公司資金備用金管理制度
為了加強公司對有關(guān)部門(mén)及各項目部備用金的管理，規范借款行為，提高資金利用效率，夯實(shí)成本費用核算，減少資金損失，特制定本制度。
一、本制度適用于公司各部門(mén)及所有項目部。
二、備用金范圍
1、采購員零星采購備用金;
2、個(gè)人因公出差零星開(kāi)支備用;
3、經(jīng)常性的零星開(kāi)支備用金;
4、項目兼任財務(wù)人員備用金;
5、其他備用金。
三、實(shí)行備用金制度有利于各部門(mén)工作人員積極靈活地開(kāi)展業(yè)務(wù)，從而提高工作效率，但必須做到專(zhuān)款專(zhuān)用，不得挪用、轉借他人或用于其他用途，一經(jīng)發(fā)現，將嚴肅處理。
四、備用金借款和報銷(xiāo)手續程序
1、工作人員需臨時(shí)借用備用金時(shí)，先到財務(wù)部索取“借款單”，財務(wù)人員根據實(shí)際需要向借款人發(fā)放“借款單”，一式兩聯(lián)，借款人按規定的'格式內容填寫(xiě)借款單，并按流程辦理簽字手續。財務(wù)人員審核簽字后的“借款單”各項內容是否正確和完整，經(jīng)審核無(wú)誤后才能辦理付款手續。
2、借款人員完成業(yè)務(wù)后應在三日內到財務(wù)部索取“報銷(xiāo)單”，填寫(xiě)好“報銷(xiāo)單”的各項規定內容，并經(jīng)主管領(lǐng)導審批后，再將“報銷(xiāo)單”返回財務(wù)部，財務(wù)人員根據財務(wù)制度規定認真審核無(wú)誤后，辦理報銷(xiāo)手續。
3、借款人辦理報銷(xiāo)手續時(shí)，財務(wù)人員應查閱“備用金”臺賬，查明報銷(xiāo)人員原借款金額，對報銷(xiāo)的超支款項應及時(shí)付現退還本人，對報銷(xiāo)后低于備用金金額款項的，應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款。
4、因業(yè)務(wù)原因長(cháng)期借用備用金的人員可由財務(wù)部根據實(shí)際情況核定，撥出一筆固定數額的現金并規定使用范圍;使用部門(mén)必須設立專(zhuān)人經(jīng)管定額備用金，備用金經(jīng)管人員必須妥善保存支付備用金的收據、發(fā)票以及各種報銷(xiāo)憑證，并設備用金登記簿，記錄各種零星支出。經(jīng)管人員必須按月定期向公司財務(wù)部申報備用金使用情況，前賬未清，不得繼續借款。對因特殊原因不能按時(shí)結算的，須提前向財務(wù)負責人說(shuō)明原因，經(jīng)財務(wù)負責人同意后，方可延期。
五、備用金額度
1、采購員借用的零星采購用款，單次不得超過(guò)5000元，超過(guò)5000元的材料采購，應由供貨方持合法、真實(shí)、完整的原始資料，按規定的程序經(jīng)審核批準后，到公司財務(wù)部或項目部財務(wù)人員處辦理貨款支付、結算手續。單筆超過(guò)10000元的采購，必須按照工程部制度規定，走合同審批程序采購。
2、員工因公出差借款，按預計出差天數、往返路費、住宿費等支出核定借款額度。
3、各工程項目備用金，視各項目情況不同，備用金額度暫定為每周1萬(wàn)—5萬(wàn)。特殊情況，需由項目經(jīng)理提前向總經(jīng)理說(shuō)明情況，予以審批。
4、其他借款，根據實(shí)際情況核定金額。
六、備用金使用審批權限
備用金使用由部門(mén)負責人簽字批準，部門(mén)負責人為備用金借款的第一責任人。
七、財務(wù)部應當按照借款日期、借款部門(mén)、借款人、用途、金額、注銷(xiāo)日期建立備用金臺賬，按月及時(shí)清理。
八、借用備用金的人員應在兩周內沖賬，對無(wú)故拖延者，財務(wù)部發(fā)出最后一次催辦通知后還不辦理者，財務(wù)部有權從下月起直接從借款人工資中抵扣，不再另行通知。
九、所有各種備用金，必須在年末進(jìn)行徹底清理，不允許跨年度使用。對因特殊原因必須跨年度使用備用金時(shí)，年底必須重新辦理借款手續，并沖銷(xiāo)當年借款。
十、本制度由公司財務(wù)部負責解釋和修訂。
十一、本制度自下發(fā)之日起實(shí)施。
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