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檔案管理工作重要性探討
摘 要：本文主要就如何做好檔案管理工作進(jìn)行簡(jiǎn)要陳述，有效促進(jìn)檔案事業(yè)與社會(huì )經(jīng)濟的協(xié)調發(fā)展，幫助檔案管理工作更加合理規范，指導檔案管理工作具備標準化、制度化。
關(guān)鍵詞：重要性;檔案管理;
一、做好檔案管理工作的重要意義
科學(xué)規范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jì)與管理水平的重要尺度。檔案記載著(zhù)這個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jì)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚長(cháng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀(guān)念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映本單位整體發(fā)展狀況和經(jīng)營(yíng)成果。檔案管理成果同單位經(jīng)營(yíng)管理的有機結合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著(zhù)單位的商業(yè)版圖和未來(lái)發(fā)展，對于實(shí)現該單位經(jīng)營(yíng)戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟社會(huì )的全面發(fā)展、不斷提升單位在市場(chǎng)經(jīng)濟中的競爭力具有重要意義。
二、加強領(lǐng)導重視，提高檔案管理人員服務(wù)意識與管理水平
任何工作想要做好都必須得到領(lǐng)導的重視，這樣才能視工作能夠順利的進(jìn)行下去。所以說(shuō)檔案管理工作離不開(kāi)領(lǐng)導的支持。我們前提是要提高領(lǐng)導對檔案工作的認識度，領(lǐng)導的態(tài)度直接決定了檔案工作能否順利開(kāi)展。領(lǐng)導能否將檔案工作列入議事日程，這需要檔案管理的工作人員發(fā)揮其主觀(guān)能動(dòng)性，以行動(dòng)來(lái)引起領(lǐng)導的重視。如何發(fā)揮檔案管理工作人員的主觀(guān)能動(dòng)性，來(lái)引起領(lǐng)導的重視，做為檔案管理人員需要做到以下幾個(gè)方面。
(一)宣傳檔案管理的重要性，強化領(lǐng)導對檔案管理意識。部分單位領(lǐng)導對檔案管理工作缺乏重視，這部分領(lǐng)導認為檔案管理工作人員在單位屬于可有可無(wú)的部門(mén)。因此，我們要在單位宣傳檔案管理的重要性，提高領(lǐng)導關(guān)于檔案管理方面的認識，作為檔案的管理人員要經(jīng)常把相關(guān)文件以及材料經(jīng)常讓領(lǐng)導看，尤其是與本單位密切相關(guān)的檔案材料必須在領(lǐng)導的腦海里留下。檔案管理的工作人員要定期向領(lǐng)導匯報檔案工作的具體情況，在領(lǐng)導面前多談檔案管理的好處，使單位領(lǐng)導了解檔案管理工作的重要性。
(二)作為檔案管理人員要做到愛(ài)崗敬業(yè)，使檔案工作更加得到重視。檔案管理工作人員的工作態(tài)度的好壞，直接影響了單位領(lǐng)導是否重視檔案工作。因此，作為一名合格的檔案管理人員我們要做到愛(ài)崗敬業(yè)、忠于職守。
三、加強檔案管理的現代化建設，保證現有資源的綜合利用
隨著(zhù)社會(huì )經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案的數量越來(lái)越多，數量的不斷增加給檔案的保存、管理、利用帶來(lái)了一定的困難。我們要利用現代化的管理方法和手段代替落后的影響檔案管理質(zhì)量方法，這樣才能有效解決社會(huì )經(jīng)濟新形式下存在的問(wèn)題。
(一)加強檔案管理人員的管理意識
檔案管理要求的專(zhuān)業(yè)性很強，它要求檔案管理人員在具備高度工作責任感的同時(shí)還要具備良好的職業(yè)道德以及辦事細心的工作態(tài)度。檔案管理人員要以樂(lè )于奉獻的工作精神，利用扎實(shí)的理論知識、科技知識管理好每一份檔案。因此，做為一名優(yōu)秀的檔案管理工作人員要具備廣博的專(zhuān)業(yè)知識，不斷優(yōu)化自身的知識結構、開(kāi)拓視野，努力提高自身綜合素質(zhì)，這樣才能做好檔案管理工作。
(二)利用現代化科學(xué)技術(shù)，將檔案整理歸檔
醫保檔案的整理工作非常繁瑣，勞動(dòng)強度大，重復勞動(dòng)多。我們可以有效利用計算機等現代化手段將檔案整理歸檔，提高工作效率、降低工作強度。當人工立卷的時(shí)候，立卷人需要根據自己的理解情況將文件分類(lèi)，盡管有統一標準規定，但是由于每個(gè)人的工作能力不同，導致同一個(gè)文件出現不同的分類(lèi)，因此產(chǎn)生產(chǎn)生分類(lèi)不準的情況，影響檔案的質(zhì)量，給利用工作帶來(lái)諸多不便。這時(shí)候我們可以使用計算機軟件模擬人工立卷，然后根據類(lèi)別將屬于條目的內容打印出來(lái)，也可以按文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印，這樣有效降低人為因素影響文件歸檔，提高了工作效率，發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢。
(三)加強計算機技術(shù)輔助檔案管理方面的學(xué)習，掌握科學(xué)化的管理技能
目前，計算機技術(shù)在檔案管理中的得到了廣泛運用，檔案管理人員要熟練掌握這種現代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)。所以，檔案管理的工作人員要結合自身的崗位工作，做到工作中邊學(xué)習邊操作，有效提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力提升自己的信息知識和網(wǎng)絡(luò )文化水平，使自己具備綜合型檔案管理人才。
四、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，定期進(jìn)行教育培訓
(一)加強檔案管理人員的繼續教育，提高他們的認識水平
檔案管理人員的繼續教育發(fā)展需要解決如下問(wèn)題：第一，解決思想認識方面的問(wèn)題。讓檔案管理人員充分認識繼續教育在檔案管理工作中的重要性以及實(shí)際意義，檔案管理人員整體綜合素質(zhì)的提高，才能有效提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量。第二，培養真正的檔案管理人才，將檔案管理工作人員的教育培訓列入單位的重要議事日程。
(二)加強檔案管理人員綜合培訓，提高他們的業(yè)務(wù)水平
從實(shí)際工作出發(fā)，多形式的開(kāi)展檔案管理人員繼續教育培訓。第一，要給檔案管理人員提供全面系統繼續教育培訓機會(huì )，豐富檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平。給檔案專(zhuān)業(yè)人員提供補充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀(guān)念的機會(huì )，彌補工作中存在的問(wèn)題。第二，普及與檔案相關(guān)的學(xué)科知識。檔案管理工作涉及了哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)等學(xué)科的相關(guān)知識，檔案管理工作人員在繼續教育過(guò)程中需要注重相關(guān)學(xué)科知識方面的補充。第三，加強現代科學(xué)技術(shù)方面的學(xué)習�，F代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，作為檔案工作者應加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等方面的學(xué)習，通過(guò)學(xué)習運用到實(shí)際工作中。
(三)建立檔案管理人員的獎懲考核機制
把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制并進(jìn)行定期考核，做到獎罰分明。要建立檔案管理組織領(lǐng)導隊伍，對檔案管理工作人員進(jìn)行檢查和考核，有效提高檔案管理工作水平。
五、結束語(yǔ)
綜上所述，檔案質(zhì)量是檔案的主要生命線(xiàn)，檔案質(zhì)量的好壞關(guān)系到能否物盡其用。我們每個(gè)從事檔案管理工作的人員要始終樹(shù)立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提升。
參考文獻：
[1]梁軍萍.如何做好文書(shū)檔案管理工作[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2013，(06).
[2]杜月玲.如何在新時(shí)期做好檔案管理工作[J].技術(shù)與市場(chǎng)，2014，(10).
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