對高�；�建檔案管理工作的思考與探討

　　摘要:本文通過(guò)對高�；�建檔案工作的闡述,結合自身工作經(jīng)驗以及對其他高校的調查,綜合分析了它在實(shí)施過(guò)程中暴露出的問(wèn)題,并針對性地提出了解決的有效途徑,期望為完善高�；�建檔案工作提供借鑒。
　　關(guān)鍵詞:高校;基建檔案;作用;問(wèn)題;完善
　　
　　隨著(zhù)教育育人理念的不斷深入與高�，F代化要求的加大,高�；�建工作大跨步地展開(kāi),高�；�建檔案是對它的全程記錄,在基建工程的統籌建設中具有極其重要的借鑒和指導價(jià)值,不可或缺。然而,根據我自身工作經(jīng)驗以及對各高校的基建檔案管理現狀的調查,目前高�；�建檔案工作不盡如人意,嚴重缺失,這不僅破壞了基建工作歷史記錄的完整性,也不能為今后工作提供合理的經(jīng)驗,使得基建工作依舊處于摸索、徘徊階段,成為高�；�建發(fā)展的瓶頸,難以實(shí)現行之有效且符合高校自身特點(diǎn)的管理工作,同時(shí),最大限度地提高建設資金的投資效益也成為空談�；�于這一情況,我展開(kāi)了對高�；�建檔案的思考與討論工作。
　　1高�；�建檔案概述
　　高�；�建檔案是指高校在基建管理和基建工程項目從醞釀、決策到竣工交付過(guò)程中,直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、圖紙及聲像等不同形式的文件材料。它是校園各種建筑物、構筑物以及管線(xiàn)等基本建設工程的規劃、設計、施工、使用、維護和檢修等活動(dòng)的直接記錄,也是對工程進(jìn)行檢查、維護、管理、使用、改建、擴建的依據和憑證,還是學(xué)校檔案中不可缺少的重要組成部分。內容一般可分為依據性文件、基礎性文件、工程設計文件、工程管理文件、施工竣工驗收文件、基建財務(wù)文件、監理文件等七大類(lèi)。
　　從高�；�建檔案的定義和內容來(lái)看,它除了具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價(jià)值性等普遍特點(diǎn)外,還具有自身獨有的特點(diǎn):成套完整性、專(zhuān)業(yè)性、范圍廣、現實(shí)性、周期長(cháng)、復雜性等。這些獨有的特點(diǎn)決定了基建檔案的作用是不可估量的,具體表現在以下幾個(gè)方面:
　　1.1史料作用,基建工程實(shí)況的再現。高�；�建檔案用大量的文字和數據,如實(shí)地記載了校園基建工程從立項到竣工、交付、使用及運行管理全過(guò)程的情況,客觀(guān)地反映了項目總體規劃、實(shí)施計劃、構建設計、組織施工、后期改建等方面的情況,真實(shí)地提供了投資計劃、預算、決算等落實(shí)情況。一套完整的基建工程檔案,除了有大量的文字、數據記錄外,還有足夠的圖紙、表格,給人以具體、直觀(guān)、形象的展現。因此,在具有一套完整基建檔案前提下,再現某項基建工程全面貌的工作就顯得輕而易舉。
　　1.2歷史憑證,見(jiàn)證基建工程的發(fā)展歷程�；�建檔案在記載一項項基建工程的同時(shí),還記載著(zhù)學(xué)校的總體布局和遠景規劃。記錄歷史的文字、數據、圖紙、照片等不僅是人們進(jìn)行社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)的歷史反映,也是考究高�；�建工作歷史和研究高�；�建工作前景的科學(xué)依據。通過(guò)連續的、整套的高�；�建檔案,我們可以清晰地了解不同時(shí)期、不同地區的高�；�建狀況,并從中描繪出基建工程的發(fā)展歷程,是對前期基建工作歷史概述的有效憑證。
　　1.3參考價(jià)值,對基建工作有指導意義�；�建工程的各種統計、報表、維修、擴建等離開(kāi)基建檔案都將寸步難行�；�建工程設計檔案一般已經(jīng)過(guò)了施工考驗,承受了實(shí)踐的檢驗。重復利用或參考這些圖紙和資料, 吸取精華、去其糟粕,不僅可以加快速度,還可以提高設計質(zhì)量及經(jīng)濟效益。
　　1.4維權依據,解決由基建引起的糾紛。由于歷史的原因或相關(guān)制度不完善,許多高校在學(xué)校權屬、土地糾紛等方面,一直存在著(zhù)與周邊單位或與農民地界爭議的現象,以及許多合并后的高校,由于合并前學(xué)校隸屬關(guān)系的不同,不少高校同時(shí)又在建設新校區,存在諸多產(chǎn)權不明晰的問(wèn)題或建設過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題,基建檔案將為解決這些問(wèn)題提供有力的證據。
　　2當前高�；�建檔案工作暴露出的問(wèn)題
　　高�；�建檔案工作隨著(zhù)基建模式的轉變,內容越來(lái)越復雜。社會(huì )力量介入高�；�建工作,檔案的涵蓋面不再局限于政府和學(xué)校,在保證基建工程公益性的同時(shí),對其經(jīng)濟效益要求也越來(lái)越高。不過(guò),高�；�建檔案工作面臨的瓶頸問(wèn)題沒(méi)有本質(zhì)性的變化,依舊集中在基建工作檔案自身收集、歸檔、查閱、管理以及工作人員素質(zhì)等方面�？傮w可以概括為兩個(gè)點(diǎn):先天缺陷、后天不足。
　　2.1先天缺陷。
　　先天缺陷是由高�；�建檔案的本質(zhì)特點(diǎn)決定的。一個(gè)基建項目的形成一般需要經(jīng)過(guò)四個(gè)階段:立項、設計、施工、竣工,是一項周期性長(cháng)、專(zhuān)業(yè)性強、成套性高、涉及多部門(mén)的工作,收集具有相當大的難度。根據我們平時(shí)工作中暴露出來(lái)的問(wèn)題,基建檔案缺失大致可以分為:一些項目論證、可行性研究等依據性文件缺漏不全;項目招投標過(guò)程中,由于中標單位外發(fā)包或歸檔不及時(shí)等導致資料散失;施工單位對于在施工過(guò)程中所形成的,具有不可見(jiàn)性的相關(guān)檔案材料,如隱蔽工程設施圖、地下管網(wǎng)等,在收集時(shí)的疏漏或缺失;有些檔案員忽略對全過(guò)程文件資料的完整歸檔,特別是忽略了前期形成的文件材料和建設后期形成的交工驗收文件材料、工程監理等方面的材料,造成基建檔案的成套性、完整性存在缺陷;有些單位人員更換頻繁,對圖紙的保管不夠重視,導致材料失散,使竣工圖紙漏缺不全,嚴重影響到以后的利用查閱。同時(shí),基建檔案的這一先天缺陷,也對合格的工作人員有相當高的要求,不僅要有專(zhuān)業(yè)素養,還要熱愛(ài)檔案工作。然而,目前符合這種要求的檔案員比較缺乏,是基建檔案工作中的最大絆腳石。
　　2.2后天不足。
　　后天不足是指由于領(lǐng)導意識淡薄,檔案員投入不夠,而在基建檔案工作中暴露出的種種問(wèn)題。后天不足的根源,主要集中在

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