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基于電子商務(wù)環(huán)境下財務(wù)管理信息化建設探究論文
0 引言
在當今社會(huì ),互聯(lián)網(wǎng)影響著(zhù)整個(gè)世界,改變著(zhù)人們固有的生活、學(xué)習、思考方式。在新時(shí)代下,如果不了解信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò )知識就不能很好地適應社會(huì )的發(fā)展。對企業(yè)來(lái)說(shuō),若無(wú)法適應經(jīng)濟全球化以及信息化,將注定會(huì )被激烈的競爭所淘汰。而如果企業(yè)想保持自己的競爭優(yōu)勢,就必須進(jìn)行企業(yè)管理的信息化建設,而財務(wù)管理的信息化建設又是企業(yè)各種管理活動(dòng)的核心內容。上世紀七八十年代后,互聯(lián)網(wǎng)在我國飛速發(fā)展,隨之而來(lái)的是電子商務(wù)大趨勢的形成,在這種環(huán)境下我國的財務(wù)管理也進(jìn)入了新的發(fā)展階段,逐漸向國際化與信息化發(fā)展,這對財務(wù)數據與財務(wù)信息的精準性和實(shí)時(shí)性有了更高的要求。傳統的財務(wù)管理信息化程度低,并沒(méi)有完全利用計算機技術(shù),而且只能解決個(gè)別部門(mén)或某一類(lèi)業(yè)務(wù)所具有的問(wèn)題,卻不能提高整個(gè)財務(wù)部門(mén)的工作效率。在這種時(shí)代變化下財務(wù)管理的建設也進(jìn)入了信息化時(shí)代。
1 電子商務(wù)與財務(wù)管理信息化的概念
1.1 電子商務(wù)含義解讀
對電子商務(wù)至今尚無(wú)明確定義,目前國內外有范圍說(shuō)、內容說(shuō)、流程說(shuō)和技術(shù)說(shuō)四大學(xué)派。一些學(xué)者認為電子商務(wù)可被簡(jiǎn)單概括為某一商業(yè)主體以互聯(lián)網(wǎng)為載體所進(jìn)行的眾多交易活動(dòng)、財務(wù)業(yè)務(wù),一些學(xué)者認為電子商務(wù)實(shí)際上是一種全新的市場(chǎng)運作方式,是一種全新的社會(huì )經(jīng)濟形態(tài),并且可以創(chuàng )造、變革和再設計商業(yè)關(guān)系。其實(shí)電子商務(wù)不僅是指在互聯(lián)網(wǎng)平臺上的商品買(mǎi)賣(mài),更包括了以信息技術(shù)為基礎去進(jìn)行營(yíng)銷(xiāo)、財務(wù)核算等工作的整個(gè)過(guò)程。我們可以把電子商務(wù)看作是在利用網(wǎng)絡(luò )平臺和信息技術(shù)的基礎上所進(jìn)行的縮減成本、控制費用,并盡可能提高利潤,來(lái)更好地盈利和占有市場(chǎng)的一系列商業(yè)運作行為。
1.2 財務(wù)管理信息化
1.2.1 什么是信息化
信息化最早于20世紀50-90年代在美國被提出,當時(shí)的美國出現了以丹尼爾·貝爾、阿爾溫.托勒夫、約翰奈斯比特為代表的研究“后工業(yè)社會(huì )”和“未來(lái)社會(huì )”的未來(lái)學(xué)專(zhuān)家學(xué)者,他們?yōu)樾畔⒒难芯康於嘶A。20世紀60年代,日本學(xué)者指出當時(shí)的日本正在進(jìn)入“信息產(chǎn)業(yè)社會(huì )”,而“信息社會(huì )”和“信息化”的概念也來(lái)自于日本學(xué)者;谇叭说难芯亢吞接,人們逐漸認識到信息化即再利用信息技術(shù)的基礎上,充分開(kāi)發(fā)利用信息資源,促進(jìn)新系統和知識共享,提高經(jīng)濟增長(cháng)質(zhì)量,推動(dòng)經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展轉型的歷史進(jìn)程。
1.2.2 財務(wù)管理信息化
在電子商務(wù)環(huán)境下,財務(wù)信息不單單指傳統觀(guān)念上與收入、成本、設備等相關(guān)的企業(yè)的盈利狀況、固定資產(chǎn)信息,而是涵蓋了資金流、信息流、物流信息,是企業(yè)財務(wù)管理活動(dòng)、業(yè)務(wù)管理活動(dòng)所產(chǎn)生的信息的集成。財務(wù)管理信息化強調技術(shù)與管理并重,它通過(guò)價(jià)值形態(tài)對資金運動(dòng)進(jìn)行決策、計劃和控制的綜合性管理,能綜合利用信息技術(shù)、管理人才等資源來(lái)改善財務(wù)工作效率、降低財務(wù)勞動(dòng)繁雜性、提高人員利用率、優(yōu)化財務(wù)管理流程,在財務(wù)管理信息化情況下,各種產(chǎn)銷(xiāo)活動(dòng)直接產(chǎn)生財務(wù)數據,這使產(chǎn)銷(xiāo)活動(dòng)和與它相關(guān)的財務(wù)數據的一致性得到保證,并且能及時(shí)分析企業(yè)的成本和利潤等財務(wù)狀況。
2 電子商務(wù)環(huán)境下財務(wù)管理信息化建設的缺陷
2.1 相關(guān)人員對財務(wù)管理信息化構建認知不足
對財務(wù)工作的管理是企業(yè)正常運行的關(guān)鍵內容,而財務(wù)管理的信息化構建則是財務(wù)管理的發(fā)展趨勢和建設重點(diǎn),但在實(shí)際的工作中,不只是企業(yè)的普通員工,甚至是企業(yè)的一些中高層管理人員也對什么是財務(wù)管理信息化建設,以及如何進(jìn)行這一建設缺乏了解。甚至有的企業(yè)員工并沒(méi)有認識到在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展、電子商務(wù)環(huán)境已經(jīng)形成的今天去進(jìn)行財務(wù)管理信息化建設的必要性。正如我們所知,企業(yè)的財務(wù)管理信息化是一個(gè)連貫的、強調技術(shù)與思想理念同步革新并且影響到企業(yè)的生產(chǎn)運營(yíng)的過(guò)程,而現實(shí)情況是,一些企業(yè)人員甚至是財務(wù)工作者認為財務(wù)管理的信息化建設僅僅是實(shí)現會(huì )計電算化,把信息技術(shù)與財務(wù)工作流程簡(jiǎn)單融合即可。這種認識很明顯是淺薄的,也不利于財務(wù)管理信息化進(jìn)程的發(fā)展。對財務(wù)管理的信息化構建了解的不足,導致了一些企業(yè)至今仍然停留在手工處理財務(wù)工作的階段,使財務(wù)工作效率偏低,無(wú)法適應電子商務(wù)時(shí)代的發(fā)展。
2.2 財務(wù)信息的利用效率低
在電子商務(wù)背景下,企業(yè)的財務(wù)工作人員往往把注意力更多的聚焦在企業(yè)的銷(xiāo)售情況上,而忽略了對預算的編制、對生產(chǎn)情況的關(guān)注等,這使得企業(yè)財務(wù)信息的獲取體系不夠連貫、嚴謹,所獲取的數據也不夠全面。在企業(yè)的實(shí)際工作中,相關(guān)的財務(wù)信息和會(huì )計數據往往是經(jīng)過(guò)不同的口徑去進(jìn)行相關(guān)的收集、記錄與處理。同時(shí),同一企業(yè)的不同部門(mén)由于對本部門(mén)利益的過(guò)度重視,可能在向其他部門(mén)提供本部門(mén)信息時(shí)會(huì )有所保留,不夠及時(shí)準確,這極容易造成信息失真以及信息數據的片面性,使相關(guān)財務(wù)信息的利用效率低,無(wú)法實(shí)現其獲取與處理的體系化。而在財務(wù)工作中,信息的精準、全面對工作最后的實(shí)現效果是至關(guān)重要的,而這一系列非人為與人為因素都使得財務(wù)管理的信息化無(wú)法在電子商務(wù)背景下很好的進(jìn)行建設,使財務(wù)會(huì )計工作中對數據的利用效率較低。
2.3 所依托的信息技術(shù)與軟件比較落后
在當今社會(huì ),信息技術(shù)飛速發(fā)展甚至到了日新月異的地步,隨著(zhù)電子商務(wù)時(shí)代的發(fā)展,對財務(wù)管理的信息化建設所利用的技術(shù)與相關(guān)的軟件要求也更高。而對于某一企業(yè)來(lái)說(shuō),只有運用真正適合本企業(yè)運行發(fā)展、開(kāi)展財務(wù)工作的軟件,并配合先進(jìn)的技術(shù),才能更好地促進(jìn)本企業(yè)的財務(wù)管理信息化構建。但在實(shí)際工作中,大多數企業(yè)往往對信息技術(shù)運用的關(guān)注程度不夠,也忽略了對先進(jìn)軟件的應用。在傳統的時(shí)代背景下,一般性的財務(wù)軟件與信息技術(shù)可以滿(mǎn)足財務(wù)管理的信息化建設,但在電子商務(wù)時(shí)代下卻是遠遠不夠的。技術(shù)與相關(guān)軟件的落后使得企業(yè)在財務(wù)工作中所能涉及的范圍受到限制,一些被財務(wù)人員所忽視的問(wèn)題甚至會(huì )造成信息化系統的崩潰。
2.4 缺乏具有綜合技能的信息化財務(wù)人才
在電子商務(wù)背景下,隨著(zhù)新時(shí)代技術(shù)的發(fā)展與競爭環(huán)境的變化,對于企業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō),人才是最重要的資源,同樣的,對企業(yè)財務(wù)管理的信息化構建來(lái)說(shuō)也是如此。傳統模式下,財務(wù)人員往往對信息技術(shù)的理念和知識比較缺乏,在實(shí)際工作中也缺乏對業(yè)務(wù)信息化的處理能力。這也造成了企業(yè)財務(wù)管理發(fā)展過(guò)程中的一個(gè)尷尬問(wèn)題,即缺乏具有綜合技能的信息化財務(wù)人才,F有的財務(wù)人才往往適應了傳統的會(huì )計電算化系統,并且僅將此作為所謂的財務(wù)管理信息化建設,而無(wú)法盡快適應電子商務(wù)的發(fā)展,不能在電子商務(wù)環(huán)境下在快速準確的獲取財務(wù)信息的基礎上對相關(guān)數據進(jìn)行處理。而且大多數財務(wù)人員僅僅掌握了簡(jiǎn)單的數據錄入與調出,而對財務(wù)信息的分析與處理卻無(wú)法勝任,所進(jìn)行的財務(wù)工作不夠深入,這極大地阻礙了財務(wù)管理所要進(jìn)行的信息化建設,也是目前財務(wù)管理信息化建設所存在的一大弊病。
2.5 網(wǎng)絡(luò )系統安全問(wèn)題尚待解決
安全性對于企業(yè)財務(wù)管理信息化建設至關(guān)重要,從外部大環(huán)境來(lái)說(shuō),由于財務(wù)管理信息系統所依托的Internet 體系使用的是開(kāi)放式的TCP /IP 協(xié)議,容易產(chǎn)生被攔截偵聽(tīng)、身份假冒、信息竊取和被客攻擊等安全問(wèn)題。從企業(yè)內部使用者來(lái)說(shuō),如果使用權限的劃分不得當、內部控制力度不夠,很容易造成信息的流失、泄露和濫用。當實(shí)施財務(wù)管理信息化后,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)幾乎完全在網(wǎng)絡(luò )系統中進(jìn)行,如果缺乏對網(wǎng)絡(luò )的管理和維護,就很容易造成系統癱瘓進(jìn)而影響到整個(gè)企業(yè)的運作。
3 電子商務(wù)環(huán)境下財務(wù)管理信息化建設的對策
3.1 強化對工作人員的意識培養與思想變革
財務(wù)管理信息化建設的目的在于使財務(wù)工作更清晰明了,使財務(wù)人員能保持較快的反應能力與決策水準,在充分、實(shí)時(shí)利用信息的基礎上實(shí)現財務(wù)工作的效率更高。針對在這一過(guò)程中所存在的相關(guān)人員的觀(guān)念意識淡薄,對電子商務(wù)背景下的財務(wù)管理信息化建設認知不夠這一問(wèn)題,筆者提出如下建議。首先,在構建財務(wù)管理信息化體系前,必須培養管理人員的管理認知能力,使他們從內心深處了解時(shí)代變革的劇烈并理解在這種背景下財務(wù)管理信息化體系構建的必要性,使管理人員做好表率;其次,在工作開(kāi)始之初對財務(wù)人員以及其他普通員工進(jìn)行一場(chǎng)思想變革,使他們明確只有使財務(wù)管理更信息化才能最大程度跟上時(shí)代的變化,滿(mǎn)足電子商務(wù)快速發(fā)展的需要;在強調員工的思想變革層面,企業(yè)可以進(jìn)行內部的員工培訓與交流,也可以從外部聘請優(yōu)秀的咨詢(xún)團隊,對員工進(jìn)行培訓。第三,必須要強調團隊凝聚力,著(zhù)眼于員工互幫互助、共同合作意識的培養,上下齊心同心協(xié)力。第四,做好構建財務(wù)管理信息化工作并及時(shí)考核,發(fā)現潛在控制缺陷并盡快補救,在改正與進(jìn)步中完成對員工意識的培養與思想的變革。
3.2 借鑒先進(jìn)技術(shù)并加強軟件開(kāi)發(fā),建設完善的管理信息系統
在電子商務(wù)環(huán)境下,企業(yè)競爭更加激烈,社會(huì )發(fā)展節奏加快,這就要求對財務(wù)信息的獲取與處理一定要快而準。由于傳統意義上的會(huì )計電算化系統已經(jīng)不能滿(mǎn)足財務(wù)管理的信息化發(fā)展要求與電子商務(wù)時(shí)代的變化,因此企業(yè)必須建立一個(gè)將企業(yè)的預算編制與處理、生產(chǎn)情況分析、營(yíng)銷(xiāo)狀況分析、企業(yè)相關(guān)主體利益等都囊括在內的完善的信息管理系統,來(lái)全面而精確地獲取、處理和分析企業(yè)相關(guān)的財務(wù)活動(dòng)信息。但目前我國財務(wù)管理信息化建設所利用的技術(shù)以及所依托的軟件往往比較落后,不能很好地適應時(shí)代的發(fā)展,而且在一定程度上也無(wú)法與企業(yè)的自身發(fā)展情況所契合。因此,為了在電子商務(wù)背景下更好地進(jìn)行財務(wù)管理信息化建設,企業(yè)必須在立足自身的基礎上借鑒國內外先進(jìn)技術(shù),致力于開(kāi)發(fā)和利用先進(jìn)的財務(wù)管理軟件。同時(shí),企業(yè)可以與其他企業(yè)合作利用信息技術(shù)共同開(kāi)發(fā)軟件實(shí)現企業(yè)間的共贏(yíng);或者是加強和具有人才與技術(shù)優(yōu)勢的高校合作,共同研發(fā)新的、適合企業(yè)發(fā)展的財務(wù)軟件,達成校企聯(lián)盟,使資金與技術(shù)、人才更好地結合。目前我國很多企業(yè)都開(kāi)始著(zhù)力于進(jìn)行ERP,一些中小企業(yè)往往選擇金蝶K3、用友U8等企業(yè)管理軟件,而一些大型的企業(yè)往往更青睞SAP。根據自身的需求去選擇適合本企業(yè)的企業(yè)管理軟件,并注重培養信息化人才,開(kāi)發(fā)適合本企業(yè)的企業(yè)管理軟件對構建企業(yè)的管理信息系統,提高企業(yè)的信息化水平是有極大幫助的。同時(shí),在進(jìn)行財務(wù)管理信息化建設時(shí)應重點(diǎn)關(guān)注資金的使用信息,眾所周知資金是財務(wù)管理的核心內容,資金的流動(dòng)幾乎是貫穿在整個(gè)企業(yè)的運營(yíng)中,對資金利用效率、合理分配情況的關(guān)注不僅消除了資金運行過(guò)程中的潛在隱患,更能使企業(yè)財務(wù)管理信息化系統的構建具有側重點(diǎn),同時(shí)通過(guò)對資金信息的監控,有助于在電子商務(wù)大環(huán)境下提高對財務(wù)信息的利用效率。
3.3 注重對信息化財務(wù)人才的培養
眾所周知,21世紀最重要的是人才,電子商務(wù)環(huán)境下的財務(wù)管理信息化建設最需要的也是人才。面對電子商務(wù)環(huán)境,有的企業(yè)缺乏先進(jìn)的技術(shù)以及高效的財務(wù)軟件去適應這種背景,而有的企業(yè)雖然具有了較為高效且適合本企業(yè)的財務(wù)軟件卻缺乏能充分利用先進(jìn)軟件和信息技術(shù)的財務(wù)人才,這是企業(yè)所面臨的一個(gè)極其尷尬的問(wèn)題。
解決這一問(wèn)題的關(guān)鍵就是加強對相關(guān)人才培養以及對人才的鼓勵力度。企業(yè)所需要的人才不只要對電子商務(wù)環(huán)境下財務(wù)管理的信息化建設的有關(guān)概念、要點(diǎn)有深入了解,對世界先進(jìn)的相關(guān)學(xué)科知識有所了解,更要能夠將先進(jìn)的信息技術(shù)與企業(yè)的財務(wù)工作相結合,能夠發(fā)揮財務(wù)軟件的最大優(yōu)勢,并且具有杰出的實(shí)踐技能。要加強這種人的培養,首先,要注意對財務(wù)人員基礎性選拔的公平公正性,以及對財務(wù)管理的信息化建設意識的深入貫徹;其次,要將電子商務(wù)背景下財務(wù)管理信息化建設的流程明確地傳達給財務(wù)人員;第三,要加強對財務(wù)人員工作能力的培養,定期對他們進(jìn)行信息技術(shù)技能、財務(wù)軟件運用技能的培訓,建立學(xué)習型組織,在工作中不斷學(xué)習、不斷增強員工的實(shí)踐技能;最后,要將人才的選拔、培訓、獎勵等一系列工作規范化、程序化,保證信息化財務(wù)人才的持續供應。需要注意的是,人才選拔和培養有時(shí)可破格進(jìn)行,而且對財務(wù)人員應該獎罰分明,在沒(méi)有懲罰的大環(huán)境下獎勵是無(wú)效的。
3.4 建立完善的安全保障體系
在財務(wù)管理信息化建設的過(guò)程中時(shí)刻面臨著(zhù)外部和內部的安全風(fēng)險,這要求企業(yè)必須構建完善的安全保障體系。首先企業(yè)要建立科學(xué)嚴格的財務(wù)管理信息系統內部控制制度,在制度方面保證財務(wù)管理信息系統的安全運行。這一制度要涉及到財務(wù)管理信息化軟件的開(kāi)發(fā)、硬件的管理、企業(yè)組織機構的設置、人員的管控、各種資料文檔的管理以及計算機病毒的預防及消除等各個(gè)方面。同時(shí)在技術(shù)層面也要有所作為,加強對安全風(fēng)險的防范。例如,企業(yè)可以采用防火墻、入侵檢測、網(wǎng)絡(luò )防病毒、身份認證等網(wǎng)絡(luò )安全技術(shù)。
4 電子商務(wù)環(huán)境下財務(wù)管理信息化建設的創(chuàng )新點(diǎn)
4.1 財務(wù)管理發(fā)展方向的創(chuàng )新
用友軟件集團公司曾提出一個(gè)創(chuàng )新概念——網(wǎng)絡(luò )財務(wù),這也是未來(lái)財務(wù)管理方展的一個(gè)方向。網(wǎng)絡(luò )財務(wù)一個(gè)全新的計算機語(yǔ)言,在功能的實(shí)現方面,網(wǎng)絡(luò )財務(wù)不僅能超越傳統意義上的桌面財務(wù),還在財務(wù)管理的理論和方法等各方面都有了創(chuàng )新發(fā)展。網(wǎng)絡(luò )財務(wù)相比較電子商務(wù)背景下傳統的財務(wù)管理而言,更開(kāi)放、實(shí)效性更強、電子化程度大大加強、更注重集成化處理,同時(shí)基于網(wǎng)絡(luò )突破時(shí)空和空間限制的特性,網(wǎng)絡(luò )財務(wù)也具有遠程化的特點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò )財務(wù)的這些特點(diǎn)決定了它能夠同步處理財務(wù)管理各項活動(dòng),同時(shí)更注重對企業(yè)各種資源的整合,這將大力提高財務(wù)管理的效率,擴展財務(wù)管理的空間范圍,并使財務(wù)管理的各項功能得以完善和擴展。
4.2 信息管理模式的創(chuàng )新
在電子商務(wù)環(huán)境下,有學(xué)者建議把知識管理、價(jià)值鏈管理的新思維融入到信息管理中,F有信息管理系統包含信息收集子系統、信息存儲子系統、信息傳輸子系統、信息編制子系統。在電子商務(wù)環(huán)境下,財務(wù)信息的處理流程基本包括信息收集階段、數據處理階段、報表生成階段、核查審計階段、信息輸出階段這五個(gè)階段,這也體現了電子商務(wù)環(huán)境下的信息處理流程。根據信息處理流程,結合新形勢下信息管理的特點(diǎn),對信息管理模式進(jìn)行創(chuàng )新。新模式具有如下特點(diǎn):更加注重信息的實(shí)時(shí)編制;在信息流動(dòng)、編制中體現“人的意識”,促進(jìn)人機互動(dòng)的實(shí)現;同時(shí)將信息分析擴展到信息收集、傳輸、編制的全過(guò)程;重新定義新環(huán)境下信息管理的最終目標,將其視為為企業(yè)戰略提供決策支持,給企業(yè)發(fā)展以助力,有效提升企業(yè)績(jì)效。
4.3 財務(wù)管理流程的創(chuàng )新
為了在電子商務(wù)環(huán)境下進(jìn)行財務(wù)管理信息化建設,楊勇提出了要對財務(wù)流程進(jìn)行重組,在新的時(shí)代背景下,物流、資金流和信息流(有的學(xué)者認為是物流、信息流、資金流和業(yè)務(wù)流的“四流整合”)的整合徹底改變了傳統的財務(wù)管理方式,而財務(wù)流程的重組是建立在物流、資金流、信息流整合的基礎上的,在創(chuàng )新化的財務(wù)管理流程中,財務(wù)信息的收集、存儲、處理與傳輸被整合進(jìn)企業(yè)的業(yè)務(wù)系統中,而對于信息的實(shí)時(shí)處理流程也被整合到財務(wù)管理的過(guò)程中。在這種情況下,當業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生時(shí),相關(guān)信息會(huì )被輸入到財務(wù)管理信息系統與財務(wù)決策信息系統中,與此同時(shí),可以通過(guò)嚴格執行企業(yè)的業(yè)務(wù)規則以及對于信息的處理規則進(jìn)一步產(chǎn)生集成信息,這可以促進(jìn)集成化財務(wù)管理的實(shí)現。
5 結論
在當今社會(huì ),信息化已成為社會(huì )的發(fā)展趨勢,互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)影響了每個(gè)人也改變了整個(gè)世界。在這種情況下,電子商務(wù)發(fā)展日新月異,財務(wù)管理信息化建設也成為人們關(guān)注的焦點(diǎn),成為促進(jìn)財務(wù)管理發(fā)展的關(guān)鍵。本文在剖析了電子商務(wù)與財務(wù)管理信息化的概念之后,探討了在電子商務(wù)時(shí)代,財務(wù)管理信息化建設存在的問(wèn)題以及解決這些問(wèn)題的對策。并著(zhù)重分析了進(jìn)行財務(wù)管理信息化建設時(shí)的創(chuàng )新點(diǎn),這也是本文的亮點(diǎn)所在。財務(wù)管理信息化這一倡導已在我國流行多年,未來(lái)面對電子商務(wù)趨勢,對于財務(wù)管理的信息化建設應把重點(diǎn)更多的放在信息化系統的設計與實(shí)施應用、綜合性人才的儲備、樹(shù)立相應的思想觀(guān)念以及信息技術(shù)的發(fā)展運用上。信息化對于財務(wù)管理來(lái)說(shuō)是機遇與挑戰并存的,只有時(shí)刻保持警惕,加快財務(wù)管理信息化步伐,才能使財務(wù)管理工作更有效的進(jìn)行,更能適應電子商務(wù)時(shí)代的發(fā)展變化。
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