加強高�；�建會(huì )計檔案治理

【摘要】 由于高�；�本建設周期長(cháng),不能在會(huì )計年度終了后一年內將基建會(huì )計檔案移交本單位檔案機構同一保管,會(huì )計職員又缺乏相應的檔案治理經(jīng)驗,導致基建會(huì )計檔案一度處于真空狀態(tài),造成基建會(huì )計檔案損失,甚至為某些不法分子帶來(lái)可乘之機,增加高�；�建財務(wù)風(fēng)險,所以加強和重視高�；�建會(huì )計檔案治理乃是當務(wù)之急。
　　【關(guān)鍵詞】 高校;基建會(huì )計;檔案治理
　　
　　高校的基建會(huì )計檔案,是會(huì )計檔案和基建檔案的重要組成部分,但兩者又有所區別,基建檔案是指記錄和反映高校在基建活動(dòng)過(guò)程中形成的重要歷史資料和證據,包括基建會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表、經(jīng)濟合同和協(xié)議、會(huì )計檔案移交清冊、會(huì )計檔案保管清冊等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料。是高校檔案卷宗的重要組成部分,基建會(huì )計檔案由于具有信息量大、時(shí)效性強、查閱頻繁等的特點(diǎn),利用傳統的會(huì )計檔案治理手段和方法很難滿(mǎn)足所有高�；�建財務(wù)信息使用者的要求,加上電子檔案的出現也給基建會(huì )計檔案的治理提出了新的挑戰。
　　
　　一、高�；�建會(huì )計檔案收集范圍
　　
　　一是基建會(huì )計憑證類(lèi):原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。二是基建會(huì )計賬簿類(lèi):總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿,其它會(huì )計賬簿。三是財務(wù)報告類(lèi):月度、季度、年度財務(wù)報告,包括資金平衡表、待攤投資明細表、基建借款情況表、基建投資表和交付使用資產(chǎn)明細表等。四是其它類(lèi):銀行存款余額調節表、銀行賬單,其它應當保存的會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料,會(huì )計檔案移交清冊、會(huì )計檔案保管清冊、會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊等。
　　
　　二、高�；�建財務(wù)檔案治理的現狀及存在題目。
　　
　　(一)高校專(zhuān)職檔案治理職員,只注重學(xué)校文書(shū)檔案治理而不重視會(huì )計檔案保管
　　會(huì )計檔案的使用和查閱往往只是局限于會(huì )計職員和審計職員,檔案治理職員以不熟悉會(huì )計業(yè)務(wù)為由,以為會(huì )計檔案保管就是會(huì )計職員的工作,會(huì )計檔案移交后,固然集中于高校檔案治理部分集中保管,但卻置之一旁,無(wú)人問(wèn)津,時(shí)有散落現象。會(huì )計檔案不同于普通文書(shū)檔案保管,高校在文書(shū)檔案治理制度上已相對完善,會(huì )計檔案在移交時(shí),固然有移交清單,基建財務(wù)職員也按正常要求裝訂會(huì )計憑證,但是不可能盤(pán)點(diǎn)憑證張數,檔案盒沒(méi)有封條,出現檔案遺失題目后,會(huì )計職員和檔案治理職員責任相互推諉,加大了會(huì )計檔案治理的難度,這也是專(zhuān)職檔案治理職員不愿接手會(huì )計檔案原因之一。
　　(二)高�；�本建設周期長(cháng),難以即時(shí)移交基建會(huì )計檔案
　　按照《會(huì )計檔案治理辦法》規定會(huì )計年度終了后一年內將基建會(huì )計檔案移交本單位檔案機構同一保管。由于目前高�；�建單獨建賬,與高校事業(yè)賬實(shí)行的是不同的財務(wù)制度,事業(yè)和基建會(huì )計職員按照崗位設置分工,相互獨立,基建項目沒(méi)有竣工結算進(jìn)行資產(chǎn)移交前,一般不進(jìn)行合賬處理。再者,由于供給商往來(lái)、項目用度查詢(xún)、工程預決算審計、項目審計等原因經(jīng)常需要調閱基建會(huì )計檔案,事業(yè)檔案會(huì )計職員不愿接手基建會(huì )計檔案進(jìn)行編號進(jìn)檔,增加了中間移交環(huán)節,導致基建會(huì )計檔案移交不及時(shí)。
　　(三)基建會(huì )計檔案保管職員缺乏相應的長(cháng)期檔案治理經(jīng)驗,嚴重影響會(huì )計檔案保管質(zhì)量和壽命
　　財務(wù)職員固然熟悉賬務(wù)處理,但是缺乏會(huì )計檔案治理常識,加上有些高校領(lǐng)導意識不到財務(wù)檔案治理的重要性,不重視財務(wù)職員檔案治理的培訓。很多單位的會(huì )計檔案都沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的存放地點(diǎn)。由于保管環(huán)境不當,造成基建會(huì )計檔案霉變、毀壞甚至遺失,加大高校財務(wù)治理風(fēng)險。檔案借出不履行相關(guān)手續,不經(jīng)單位負責人批準,隨意查閱或者復印,致使基建會(huì )計檔案可能被涂畫(huà)、拆封和抽換。
　　(四)基建會(huì )計職員不熟悉基建業(yè)務(wù)和會(huì )計檔案的分類(lèi),致使基建會(huì )計檔案查找困難,甚至會(huì )造成工程款超付現象
　　《會(huì )計法》規定除結賬和更正錯誤的記賬憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。有些會(huì )計職員卻不清楚附哪些原始憑證,由于施工合同、驗收報告、工程變更單等原始憑證較厚,難以訂本包裝,會(huì )計職員不對這些憑證進(jìn)行單獨裝訂保管,在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類(lèi),同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱(chēng)及編號。不便于工程付款記錄的查對和竣工結算審計等。會(huì )計檔案有不同的保管期限,一味籠統將基建財務(wù)治理檔案全部作為原始憑證放之于記賬憑證后裝訂,后繼職員因不了解經(jīng)濟事項的來(lái)龍往脈,增加后繼工作量。
　　(五)會(huì )計電算化高�；�建財務(wù)職員安全意識淡薄
　　很多高�；�建賬務(wù)處理采用電算化形式,有些會(huì )計職員用電算化上網(wǎng),在防火墻有漏洞的情況下,易遭黑客攻擊,導致系統癱瘓,數據泄露和丟失。日常工作中,不做好電子備份工作;銀行存款日記賬和現金日記賬不采用訂本式賬簿,不當日打印核對,只是年末一次性打印裝訂。檔案移交時(shí)不注重電子檔案移交和保管,只將紙質(zhì)檔案移交,不利于高校信息化發(fā)展。
　　
　　三、加強高�；�建會(huì )計檔案治理的措施
　　
　　(一)在財務(wù)部分配置臨時(shí)檔案庫房,指定非出納職員治理基建會(huì )計檔案
　　財務(wù)部分檔案庫房門(mén)窗要堅固,配備相應的設施做到防盜、防火、防蟲(chóng)、防塵、防潮、防光、防腐蝕、防失密。財務(wù)部分每年形成的基建會(huì )計檔案,同一由會(huì )計檔案治理員按照回檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會(huì )計檔案保管清冊。當年形成的基建會(huì )計檔案,會(huì )計年度終了后,在財務(wù)部分保管不超過(guò)一年。期滿(mǎn)之后,同一由會(huì )計檔案治理員編制移交清冊,移交學(xué)校綜合檔案室同一保管。移交學(xué)校檔案室保管的會(huì )計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝,如需要拆封重新整理的,學(xué)校綜合檔案室應當會(huì )同基建會(huì )計檔案經(jīng)辦職員共同拆封整理,以分清責任。見(jiàn)表1:會(huì )計檔案資料移交清冊。
　
　　 (二)加強基建會(huì )計職員崗位培訓,進(jìn)步基建會(huì )計檔案的案卷質(zhì)量
　　高校領(lǐng)導和相關(guān)職員應進(jìn)步對基建會(huì )計檔案治理的熟悉,加強和組織基建會(huì )計職員認真學(xué)習《會(huì )計法》、《會(huì )計檔案治理辦法》和《高校檔案工作規范》,制定會(huì )計檔案治理標準,對會(huì )計檔案進(jìn)行規范治理,將會(huì )計檔案治理及操縱技能的培訓,納進(jìn)基建會(huì )計職員崗位培訓中,要求從會(huì )計檔案整理的基礎業(yè)務(wù)學(xué)起,使其熟練把握會(huì )計檔案治理的基本知識與操縱技能,進(jìn)而從源頭上做好會(huì )計檔案的整理規范工作,為單位領(lǐng)導的決策提供真實(shí)、可靠的依據。同時(shí)要求會(huì )計職員對基建會(huì )計檔案在工程的不同階段進(jìn)行整理分類(lèi),與會(huì )計核算同步,可以方便會(huì )計職員和審計監視部分職員的頻繁利用,達到了基建財務(wù)檔案立卷整理科學(xué)和有效利用的目的。另外基建財會(huì )職員不僅要熟悉財務(wù)會(huì )計專(zhuān)業(yè)知識,還要把握基本建設知識, 通過(guò)多渠道多層次進(jìn)步素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平,使基建會(huì )計工作逐步轉向對基本建設投資全過(guò)程的決策、控制、核算、反映和監視�；�建會(huì )計職員熟悉基本建設過(guò)程和建設工程方面的知識,便于搜集基建原始憑證和完善基建會(huì )計檔案建設。
　　(三)完善基建會(huì )計檔案治理的各項規章制度,確�；�建會(huì )計檔案的安全與完整
　　按照相關(guān)法律、法規的要求,根據高校自身的特點(diǎn)制定適合本單位的基建會(huì )計檔案治理制度,制定基建會(huì )計檔案的回檔范圍、回檔時(shí)間、分類(lèi)大綱、保管期限表、移交時(shí)間等,確保會(huì )計檔案收集的齊全完整�；�建會(huì )計檔案原則上不得外借,如有特殊需要,必須經(jīng)單位負責人批準后,方可查詢(xún)和復制,并履行登記手續,基建會(huì )計職員和借閱職員對基建會(huì )計檔案內容除單位負責人同意和司法需要不得對外泄露,否則追究相關(guān)職員責任。對高校電算化的電腦杜盡上外網(wǎng),防止檔案泄密和被篡改。對基建會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀嚴格履行程序,向單位負責人申請,同意后方可由檔案治理部分和會(huì )計職員共同參與,銷(xiāo)毀檔案期滿(mǎn)、不存在未了事項和正在建設的項目的基建會(huì )計檔案,并認真填寫(xiě)基建會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊。見(jiàn)表2:檔案借閱(復印)登記表和表3:會(huì )計檔案銷(xiāo)毀申請表。 　　(四)加強基建會(huì )計檔案治理的考核和監管力度,促進(jìn)高�；�建會(huì )計檔案優(yōu)化科學(xué)發(fā)展
　　學(xué)校財務(wù)部分和檔案部分應建立檢查、考核和評估制度,明確崗位職責。不定期組織會(huì )計職員到其他高校財務(wù)部分和檔案部分參觀(guān)學(xué)習,對會(huì )計檔案治理過(guò)程中存在的疑難題目和得力措施進(jìn)行經(jīng)驗交流。將基建會(huì )計檔案規范化治理納進(jìn)會(huì )計常規業(yè)務(wù)檢查中,對基建會(huì )計工作的整體性和連續性的檢查與監視。對基建會(huì )計檔案職員,成績(jì)突出的應給予表獎;對分歧格的職員應給予批評,限期改進(jìn)或進(jìn)行撤換。并對考核的結果記進(jìn)個(gè)人業(yè)務(wù)檔案,與會(huì )計職員的職位和職稱(chēng)提升掛鉤,進(jìn)步基建會(huì )計檔案職員的主觀(guān)能動(dòng)性和責任感,以保證高�；�建檔案建設的科學(xué)可持續發(fā)展。
　　
　　(五)建立高校內部職能部分網(wǎng)絡(luò )平臺,實(shí)現基建會(huì )計檔案治理現代化
　　在基建會(huì )計檔案回檔和移交時(shí),利用現代化手段將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)回檔和移交,這也要求檔案治理職員具備保管軟盤(pán)、硬盤(pán)和光盤(pán)的常識。在高校各職能部分之間按照權限建立內部網(wǎng)絡(luò )平臺,將電子基建會(huì )計檔案上網(wǎng),通過(guò)網(wǎng)絡(luò )交流,滿(mǎn)足各職能部分日常查詢(xún)、數據分析和編制報表的需要,達到檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱和方便快捷的目的,避免原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的磨損,還有利于檔案資源的同一整合,極大地進(jìn)步了工作效率和工作質(zhì)量,為高校領(lǐng)導決策層及時(shí)做出科學(xué)公道的判定提供信息支持。
　　(六)加強基建會(huì )計檔案治理的宣傳力度,獲取各方支持
　　基建會(huì )計檔案的治理不僅是會(huì )計檔案治理職員和基建會(huì )計職員的常規工作,還涉及其他各職能部分和施工承建單位,是一項長(cháng)期艱巨的復雜工作,平時(shí)財務(wù)和檔案治理部分要加強對外部分的基建會(huì )計檔案治理宣傳力度,爭取各方面的支持,以便及時(shí)、系統地收集到所需的基建會(huì )計原始資料。
　　總之,高�；�建會(huì )計檔案是記錄高�；�本建設和發(fā)展過(guò)程中的具體歷史資料,是具有參考價(jià)值和法律效力的書(shū)面證實(shí),必須重視和加強對基建會(huì )計檔案工作的治理,建立基建會(huì )計檔案的立卷、回納、保管、查閱和銷(xiāo)毀等治理制度,實(shí)現高校會(huì )計檔案的信息化,保證基建會(huì )計檔案安全、完整、方便查閱,更好地為高�？沙掷m健康發(fā)展服務(wù)。
　
　　【參考文獻】
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