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淺議會(huì )計電算化初始化應注意的幾個(gè)問(wèn)題
摘要:帳務(wù)處理軟件建帳是指軟件在正式投入使用之前所做的初始設置。在建帳之前,會(huì )計科目還沒(méi)有設立,前期各科目的余額和發(fā)生額也無(wú)法輸入,所以建帳是帳務(wù)處理軟件正式使用之前必經(jīng)的首要步驟。本文從初始數據收集、編碼設置、數據裝入、環(huán)境設定等幾個(gè)方面談?wù)勏到y初始化。
關(guān)鍵詞:會(huì )計電算化;初始化
1 數據收集
系統初始化需要收集手工帳中的會(huì )計科目和各科目的余額,如從年度中間開(kāi)始建帳還需要收集各科目的累計發(fā)生額、年初余額。所以需預先從手工帳中整理出各級科目的名稱(chēng)、層次、余額、發(fā)生額。在此要注意完整地收集最底層明細科目的余額、發(fā)生額,避免遺漏,以保證初始化時(shí)輸入的數據的準確、順利。
2 編碼設置
帳務(wù)系統中廣泛應用代碼,在此主要介紹科目代碼的設置。建帳時(shí)要將收集到的會(huì )計科目加入帳務(wù)系統,建立帳務(wù)系統的會(huì )計科目體系。在電算化帳務(wù)系統中除了象手工帳務(wù)一樣要使用會(huì )計科目外,還要為每一個(gè)會(huì )計科目加入一個(gè)編碼。會(huì )計科目編碼通常用阿拉伯數字編制,采用群碼的編碼方式即分段組合編碼,從左到右分成數段,每一段設有固定的位數表示不同層次的會(huì )計科目。如第一段表示總帳科目,第二段表示二級明細科目,第三段表示三級明細科目。在設定科目編碼時(shí)需要重點(diǎn)注意以下問(wèn)題:
2.1 系統性
財政部已制定的各行業(yè)會(huì )計制度中都系統地給出了總帳科目及少量二級科目的名稱(chēng)和科目編碼。在設定總帳科目編碼時(shí)必須符合財政部門(mén)制定的會(huì )計制度中的有關(guān)規定,設立明細科目編碼除會(huì )計制度有規定的以外,可按上級主管部門(mén)和本單位的管理要求設定,以保證科目代碼的系統性和統一性。
2.2 一義性
要保證每一個(gè)代碼對應于一個(gè)會(huì )計科目,既不允許出現重復的科目編碼又不允許出現同名的會(huì )計科目,但如果同名的明細科目分屬不同的上級科目,則可以被系統接受而不認為是同名的會(huì )計科目。
2.3 簡(jiǎn)潔性
在滿(mǎn)足管理要求和適合計算機處理的的前提下,力求代碼簡(jiǎn)單明了、位數越短越好,既便于記憶又能提高輸入憑證的速度。
2.4 可擴展性
會(huì )計科目體系一經(jīng)設定,其代碼結構就無(wú)法改變。修改結構只能通過(guò)重新建帳實(shí)現,而重新建帳將丟失已輸入的所有初始化數據和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求�？値た颇烤幋a長(cháng)度由所選會(huì )計制度來(lái)決定通常為3～4位,而確定某一級明細科目的代碼長(cháng)度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能達到的個(gè)數來(lái)確定的,以二級明細科目為例,總帳科目為其上級科目,銀行存款、應收帳款、銷(xiāo)售收入、管理費用等總帳科目都有二級明細科目,銀行存款通常以開(kāi)戶(hù)銀行及帳號為明細科目,少則二三個(gè),多則二三十個(gè),銷(xiāo)售收入、管理費用等科目下設的二級明細科目一般都不會(huì )超過(guò)九十九個(gè),兩位長(cháng)的代碼應能滿(mǎn)足以后添加同級科目的需求,而應收帳款等往來(lái)科目通常以客戶(hù)或單位為來(lái)設置明細科目,明細科目的數量不同單位差異很大,少則幾十個(gè),多則成百上千,兩位碼長(cháng)難以滿(mǎn)足要求,要增至三位甚至更長(cháng),由于同級科目必須使用等長(cháng)的科目編碼,其他總帳科目下的二級科目也要使用三位或更長(cháng)的科目編碼。如果設定的分段代碼位數較長(cháng)而絕大多數上級科目所包含的明細科目個(gè)數不多時(shí),其他科目的憑證輸入速度勢必會(huì )受到影響,與簡(jiǎn)潔性相矛盾。為了解決這一矛盾,可將明細科目先分類(lèi),按分類(lèi)設置二級科目,然后再設置下級明細科目,如應收帳款總帳科目下先按客戶(hù)所屬地區分類(lèi),設置二級明細科目,然后再按客戶(hù)名設置三級明細科目。更理想的解決方案是應用往來(lái)客戶(hù)輔助核算,目前的商品化會(huì )計軟件通常都提供了這一功能。因輔助核算中的項目代碼與會(huì )計科目的代碼完全獨立,自成體系,項目代碼只與其關(guān)聯(lián)會(huì )計科目如前述應收帳款等往來(lái)科目相關(guān),不影響其他科目的代碼設定,與科目代碼的位數無(wú)關(guān),非常便于擴充。如選用了輔助核算功能,在科目代碼設置之后,還要設置輔助項目代碼及名稱(chēng)。如果單位的會(huì )計業(yè)務(wù),特別是貨幣資金涉及外幣,在建立科目體系時(shí)還要將外幣考慮進(jìn)去。會(huì )計軟件中提供了復幣核算的功能,在系統初始化時(shí)必須將外幣資料輸入系統,這些資料包括:外幣代碼、外幣名稱(chēng)、與本位幣的匯率等。
3 數據輸入
完成上一步工作后,即可將各科目余額輸入系統。帳務(wù)系統在一月份啟用時(shí)只需輸入上年余額即可,上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。如帳務(wù)系統在其他月份啟用,除需要輸入啟用月份余額外,還必須輸入年初余額和一月到啟用帳務(wù)系統之前各月的累計發(fā)生額,這是為會(huì )計報表所準備的數據,如不輸入累計發(fā)生額,由于會(huì )計數據缺乏連續性,在以后的查詢(xún)及報表中如需要全年累計發(fā)生額,系統將無(wú)法提供正確的數據。在實(shí)際操作中大部分會(huì )計軟件都提供了簡(jiǎn)化操作的方法,即只需輸入最底層明細科目的年初余額和累計發(fā)生額,期初余額和各上級科目的年初余額、累計發(fā)生額、期初余額則由計算機自動(dòng)匯總。如果設立了輔助核算項目,各輔助核算項目的年初余額和累計發(fā)生額也需在初始化時(shí)輸入。余額輸入完成后,計算機能檢測余額是否平衡。在確認各項余額輸入無(wú)誤后,即可結束建帳,固化余額,避免以后對初始余額的錯誤修改。
4 記帳憑證類(lèi)型最好只設一種通用格式
查帳是會(huì )計人員日常工作的一個(gè)重要部分,在手工操作時(shí)用分類(lèi)記帳憑證來(lái)處理會(huì )計業(yè)務(wù),分別裝訂整理記帳憑證,以便于憑證的管理和方便查帳。會(huì )計人員可以按常見(jiàn)分類(lèi)方法分為收款憑證、付款憑證和轉帳憑證,也可根據單位的實(shí)際情況設定憑證類(lèi)型。應當指出的是,記帳憑證分類(lèi)不是一個(gè)必選項目,可以只用一種通用記帳憑證格式,即轉帳憑證。事實(shí)上,電算化后,查帳完全能通過(guò)計算機來(lái)快速實(shí)現,計算機的最顯著(zhù)的特點(diǎn)就是速度快,恰好彌補了手工查帳的缺陷。再者,設置了憑證類(lèi)型,增加了一個(gè)輸入項目,會(huì )影響憑證的輸入速度。又因各類(lèi)憑證要各自獨立編號,憑證整理保管更為煩瑣。會(huì )計軟件提供記帳憑證類(lèi)型設置功能更多的是為了適應會(huì )計人員手工記帳時(shí)的習慣。所以,電算化后,無(wú)須理會(huì )記帳憑證類(lèi)型設置項。
5 初始化工作應注意的其他問(wèn)題
完成以上操作后,即可進(jìn)入日常的帳務(wù)處理,如輸入、修改、審核、打印記帳憑證、查帳、打印輸入帳簿等工作。但系統初始化時(shí)還應注意以下幾個(gè)問(wèn)題:
5.1 新增操作員要注意自行輸入密碼
系統會(huì )預設一個(gè)操作員,通常取名為SYSTEM或MANAGER之類(lèi),這也是系統中權限最高的系統管理員,正式啟用系統時(shí)應將該用戶(hù)名更改為系統管理員,并加上密碼。如需要上機操作的會(huì )計不只一個(gè),則應增加操作員,并為每個(gè)用戶(hù)確定相應的權限,新增加的操作員的密碼須由新增操作員自行輸入,以便分清責任。
5.2 要注意充分利用自動(dòng)轉
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