學(xué)生會(huì )財務(wù)報銷(xiāo)制度
總則：
秘書(shū)處負責學(xué)生會(huì )各部門(mén)的活動(dòng)經(jīng)費報銷(xiāo)以及審核、管理工作，督促各部門(mén)提前做好活動(dòng)前期的預算工作，由相關(guān)副主席執行、監督。由相關(guān)負責副主席(或秘書(shū)長(cháng))出面代表學(xué)生會(huì )向學(xué)院申請經(jīng)費，得到批復后上報秘書(shū)處。學(xué)生會(huì )所有贊助收入、活動(dòng)經(jīng)費支出及報銷(xiāo)工作都由秘書(shū)處統一管理并對主席直接負責。每張發(fā)票都應有秘書(shū)長(cháng)簽字并注明具體用途，并做好記錄。若活動(dòng)的實(shí)際經(jīng)費支出超過(guò)批準的經(jīng)費預算，原則上秘書(shū)處不予報銷(xiāo)。秘書(shū)處的經(jīng)費支出及報銷(xiāo)情況登記表須定期上交主席審核并做財政工作報告。
細則：
1. 各學(xué)期開(kāi)學(xué)初各部長(cháng)應在部長(cháng)會(huì )議之后兩周之內上交一份本學(xué)期部門(mén)所有活動(dòng)的清單以及初步經(jīng)費預算至秘書(shū)處，由秘書(shū)處協(xié)助做好相關(guān)預算。
2. 副主席負責相應分管部門(mén)需提前準備好相關(guān)策劃材料(包括經(jīng)費預算)交給學(xué)院(潘文杰老師)審批，經(jīng)批準后由相應副主席在記錄表上簽字后交秘書(shū)處存檔。
3. 對于開(kāi)銷(xiāo)在500元以下的活動(dòng)，各部長(cháng)做好相應的'財務(wù)支出登記和發(fā)票管理工作，發(fā)票及經(jīng)費支出清單的電子版，經(jīng)由秘書(shū)處一名相關(guān)干事負責聯(lián)絡(luò )、收集應，并在活動(dòng)結束后兩周內匯總至秘書(shū)處。(其中，清單上應注明經(jīng)費支出的具體事項、所購物品的單價(jià)和數量、支出總額。同時(shí)發(fā)票總額應與清單總額相符，秘書(shū)長(cháng)審核通過(guò)后方予以報銷(xiāo)。)
4. 對于開(kāi)銷(xiāo)在500元以上的活動(dòng)，由秘書(shū)處2名干事成立工作小組專(zhuān)門(mén)負責該活動(dòng)的經(jīng)費支出的登記和發(fā)票管理工作。
5. 發(fā)票書(shū)寫(xiě)規范：發(fā)票的“客戶(hù)名稱(chēng)”應為“中山大學(xué)藥學(xué)院學(xué)生會(huì )”。發(fā)票的“品名規格” 、“單位” 、“數量” 、“單價(jià)”項目須詳細地填寫(xiě)清楚。發(fā)票的“品名規格”一項須填寫(xiě)具體事項。如購買(mǎi)宣傳用品一批，不能只填“宣傳用品”，應寫(xiě)明具體項目(如毛筆、顏料、畫(huà)紙等)。如果沒(méi)有足夠多的空欄填寫(xiě)所購買(mǎi)的商品，則可直接填上“XX用品”，但必須另附購物商家出示的等額購物小票(注：等額購物小票的商家名稱(chēng)必須與發(fā)票專(zhuān)用章上的商家名稱(chēng)相一致，否則學(xué)院不予報銷(xiāo)。)用于報銷(xiāo)的發(fā)票都為第二聯(lián)，即“顧客報銷(xiāo)憑證”，第一聯(lián)和第三聯(lián)都不能用于報銷(xiāo)。發(fā)票正面不得做任何改動(dòng)，若有任何涂改、修改的痕跡，學(xué)院不予報銷(xiāo)。
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