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中小企業(yè)在實(shí)現會(huì )計電算化時(shí)應注意的幾個(gè)問(wèn)題論文
隨著(zhù)會(huì )計電算化產(chǎn)生的快捷、高效日益為眾人所知，財務(wù)軟件也以驚人的速度普及起來(lái)。幾年前，使用財務(wù)軟件還是資金雄厚的大企業(yè)的專(zhuān)利，而現在，越來(lái)越多的中小企業(yè)也已緊跟大企業(yè)的腳步，開(kāi)始配置財務(wù)軟件。值得注意的是，由于中小企業(yè)在規模、資金、人力資源、經(jīng)營(yíng)方式上與大企業(yè)都有很大的區別，所以在實(shí)行電算化時(shí)也應有自己特殊的考慮。實(shí)踐也證明，中小企業(yè)如果完全模仿大企業(yè)的思路和方法實(shí)行電算比，往往會(huì )出現這樣那樣的問(wèn)題。那么，中小企業(yè)在實(shí)現會(huì )計電算化時(shí)應注意哪些問(wèn)題呢？本文想從以下四個(gè)方面談一下自己的看法。
一、應當購買(mǎi)符合自身規模和經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)的財務(wù)軟件
大型財務(wù)軟件一般都針對大型企業(yè)的需要來(lái)設計，因此功能強大、界面華麗，具有相當大的誘惑力。面對精美的說(shuō)明書(shū)和強大的營(yíng)銷(xiāo)手段，中小企業(yè)往往產(chǎn)生軟件“越大越好”、功能“越多越好”的感覺(jué)，因而選擇購買(mǎi)大型財務(wù)軟件。其實(shí)，這往往是不明智的。中小企業(yè)配置大型財務(wù)軟件，就好象“小腳穿大鞋”，至少存在以下弊端：
l.成本過(guò)高。大型軟件本身的價(jià)格往往是小型軟件的幾倍甚至幾十倍，大型軟件要求的硬件配置也比小型軟件高，這就導致了很高的購買(mǎi)成本，更重要的是，大型軟件投入使用后，維護成本和更新成本也比小軟件高得多。實(shí)際上，由于中小企業(yè)自身的特點(diǎn)和他的固有限制，這些成本許多都花在一些中小企業(yè)極少使用或永遠都用不上的功能上。
2.操作復雜不便，難以發(fā)揮實(shí)際功效。大軟件不僅帶來(lái)了安裝調試上的不必要的冗長(cháng)和復雜，更帶來(lái)了日常操作中一些不必要的工作繁瑣和延誤。另一方面，由于中小企業(yè)人力資源的相對不足，也無(wú)法順利使用大軟件提供的一些復雜功能，這些都影響了大軟件應有功能的有效發(fā)揮。
3.缺少靈活性。中小企業(yè)賴(lài)以與大企業(yè)競爭的重要優(yōu)勢之一就是其經(jīng)營(yíng)的靈活性。由于大型財務(wù)軟件設計上的標準化和模塊化，難以真正符合中小企業(yè)的靈活而有特色的經(jīng)營(yíng)需要。而設計大型財務(wù)軟件的大型軟件制造商由于把大企業(yè)作為既定的服務(wù)目標，往往不會(huì )專(zhuān)門(mén)為中小企業(yè)修改和重編軟件。由于這些原因的存在，大型財務(wù)軟件不但難以象給大企業(yè)帶來(lái)高效一樣給小企業(yè)帶來(lái)高效，還會(huì )影響中小企業(yè)的活力，成為中小企業(yè)競爭力中的不利因素。
二、作好實(shí)現電算化的思想準備
中小企業(yè)實(shí)現電算化，不但要在物資上作好準備，也要在思想上作好準備。在某種意義上說(shuō)，作好思想準備更重要，因為用好軟件、讓軟件發(fā)揮最大功效比購買(mǎi)軟件要更難做到。
作好思想準備，首先應在企業(yè)領(lǐng)導層取得有力的支特。高層管理人員的關(guān)心和支持是順利實(shí)現電算化的最重要條件。其次，要克服員工之中的抵觸情緒。因為電算化不可避免會(huì )帶來(lái)工作中的變革，這意味著(zhù)許多人將不得不改變其長(cháng)期以來(lái)的工作內容和工作方式。有些人會(huì )因為害怕難以勝任工作而深感不安，有些人對新工作很不適應，有些人則害怕自己權威受損或秘密泄露。這都會(huì )造成電算化過(guò)程中的巨大阻力。要克服這些阻力，最重要的就是要建立通暢的思想溝通機制，開(kāi)展宣傳，認真貫徹管理層實(shí)現電算化的決心，并讓相關(guān)人員真正認識到實(shí)現電算化給他們帶來(lái)的好處，把每個(gè)人都變成電算化的倡導者和推進(jìn)者。
強調要在思想上作好準備，是因為中小企業(yè)與大企業(yè)相比，帶有更多的家庭經(jīng)營(yíng)和人合企業(yè)的特點(diǎn)。要順利實(shí)現會(huì )計電算化，僅靠制度的約束是不夠的，也要靠人的自覺(jué)自愿行動(dòng)。
三、搞好手工會(huì )計向會(huì )計電算化的轉換工作
相比大型企業(yè)而言，中小企業(yè)的會(huì )計工作往往是不規范的。因此，在從手工帳向電算化的過(guò)渡過(guò)程中，作好相關(guān)的轉換工作是十分重要的。尤其需要強調兩方面的工作：一是改進(jìn)相關(guān)會(huì )計制度。從手工會(huì )計轉向電算化時(shí)，一般應當對原有企業(yè)的財會(huì )制度進(jìn)行修改或者重新制訂。由于中小企業(yè)人力資源的局限，實(shí)行電算化后，從事電算化的人員常常身兼數職。因此，重新考慮設計內部控制制度非常重要。為此，中小企業(yè)應當適當地向軟件商和相關(guān)的咨詢(xún)機構進(jìn)行咨詢(xún)，改進(jìn)和完善企業(yè)的會(huì )計制度。二是作好數據的轉換工作。無(wú)論從存儲安全性、取用快捷性上還是從進(jìn)行相關(guān)分析報告的需要上考慮，將歷史數據輸入新的電算化的會(huì )計系統都是十分必要的。而許多中小企業(yè)在實(shí)際工作中忽視了這一部分工作。作好數據轉化工作，首先應當判別原有數據的真實(shí)性和有用性，對于因為中小企業(yè)原有會(huì )計系統缺陷等原因造成的非真實(shí)和非相關(guān)數據，就沒(méi)有必要進(jìn)行數據轉化，因為此類(lèi)數據無(wú)益于提高新系統的作用。在進(jìn)行實(shí)際的轉化工作時(shí)，則應當注意數據的類(lèi)型、格式和輸入的完整性和準確性。
四、組織崗位培訓，取得技術(shù)支持
由于種種原因，中小企業(yè)往往只重視軟件硬件的購置和安裝，不重視對相關(guān)人員進(jìn)行培訓。而實(shí)際上，由于中小企業(yè)在人力資源的相對落后，更需要作好相關(guān)人員的培訓工作。培訓方式可以多種多樣，離崗培訓和在崗培訓都可以，目標是一方面讓相關(guān)人員掌握工作的知識和技巧，另一方面增強他們的信心和運用財務(wù)軟件的主動(dòng)性和積極性，提高工作效率。
取得技術(shù)支持也是中小企業(yè)應進(jìn)行的重要工作。中小企業(yè)一般不具有內部的技術(shù)支持部門(mén)和充足的技術(shù)支持人員，因此，尋求外部支持，建立穩固的外部支持聯(lián)系是很重要的。常用的方式是在購買(mǎi)軟件時(shí)就與軟件商約定建立密切的合作關(guān)系。不但在安裝調試過(guò)程中要有技術(shù)人員在場(chǎng)，在軟件運行幾個(gè)星期后，還要請技術(shù)人員來(lái)進(jìn)行檢測。在軟件運行出現問(wèn)題或是企業(yè)對軟件提出新的要求時(shí)，也要及時(shí)請技術(shù)支持人員進(jìn)行指導。
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