文件管理制度（精品15篇）
在發(fā)展不斷提速的社會(huì )中，我們都跟制度有著(zhù)直接或間接的聯(lián)系，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。擬定制度需要注意哪些問(wèn)題呢？下面是小編精心整理的文件管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
文件管理制度1
1.目的:
為完善公司文件收發(fā)管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。
2.適用范圍:
適用本公司所有文件。
3.職責:
文件收發(fā)管理由行政辦公室統一負責。
工作內容
公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種,文件密級由公司總經(jīng)理確定。
公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。
業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門(mén)擬稿,分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于秘密以上的文件,核稿人應注明文件密級,并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規定,由專(zhuān)人印制、報送。
已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類(lèi)別編號后,按文印規定處理。
文件由擬稿人校對,審核后方能復印、蓋章。
公司的文件由行政辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門(mén)、接件人等事項登記清楚,并報告報送結果。秘密以上文件由專(zhuān)人按核定的范圍報送。
經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
外來(lái)文件由行政辦公室行政主管負責簽收,并于接件當日填寫(xiě)閱辦單,按領(lǐng)導批示的'要求送達有關(guān)部門(mén),辦好文件閱辦;屬急件的,應在接件后即時(shí)報送。
文件閱辦部門(mén)或個(gè)人,對有閱辦要求的文件,應在三日內辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內不能辦理完畢的,應向行政辦公室說(shuō)明原因。
文件管理制度2
第一條文件的接收。收到文件后及時(shí)檢查、核對,在收文登記薄上分類(lèi)詳細登記,并注明密級。
外出參加會(huì )議人員應將帶回的文件交機要室統一登記管理。
第二條文件的保管。機要文件必需存放在保險柜中,由專(zhuān)人保管。去省委領(lǐng)取或消退文件應有專(zhuān)車(chē)接送,嚴防丟失。
第三條文件的傳閱。機要文件由機要人員直接呈送。閱文者應及時(shí)閱示,并于當日退回機要室,不得橫傳,不得留存文件。
第四條文件的借閱。借閱機要文件應當履行登記手續,閱文和傳達文件要嚴格按規定的范圍,不得擴大,不得將文件帶入無(wú)關(guān)場(chǎng)所,不得攜帶機要文件順便辦理私事,文件用后及時(shí)歸還。省軍級文件一律不外借。
第五條文件的復制。嚴格執行上級部門(mén)復制國家秘密載體的管理規定。復制機要文件要履行審批手續。絕密級文件一律不得復制。其它文件復制必須經(jīng)分管領(lǐng)導批準。復制的文件視同原件管理。
第六條文件的清退。省軍級、地市級文件每年按要求到上級發(fā)文單位進(jìn)行清退,其它機要文件要認真填寫(xiě)*中央、省委文件清退情況統計表,上報發(fā)文單位。
第七條文件的立卷、歸檔。按照檔案法和相關(guān)規章制度及學(xué)校檔案工作的規定和要求,及時(shí)分類(lèi)立卷、歸檔,并辦理相關(guān)手續。
第八條文件的銷(xiāo)毀。各單位(部門(mén))需要銷(xiāo)毀的'文件資料交機要室統一辦理銷(xiāo)毀手續,禁止把文件、內部資料當廢品出售。由機要秘書(shū)填寫(xiě)“文件銷(xiāo)毀單”,經(jīng)學(xué)校辦公室負責人簽批后方可送到省保密部門(mén)指定的文件銷(xiāo)毀站處理,必須2人押送,實(shí)行監銷(xiāo)。
第九條文件的檢查。借出的文件及時(shí)檢查、催還。每學(xué)期末對外借文件進(jìn)行一次檢查催還工作,如發(fā)現有丟失文件情況,及時(shí)上報校保密委員會(huì )。
文件管理制度3
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定，實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司及各部門(mén)文件和外來(lái)文件的管理。
3職責
3.1公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門(mén)，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。
3.2總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關(guān)外來(lái)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件有部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4文件編制、審批、發(fā)布的權責
3.4.1總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2財務(wù)部負責制定公司財務(wù)管理制度文件。
3.4.3客服部負責制定公司客服管理制度文件。
3.4.4生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件，并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規程、檢驗作業(yè)指導書(shū)等文件。
3.4.6設計部負責制定公司公司技術(shù)管理規范、產(chǎn)品技術(shù)標準、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)輸出文件（設計圖樣、產(chǎn)品BOM、檢驗標準、規范測試）等文件。
3.4.7工廠(chǎng)負責制定產(chǎn)品BOM、產(chǎn)品工藝文件、操作規程、生產(chǎn)作業(yè)指導書(shū)等文件（由打樣工廠(chǎng)負責）。
3.4.8公司及各部門(mén)文件制定由部門(mén)負責人或指定人員編制，公司副總或部門(mén)負責人審核，總經(jīng)理批準。
3.4.9公司及各部門(mén)文件分發(fā)布前，應向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。
3.5質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。
4.定義
4.1文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的.具有執行效力和規范體式的文書(shū)，是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據和工具。
4.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件，
4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等）
5.工作程序
5.1文件的分類(lèi)
5.1.1文件屬性分類(lèi)
�。�1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過(guò)程中形成的文件。
�。�2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
�。�3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)流程等。
�。�4）技術(shù)性文件：產(chǎn)品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。
�。�5）外來(lái)文件：國家有關(guān)法律、法規、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶(hù)提供文件、設備文檔等。
5.1.2文件階層分類(lèi)
�。�1)一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規劃/計劃、質(zhì)量手冊。
�。�2)二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開(kāi)展所有過(guò)程控制的程序文件。
�。�3)三階文件：管理制度、規范/規定、設計文件、技術(shù)規程、作業(yè)指導書(shū)、外來(lái)文件等。
�。�4)四階文件：各記錄表單、報表等。
5.1.3文件密級分類(lèi)
�。�1）絕密文件：直接涉及到公司經(jīng)營(yíng)決策并影響公司權益的核心文件，如公司經(jīng)營(yíng)方針、戰略與重大經(jīng)營(yíng)舉措；公司內部重大改革、重大研發(fā)項目資料；產(chǎn)品原理圖、總圖、源代碼及關(guān)鍵技術(shù)資料；公司財務(wù)總體狀況資料。
�。�2）機密文件：
a、公司尚未付諸實(shí)施的中長(cháng)期經(jīng)營(yíng)規劃、經(jīng)營(yíng)/產(chǎn)品項目、經(jīng)營(yíng)決策及經(jīng)營(yíng)能力配置。
b、各階段的營(yíng)銷(xiāo)政策及商務(wù)、服務(wù)策略。
c、公司內部掌握的合同書(shū)、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)、招標文件及可行性報告、重要會(huì )議記錄。
d、公司財務(wù)預、決算報告及內部經(jīng)營(yíng)指標、各類(lèi)經(jīng)營(yíng)情況分析。
e、研發(fā)輸出的產(chǎn)品標準、產(chǎn)品零部件圖紙、編譯后程序、技術(shù)論文、產(chǎn)品成本核算資料。
f、公司計算機網(wǎng)絡(luò )資料及所涉及公司經(jīng)營(yíng)管理的重要資料。
�。�3）秘密文件
a、公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公布的各類(lèi)信息統計數據。
b、公司員工人事檔案、人員統計資料及統計報表、薪資標準、調薪計劃、工資/勞務(wù)收入等有關(guān)資料。
c、公司機構設置和人員編制情況、尚未公開(kāi)的人事安排、職務(wù)任免、人事考核、任用、調動(dòng)、獎懲信息。
d、供應商檔案、采購合同/價(jià)格協(xié)議、商務(wù)談判記錄等。
e、客戶(hù)檔案、銷(xiāo)售合同/價(jià)格協(xié)議、商品需求及報價(jià)信息、商務(wù)談判記錄。
f、產(chǎn)品材料明細表、技術(shù)規范、經(jīng)驗規程、各類(lèi)工藝文件。
g、各類(lèi)印章（含印模）和重要證件。
�。�4）無(wú)密級文件：公司公開(kāi)發(fā)布的管理制度、工作流程、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、通知/通告、一般性決定和決議等。
5.1.4文件可以呈任何媒體形式，如文本、照片、硬盤(pán)貝和電子媒體等。
5.2文件標識與編號
5.2.1文件標識
�。�1）受控的質(zhì)量體系、管理性文件，其封面和正文頁(yè)面均加蓋紅色“受控”文件專(zhuān)用印章（正本原稿除外），并標明分發(fā)號。
�。�2）正式發(fā)布的行政性文件，應加蓋紅色公司或部門(mén)印章。
�。�3）質(zhì)量體系文件、管理性文件發(fā)布時(shí)，應在文件封面及正文頁(yè)腳處標明版本/修訂狀態(tài)標識。版本狀態(tài)用A、B、C順延表示；修訂狀態(tài)用0、1、2、3順延表示。
�。�4）技術(shù)類(lèi)文件的受控標識及版本/修訂狀態(tài)標識，依《技術(shù)文件管理制度》的相關(guān)規定執行。
�。�5）有保密要求的文件在文件封面和正文頁(yè)右上角加蓋“絕密”、“機密”或“秘密”標識。
�。�6）無(wú)紅色印章標識的文件不得在公司內作為正式的工作依據使用，一經(jīng)發(fā)現，予以沒(méi)收并按作廢文件的規定進(jìn)行處置。
�。�7）失效或作廢文件需要留作參考時(shí)，文件持有人應到原發(fā)文部門(mén)辦理作廢登記，并在文件上加蓋紅色“作廢”印章和藍色“參考”印章。
5.2.2文件編號規則
文件管理制度4
1. 提升效率：規范化的文件管理流程可以減少尋找文件的時(shí)間，提高員工的工作效率。
2. 數據安全：有效的文件管理制度能防止重要信息的丟失或泄露，保障企業(yè)信息安全。
3. 法規遵從：符合法規要求的文件管理有助于避免法律風(fēng)險，保護企業(yè)免受潛在的`法律責任。
4. 信息共享：良好的文件流通機制有利于部門(mén)間的協(xié)作，促進(jìn)企業(yè)內部的信息共享。
5. 企業(yè)文化：統一的文件管理標準能體現企業(yè)的專(zhuān)業(yè)性和組織紀律，塑造積極的企業(yè)文化。
文件管理制度5
為加強公司安全基礎檔案管理，發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過(guò)程監督，特制定本制度。
1、實(shí)行安全文件收發(fā)登記制度，上級來(lái)文和下發(fā)文件，先行登記、分類(lèi)存放，按照領(lǐng)導簽批意見(jiàn)督辦落實(shí)。
2、文件應按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實(shí)行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個(gè)過(guò)程一檔，每項活動(dòng)、工作一檔，檔案資料做到真實(shí)、有效、完整。
4、基礎檔案資料要分類(lèi)存檔保管，檔案分為長(cháng)期檔案和短期檔案，短期檔案滿(mǎn)3年之后可以進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。
5、檔案基礎資料管理信息，必須實(shí)現從購置到退出市場(chǎng)的全過(guò)程監督，及時(shí)進(jìn)行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續，經(jīng)公司主要領(lǐng)導審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專(zhuān)人負責管理，實(shí)習專(zhuān)柜存放，落實(shí)防護措施，防止損毀。
文件管理制度6
醫療文件管理制度是指醫療機構內部用于規范各類(lèi)醫療文件的創(chuàng )建、存儲、使用、更新和銷(xiāo)毀等一系列管理活動(dòng)的規則和程序。這些文件涵蓋了病歷記錄、診斷報告、治療方案、藥品處方、患者隱私資料等多個(gè)方面。
內容概述：
1.文件分類(lèi)與編碼：明確各類(lèi)醫療文件的分類(lèi)標準，如門(mén)診病歷、住院病歷、影像報告等，并建立相應的`編碼系統，便于管理和檢索。
2. 創(chuàng )建與審批流程：規定醫療文件的創(chuàng )建過(guò)程，包括醫生填寫(xiě)、護士審核、科室負責人審批等環(huán)節，確保信息的準確性和完整性。
3.存儲與保護：設定文件的物理存儲位置和電子存儲方式，確保安全性和保密性，同時(shí)規定備份策略和訪(fǎng)問(wèn)權限。
4.使用與查閱：明確醫療文件的查閱權限，如醫護人員在何種情況下可以查閱患者資料，患者本人或家屬如何獲取信息。
5.更新與修訂：規定文件更新的流程，如病情變化、治療方案調整等情況下的記錄更新，以及定期審查和修訂制度。
6.保存期限與銷(xiāo)毀：設定各類(lèi)文件的保存期限，過(guò)期文件的處理方式，以及銷(xiāo)毀流程，遵守相關(guān)法律法規。
7.培訓與監督：定期對員工進(jìn)行文件管理培訓，確保其理解和執行規定，同時(shí)設立監督機制，對違規行為進(jìn)行糾正和處罰。
文件管理制度7
XX人民醫院文件管理制度是保障醫院日常運營(yíng)和管理的重要工具，旨在規范文件的生成、存儲、檢索和銷(xiāo)毀流程，確保信息的安全、準確和有效利用。通過(guò)該制度，可以提高工作效率，防止信息混亂，保障醫療質(zhì)量和患者權益，同時(shí)也有利于法規遵守和審計需求。
內容概述：
1、文件分類(lèi)與編碼：明確各類(lèi)文件的.分類(lèi)標準，如行政、醫療、財務(wù)等，并設定統一的編碼系統，便于識別和管理。
2、文件制作與審批：規定文件的起草、審核、批準和發(fā)布流程，確保文件內容的準確性與合規性。
3、文件存檔與保管：規定文件的存儲方式、期限和保管責任人，確保文件安全無(wú)損。
4、文件使用與檢索：建立有效的檢索系統，方便員工快速獲取所需文件，提高工作效率。
5、文件更新與廢止：明確文件修訂和廢止的程序，保證信息的時(shí)效性。
6、文件保密與權限：設定文件的保密級別，控制訪(fǎng)問(wèn)權限，保護敏感信息。
7、文件電子化與備份：推進(jìn)紙質(zhì)文件的電子化，定期備份，以防數據丟失。
文件管理制度8
1、對機動(dòng)車(chē)進(jìn)行二級維護、總成修理、整車(chē)維修的，資料管理人員須及時(shí)建立維修檔案。
2、維修檔案內容主要包括：維修合同、維修項目、具體維修人員及質(zhì)量檢驗人員、檢驗單、竣工出廠(chǎng)合格證（存根）及結算清單等。
3、檔案存放要有序，查找方便，并應做好六防工作，即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛生。
4、不準損毀、涂改、偽造、出賣(mài)檔案，檔案資料如有損壞應及時(shí)修補。
5、各班組負責人要對本部門(mén)使用的檔案資料的完整性、有效性負責，在現場(chǎng)不得存有或使用失效的文件、資料。
6、根據檔案的內容、性質(zhì)和時(shí)間等待征，對檔案進(jìn)行分類(lèi)整理、存放、歸檔，電子檔案要及時(shí)備份。
7、各班組每年對檔案進(jìn)行一次核對清理，并將所保存的檔案整理后交辦公室統一歸檔。已經(jīng)到保管期限的`文件資料，由辦公室按規定處理。
8、檔案的借閱必須辦理規定手續，借閱者對檔案的完整、清潔負責，未經(jīng)許可不得擅自轉借、復印。
9、機動(dòng)車(chē)維修檔案保存期兩年。
文件管理制度9
(一)意義
(二)文件檔案的類(lèi)別與形式
公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的.書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書(shū)、營(yíng)業(yè)執照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等
2.公司董事會(huì )文件:董事會(huì )構成、股本構成、董事會(huì )決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營(yíng)、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程
4.公司財務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動(dòng)合同》等
6.公司經(jīng)營(yíng)策略規劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò )、實(shí)施計劃等
7.公司客戶(hù)名冊:客戶(hù)名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價(jià)體系等
9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調查底稿、客戶(hù)提供之資料等
10.公司客戶(hù)檔案:已結案客戶(hù)的完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購買(mǎi)的政策法規、公司各類(lèi)剪報等
12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統購買(mǎi)、訂購的各種圖書(shū)、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來(lái)文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。
文件管理制度10
1、目的：
為適應公司全方位規范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統一性和有效性，使之規范化和制度化，特制定本制度。
2、適用范圍：
本制度適用于公司所有文件的管理。
3、定義：
公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規章制度、指示、請示和答復問(wèn)題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。
4、文件處理程序：
公司各部門(mén)都應堅持實(shí)事求是、尊重客觀(guān)、理論聯(lián)系實(shí)際、認真負責的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。文件處理必須做到準確、及時(shí)、安全，嚴格按照規定的時(shí)限和要求完成。
4.1總裁辦負責公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。
4.2公司各職能部門(mén)負責本部門(mén)的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專(zhuān)用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監督。
5、文件分類(lèi)：公司的公文主要可分為以下類(lèi)：
5.1管理制度：適用于公司各部門(mén)的規范性程序的'明確，包括條例、制度、規定、管理辦法�！皸l例”一般應用于系統性制度匯編；“制度”一般應用于某一方面職能的明確；“規定”應用于一項具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規定的細化性操作程序明確。
5.2工作通知：適用于轉發(fā)上級文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項；
5.3人事通知適用于公司人員錄用、晉升、調動(dòng)、降職、獎懲等事項的公布。
5.4工作報告適用于下級因為某項工作對上級進(jìn)行匯報請示的行文。
5.5會(huì )議紀要適用于公司各級會(huì )議進(jìn)行的記錄的文件。
5.6對外發(fā)函適用于公司因某項事情對外部機構或個(gè)人發(fā)送的文件。
5.7決定、決議：對重要事項或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”；經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)并要求貫徹的事項，用“決議”。
5.8通報：表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達重要信息。
5.9請示：向上級請求批示與批準，用“請示”。
5.10批復：答復請示事項用“批復”。
6、文件格式：
6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁(yè)邊距設置為2.5CM，頁(yè)腳設置為1.5CM，采用數字形式；6.2文件首頁(yè)頂部添加公司徽標和中英文名稱(chēng)。
6.3文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位（部門(mén)）、抄報（送)單位(部門(mén)）等部分組成；
6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行；標題下方靠右為發(fā)文編號；發(fā)文編號與正文之間可空一行；正文中小標題可使用粗體；章節段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。
6.5發(fā)文字號包括代號、年號、順序號；公司各類(lèi)文件須統一編制發(fā)文編號，編號數字不分按年度時(shí)間順序排序。
6.5.1公司級發(fā)文瑞普總字【xx】號，一般適用公司級重大決定、戰略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門(mén)發(fā)文為該部門(mén)為主要責任的相關(guān)工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類(lèi)發(fā)文瑞普人字【xx】號
6.5.3總裁辦發(fā)文瑞普辦字【xx】號
6.5.4財務(wù)部發(fā)文瑞普財字【xx】號
6.5.5研發(fā)部發(fā)文瑞普研字【xx】號
6.5.6質(zhì)管部發(fā)文瑞普質(zhì)字【xx】號
6.5.7營(yíng)銷(xiāo)中心發(fā)文瑞普銷(xiāo)字【xx】號
6.6簽發(fā)人：制度類(lèi)和通知類(lèi)文件在落款處上方應加“簽發(fā)人”項目，由相關(guān)負責人手寫(xiě)簽名。文件底部應添加與文字頁(yè)面等寬兩橫線(xiàn)，兩橫線(xiàn)間下添加“報送、發(fā)送、抄送、印制份數”等項目，1.5倍行距�！皥笏汀睘樾枰私獯宋募目偙O級以上領(lǐng)導，“主送”對象為該文件直接關(guān)系到的部門(mén)或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關(guān)卻應該了解的部門(mén)或人員。對于版面一頁(yè)稍多的文件，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該文件保持在一頁(yè)內，但是如果不能保證蓋章生效和相關(guān)領(lǐng)導簽字，在文件的第二頁(yè)開(kāi)頭可寫(xiě)明此頁(yè)無(wú)正文的字樣。
6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內部文件”四級，注在文件的右上角。
6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標注“緊急”或“急”字樣，經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類(lèi)文件要求引起高度關(guān)注，以最快的速度，組織最有力的資源，統籌安排、科學(xué)組織、協(xié)調配合、逐項落實(shí)，確保工作在規定的時(shí)間內按期完成。
6.9具體要求：
6.9.1文件標題應準確簡(jiǎn)要概括文件的主要內容；
6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統計表、計劃表、序號、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯數字書(shū)寫(xiě)，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱(chēng)、事物名稱(chēng)等，一般不要簡(jiǎn)稱(chēng)，文件必須加蓋公司公章。
6.9.3文件最后一頁(yè)的頁(yè)腳橫線(xiàn)上方有主題詞；
6.9.4公司兩頁(yè)以上頁(yè)數文件都必須添加頁(yè)碼，位置為頁(yè)面底端，對齊方式為居中，首頁(yè)顯示頁(yè)碼，格式為默認格式；
6.9.5文件內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚；實(shí)事求是、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、標點(diǎn)正確、用字準確、格式規范；
6.9.6本規定中其他未規定事宜，應按照應用文標準格式編輯。
7、收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司收文簿》；
7.2外單位來(lái)文均由總裁辦指定專(zhuān)人收文，由總裁辦統一拆封、登記，由行政總監填寫(xiě)《文件閱辦單》提出處理意見(jiàn)后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時(shí)報送。
7.3文書(shū)處理工作：
7.3.1文書(shū)處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；
7.3.2部門(mén)文件平時(shí)的管理，要求實(shí)行分類(lèi)管理，文件夾側面標題設置為4個(gè)字，添加公司徽標和英文簡(jiǎn)稱(chēng)。如：行政管理、公司制度、公司證件、數據統計。文件夾內設目錄便于查找。標題格式詳見(jiàn)附表；
8、發(fā)文：
8.1發(fā)文執行天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下：公司內部發(fā)文：
擬稿人→核稿人：部門(mén)主管領(lǐng)導（經(jīng)理、總監）審核→公司主管領(lǐng)導（總監、副總裁）核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案對外發(fā)文：
擬稿人→部門(mén)經(jīng)理或總監、副總裁審核→總裁核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案
9、附則：
9.1本制度的最終解釋權及修改權歸天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司總裁辦；
9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責，經(jīng)公司總裁批準后下發(fā)；
9.3本制度自下發(fā)之日起生效。
9.4附相關(guān)支持性文件。
9.4.1文件頁(yè)面格式
9.4.2文件閱辦單
9.4.3公文擬稿紙
9.4.4標題格式
文件管理制度11
一、編制目的
通過(guò)對項目部制定的、與安全生產(chǎn)、安全標準化有關(guān)的管理文件、技術(shù)文件的控制,保證文件的適用性、系統性、協(xié)調性、完整性和有效性。
二、適用范圍
本制度適用于對項目部安全標準化實(shí)施、安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全技術(shù)規程、應急預案、危險性較大的分部分項工程專(zhuān)項方案的管理。
三、工作職責
1.項目經(jīng)理負責本項目安全生產(chǎn)方針、安全生產(chǎn)目標、安全標準化文件、應急預案、危險性較大的分部分項工程專(zhuān)項方案的批準和發(fā)布。
2.分管安全副經(jīng)理負責管理制度和崗位安全操作規程的審核。
3.安全科負責組織編寫(xiě)安全標準化文件。
4.各職能部門(mén)負責組織本部門(mén)歸口的安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全操作規程的編寫(xiě)與審核。
5.安全科負責組織標準化文件、安全生產(chǎn)管理制度的修改、修訂。
四、工作程序
(一)文件的制定
1.安全科根據《企業(yè)安全生產(chǎn)標準化基本規范》要求,結合本項目實(shí)際,組織制定項目的安全生產(chǎn)方針和安全生產(chǎn)目標及安全標準化文件,經(jīng)分管安全副經(jīng)理審核、項目經(jīng)理批準后發(fā)布、實(shí)施。
2.各職能部門(mén)根據《企業(yè)安全生產(chǎn)標準化基本規范》要求,根據本公司實(shí)際,制定符合法律、法規的、本部門(mén)歸口的安全生產(chǎn)管理制度,經(jīng)部門(mén)負責人審核、分管安全副經(jīng)理審批后發(fā)布、實(shí)施。
(二)發(fā)放管理
1.文件在發(fā)放前,安全科確定發(fā)放范圍。
2.安全科按確定的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放,填寫(xiě)《文件發(fā)放(回收)登記表》,領(lǐng)取人簽字。
3.當文件破損或字跡不清影響使用時(shí),領(lǐng)取科室、施工隊應寫(xiě)明原因,經(jīng)科室、施工隊負責人審核、分管安全副經(jīng)理審批后,到安全科辦理更換手續,交舊領(lǐng)新,文件使用原發(fā)放號。
4.文件丟失,當事人應寫(xiě)明原因,經(jīng)科室、施工隊負責人審核、分管安全副經(jīng)理審核批準后,到安全科辦理補發(fā)手續,新文件給予新發(fā)放號,并注明原號作廢。必要時(shí),安全科將作廢文件發(fā)放號通知各相關(guān)部門(mén),防止誤用。
(三)文件的`修改與修訂
1.文件出現下列情況時(shí),需進(jìn)行修改或修訂:
1.1文件編制本身重大失誤;
1.2安全標準化運行過(guò)程中出現變動(dòng);
1.3與上級有關(guān)規定、法令、法規相悖;
1.4其它情況。
2.安全生產(chǎn)管理文件需修改或修訂時(shí),必須向分管安全副經(jīng)理提出書(shū)面申請,項目經(jīng)理批準后,才能進(jìn)行修改或修訂。
3.安全生產(chǎn)管理文件的修改均采用換頁(yè)的方式進(jìn)行修改或修訂。
4.安全科將需修改或修訂的安全生產(chǎn)管理文件收回。
5.安全科對修改或修訂后的文件進(jìn)行文件狀態(tài)登記。
(四)文件的評審
1.安全科每年組織一次文件的評審工作,對文件的符合性進(jìn)行評價(jià)。
2.任何人不得在文件上亂涂亂畫(huà),確保文件的清晰、易于識別和檢索。
(五)文件的借閱
1.文件屬于保密級的,不可私自向外來(lái)單位提供、借閱。
2.外來(lái)人員需借閱時(shí),必須經(jīng)項目經(jīng)理審批后方可向用戶(hù)提供。
(六)廢止和回收
新版本文件發(fā)布時(shí),舊版本文件同時(shí)廢止或失效,安全科文件按發(fā)放臺賬全部收回并銷(xiāo)毀。
文件管理制度12
資料文件管理制度是企業(yè)內部管理的重要組成部分，旨在規范信息的存儲、檢索、使用和銷(xiāo)毀，確保信息的安全、準確和有效利用。本制度涵蓋以下幾個(gè)關(guān)鍵領(lǐng)域：
1. 文件分類(lèi)與編碼：設定文件的分類(lèi)標準，建立統一的編碼體系。
2. 文件創(chuàng )建與審批：規定文件的創(chuàng )建流程，明確審批權限。
3. 文件存儲與保護：確定文件的存儲方式，實(shí)施安全保護措施。
4. 文件檢索與使用：設立文件檢索機制，規范文件使用規則。
5. 文件更新與修訂：設定文件修訂流程，確保信息的時(shí)效性。
6. 文件存檔與銷(xiāo)毀：規定文件的存檔期限，制定合理的'銷(xiāo)毀政策。
內容概述：
1. 文件生命周期管理：從文件的產(chǎn)生到廢棄的全過(guò)程管理。
2. 權限管理：明確各部門(mén)和個(gè)人對文件的訪(fǎng)問(wèn)權限。
3. 系統支持：采用合適的it系統支撐文件管理工作。
4. 培訓與教育：定期進(jìn)行文件管理知識的培訓和教育。
5. 監督與審計：設立監督機制，定期進(jìn)行文件管理審計。
6. 法規遵從：確保文件管理符合相關(guān)法律法規要求。
文件管理制度13
作業(yè)文件管理制度的重要性體現在以下幾個(gè)方面：
1.維護企業(yè)標準化：通過(guò)規范作業(yè)文件，確保企業(yè)各項活動(dòng)的標準化，減少錯誤和遺漏。
2.提升工作效率：清晰的'文件流程能減少溝通成本，提高工作效率。
3.保障質(zhì)量和安全：規范的操作規程有助于保證產(chǎn)品質(zhì)量，防止安全事故的發(fā)生。
4.法規遵從：符合行業(yè)法規和標準，降低合規風(fēng)險。
5.傳承知識與經(jīng)驗：通過(guò)文件化，企業(yè)知識和經(jīng)驗得以有效積累和傳承。
文件管理制度14
文件管理管理制度是企業(yè)運營(yíng)中不可或缺的一環(huán)，旨在確保信息的有效流通、安全存儲和合規使用。它涵蓋了文件的創(chuàng )建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等全過(guò)程，旨在提高工作效率，防止信息混亂，保障企業(yè)信息安全。
內容概述：
1. 文件分類(lèi)與編碼：建立統一的文件分類(lèi)標準和編碼體系，便于快速定位和查找。
2. 文件生命周期管理：明確文件從產(chǎn)生到銷(xiāo)毀的整個(gè)流程，包括創(chuàng )建、審批、分發(fā)、歸檔和銷(xiāo)毀等階段。
3. 權限控制：設定不同級別的訪(fǎng)問(wèn)權限，確保敏感信息的安全。
4. 文件版本控制：跟蹤文件修訂歷史，保證最新、最準確的'信息被使用。
5. 審批流程：定義文件審批的流程和責任人，確保文件質(zhì)量。
6. 存儲與備份：規定文件存儲的位置、方式及定期備份策略，以防數據丟失。
7. 法規遵從：確保文件管理符合相關(guān)法律法規和行業(yè)標準。
8. 培訓與執行：定期培訓員工，強化文件管理意識，確保制度的執行。
文件管理制度15
為加強公司職代會(huì )文件材料的收集、整理、歸檔，確保各類(lèi)文件材料的完整，根據《中華人民共和國檔案法》、《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設規范》等有關(guān)規定，制定本規定。
一、歸檔范圍
1.公司工會(huì )職代會(huì )、工會(huì )換屆、辦公會(huì )等會(huì )議的文件材料;
(1)通知、名單、議程、報告、領(lǐng)導人講話(huà)、大會(huì )發(fā)言、提案、選舉結果、討論通過(guò)的文件、決議、紀要、公報、主席團會(huì )議記錄、簡(jiǎn)報及重要的照片、音像等文件材料;
(2)賀信、賀電、討論沒(méi)有通過(guò)的文件材料;
2.上級工委頒發(fā)的文件材料;
3.典型材料、代表發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄;
4.原始記錄;
5.公司工會(huì )的請示與上級工委的批復;
6.公司工會(huì )工作的總結、報告;
7.公司勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者等文件材料;
8.處理員工來(lái)信來(lái)訪(fǎng)的文件材料;
9.上級工委與公司工會(huì )簽署的目標考核責任書(shū);
10.工會(huì )管理規章制度、實(shí)施計劃、調研、報告、總結;
二、歸檔時(shí)間
1.文書(shū)檔案每季度整理一次。
2.每年的2月底前，由工會(huì )專(zhuān)責整理后，移交公司檔案室。
3.實(shí)物檔案根據實(shí)際情況自收到實(shí)物之日起1個(gè)月內移交公司檔案室。
三、歸檔要求
1.歸檔文件材料應完整、準確、系統，手續完備。
2.各種公文歸檔時(shí)，底稿應簽發(fā)齊全，必須有相關(guān)公司領(lǐng)導簽字、文件編號及用印。
3.歸檔的各種公文、統計年報等底稿及領(lǐng)導審改、閱批、簽發(fā)，應一律使用碳塑墨水或藍黑墨水的鋼筆、黑色簽字筆書(shū)寫(xiě)。禁止使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和純藍墨水筆。
4.歸檔的文件材料應字跡清晰、耐久，紙質(zhì)應符合檔案保存要求。
5.在歸檔的.文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)件與原件等合并一件裝訂。
6.歸檔文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其他文件材料依其形成規律或特點(diǎn)，按有關(guān)規定排列。
7.歸檔的材料必須按規定的格式逐件填寫(xiě)文件歸檔目錄，所有目錄需錄入計算機，整理完畢后將紙質(zhì)目錄及電子目錄一同移交公司檔案室。
8.有關(guān)歸檔文件材料的情況說(shuō)明，應逐項填寫(xiě)在備考表內，若無(wú)情況可說(shuō)明，也應將歸檔人、審核人的姓名和時(shí)間填上，以示負責。備考表應放置盒內尾頁(yè)。
9.歸檔文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應托裱，書(shū)寫(xiě)材料不符合要求或字跡已擴散的應復制并與原件一并歸檔。歸檔材料應使用不銹鋼釘裝訂或三孔一線(xiàn)的方法裝訂。
10.榮譽(yù)檔案、音像檔案按照榮譽(yù)檔案、音像檔案歸檔要求執行。
11.歸檔文件移交時(shí)，必須將對應的電子文件一同移交。
12.歸檔時(shí)擬定移交清冊，一式兩份，分別在清冊上簽字或蓋章。
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