學(xué)生檔案管理制度辦法

　　在現實(shí)社會(huì )中，制度在生活中的使用越來(lái)越廣泛，制度是指在特定社會(huì )范圍內統一的、調節人與人之間社會(huì )關(guān)系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會(huì )認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實(shí)施機制三個(gè)部分構成。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢？下面是小編精心整理的學(xué)生檔案管理制度辦法，希望對大家有所幫助。

學(xué)生檔案管理制度辦法1

　　學(xué)生會(huì )檔案是學(xué)生會(huì )在工作和各種活動(dòng)中形成并作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的文件資料，它起著(zhù)憑證、依據和史料的作用，并為團委指導幫助學(xué)生會(huì )開(kāi)展工作提供豐富材料。

　　一、工作部門(mén)

　　1、學(xué)生會(huì )檔案管理工作由院學(xué)生會(huì )辦公室檔案組成員負責統一管理；

　　2、各部門(mén)應設管理本部門(mén)檔案的副部長(cháng)，負責日常檔案的收集、整理以及保管工作；

　　3、各部門(mén)負責檔案的副部長(cháng)應與辦公室加強聯(lián)系，溝通思想，交流經(jīng)驗，以便于檔案管理制度的順利推行。

　　二、學(xué)生會(huì )檔案的分類(lèi)及內容

　　1、學(xué)生會(huì )檔案分類(lèi)為：各類(lèi)文件類(lèi)（上級文件、申報表、申請表）、會(huì )議記錄類(lèi)、人事檔案類(lèi)（包括各部門(mén)及其干部檔案類(lèi)獎懲記錄類(lèi)）、工作計劃類(lèi)活動(dòng)內容及工作總結類(lèi)及其他共六類(lèi)。

　　有關(guān)檔案都將據此分類(lèi)：

　�。�1）文件類(lèi)：

　　文件（包括上級文件、申請表、申報表）一律按a4紙一份歸類(lèi)存檔；

　�。�2）會(huì )議記錄類(lèi)：

　　各個(gè)部門(mén)根據各自部門(mén)會(huì )議情況包括會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì )議內容、會(huì )議簽到情況于學(xué)期末把本學(xué)期部門(mén)會(huì )議；

　�。�3）人事檔案類(lèi)：

　　學(xué)生會(huì )人事檔案包括院學(xué)生會(huì )人事任免、調動(dòng)、獎懲等情況。主要由辦公室配合收集資料的完善；

　�。�4）工作計劃類(lèi)：

　　學(xué)生會(huì )各部門(mén)每學(xué)期工作開(kāi)始（開(kāi)學(xué)第一、二周）都應向學(xué)生會(huì )主席團呈交一份詳細的`工作計劃，做出本部門(mén)在未來(lái)一學(xué)期內的各項工作設想。此工作計劃保留存檔，以利于期末部門(mén)考核時(shí)起參照作用；

　�。�5）活動(dòng)內容類(lèi)：

　　學(xué)生會(huì )各部門(mén)組織活動(dòng)應當制定活動(dòng)計劃書(shū)（策劃書(shū)），并于活動(dòng)結束后及時(shí)做出活動(dòng)總結，并把工作總結于活動(dòng)結束后3天內交于辦公室，此工作計劃保留存檔，以利于期末部門(mén)考核時(shí)起參照作用；凡學(xué)生會(huì )集體獲得的獎品、紀念品作為工作成績(jì)的體現，必須交給辦公室妥善處理，任何人不得私自占有。

　�。�6）工作內容類(lèi)：

　　各部門(mén)于學(xué)期末要上交一份各項工作的詳細記錄。部長(cháng)和副部長(cháng)級以上的干部則須遞交一份詳細的職務(wù)報告，報告應介紹任職期間的工作內容及工作經(jīng)驗教訓，并存入檔案；

　　2、學(xué)生會(huì )成員檔案管理：

　　學(xué)生會(huì )辦公室檔案組成員把各屆學(xué)生會(huì )成員的檔案設宗，主要含以下材料：

　�。�1）學(xué)生會(huì )干部個(gè)人檔案；

　�。�2）學(xué)生會(huì )干部各學(xué)期的工作總結以及工作成績(jì)評定；

　�。�3）與學(xué)生會(huì )干部本人有關(guān)的各類(lèi)文字材料；

　�。�4）各類(lèi)材料均一式兩份。

　　三、檔案管理原則

　　1、當有辦公室檔案管理員在場(chǎng)時(shí)，直接由管理員負責歸檔；

　　2、管理員不在時(shí)，應及時(shí)通知管理員，由管理員整理歸檔；

　　3、管理員歸檔時(shí)，應詳細填寫(xiě)檔案管理紀錄；

　　4、未經(jīng)過(guò)主席或者辦公室主任同意，任何人不得以私人借口借閱檔案；

　　5、調檔時(shí)，必須持有主席的簽字證明；

　　6、調檔時(shí)，必須有檔案管理人員在場(chǎng)做詳細記錄，并填寫(xiě)檔案借閱表；

　　7、檔案一旦遺失，管理人員應立即上報有關(guān)部門(mén)并及時(shí)補檔；

　　8、檔案管理員不得私自翻看檔案；

　　9、未經(jīng)有關(guān)部門(mén)同意，任何人不得擅自改動(dòng)檔案，否則一經(jīng)查實(shí)，報主席團嚴肅處理；

　　10、檔案管理人員必須定期整理核查檔案。

　　四、檔案內容要求：

　　1、活動(dòng)策劃書(shū)、活動(dòng)籌備情況、活動(dòng)及進(jìn)程結果、活動(dòng)結束后整理得經(jīng)驗、教訓；

　　2、活動(dòng)新聞稿。（對于比賽類(lèi)活動(dòng)，必注明各輪次的戰況及獲勝方）

　　五、檔案查閱辦法：

　　為了加強檔案管理工作，辦公室應完整、科學(xué)地保管好學(xué)生會(huì )的檔案材料，以備查詢(xún)、參考、交流，特制訂本細則。

　　1、查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱(chēng)詳細資料；

　　2、認真填寫(xiě)檔案借閱登記表，并由審批人（部長(cháng)）同意；

　　3、各部門(mén)在指定時(shí)間辦理查檔手續，并確認歸還日期；

　　4、檔案查閱完畢后請及時(shí)歸還，過(guò)期不還且未講明原因的講上報主席團并做嚴肅處理；

　　5、本細則適用于學(xué)生會(huì )在各項工作中直接形成的，對今后工作具有查考、利用價(jià)值的各種文字、圖樣、圖表、獎證、聲、像等不同形式的歷史記錄材料的管理工作。

　　六、檔案的要求：

　　為加強學(xué)生會(huì )工作檔案管理制度的系統性、完整性和科學(xué)性，使學(xué)生會(huì )工作形成一定的歷史資料，特建立本制度。檔案制度總則在于規范學(xué)生會(huì )各類(lèi)文件資料的管理，利于查詢(xún)借閱及其他相關(guān)工作的有效開(kāi)展。

　　1、學(xué)生會(huì )辦公室每年換任之前整理本學(xué)年檔案資料分類(lèi)入庫，每屆學(xué)生會(huì )換屆之前應整理轉交本屆學(xué)生會(huì )檔案；

　　2、學(xué)期初，由辦公室負責收集整理學(xué)生會(huì )各部門(mén)部員最新名單及聯(lián)系方式；學(xué)期末，干部評定等一切評定資料及其結果應及時(shí)上交辦公室并存檔；

　　3、遇有學(xué)生會(huì )干部工作調動(dòng)或辭職離任時(shí)，要及時(shí)報于辦公室備案；

　　4、對符合規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向檔案組或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有；

　　5、院學(xué)生會(huì )的其它文件及文字資料是否列入院學(xué)生會(huì )檔案，由院學(xué)生會(huì )辦公室決定；

　　6、屬于學(xué)生會(huì )所有的檔案，由委員會(huì )決定公布：未經(jīng)上述機構同意，任何組織和個(gè)人無(wú)權公布。辦公室有權查詢(xún)并作相應處理。

　　七、檔案資料范圍：

　　本制度所稱(chēng)“檔案”包括以下內容：

　　1、各級文件；學(xué)生會(huì )成員名單及主要學(xué)生干部檔案；學(xué)生會(huì )各部門(mén)的工作計劃、總結活動(dòng)照片，dv記錄等；學(xué)生會(huì )財務(wù)記錄、值班記錄和會(huì )議記錄；歷屆學(xué)生會(huì )的考核表；學(xué)生會(huì )的工作簡(jiǎn)報及上報的其它資料；以及各系學(xué)生會(huì )、各班委通訊錄；以及委員認為要保存的其它資料；

　　2、檔案要做到格式規范、內容完備、條理清楚，手寫(xiě)的應用碳素墨水工整書(shū)寫(xiě)。a4紙文檔是指文書(shū)、檔案等原始的或電子的資料。

　　八、本制度要求全體學(xué)生會(huì )全體干部認真遵守執行。

　　九、本制度由院學(xué)生會(huì )辦公室負責監督執行。

　　十、本制度最終解釋權歸德化陶瓷職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生委員會(huì )。

學(xué)生檔案管理制度辦法2

　　檔案工作是校學(xué)生會(huì )工作連續性，有序性的有力保障，為實(shí)現工作的正規化，特制定此項制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。

　　一、日常檔案工作辦法

　　1、校學(xué)生會(huì )檔案是學(xué)生會(huì )的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開(kāi)展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學(xué)生會(huì )至關(guān)重要的公共財產(chǎn)。檔案內容不得隨意公示、復制。

　　2、校學(xué)生會(huì )檔案由辦公室分類(lèi)統一管理；各部門(mén)檔案由各部門(mén)部長(cháng)整理，秘書(shū)處監督管理，每一學(xué)期各部門(mén)將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。

　　3、校學(xué)生會(huì )檔案包括人事檔案，工作檔案，財務(wù)檔案及活動(dòng)檔案。

　　4、各部門(mén)策劃籌備的各項活動(dòng)的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。

　　5、檔案形式要求：對于各部文檔案，應有文本和電子兩種版本。對于磁盤(pán)、磁帶，cd，vcd等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結完后一并上繳。

　　6、檔案上繳日期：在該項活動(dòng)結束后一周內。

　　7、檔案上交時(shí)由辦公室簽收。

　　二、檔案內容要求：

　�。ㄒ唬┤耸聶n案包括個(gè)人履歷簡(jiǎn)介、年度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料，由主席團負責考察記錄。

　　1、個(gè)人履歷簡(jiǎn)介是校學(xué)生會(huì )成員的基礎檔案，由有關(guān)個(gè)人及部門(mén)填寫(xiě)。

　　2、年度工作鑒定是對大學(xué)學(xué)生會(huì )成員每年工作的評定，一式三份，每年由大學(xué)學(xué)生會(huì )送一份到被鑒定人所在學(xué)院，作為評定獎學(xué)金、評選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會(huì )干部的依據之一。

　　3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會(huì )成員免職或畢業(yè)離校時(shí)對其總體工作的`鑒定，由學(xué)校有關(guān)部門(mén)存入該學(xué)生檔案。

　�。ǘ�）工作檔案包括校學(xué)生會(huì )工作目錄，各部門(mén)工作檔案，上級及外單位來(lái)文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。

　　1、大學(xué)學(xué)生會(huì )工作目錄是校學(xué)生會(huì )的大事記，按日期順序記錄，并標上詳細內容所在有關(guān)檔案的頁(yè)碼。

　　2、各部門(mén)將其各項工作指示、活動(dòng)通知、會(huì )議文件、決定、建議意見(jiàn)、經(jīng)驗總結等認真詳實(shí)地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。

　�。ㄈ�）財務(wù)檔案包括賬目、現金收支表、各種有關(guān)票據、表格等，由主席團負責，定期檢查，詳見(jiàn)財務(wù)制度。

　�。ㄋ模┗顒�(dòng)檔案

　　1、活動(dòng)檔案內容包括活動(dòng)企劃書(shū)；活動(dòng)籌備情況；活動(dòng)及進(jìn)程結果；活動(dòng)新聞稿，照片等各種文字與圖像資料。

　　2、活動(dòng)結束后由主辦部門(mén)及時(shí)寫(xiě)出工作總結，并與以上材料一起及時(shí)辦公室歸檔。

　　三、檔案查閱辦法

　　1、查閱要求：

　　1）各部門(mén)可以根據工作所需向秘書(shū)要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。

　　2）各部門(mén)借閱文件后，應保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫(xiě)，并且應該及時(shí)歸還，若有遺失應做出書(shū)面檢討，主席團會(huì )做出相應的警告、批評。

　　3）查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱(chēng)及檔案號。

　　4）認真填寫(xiě)索檔單，并由部長(cháng)以上簽名。

　　5）各部在指定時(shí)間辦理查檔手續，并同時(shí)告知辦公室歸還日期。

　　6）檔案閱畢后請及時(shí)歸還，過(guò)期不還辦公室有權進(jìn)行查詢(xún)并作相應處理。

　　2、借閱手續：

　�。�1）借閱檔案必須有證明，由主席團授權后方可借閱，沒(méi)有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進(jìn)行注冊登記，登記時(shí)應注明借閱人姓名、地址、借閱的內容和時(shí)間等。

　�。�2）借閱檔案應辦理登記手續（包括編號、內容、時(shí)間、借閱人員、記錄人），做到責任落實(shí)到個(gè)人。

　�。�3）借閱時(shí)間不得超過(guò)一周（主席團同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。

　�。�4）復制文件必須征得主席團的同意。

　　3、外單位借閱校學(xué)生會(huì )工作檔案的，需向團委提出書(shū)面申請，并經(jīng)主席簽字同意后方可，秘書(shū)處的對外借檔案應做好外借登記（包括編號、內容、時(shí)間、借閱人員的個(gè)人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。

　　4、外借檔案不得為檔案原件。

學(xué)生檔案管理制度辦法3

　　一、學(xué)生學(xué)籍檔由班主任負責填寫(xiě)，學(xué)籍欄目必須按要求填寫(xiě)，書(shū)寫(xiě)工整，無(wú)墨跡。

　　二、學(xué)校操行評語(yǔ)要全面、具體、明確，富有教育和鼓勵性。

　　三、學(xué)生操行的評定由班主任在期末進(jìn)行，用書(shū)面形式寫(xiě)出評語(yǔ)，報教務(wù)處審批后方可填入學(xué)籍檔案。

　　四、學(xué)生操行評定要依照《中學(xué)生守則》、《中學(xué)生日常行為規范》，對學(xué)生的思想品德、學(xué)習、勞動(dòng)、文體、社會(huì )等方面的表現概括地反映實(shí)際表現及特點(diǎn)，不可千篇一律沒(méi)有特色。

　　五、評語(yǔ)要有利于發(fā)展學(xué)生的個(gè)性和創(chuàng )造精神，不得單純以分數的高低、聽(tīng)話(huà)的'程度來(lái)論優(yōu)劣，決不能在評價(jià)學(xué)生時(shí)摻雜個(gè)人的私念。

　　六、評定要中肯，寬嚴恰當，實(shí)事求是，以肯定成績(jì)?yōu)橹�，缺點(diǎn)中指出主要的，并指出努力方向。

　　七、學(xué)籍檔由教務(wù)處統一負責管理，如實(shí)填寫(xiě)，按時(shí)上交，不得拖拉。

學(xué)生檔案管理制度辦法4

　　1、目的：

　　規范公司各部門(mén)各種文件和資料的歸檔工作。

　　2、適用范圍：

　　適用于各部門(mén)各種檔案的管理工作。

　　3、職責：

　　3.1各部門(mén)負責人負責監督檔案管理的實(shí)施工作。

　　3.2各部門(mén)檔案管理員負責檔案的日常管理工作。

　　4、管理制度：

　　4.1檔案管理的內容：

　　4.1.1公司各部門(mén)均需保存以下檔案：

　　a）公司各種行政文件；

　　b）公司與質(zhì)量有關(guān)的文件；

　　c）部門(mén)收發(fā)文記錄；

　　d）本部門(mén)形成的質(zhì)量記錄；

　　e）其它本部門(mén)形成的或公司下發(fā)的`文件。

　　4.1.2各部門(mén)除要保存以上檔案外，還需按部門(mén)分別保存以下檔案：

　　a）辦公室保存公司所有文件（除財務(wù)與建設修繕的資料）的原件。

　　b）各部門(mén)保管各部門(mén)的資料。

　　c）辦公室保管人事檔案和各種合同。

　　4.2檔案的保管目的

　　a）便于查閱；

　　b）保證檔案的安全；

　　c）防止檔案的損壞；

　　d）延長(cháng)檔案壽命；

　　4.3檔案的密級

　　檔案的密級分為三級：絕密、機密、普通：

　　a）絕密檔案包括：?jiǎn)T工人事檔案、合同、學(xué)生資料、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案；

　　b）機密檔案包括：質(zhì)量管理體系文件及運行記錄、重要的會(huì )議記錄、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程類(lèi)圖紙、計劃總結和其他屬機密的檔案；

　　c）普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

　　4.4檔案的保管方式

　　4.4.1檔案的裝盒與標識

　　各部門(mén)檔案管理員將不同檔案分類(lèi)，并按時(shí)間順序裝入檔案盒內，然后根據檔案的規格準備相應的檔案標貼紙，在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案名稱(chēng)，然后將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒左側立面距頂部3厘米位置處，并排列在檔案柜中。

　　4.4.2編制目錄：

　　4.2.2.1各部門(mén)檔案管理員在檔案盒首頁(yè)位置準備《文件歸檔目錄》；

　　4.2.2.2每一份檔案歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在《文件歸檔目錄》中，以便查閱。

　　4.5檔案的查閱權限

　　4.5.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

　　4.5.2副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。

　　4.5.3部門(mén)負責人可查閱該部門(mén)所有檔案。

　　4.5.4其他人員根據審批查閱有關(guān)檔案。

　　4.6檔案的查閱/借閱/復制

　　4.6.1查閱/借閱/復制人到部門(mén)《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。

　　4.6.2部門(mén)檔案管理員審核其資格：

　　a ）權限內的按正常手續辦理；

　　b）權限外的，需得到相應授權人的許可：部門(mén)（財務(wù)除外）的檔案，由部門(mén)負責人審批；公司檔案，由辦公室主任審批，財務(wù)檔案及公司機密檔案，由總經(jīng)理審批。

　　4.7在檔案歸還日期前，部門(mén)檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還。

　　4.8須復制檔案的，絕密檔案報總經(jīng)理審批；機密檔案由辦公室主任審批；普通檔案由部門(mén)負責人審批。

　　4.9檔案的銷(xiāo)毀

　　4.9.1超過(guò)保管期限的檔案，由部門(mén)檔案管理員依據檔案的保管期限編制《文件和資料銷(xiāo)毀清單》。

　　4.9.2該清單報部門(mén)負責人審核，由管理者代表審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀，財務(wù)檔案的銷(xiāo)毀由總經(jīng)理審批。

　　4.9.3銷(xiāo)毀時(shí)應有部門(mén)檔案管理員及質(zhì)量管理辦公室質(zhì)管員在場(chǎng)，銷(xiāo)毀結束后，銷(xiāo)毀人員在《文件和資料銷(xiāo)毀清單》上簽字。

　　5相關(guān)文件

　　6記錄

　　6.1《文件歸檔目錄》

　　6.2《文件和資料銷(xiāo)毀清單》

　　6.3《文件查閱/借閱/復制登記表》

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