區委視頻會(huì )議管理制度

　　一、適用范圍

　　區委、區人大、區政府、區政協(xié)組織召開(kāi)的有關(guān)會(huì )議、培訓;轉播上級視頻會(huì )議;區直各部門(mén)組織的重要會(huì )議和培訓等。為節約會(huì )議經(jīng)費，提高會(huì )議效率，區級各黨政機關(guān)組織會(huì )議、培訓，凡適合以視頻會(huì )議方式召開(kāi)的，應通過(guò)視頻會(huì )議方式實(shí)施。

　　二、會(huì )場(chǎng)分布

　　1、設三個(gè)主會(huì )場(chǎng)，即區政中心一樓東會(huì )議室、二樓會(huì )議室、九樓會(huì )議室。

　　2、設38個(gè)分會(huì )場(chǎng)，每鄉鎮、園區2個(gè)。

　　三、日常管理

　　1、區政府辦公室是全區視頻會(huì )議系統的管理部門(mén)。區政府辦公室信息技術(shù)中心負責視頻會(huì )議系統的技術(shù)支持，包括視頻會(huì )議系統網(wǎng)絡(luò )、主控設備等技術(shù)設施的日常管理維護;視頻會(huì )議期間主控室mcu等核心設備的操作;對全區各分場(chǎng)設備進(jìn)行不定期檢查檢測。區機關(guān)事務(wù)管理局負責區視頻會(huì )議主會(huì )場(chǎng)設備操作，主會(huì )場(chǎng)設備、主席臺、燈光、音像設備、桌椅、環(huán)境衛生等日常管理及會(huì )議會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后的相關(guān)會(huì )務(wù)保障工作。

　　2、各鄉鎮(街道)、園區黨政辦公室負責分會(huì )場(chǎng)的日常維護管理。要明確2名會(huì )議管理人員，其中1名為系統操作員，負責設備管理、系統聯(lián)調等工作;1名為會(huì )議責任人員(原則上為鄉鎮、街道及園區的辦公室主任)，負責會(huì )議組織、會(huì )場(chǎng)安排、會(huì )議紀律等工作。該崗位管理人員必須固定。如有人員變動(dòng)，要及時(shí)將管理人員姓名及聯(lián)系方式報送區政府辦公室信息技術(shù)中心。

　　3、全區視頻會(huì )議系統是利用全省政務(wù)專(zhuān)網(wǎng)進(jìn)行傳輸，各鄉鎮(街道)、園區要嚴格遵守國家、省、市政府及保密部門(mén)對內網(wǎng)管理的技術(shù)規范和要求，定期檢查網(wǎng)絡(luò )線(xiàn)路，認真排查故障隱患，確保視頻會(huì )議系統安全穩定運行。

　　4、區政府辦公室對視頻會(huì )議有關(guān)情況實(shí)行通報制度。對以下行為，區政府辦公室將以適當形式予以通報:1、不按通知要求參加二次系統聯(lián)調，不按規程操作致使設備損壞或音視頻信號出現問(wèn)題的;2、分會(huì )場(chǎng)參會(huì )人員不全、座次不齊、紀律渙散的;3、因不按技術(shù)規范操作或組織管理問(wèn)題影響分會(huì )場(chǎng)收聽(tīng)收看效果的。

　　四、會(huì )場(chǎng)要求

　　1、各分會(huì )場(chǎng)應在明顯位置設置本鄉鎮(街道)、園區的名稱(chēng)(尺寸大小以能在視頻窗口中明顯顯示且不影響會(huì )場(chǎng)人員為宜)，要設置參會(huì )負責人桌簽，重要會(huì )議還應在會(huì )場(chǎng)懸掛會(huì )標(會(huì )標根據會(huì )議通知要求制作)，標牌、桌簽及會(huì )標應保證圖像效果清晰。

　　2、會(huì )場(chǎng)內的視頻設備要放在固定位置，不要隨意拆裝，要有安全可靠的電源和網(wǎng)絡(luò )接口，并做好設備防塵工作。

　　3、會(huì )場(chǎng)要具備良好的照明條件，保持清潔，桌椅等設施擺放整齊。

　　4、會(huì )場(chǎng)所在單位要加強會(huì )場(chǎng)安全管理工作。

　　5、會(huì )場(chǎng)內禁止吸煙，禁止食用水果、零食等。

　　五、會(huì )議通知

　　1、會(huì )議通知內容包括召開(kāi)會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、系統聯(lián)調時(shí)間及會(huì )議議程、會(huì )議要求等。

　　2、轉播上級召開(kāi)的視頻會(huì )議和區委、區政府召開(kāi)的視頻會(huì )議通知，由區委辦公室、區政府辦公室負責。

　　3、區直各部門(mén)召開(kāi)的視頻會(huì )議，應由會(huì )議發(fā)起單位提前1個(gè)工作日與區政府辦公室進(jìn)行聯(lián)系統對接。得到確認后，發(fā)起單位要提前下發(fā)通知，并負責與區政府辦公室信息技術(shù)中心聯(lián)系，同時(shí)指定一名工作人員協(xié)助做好設備聯(lián)調等相關(guān)會(huì )務(wù)工作。

　　六、會(huì )前準備

　　1、區政府辦公室信息技術(shù)中心要在各分會(huì )場(chǎng)開(kāi)始準備前，應檢查和調整會(huì )議室燈光、音響狀態(tài)，進(jìn)入值機狀態(tài)。

　　2、各分會(huì )場(chǎng)接到會(huì )議通知后，應根據會(huì )議通知中的聯(lián)調時(shí)間及時(shí)安排，準時(shí)參加聯(lián)調(第一次聯(lián)調時(shí)間一般為會(huì )議前一天下午3點(diǎn);第二次聯(lián)調時(shí)間為會(huì )議開(kāi)始前1小時(shí))。聯(lián)調時(shí)，各系統管理員應按照視頻會(huì )議系統操作規范中的相關(guān)要求，逐級檢查系統狀況，如發(fā)現本單位在設備正常開(kāi)啟下，不能連接主會(huì )場(chǎng)的，要立即與區政府辦公室信息技術(shù)中心聯(lián)系，以便組織搶修。聯(lián)調時(shí)要做到三個(gè)查看:一是查看主會(huì )場(chǎng)傳送到分會(huì )場(chǎng)的音、視頻號是否清晰;二是查看所在分會(huì )場(chǎng)音視頻信號傳送到主會(huì )場(chǎng)是否清晰;三是開(kāi)會(huì )期間要查看會(huì )議秩序，確保會(huì )場(chǎng)紀律。

　　3、會(huì )議開(kāi)始前1小時(shí)，各分會(huì )場(chǎng)的系統管理員應到達工作崗位開(kāi)始值機。要按照會(huì )議通知要求提前開(kāi)機、試機，按操作流程開(kāi)啟設備，并進(jìn)行調試，確保會(huì )議正常召開(kāi)。設備開(kāi)啟后，根據參會(huì )人員座位布置情況調整攝像機鏡頭，設置預定位。完成設置后，調整攝像機鏡頭為小范圍取景，確保會(huì )場(chǎng)畫(huà)面整潔。會(huì )議開(kāi)始時(shí)，要將視頻會(huì )議系統切換到主會(huì )場(chǎng)畫(huà)面。

　　4、視頻會(huì )議系統連接完成后，由會(huì )議主辦單位采用如下方式點(diǎn)名:“我是主會(huì )場(chǎng)，現在進(jìn)行會(huì )議點(diǎn)名，會(huì )場(chǎng)聽(tīng)到點(diǎn)名后請回答”。各分會(huì )場(chǎng)應答時(shí)應采取如下方式:“我是分會(huì )場(chǎng)，主會(huì )場(chǎng)點(diǎn)名已聽(tīng)到，設備一切正常，完畢。”

　　5、如網(wǎng)絡(luò )或設備出現問(wèn)題，導致分會(huì )場(chǎng)無(wú)法連通主會(huì )場(chǎng)，分會(huì )場(chǎng)向會(huì )議主辦單位匯報后，與會(huì )人員到就近分會(huì )場(chǎng)參加會(huì )議。

　　6、各分會(huì )場(chǎng)要與供電部門(mén)協(xié)調，確保會(huì )議期間供電。

　　七、會(huì )議召開(kāi)

　　1、在視頻會(huì )議召開(kāi)前1小時(shí)，各分會(huì )場(chǎng)要檢查系統視頻、音頻傳輸情況，如有問(wèn)題立刻與區政府辦公室及會(huì )議主辦單位進(jìn)行聯(lián)系。

　　2、與會(huì )人員應提前10分鐘入場(chǎng)，不能參加會(huì )議的需提前向主辦單位請假。

　　3、在會(huì )議召開(kāi)過(guò)程中，主會(huì )場(chǎng)系統管理人員應根據會(huì )議需要及時(shí)切換會(huì )場(chǎng)畫(huà)面。

　　4、各會(huì )場(chǎng)管理人員應時(shí)刻監控設備運行情況，確保隨時(shí)與主會(huì )場(chǎng)聯(lián)系，根據現場(chǎng)情況及時(shí)調整鏡頭和麥克風(fēng)。要隨時(shí)關(guān)注攝像頭位置，防止偏轉、移動(dòng)，甚至出現不應有的畫(huà)面;當設備或網(wǎng)絡(luò )出現故障時(shí)，分會(huì )場(chǎng)應立即向主會(huì )場(chǎng)匯報，盡快予以排除，在此期間，分會(huì )場(chǎng)參加會(huì )議人員不得擅離會(huì )場(chǎng);如果故障短時(shí)間內無(wú)法排除，在得到主會(huì )場(chǎng)的許可后方可撤離會(huì )場(chǎng)，到就近分會(huì )場(chǎng)繼續參加會(huì )議。

　　5、會(huì )議召開(kāi)期間，除視頻會(huì )議系統管理人員之外，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入設備操作區，不得操作與視頻會(huì )議有關(guān)的設備。

　　八、會(huì )議結束

　　1、會(huì )議結束后，由主會(huì )場(chǎng)統一中斷會(huì )議連接。各分會(huì )場(chǎng)在主會(huì )場(chǎng)中斷會(huì )議后，才可按操作流程關(guān)閉視頻設備。

　　2、會(huì )議結束后，各分會(huì )場(chǎng)要及時(shí)把人員參會(huì )情況及會(huì )議過(guò)程中出現的問(wèn)題向會(huì )議主辦單位反饋，并將出現的技術(shù)問(wèn)題告知區政府辦公室信息技術(shù)中心處理。

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