公司文書(shū)處理制度

　　(一)總則

　　第一條 范圍

　　本公司文書(shū)處理均按本制度執行。在特殊情況下的應急處理，事后也須按本制度補齊有關(guān)手續。

　　第二條 定義

　　本制度所指文書(shū)，包括以下內容：

　　1.高層決策文書(shū)以及基層下達的文件。熱點(diǎn)欄目： 20XX年個(gè)人總結

　　2.部門(mén)會(huì )議文書(shū)與轉閱文件。

　　3.合同書(shū)、證券、證書(shū)和勞動(dòng)協(xié)議書(shū)。

　　4.志愿書(shū)、違約收文、往來(lái)公文、專(zhuān)利證明和注冊登記文書(shū)。

　　5.收支預算與決算書(shū)、賬本票據、憑證、各種明細表、各種規定與計劃書(shū)。

　　6.往來(lái)書(shū)信、電報、任命書(shū)、意見(jiàn)書(shū)。

　　7.各種報告、各種統計表。

　　其中“1”與“2”項文書(shū)的處理，原則上按會(huì )議決定處理。

　　第三條 類(lèi)別劃分

　　上述文書(shū)按機密程度、可劃分為以下幾類(lèi)：

　　1.機密文書(shū)

　　(1)絕密。

　　(2)秘密。

　　(3)保密。

　　2.普通文書(shū)，即機密文書(shū)以外的文書(shū)。

　　3.其他文書(shū)，如公開(kāi)發(fā)行的書(shū)籍、雜志、報紙，以及調查資料類(lèi)的印刷品或復印謄寫(xiě)物品的。

　　第四條 適用原則

　　(二)文書(shū)的收發(fā)

　　第五條 收發(fā)

　　到達本公司的文書(shū)，原則上由總務(wù)部或者另行規定的其他部門(mén)接受。所有文書(shū)按下列原則處置或送發(fā)：

　　1.普通文書(shū)全部由接受部門(mén)開(kāi)啟或開(kāi)封。啟封時(shí)，編上文書(shū)的收發(fā)編號，注明收發(fā)日期;在文書(shū)登記簿上作好登記;由接受部門(mén)的主管，或者由指定的文書(shū)保管員送交有關(guān)部門(mén)有關(guān)人員;文書(shū)當事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書(shū)。但是不涉及特別事項的文書(shū)，可以簡(jiǎn)化登記手續。

　　2.絕密文書(shū)或親啟文書(shū)，必須直接送交當事者，由文書(shū)當事者開(kāi)封與處置。

　　第六條 制度時(shí)間外的處理

　　1.值班人員能夠判定為是緊急重要的文書(shū)，或者直接寫(xiě)給公司高層領(lǐng)導的文書(shū)，應立即通知秘書(shū)室主任;其他次重要文書(shū)，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理。 www.Foxer.net

　　2.所有到達的文書(shū)，值班人員都必須一一作好登記，于此后第一個(gè)工作日早晨轉交收發(fā)室。

　　第七條 收發(fā)決定

　　所有文書(shū)的接受、轉交、登記與領(lǐng)取事宜，都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示。

　　第八條 設立信使

　　在文書(shū)的`接受與處理過(guò)程中，各部門(mén)間經(jīng)常需要相互傳遞文書(shū);因此，在文書(shū)檔案室設一名信使，來(lái)回傳遞各類(lèi)文書(shū)。

　　(三)文書(shū)的處理

　　第九條 處理原則

　　文書(shū)處理的基本原則是“準確”與“及時(shí)”，并且明確文書(shū)處理的責任者。

　　第十條 成文原則

　　凡重要的往來(lái)交涉，都必須形成“文書(shū)”或形成記錄，即使情況特殊，也必須事后追憶，形成“備忘錄”。

　　第十一條 特例

　　對那些并不重要的事項，或者通過(guò)電話(huà)、會(huì )面等簡(jiǎn)單形式處理的事項，只需要事后將處理結果的要點(diǎn)記錄下來(lái)即可。

　　第十二條 處理手續

　　領(lǐng)取文書(shū)的部門(mén)，按下列規定及時(shí)予以處理。

　　1.凡重要事項，或者異常事項，應立即向所在部門(mén)主管做出報告，并逐級向上請示，必要情況下必須與其他部門(mén)取得聯(lián)系，等候并按照上級指示，處理文書(shū)中涉及的有關(guān)事項。

　　2.如果文書(shū)中涉及的事項，與其他部門(mén)有關(guān)，必須在與其他部門(mén)取得聯(lián)系后達成一致意見(jiàn)再行事。

　　3.在具體處理時(shí)，如果認為有必要請其他部門(mén)做出配合，并且其他部門(mén)提供配合需要一定的時(shí)間，在這種情況下，應事先征得對方的意見(jiàn)。

　　4.如果事情涉及兩個(gè)以上的部門(mén)，并且難以判斷由何部門(mén)出面主持時(shí)，應聽(tīng)取其他部門(mén)的處理意見(jiàn)。

　　第十三條 防止拖延

　　文書(shū)檔案部門(mén)有責任督促有關(guān)部門(mén)處理文書(shū)指定的事項，以防止文書(shū)的處理延遲或停頓，如發(fā)生延遲或停頓現象，應立即交文書(shū)檔案部門(mén)處理。

　　第十四條 重要文書(shū)的保管

　　機要或絕密文書(shū)以及其他重要文件，必須存放在帶鎖的檔案文件柜中，予以嚴格保管。

　　文件柜的存放，必須選擇在發(fā)生意外時(shí)，能夠安全、迅速轉移出去，放在容易發(fā)現的醒目位置。

　　(四)文書(shū)的制作

　　第十五條 用紙的規格

　　制作文書(shū)的用紙，除特殊情況外，原則上采用規格。

　　第十六條 字句

　　文書(shū)應以簡(jiǎn)單明了的文體記述，采用標準的簡(jiǎn)體漢字，避免使用艱澀的詞句。

　　第十七條 文體

　　全部文書(shū)一律采用書(shū)面文體。

　　第十八條 復印

　　絕密文書(shū)未經(jīng)主管認可不得擅自制作或復印副本，在特別有必要的情況下，必須注明包括正本在內共復印多少份，送往何部門(mén)等等。

　　第十九條 署名

　　在文書(shū)發(fā)送與轉交時(shí)必須按下列要求署名，特殊情況或有專(zhuān)項指示的情況除外。

　　1.代表公司名義締結的合同書(shū)、往來(lái)公文、公司公告及向政府機構提交的報告，全部署名“董事會(huì )代表”。

　　2.對外廣告及宣傳，采用公司名稱(chēng)。

　　3.除此之外的文書(shū)，署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)名稱(chēng)，以及部門(mén)經(jīng)理的職務(wù)與姓名。

　　不重要的文書(shū)，只需署上經(jīng)辦人姓名。

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