人事檔案整理步驟

　　人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據，以下是小編為大家整理人事檔案整理步驟相關(guān)內容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

　　第一步：分類(lèi)

　　按照《干部檔案工作條例》規定，干部人事檔案材料應根據其內容特征分為十大類(lèi)。第一類(lèi)：履歷材料。這一類(lèi)主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會(huì )關(guān)系等基本情況為主要內容的材料。注意，中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡(jiǎn)歷，人大常委會(huì )委員、政協(xié)委員簡(jiǎn)歷歸入第一類(lèi)。

　　第二類(lèi)：自傳材料；報告個(gè)人有關(guān)事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳是個(gè)人撰寫(xiě)自己家世、身世和主要社會(huì )關(guān)系的自述。自傳材料的歸類(lèi)，應該以?xún)热莺陀猛緸橐罁�，不能單純按名稱(chēng)歸類(lèi)，如以自傳為主的履歷或簡(jiǎn)歷表也應該歸在第二類(lèi)。

　　第三類(lèi)：考察、考核、鑒定材料；審計材料。這一類(lèi)主要包括干部人事管理工作中，組織、人事部門(mén)通過(guò)各種途徑，對干部德能勤績(jì)廉進(jìn)行考察和評價(jià)的材料。歸入本類(lèi)的材料，必須是經(jīng)過(guò)組織研究認可正式形成的，手續完備，能正確、歷史地反映干部實(shí)際情況，具有查考價(jià)值的鑒定、考察、考核材料。注意，根據利用工作實(shí)際需要，“干部任免審批表及其相應的考察材料或表現材料歸第九類(lèi)”。

　　第四類(lèi)：學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評（聘）專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓材料。這一類(lèi)主要包括記載和反映干部學(xué)習、技能、科研水平的各種材料。注意，過(guò)去學(xué)生登記表歸第一類(lèi)，學(xué)習（培訓）鑒定表、學(xué)習（培訓）考核表歸第三類(lèi)，此次修訂中統一調整到第四類(lèi)。

　　第五類(lèi)：政審材料；更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。這一類(lèi)主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意，過(guò)去更改或認定姓名的材料是歸在第一類(lèi)的，此次調整到了第五類(lèi)；“三齡一歷”認定材料統一規定歸在第五類(lèi)。

　　第六類(lèi)：黨、團組織建設工作中形成的材料。這一類(lèi)主要包括干部參加黨、團組織的有關(guān)材料。注意，此類(lèi)包括民主黨派的入黨材料。

　　第七類(lèi)：表彰獎勵材料。這一類(lèi)主要包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類(lèi)，此次統一規定歸在第七類(lèi)。

　　第八類(lèi)：涉法違紀材料。問(wèn)責材料、處分材料、上級決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書(shū)、法院裁定書(shū)以及公安機關(guān)有關(guān)行政處理決定等材料。

　　第九類(lèi)：招錄、聘用材料；任免、調動(dòng)、授銜、軍人轉業(yè)（復員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會(huì )、人代會(huì )、政協(xié)會(huì )議，人民團體和群眾團體代表會(huì )議；民主黨派代表會(huì )議形成的材料。注意，《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機關(guān)（單位）工作人員登記表》應歸在第九類(lèi)。

　　第十類(lèi)：健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；干部人事檔案報送、審核工作材料；其他材料。第十類(lèi)包括錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書(shū)，確定致殘等級的有關(guān)材料；生平、非正常死亡調查報告等。干部檔案報送單，干部檔案有關(guān)情況說(shuō)明等材料也入此類(lèi)。

　　檔案材料的分類(lèi)有兩點(diǎn)說(shuō)明：（一）第四類(lèi)、第九類(lèi)材料的二級分類(lèi)第四類(lèi)、第九類(lèi)材料內容復雜、數量眾多，都處于動(dòng)態(tài)變化中，由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找，還需要采用二級分類(lèi)法，即對這兩類(lèi)中的材料，按照內容的不同再分別分為四小類(lèi)，具體來(lái)說(shuō)：

　　第四類(lèi)材料二級分類(lèi)分為：

　　1、學(xué)歷學(xué)位材料；

　　2、職業(yè)（任職）資格和評（聘）專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料；

　　3、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；

　　4、培訓材料等。

　　第九類(lèi)材料二級分類(lèi)分為：

　　1、工資材料；

　　2、任免材料；

　　3、出國（境）材料；

　　4、參加會(huì )議的代表登記表等其它材料。

　　今后，報送的新任市管干部檔案，第四類(lèi)、第九類(lèi)材料必須進(jìn)行二級分類(lèi)。

　�。ǘ�）內容交叉材料的分類(lèi)

　　1、以自傳為主的履歷或簡(jiǎn)歷表歸第二類(lèi)。

　　2、學(xué)生登記表、學(xué)習（培訓）鑒定表、學(xué)習（培訓）考核表歸第四類(lèi)。

　　3、享受政府特殊津貼材料歸第七類(lèi)。

　　4、干部任免審批表及其相應的考察材料或表現材料歸第九類(lèi)。

　　5、中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡(jiǎn)歷，人大常委會(huì )委員、政協(xié)委員簡(jiǎn)歷歸第一類(lèi)。

　　第二步，排序

　　排序是指將每一類(lèi)別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或內容的內在聯(lián)系排列順序，并通過(guò)編寫(xiě)類(lèi)號、順序號和頁(yè)碼固定下來(lái)。

　　具體方法有：按材料形成的時(shí)間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類(lèi)材料。

　　第四類(lèi)、第九類(lèi)材料排序時(shí)，在采用二級分類(lèi)后的各小類(lèi)中分別按時(shí)間排序。

　　2、按材料的內容以及材料之間的內在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類(lèi)材料。

　　其中，第五類(lèi)和第八類(lèi)材料的排列順序一般為：上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見(jiàn)，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。

　　第六類(lèi)材料，入團志愿書(shū)應排在入團的其他材料之前；入黨志愿書(shū)應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。每個(gè)類(lèi)別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁(yè)的右上角編上類(lèi)號和順序號，并在其右下角逐頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)碼。頁(yè)碼的編寫(xiě)方法為，凡有圖文的頁(yè)面，每面作為一頁(yè)，有封面的材料從封面開(kāi)始編寫(xiě)�？瞻准埡屯旭延玫囊r紙不計頁(yè)數；復件和原件應視為一份材料，統一編寫(xiě)頁(yè)數。

　　第三步，編目

　　修訂后的目錄與舊目錄的不同：

　　一是“類(lèi)號”改為“序號”；

　　二是“材料制成時(shí)間”改為“材料形成時(shí)間”；

　　三是刪除“份數”欄。

　　編目的具體要求是：

　　1、檔案材料應按照排列順序，逐份逐項進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫(xiě)準確。書(shū)寫(xiě)目錄要工整、準確、清楚、美觀(guān)，使用規范的書(shū)寫(xiě)材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。檔案目錄不能粘貼涂改。

　　2、每類(lèi)目錄之前應注明材料類(lèi)號和類(lèi)別名稱(chēng)。

　　3、“序號”填寫(xiě)材料類(lèi)號和排列順序號。序號欄的規范填寫(xiě)方法是：材料類(lèi)號用漢字的“一”至‘十’，二級分類(lèi)的類(lèi)號用（一）至（四），序號用阿拉伯數字。

　　4、“材料名稱(chēng)”根據材料題目填寫(xiě)。沒(méi)有標題或標題不規范的，應另擬標題。材料的題目過(guò)長(cháng)，可適當簡(jiǎn)化。凡原材料題目不符合實(shí)際內容的，須另行擬定題目。擬定或簡(jiǎn)化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質(zhì)特點(diǎn)。

　　5、“材料形成時(shí)間”填寫(xiě)材料落款時(shí)間。有多個(gè)時(shí)間的材料，一般以最后的時(shí)間為準。復制的檔案材料，采用原件的形成時(shí)間。時(shí)間填寫(xiě)要盡量詳細、規范，有具體年月日的，必須填寫(xiě)齊全。

　　6、“頁(yè)數”填寫(xiě)材料的頁(yè)數。按編好的頁(yè)數如實(shí)填寫(xiě)。

　　7、“備注”填寫(xiě)需要說(shuō)明的情況。歸檔材料因為內容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明，如附有考察材料的干部任免審批表，復制件等。

　　8、每類(lèi)目錄之后須留出適量的空格，供補充檔案材料時(shí)使用。

　　特別是第三、四、九類(lèi)等，不能在同一頁(yè)中填寫(xiě)其它類(lèi)別材料的條目。不要求大類(lèi)空四行，小類(lèi)空三行。

　　第四步：技術(shù)加工

　　技術(shù)加工對紙張破損、幅面不規則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應進(jìn)行技術(shù)加工。

　　1、對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應采用復印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復制。復制件應附在原件后，與原件作為一件。

　　2、幅面過(guò)大的檔案材料應進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開(kāi)閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容。注意，從保護檔案原貌，簡(jiǎn)化整理的目的出發(fā)，不要對檔案材料進(jìn)行過(guò)度裁剪。

　　3、幅面過(guò)小的材料應進(jìn)行托裱，裝訂邊過(guò)窄或裝訂線(xiàn)內有文字的材料應加邊。檔案材料一般應留夠2厘米的裝訂邊，不夠應加邊。有些材料幅面太小，無(wú)法裝訂，應當在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。

　　4、檔案材料上的訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應當拆除。

　　5、檔案材料應各自獨立，嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

　　第五步：裝訂

　　檔案目錄置于卷首，干部職務(wù)變動(dòng)登記表排列其后，卷內材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂，做到結實(shí)、齊整、美觀(guān)，不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。反對刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時(shí)，必須保證同一類(lèi)材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應符合檔案保護要求，報送市管干部檔案必須使用規定的卷夾。卷夾背脊應附邊簽，用于書(shū)寫(xiě)干部的姓名、籍貫、檔案編號等；書(shū)寫(xiě)姓名不得使用同音字或不規范的簡(jiǎn)化字。

　　檔案管理的方法和技巧

　　(一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)知識，堅持依法治檔，確�！凹�中統一管理”。

　　“集中統一管理”就是統一領(lǐng)導、統一機構、統一制度、統一監督和指導，為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平，今年六月下旬，我們特邀專(zhuān)業(yè)老師前來(lái)舉辦檔案管理培訓，對部門(mén)及公司十名兼職檔案員進(jìn)行為期七天的培訓。這次培訓的特點(diǎn)是理論結合實(shí)際操作，培訓內容針對各兼職檔案員所在部門(mén)形成的檔案進(jìn)行詳細講解，授課內容分別為：文書(shū)、科技、會(huì )計檔案等基本知識，培訓時(shí)要求每個(gè)兼職檔案員帶未整理裝訂的資料，面對面、手把手地指導他們如何裝訂、分類(lèi)、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓，效果顯著(zhù)，也為單位檔案管理達國家2A標準奠定了良好的基礎。

　　(二)要求無(wú)紙化辦公，每個(gè)崗位都形成電子文檔。

　　這就要求每個(gè)員工懂得文書(shū)處理和歸檔的一整套程序，了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系，明確各類(lèi)文件材料形成、積累、歸檔在各個(gè)管理崗位上應負的責任。檔案利用的廣泛性主要表現在計算機在企業(yè)內部聯(lián)網(wǎng)后，企業(yè)各部門(mén)對檔案信息資源實(shí)現了共享。檔案部門(mén)要發(fā)揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問(wèn)題，通過(guò)新的管理制度和管理方法來(lái)解決。

　　(三)檔案工作既是單位重要基礎工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。

　　為了規范檔案工作，必須加強自身基礎建設，大力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平，以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)�？傊�，企業(yè)檔案工作要適應檔案管理現代化的需要，檔案工作人員要不斷學(xué)習新技術(shù)、新知識，敢于創(chuàng )新、敢于開(kāi)拓，與企業(yè)發(fā)展同步。

　　(四)服務(wù)創(chuàng )新

　　在信息化環(huán)境下，檔案管理工作在服務(wù)內容與服務(wù)方式等方面，都要對傳統檔案服務(wù)利用工作進(jìn)行改變。首先，要對信息服務(wù)理念進(jìn)行樹(shù)立，在深入廣泛應用信息系統的過(guò)程中，大量?jì)?yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成，越來(lái)越多的信息系統用戶(hù)，使信息服務(wù)工作面臨著(zhù)越來(lái)越廣、越來(lái)越多的服務(wù)要求。因此，有關(guān)人員要對信息服務(wù)的理念進(jìn)行樹(shù)立。其次，還要強調主動(dòng)服務(wù)，在對用戶(hù)潛在需求進(jìn)行調查了解的基礎上，對不同層次、不同內容的信息資源進(jìn)行有針對性的開(kāi)發(fā)、利用和提供。再次，還要在信息服務(wù)方式上進(jìn)行創(chuàng )新。

　　檔案管理的方法和技巧

　　一、觀(guān)念創(chuàng )新，使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟效益

　　(一)要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。

　　隨著(zhù)產(chǎn)業(yè)結構逐步調整、優(yōu)化，整體的技術(shù)含量也在不斷提高，單位也由計劃經(jīng)濟下按計劃完成工作任務(wù)，逐步走出去開(kāi)辟市場(chǎng)，完成億元以上的貨幣工程量，逐步由承建二級路面建設，轉為參與強烈的市場(chǎng)競爭，承建一級路面的建設任務(wù)，因此，檔案管理人員也要為接收和管理好這一類(lèi)科技檔案而轉變觀(guān)念，不要在辦公室坐等，要主動(dòng)請教有關(guān)技術(shù)人員，深入施工一線(xiàn)，熟悉了解施工工藝流程，弄懂技術(shù)檔案的內涵關(guān)系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數”。

　　(二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀(guān)念。

　　在企業(yè)無(wú)論是科技、還是文書(shū)、聲像、會(huì )計檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀(guān)評價(jià)。以產(chǎn)品為例，從設計、預算到整個(gè)工程竣工，無(wú)不包含著(zhù)一代甚至幾代領(lǐng)導者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無(wú)不凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。檔案是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的屬性外，還具有專(zhuān)有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認識到檔案是資產(chǎn)以后，就會(huì )千方百計去管理、保護、利用好這些資產(chǎn)，就會(huì )下決心做好檔案工作。

　　(三)要確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀(guān)念。

　　在當今瞬息萬(wàn)變的知識經(jīng)濟大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，如各種設計資料、預算、圖紙數據等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場(chǎng)競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無(wú)法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料，關(guān)鍵時(shí)刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟效益和社會(huì )效益。

　　二、體制創(chuàng )新，使檔案工作適應現代企業(yè)的高速發(fā)展

　　現代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權清晰，權責明確，政企分開(kāi)，管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應現代企業(yè)制度，就必須對企業(yè)檔案工作實(shí)行機構創(chuàng )新、機制創(chuàng )新和制度創(chuàng )新。

　　(一)機構創(chuàng )新的核心是精簡(jiǎn)。

　　無(wú)論哪個(gè)企業(yè)，精干是一個(gè)必然趨勢，企業(yè)檔案工作也要順應企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng )新，其內容就是要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內涵，把過(guò)去只是單一的.管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統計等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個(gè)中的主要任務(wù)和職責是負責單位各類(lèi)檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，公路段可通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )與各分公司、各部室實(shí)施聯(lián)網(wǎng)，從而達到各種信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)和資源共享，真正形成一個(gè)集團化的信息聯(lián)合體。這樣符合現代企業(yè)精干、高效的原則，有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

　　(二)機制創(chuàng )新的關(guān)鍵是高效。

　　企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應市場(chǎng)經(jīng)濟體制的需要，轉換機制，高效運行，創(chuàng )造最大的經(jīng)濟效益和社會(huì )效益。企業(yè)的檔案工作管理機制也要隨著(zhù)企業(yè)管理機制的轉換而創(chuàng )新，要激活機體，堅持沒(méi)有創(chuàng )新就沒(méi)有發(fā)展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換;提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng )新、技術(shù)改造的動(dòng)力源之一。

　　(三)制度創(chuàng )新的實(shí)質(zhì)是要從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，回顧多年來(lái)的檔案工作實(shí)踐，領(lǐng)導支持固然重要，但具體活動(dòng)的開(kāi)展卻要靠各項制度的規范和檔案人員的不懈努力。

　　目前看來(lái)，適合各類(lèi)性質(zhì)、各類(lèi)機制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門(mén)、各分公司，不夠規范，降低了利用率，制度創(chuàng )新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng )新單位檔案管理制度，明確規定檔案工作的年度方針和目標，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責任，評價(jià)檔案活動(dòng)效果的方式、方法，制定考核辦法進(jìn)行總結考評。職責明確，獎罰分明，從而調動(dòng)檔案人員的工作積極性。用制度來(lái)規范檔案管理工作。

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