企業(yè)會(huì )議管理制度

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1、目    的：為規范公司會(huì )議管理，提高會(huì )議質(zhì)量，降低會(huì )議成本，特制定本制度。

2、適用范圍：本制度適用于廣州市百利文儀實(shí)業(yè)有限公司廣州總部會(huì )議管理。

3、管理權責：

3.1 總經(jīng)辦負責公司會(huì )議的統籌協(xié)調及本制度的執行監督。

3.2 會(huì )議提擬人或主辦部門(mén)（含各中心/部門(mén)）負責會(huì )議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提出處罰。

3.3 會(huì )議的審批權限詳見(jiàn)“5.1會(huì )議提擬與審批”。

4、會(huì )議分類(lèi)：

序 號	會(huì )議名稱(chēng)	主題/特點(diǎn)	類(lèi) 別	主 持 人	參 加 人
1	例 會(huì ) （含早會(huì )）	固定時(shí)間、固定匯報程序， 盡量解決即席提出的問(wèn)題。	公司例會(huì )	主辦中心/部門(mén) 負責人	部門(mén)/中心或公司 全體人員
2	動(dòng)員會(huì )	發(fā)言固定、沒(méi)有討論程序	公司臨時(shí) 行政會(huì )議	主辦中心/部門(mén) 負責人	會(huì )議提擬人提擬
3	研討會(huì )	對某一課題或問(wèn)題切磋、探 討，不一定有結果	公司臨時(shí) 行政會(huì )議	中心/部門(mén) 負責人	會(huì )議提擬人提擬
4	鑒定/評審會(huì )	對某事物的價(jià)值、性能，質(zhì) 量鑒別，必須有結論	公司臨時(shí) 行政會(huì )議	集團總經(jīng)理或其指定	會(huì )議提擬人提擬
5	專(zhuān)題會(huì )	為某一專(zhuān)題而開(kāi)，必須有結 論	公司臨時(shí) 行政會(huì )議	提擬人指定	會(huì )議提擬人提擬
6	評比會(huì )	一般在年底或某一重大活動(dòng) 結束后召開(kāi)	公司例會(huì )	人力資源中心 總監	會(huì )議提擬人提擬
7	總結會(huì )	總結前一段工作，研究、部 署下階段工作	公司例會(huì )	中心/部門(mén) 負責人	會(huì )議提擬人提擬
8	匯報會(huì )	下級向上級或有關(guān)人員匯報 工作情況	公司臨時(shí) 行政會(huì )議	會(huì )議提擬人指定	會(huì )議提擬人提擬
9	調度會(huì )	任務(wù)安排，人員派遣，設備 物資情況的調動(dòng)	公司臨時(shí) 行政會(huì )議	會(huì )議提擬人提擬	會(huì )議提擬人提擬
10	部門(mén)例會(huì )	各中心/部門(mén)固定匯報程序	部門(mén)會(huì )議	中心/部門(mén)負責人	自定

5、管理內容：

5.1 會(huì )議提擬與審批。

5.1.1 公司月度例會(huì )無(wú)須提擬和審批。

5.1.2 公司臨時(shí)行政會(huì )議、公司年度例會(huì )由集團總經(jīng)理直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門(mén)負責人提擬、集團總經(jīng)理批準。

5.1.3 部門(mén)會(huì )議由各部門(mén)自行安排，但會(huì )議時(shí)間、參加人等，不得與公司會(huì )議沖突。其中，中心/部門(mén)會(huì )議屬非例會(huì )性質(zhì)且需另行核給專(zhuān)項費用的，應向上一級主管部門(mén)報批同意；屬例會(huì )性質(zhì)的，由本中心另行提擬方案呈報集團總經(jīng)理批準后執行。

5.2 會(huì )議計劃與統籌。

5.2.1 每月28日前，總經(jīng)辦應與各部門(mén)協(xié)調確定下月計劃召開(kāi)的臨時(shí)行政會(huì )議，統一報集團總經(jīng)理審批后，匯同公司月例會(huì )編制《月度會(huì )議計劃》，于月底前發(fā)放至各部門(mén)負責人。

5.2.2 凡總經(jīng)辦已列入計劃的會(huì )議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時(shí)行政會(huì )議時(shí)，會(huì )議召集部門(mén)應提前2天完成會(huì )議提擬和報批手續，并報請總經(jīng)辦調整會(huì )議計劃。未經(jīng)總經(jīng)辦同意，任何人不得隨意打亂正常會(huì )議計劃。

5.2.3 會(huì )議安排的原則為：小會(huì )服從大會(huì )，局部服從整體，臨時(shí)會(huì )議服從例會(huì )。各類(lèi)會(huì )議的優(yōu)先順序為：公司例會(huì )、公司臨時(shí)行政會(huì )議、部門(mén)會(huì )議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì )議不受此限。

5. 3 會(huì )議準備。

5.3.1 會(huì )議通知遵照以下規定：

1、已列入月度會(huì )議計劃表的會(huì )議，月中無(wú)調整的，不再另行通知，由中心/部門(mén)按計劃表直接通知與會(huì )人；

2、屬下列情況之一者，按“誰(shuí)提擬，誰(shuí)通知”的原則進(jìn)行會(huì )議通知：

（1）未列入月度會(huì )議計劃而臨時(shí)提擬的會(huì )議；

（2）雖然已列入月度會(huì )議計劃，但需對會(huì )議議題、需準備的會(huì )議資料、會(huì )務(wù)安排等作特別說(shuō)明；

（3）其它提擬人認為應另行通知的情況。

3、會(huì )議通知期一般應提前一天以上，通知對象為與會(huì )人、會(huì )務(wù)服務(wù)提供部門(mén)；

4、會(huì )議通知形式一般為電話(huà)通知。但需對會(huì )議議題、需準備的會(huì )議資料、會(huì )務(wù)安排等作特別說(shuō)明的會(huì )議，應以會(huì )議通知單進(jìn)行書(shū)面通知；涉及多個(gè)部門(mén)和參加人數眾多的大型會(huì )議，主辦部門(mén)還應編制詳細的會(huì )議計劃通知相關(guān)部門(mén)。

5.3.2 會(huì )議的其它準備工作遵照以下規定：

1、會(huì )議提擬部門(mén)應提前做好會(huì )議資料（如會(huì )議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會(huì )人應提交資料等）準備的組織工作；

2、會(huì )務(wù)服務(wù)提供部門(mén)應提前做好會(huì )務(wù)準備工作，如落實(shí)會(huì )場(chǎng)，布置會(huì )場(chǎng)，備好座位、會(huì )議器材、茶具茶水等會(huì )議所需的各種設施、用品等；

3、公司總部召開(kāi)的公司級會(huì )議會(huì )務(wù)服務(wù)統一歸口總經(jīng)辦負責。

4、部門(mén)在總部召開(kāi)的會(huì )議需用公共會(huì )場(chǎng)的，應向會(huì )議室管理部門(mén)（人力資源部）書(shū)面提出，由會(huì )議室管理部門(mén)（人力資源部）統籌安排。

5.4 會(huì )議組織。

5.4.1 會(huì )議組織遵照“誰(shuí)提擬，誰(shuí)組織”的原則。

5.4.2 會(huì )議主持人須遵守以下規定：

1、主持人應不遲于會(huì )前5分鐘到達會(huì )場(chǎng)，檢查會(huì )務(wù)落實(shí)情況，做好會(huì )前準備。

2、主持人一般應于會(huì )議開(kāi)始后，將會(huì )議的議題、議程、須解決問(wèn)題及達成目標、議程推進(jìn)中應注意的問(wèn)題等，進(jìn)行必要的說(shuō)明。

3、會(huì )議進(jìn)行中，主持人應根據會(huì )議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì )議效率。

4、屬討論、決策性議題的會(huì )議，主持人應引導會(huì )議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時(shí)提交與會(huì )人表明意見(jiàn)；對未議決事項亦應加以歸納并引導會(huì )議就其后續安排統一意見(jiàn)。

5、主持人應將會(huì )議決議事項付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人（部門(mén)）、達成標準和時(shí)間等會(huì )后跟進(jìn)安排向與會(huì )人明確。

5.4.3 與會(huì )人須遵守以下規定：

1、應準時(shí)到會(huì )，并在《會(huì )議簽到表》（詳見(jiàn)附件3）上簽到。

2、會(huì )議發(fā)言應言簡(jiǎn)意賅，緊扣議題。

3、遵循會(huì )議主持人對議程控制的要求。

4、屬工作部署性質(zhì)的會(huì )議，原則上不在會(huì )上進(jìn)行討論性發(fā)言。

5、遵守會(huì )議紀律，與會(huì )期間應將手機調到振動(dòng)或將手機呼叫轉移至部門(mén)另一未與會(huì )人處，原則上不允許接聽(tīng)電話(huà)，如須接聽(tīng)，請離開(kāi)會(huì )場(chǎng)。

6、做好本人的會(huì )議紀錄。

5.4.4 多個(gè)部門(mén)參加的臨時(shí)行政會(huì )議原則上由集團總經(jīng)理主持，集團總經(jīng)理另有授權的，從集團總經(jīng)理授權。

5.4.5 公司月度例會(huì )、臨時(shí)行政會(huì )議一般應控制在2小時(shí)以?xún)�，根據�?huì )議進(jìn)行情況確需延時(shí)的，主持人須征得與會(huì )人員同意。

5.4.6 主持人為會(huì )議考勤的核準人，考勤記錄由會(huì )議記錄員負責。

5.5 會(huì )議記錄。

5.5.1 公司各類(lèi)會(huì )議均應以專(zhuān)用記錄本進(jìn)行會(huì )議記錄。

5.5.2 公司各類(lèi)會(huì )議原則上應確定專(zhuān)人負責記錄。會(huì )議記錄員的確定應遵守以下規定：

1、各部門(mén)應常設一名會(huì )議記錄員（一般為本部門(mén)的內務(wù)文員，名單報總經(jīng)辦備案），負責本部門(mén)會(huì )議及本部門(mén)負責組織的會(huì )議的記錄工作。

2、會(huì )議記錄遵照“誰(shuí)組織，誰(shuí)記錄”的原則，如有必要，主持人可根據本原則及考慮會(huì )議議題所涉及業(yè)務(wù)的'需要，臨時(shí)指定會(huì )議記錄員。

3、集團總經(jīng)理主持的公司例會(huì )、臨時(shí)行政會(huì )議原則上由集團總經(jīng)理秘書(shū)負責會(huì )議記錄工作，集團總經(jīng)理另有指定的，從集團總經(jīng)理指定。

5.5.3 會(huì )議記錄員應遵守以下規定：

1、以專(zhuān)用會(huì )議記錄本做好會(huì )議的原始記錄及會(huì )議考勤記錄，根據需要整理會(huì )議紀要。

2、會(huì )議記錄應盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。

3、對會(huì )議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。

4、會(huì )議原始記錄應于會(huì )議當日、會(huì )議紀要最遲不遲于次日呈報會(huì )議主持人審核簽名。

5、做好會(huì )議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時(shí)將經(jīng)主持人核準的《會(huì )議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。

5.5.4 下列情況下，應整理會(huì )議紀要：

1、公司各類(lèi)臨時(shí)行政會(huì )議；

2、須會(huì )后對會(huì )議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì )議；

3、其它主持人要求整理會(huì )議紀要的會(huì )議。

5.5.5 會(huì )議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類(lèi)臨時(shí)行政會(huì )議的會(huì )議紀要須報總經(jīng)辦一份存檔備查。

5.5.6 會(huì )議原始記錄的備檔按以下規定：

1、本部門(mén)負責組織的公司各類(lèi)行政會(huì )議的會(huì )議記錄，由本部門(mén)常設會(huì )議記錄員負責日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應作為機要檔案及時(shí)轉總經(jīng)辦統一歸檔備查。

2、本部門(mén)會(huì )議記錄由本部門(mén)常設會(huì )議記錄員統一歸檔備查。

5.5.7 會(huì )議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調閱應嚴格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規定執行。

5.6 會(huì )議跟進(jìn)。

5.6.1 會(huì )議決議、決策事項須會(huì )后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照“誰(shuí)組織，誰(shuí)跟進(jìn)”的原則；會(huì )議主持人另有指定的，從主持人指定。

5.6.2 集團總經(jīng)理主持的會(huì )議的會(huì )后跟進(jìn)工作原則上由總經(jīng)辦負責落實(shí)，集團總經(jīng)理另有指定的，從集團總經(jīng)理指定。

5.6.3 會(huì )議跟進(jìn)的依據以會(huì )議原始記錄及會(huì )議紀要為準。

5.7 獎懲。

5.7.1 獎勵。按《獎懲管理制度》執行。

5.7.2 遲到、早退、缺席。

1、遲到。所有參加會(huì )議的人員在會(huì )議規定召開(kāi)時(shí)間后5分鐘內未到的，計為遲到。

2、早退。凡參加會(huì )議人員，如未經(jīng)主持人同意在會(huì )議召開(kāi)結束前5分鐘提前離開(kāi)

會(huì )場(chǎng)的，計為早退。

3、缺席。凡必須參加會(huì )議人員未經(jīng)請假擅自不參加會(huì )議或請假未批準而不參加會(huì )議的，計為缺席。

5.7.3 處罰。

1、無(wú)正當理由遲到、早退每次處10元的罰款。

2、無(wú)正當理由缺席每次處以20元的罰款。

3、凡因通知原因造成應參加會(huì )議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。

6、 附則。

6.1 本制度由集團總經(jīng)辦負責解釋。

6.2 凡本制度未明確規定的獎懲，按《獎懲管理制度》有關(guān)規定執行。

6.3 本制度由集團總經(jīng)理批準后生效，自頒布之日起執行。

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