(zhuān)門(mén)光盤(pán)進(jìn)行編號保存;
、莆募、合同資料要登記詳細信息,并編制《文件(合同)管理記錄目錄》,以便檢索利用;
、俏募Y料、合同要科學(xué)排列,按編號順序存放于文件盒內,并加以標識,整齊排放在文件/檔案柜中。
d)檔案借閱
、沤栝啓n案要履行借閱手續,填寫(xiě)《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內,不能帶出;確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門(mén)主管、副總經(jīng)理和行政部批準,且只帶復印機,不帶原件;
、茩n案外借一般只借復印件,需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準,借閱的檔案交還時(shí),必須當面點(diǎn)交清楚,如發(fā)現遺失或損壞,應立即報告直接上級;
、墙栝啓n案用完后,應及時(shí)送還,如超過(guò)借閱時(shí)間,須重新辦理手續;
、冉铏n人必須愛(ài)護檔案,嚴禁擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影,不得轉借或損壞行為,如發(fā)現一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節嚴重者,按《檔案法》和《保密法》給予行政處分,構成犯罪的,依法追究刑事責任。
、煞潜竟韭毠せ騿挝恍璨殚啓n案時(shí),必須持單位介紹信或本人身份證復印件,經(jīng)本公司高管領(lǐng)導批準后,方能在閱覽室閱覽,不可將檔案帶出檔案室。
e)檔案銷(xiāo)毀
、艑σ咽ダ脙r(jià)值的檔案,銷(xiāo)毀時(shí),必須寫(xiě)申請銷(xiāo)毀報告,編制銷(xiāo)毀目錄,報部門(mén)經(jīng)理和部門(mén)分管副總鑒定,最后報總經(jīng)理的批準,方可銷(xiāo)毀。
、茍绦袖N(xiāo)毀任務(wù)時(shí),必須由行政部人員監銷(xiāo),監銷(xiāo)人不得少于二人,并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后,把銷(xiāo)毀目錄和部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)分管和總經(jīng)理的批準手續文件,一并存檔永久保存。
2、檔案管理細則
1)檔案資料的歸檔范圍
、殴緦ν獍l(fā)出的公文,如給政府的請示報告類(lèi)公文等;
、乒臼盏降墓,如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書(shū)等文件;
、潜竟九c其他單位來(lái)往的文書(shū)及權益文書(shū)等;
、裙绢I(lǐng)導的批示、指示等;
、芍匾臅(huì )議材料,包括會(huì )議的通知、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;
、史从彻局饕毮芑顒(dòng)的報告、總結、工作日記、工作備忘等;
、斯镜母鞣N工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡(jiǎn)報;
、瘫竟九c有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料;
、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的.文件材料等人事檔案資料;
、伪竟景l(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料;
、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等;
、型獬龉珓(wù)活動(dòng)(如學(xué)習、考察、調查研究、參加會(huì )議等)所獲得或形成的檔案資料;
、沿攧(wù)檔案資料;
、腋鞣N實(shí)物檔案;
、悠渌哂欣煤捅4鎯r(jià)值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
、艢w檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確,如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
、埔话阗Y料按一份原件歸檔,重要文件和高使用率文件可以根據需要,按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據實(shí)際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管,應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存,行政部以影印本歸檔。
、锹曄駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版,在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
、入娮游募邢鄳募堎|(zhì)文件、資料一并歸檔保存,并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
、筛鞣N實(shí)物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)、證書(shū)、牌匾、饋贈品等)必須原件歸檔,并保持其完好無(wú)損。
4、檔案資料的歸檔時(shí)間
、偶磿r(shí)歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應在傳閱、辦理結束或取得后即時(shí)歸檔:
a)公司規定的密級文件;
b)重要文件,如政府批文、核準文件、證照等;
c)合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料;
d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料;
e)其他認為需要即時(shí)歸檔的資料。
、贫ㄆ跉w檔
a)部門(mén)應在每月底前整理歸檔當月文件,編制檔案清單交行政部;
b)部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料,并移交公司行政部;
、请娮勇曄駲n案的歸檔
a)重要電子聲像檔案應實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成,一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機保管。
c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集,行政部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機保管。
5、檔案交接
、挪块T(mén)內檔案交接部門(mén)檔案管理人員(兼)工作變動(dòng)或離職的,要填寫(xiě)《檔案移交清單》,由部門(mén)負責人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字,行政部見(jiàn)證。
6、檔案移交公司的流程
a)移交前,應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進(jìn)行修裱、復制或加邊,對大小不一、長(cháng)短不齊的文件折疊理齊。
b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆填寫(xiě),要求字跡工整、清楚、準確。
c)結合文書(shū)材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復在前,請示在后;
正件在前,附件在后;
正本在前,定稿在后;
結論在前,依據在后。
d)經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案,編制移交清單;
e)行政部根據移交清單,查收案卷與文件,并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對;
f)檔案完整、齊全且符合公司要求,移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單,確認無(wú)疑后雙方在移交清單上(一式兩份)簽字,雙方各保存一份;
7、檔案保管
、艡n案編號
a)檔案按類(lèi)別應賦予統一名稱(chēng),其名稱(chēng)應簡(jiǎn)明扼要,以充分表示檔案內容性質(zhì)為原則,并且要有一定范疇,不能籠統含糊。
b)檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)經(jīng)確定后,應參照《檔案分類(lèi)編號表》,將所有分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
c)檔案分類(lèi)編號內應預留若干空檔,以備將來(lái)組織擴大或業(yè)務(wù)增多時(shí),隨時(shí)增補之用。
d)檔案分類(lèi)及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門(mén)要求,組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內,便于查閱。
8、附則:本辦法由公司行政部制定并負責解釋。
公司檔案管理制度14
第一條為加強公司行政事務(wù)管理,理順公司內部關(guān)系,使各項管理標準化、制度化,提高辦事效率,特制定本規定。
第二條公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統一收集管理。
第四條檔案管理要指定專(zhuān)人負責,明確責任,保證原始資料及單據齊全完整,密級檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍:
1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄(包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等)、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價(jià)值的`文件材料。
2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索。
1、借閱檔案要認真填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛(ài)護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復制,凡屬密級檔案,必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制,一般內部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時(shí),檔案管理人員要嚴格檢查,如發(fā)現遺失、污損、或隨意涂改情況的,要追究借閱者責任,并及時(shí)報告公司主管領(lǐng)導。
第七條檔案的銷(xiāo)毀:
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。
2、若按規定需要銷(xiāo)毀時(shí),必須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊》,屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀,一般內部檔案,須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷(xiāo)毀。
3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單,由專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
公司檔案管理制度15
為進(jìn)一步完善公司的管理體系,建立有效的檔案管理制度,實(shí)現檔案管理工作的的制度化、規化、科學(xué)化,使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù),促進(jìn)公司的可持續健康發(fā)展,根據相關(guān)法律法規及規定,并結合我公司實(shí)際情況,制定本細則。
一、總則
。ㄒ唬┕緳n案是在各項活動(dòng)中形成的全部檔案的總和,是完整地、系統地反映公司各項經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄,是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。
。ǘn案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分,是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則,由公司行政與人力資源總監統一負責,統一管理。
。ㄈ┕緳n案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理,其他各部門(mén)在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的'裝飾工程、基建、科研、文書(shū)、音像、人事、會(huì )計、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理,各部門(mén)不得分散保存。
二、檔案部門(mén)設置及其職責
。ㄒ唬┕緳n案管理由總經(jīng)理辦公室統一保管;韭氊煘椋
1、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和工作計劃等。
2、在統一領(lǐng)導、分級管理的原則下根據本專(zhuān)業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監督和指導。
3、負責對本公司形成的各門(mén)類(lèi)檔案實(shí)行綜合管理,積極提供利用。
4、辦理領(lǐng)導交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
。ǘ└鞑块T(mén)設立兼職檔案員,其主要職責是:
1、認真執行本公司檔案工作的規章制度主動(dòng)向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況,積極配合其開(kāi)展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監督、指導和檢查。
2、根據本公司各部門(mén)歸檔圍負責做好本部門(mén)檔案材料的收集整理工作并在規定期限向檔案部移交,確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。
三、檔案接收與整理
(一)公司編制文件材料的歸檔圍,根據各部門(mén)的職責不同,主要有以下幾個(gè)面:
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