辦公物品管理規章制度

　　第一章 辦公物品的購買(mǎi)

　　辦公物品購買(mǎi)細則

　　第一條 原則

　　為了統一限量，控制用品規格以及節約經(jīng)費開(kāi)支，所有辦公用品的購買(mǎi)，都應由辦公用品管理員統一負責。

　　第二條 辦公物品的訂購

　　根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平， 向辦公用品管理人員通報，確定訂購數量。如果辦公印刷制品需要調整格式，或者未來(lái)某種辦公用品的需要量將發(fā)生變化，也一并向管理人員提出。

　　調整印刷制品格式，必須由使用部門(mén)以文書(shū)形式提出正式申請，經(jīng)行政主管審核確定大致的規格、紙張質(zhì)地與數量，然后到專(zhuān)門(mén)商店采購，選購價(jià)格合適、格式相近的印刷制品。

　　第三條 采購辦法

　　在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門(mén)提出特殊需求的情況下，按照成本最小原則，選擇直接去商店購買(mǎi)或者訂購的方式。

　　第四條 訂購單

　　在各部門(mén)申請的辦公用品中如果包含有需要訂購的辦公用品，則申請部門(mén)還必須另填一份訂購單，經(jīng)行政部門(mén)確認后，直接向有關(guān)商店訂購。

　　行政部門(mén)必須依據訂購單，填寫(xiě)“訂購進(jìn)度控制卡”，卡中應寫(xiě)明訂購日期、訂購數量、單價(jià)以及向哪個(gè)商店訂購等等。

　　第五條 跟蹤

　　按訂購單以及訂購進(jìn)度控制卡檢查所訂購辦公用品，以及在預定日期送到與否。

　　第六條驗貨

　　所訂購辦公用品送到后，按送貨單進(jìn)行驗收，核對品種、規格、數量與質(zhì)量，確保沒(méi)有問(wèn)題后，在送貨單上加蓋印章，表示收到。然后，在訂購進(jìn)度控制卡上作好登記，寫(xiě)明到貨日期、數量等等。

　　第七條付款

　　收到辦公用品后，對照訂貨單與訂購進(jìn)度控制卡，開(kāi)具支付傳票，經(jīng)主管簽字蓋章，作好登記，轉交財務(wù)部負責支付或結算。

　　第八條 分發(fā)

　　辦公用品原則上由公司統一采購、分發(fā)給各個(gè)部門(mén)。如有特殊情況，允許各部門(mén)在提出“辦公用品購買(mǎi)申請書(shū)”的前提下進(jìn)行采購。在這種情況下，行政部門(mén)有權進(jìn)行審核，并且把審核結果連同申請書(shū)一起交付監督部門(mén)保存，以作為日后使用情況報告書(shū)的審核與檢查依據。

　　第二章 辦公物品的申請、分發(fā)領(lǐng)用及報廢處理

　　第九條 申請辦法

　　各部門(mén)的申請書(shū)必須一式兩份，一份用于分發(fā)辦公用品;另一份用于分發(fā)領(lǐng)用用品臺賬登記。在申請書(shū)上要寫(xiě)明所要物品、數量與單價(jià)金額。

　　第十條 分發(fā)辦法

　　1.接到各部門(mén)的申請書(shū)(兩份)之后，有關(guān)人員要進(jìn)行核對，并在申請受理冊上作好登記，寫(xiě)上申請日期、申請部門(mén)、用品規格與名稱(chēng)以及數量，然后再填寫(xiě)一份用品分發(fā)傳票給發(fā)送人員。

　　2.發(fā)送人員在進(jìn)行核對后，把申請所要全部用品備齊，分發(fā)給各部門(mén)。

　　3.用品分發(fā)后作好登記，寫(xiě)明分發(fā)日期、品名與數量等。一份申請書(shū)連同用品發(fā)出通知書(shū)，轉交行政部記賬存檔;另一份作為用品分發(fā)通知，連同分發(fā)物品一起返回各部門(mén)。

　　第十一條 報廢處理

　　對決定報廢的辦公用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫(xiě)清用品名稱(chēng)、價(jià)格、數量及報廢處理的其他有關(guān)事項。

　　第三章 辦公物品的保管

　　第十二條 填寫(xiě)清單

　　所有入庫辦公用品，都必須一一填寫(xiě)入庫清單。

　　第十三條 保管

　　必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經(jīng)常整理與清掃，必要時(shí)要實(shí)行防蟲(chóng)等保全措施。

　　第十四條 盤(pán)存

　　辦公用品倉庫應定期清點(diǎn)。清點(diǎn)工作由管理室主任負責。清點(diǎn)要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，然后調整清單，使兩者一致。

　　第十五條 印刷品與紙張管理

　　印刷品與各種用紙的管理按照盤(pán)存的清單為準，對領(lǐng)用的數量隨時(shí)進(jìn)行記錄并進(jìn)行加減，計算出余量。如果消耗品用完，立即寫(xiě)報告遞交行政主管。

　　第十六條 持有量調查

　　必須對總公司各部門(mén)所擁有的辦公用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷制品作出調查。調查方式是，定期對每月領(lǐng)用量、使用量以及余量(未用量)作出統計，向上報告。行政部對報告進(jìn)行核對，檢查各部門(mén)所報統計數據是否與倉庫的各部門(mén)領(lǐng)用臺賬中的記錄相一致。最后把報告分部門(mén)進(jìn)行編輯保存。

　　第四章 對辦公物品使用的監督與調查

　　第十七條 調查內容

　　對公司各部門(mén)進(jìn)行調查，調查內容包括：

　　1.核對用品領(lǐng)用單據與用品清單。

　　2.核對用品申請書(shū)與實(shí)際使用情況。

　　3.核對用品領(lǐng)用清單與實(shí)際用品清單。

　　第十八條 行政主管職責

　　1.核對收支傳票與用品實(shí)物清單。

　　2.核對支付傳票與送貨單據。

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