會(huì )計電算化初始化工作之我見(jiàn)

［摘要］ 隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)日新月異地發(fā)展，計算機已經(jīng)廣泛地應用于各個(gè)領(lǐng)域，特別是會(huì )計電算化使會(huì )計工作具有了運算速度快、存儲容量大、數據高度共享、查詢(xún)速度快捷、編制報表簡(jiǎn)單、數據分析正確等新的功能和特點(diǎn)，大大進(jìn)步了會(huì )計分析決策能力。但這些功能的實(shí)現主要取決于會(huì )計電算化的初始化工作。而初始化工作只能進(jìn)行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。實(shí)際工作中，有不少會(huì )計軟件用戶(hù)由于初始化的不恰當而嚴重影響了系統的使用效率和質(zhì)量。本文就會(huì )計電算化初始化需要留意的題目進(jìn)行了一些初步的探討。?
　�。坳P(guān)鍵詞］ 會(huì )計電算化 初始化 留意題目
　　
　　在會(huì )計電算化系統中，初始化工作包括設置系統參數、設置科目、建立各種賬簿文件、定義各種輔助核算、定義報表以及錄進(jìn)各種余額數據或者是發(fā)生額數據等。初始化工作只能進(jìn)行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。不論是從手工核算過(guò)渡到電算化處理還是更換會(huì )計電算化軟件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，將本單位要采用的核算程序、方法、規則、基礎數據錄進(jìn)電腦，使會(huì )計軟件能適應本單位的核算、治理的需要。實(shí)際工作中，有不少會(huì )計軟件用戶(hù)由于初始化的不恰當而嚴重影響了系統的使用效率和質(zhì)量。本文就會(huì )計電算化初始化需要留意的題目進(jìn)行了一些初步的探討。
　　
　　一、預備工作應留意的題目
　　1.建立公道的工作制度和流程
　　首先，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者尤其是財務(wù)經(jīng)理要對會(huì )計電算化工作有深層次的理解。其次，電算化工作要建立在財務(wù)主管對軟件的功能和流程的全面熟悉下。最后，要建立一套符合電算化工作特點(diǎn)的制度和流程。制度和流程的建立才能使電算化工作有條理的展開(kāi)，才能對即將開(kāi)始的初始化工作有正確的把握。
　　2.數據的收集
　　會(huì )計電算化的初始化工作需要收集手工賬中的會(huì )計科目和各科目的余額，假如是從年度中間開(kāi)始建賬還需要收集各科目的累計發(fā)生額、年初余額。所以需預先從手工賬中整理出各級科目的名稱(chēng)、層次、余額、發(fā)生額。在此要留意完整地收集最底層明細科目的余額、發(fā)生額，避免遺漏，以保證初始化時(shí)輸進(jìn)的數據的正確、順利。對于手工資料的整理一定要留意資料的正確完整性。?另外，還要做到資料的真實(shí)，對于賬實(shí)不符、賬賬不符的情況要區分是何種原因造成的，并做相應的處理。
　　
　　二、賬套建立應留意的題目
　　 1.建賬啟用期間的選擇
　　企業(yè)建立賬套，所采用的賬套啟用期間有兩種方式：以歷年制為例，一種是在1月份啟用；一種是在非1月份啟用。兩種方式相比，后者在預備會(huì )計資料上需要預備賬戶(hù)的余額和累計發(fā)生額；前者只需預備年初數據。顯然，后者無(wú)形中加大初始化的工作量。另外，在1月份啟用賬套，還可以方便賬務(wù)調整，方便啟用后業(yè)務(wù)的核對。所以，建議賬套的啟用期間以年初為好。
　　 2.操縱員及權限的設置
　　操縱員的設置最關(guān)鍵的是要根據企業(yè)業(yè)務(wù)流程和職員職責進(jìn)行權限設置。在電算化系統中，一般此項工作由系統治理員進(jìn)行。另外，授權還要考慮整個(gè)工作的流程。比如，某些企業(yè)，審核與過(guò)賬為同一人，操縱時(shí)不加審核標記，此時(shí)在授權時(shí)可省略審核權限。通過(guò)操縱員權限的設置，還應該起到不同財務(wù)崗位互相牽制的作用，形成良好的內控系統。系統治理員假如出于懶惰或者其他的目的，給一些財務(wù)職員設置所有權限，這是不可取的，會(huì )對賬務(wù)的安全造成隱患。
　　3.賬套參數的設置
　　賬套核算參數的設置是企業(yè)制定和設立的工作制度和流程的直接體現，并且直接影響到電算化工作的日常操縱，并可能影響會(huì )計數據。如，參數設置了憑證必須審核，則未審核的憑證將不能過(guò)賬；本錢(qián)結轉選擇按總倉和分倉結轉所得出的數據肯定會(huì )有差別。所以核算參數的設置一定要在充分了解軟件功能的基礎上仔細進(jìn)行。 　　三、資料設置應留意的題目
　　1.科目的設置
　　設置會(huì )計科目是會(huì )計工作的出發(fā)點(diǎn)，無(wú)論是填制憑證還是登記賬簿、編制會(huì )計報表，以及進(jìn)行賬務(wù)治理，都離不開(kāi)會(huì )計科目。很多財務(wù)軟件都提供了靈活多樣的建立會(huì )計科目體系的方法，要想更好地發(fā)揮計算機會(huì )計信息系統的特長(cháng)，建立更科學(xué)、更公道的會(huì )計科目體系，在設定會(huì )計科目時(shí)應該留意以下幾方面的題目：
　�。�1）科目的系統性與規范性。財政部已制定的各行業(yè)會(huì )計制度中都系統地給出了總賬科目及少量二級科目的名稱(chēng)和科目編碼。在設定總賬科目編碼時(shí)必須符合財政部分制定的會(huì )計制度中的有關(guān)規定，設立明細科目編碼除會(huì )計制度有規定的以外，可按上級主管部分和本單位的治理要求設定，以保證科目代碼的系統性和同一性。
　�。�2）科目的一義性和唯一性。要保證每一個(gè)代碼對應于一個(gè)會(huì )計科目，既不答應出現重復的科目編碼又不答應出現同名的會(huì )計科目，但假如同名的明細科目分屬不同的上級科目，則可以被系統接受而不以為是同名的會(huì )計科目。
　�。�3）科目的簡(jiǎn)潔性。在滿(mǎn)足治理要求和適合計算機處理的條件下，力求代碼簡(jiǎn)單明了，既便于記憶又能進(jìn)步輸進(jìn)憑證的速度。
　�。�4）科目的可擴展性�？颇烤幋a的可擴展性是初始化設計的重要內容之一。由于會(huì )計軟件設計者充分考慮到電子檔案的安全性，對歷史資料的補充、修改作了嚴格的限制。會(huì )計科目體系一經(jīng)設定，其代碼結構就無(wú)法改變。修改結構只能通過(guò)重新建賬實(shí)現，而重新建賬將丟失已輸進(jìn)的所有初始化數據和已輸進(jìn)的憑證資料。因此在設計代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求。確定某一級明細科目的代碼長(cháng)度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能達到的個(gè)數來(lái)確定的。那么我們在科目編碼時(shí)，至少要考慮到本會(huì )計年度內的擴展性。
　　2.輔助資料的設置
　　輔助核算是指存貨、客戶(hù)、供給商、結算方式、本錢(qián)對象、工資、固定資產(chǎn)等的分類(lèi)等內容，是會(huì )計電算化系統的重要組成部分。他們各自具有其特殊性、復雜性，形成一個(gè)個(gè)相對獨立的子系統，輔助完成特定的治理、服務(wù)職能。輔助資料的設置首先要考慮企業(yè)有哪些項目需要單獨設立輔助資料。在常規輔助資料的基礎上企業(yè)可以把需要獨立考察的內容設為輔助項目，如用度項目，以方便在多個(gè)科目中進(jìn)行數據匯總。其次，輔助資料的設置同樣要考慮編碼的分級和可擴展題目。
　　
　　四、初始數據錄進(jìn)應請留意的題目
　　在首次數據錄進(jìn)的時(shí)候，由于系統啟用的月份不同，原始數據的錄進(jìn)也有區別。賬務(wù)系統在一月份啟用時(shí)只需輸進(jìn)上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。假如賬務(wù)系統在其他月份啟用，除需要輸進(jìn)啟用月份余額外，還必須輸進(jìn)年初余額和一月到啟用賬務(wù)系統之前各月的累計發(fā)生額，這是為會(huì )計報表所預備的數據，如不輸進(jìn)累計發(fā)生額，由于會(huì )計數據缺乏連續性，在以后的查詢(xún)及報表中如需要全年累計發(fā)生額，系統將無(wú)法提供正確的數據。但是僅僅是錄進(jìn)各月份的發(fā)生額，再查詢(xún)以前月份的賬戶(hù)的明細時(shí)，還是不能得到結果，為了解決這個(gè)題目可以采用兩種方法：一種方法是假如單位的業(yè)務(wù)量小，憑證的數目較少，可以采取手工錄進(jìn)追加憑證的方法；另一種方法適用于更換財務(wù)軟件的單位，與軟件公司的職員協(xié)商，使用特定的軟件，將過(guò)往使用的軟件的數據轉出來(lái)，再導進(jìn)到新的軟件系統中，這樣做可能會(huì )存在一定的風(fēng)險，丟失某些數據�？傊�，在會(huì )計年度中間實(shí)施會(huì )計電算化，數據的初始所涉及的題目較多，應盡量在會(huì )計年度的開(kāi)始或者是結尾，來(lái)更換財務(wù)軟件。
　　
　　五、 初始化工作應留意的其他題目
　　完成以上操縱后，即可進(jìn)進(jìn)日常的賬務(wù)處理，如輸進(jìn)、修改、審核、打印記賬憑證、查賬、打印輸進(jìn)賬簿等工作。但系統初始化時(shí)還應留意以下幾個(gè)題目：
　�。�1）新增操縱員要留意自行輸進(jìn)密碼
　　系統會(huì )預設一個(gè)操縱員，通常取名為SYSTEM或MANAGER之類(lèi)，這也是系統中權限最高的系統治理員，正式啟用系統時(shí)應將該用戶(hù)名更改為系統治理員，并加上密碼。
　�。�2）要留意充分利用自動(dòng)轉賬憑證功能
　　自動(dòng)轉賬憑證設置雖不是一個(gè)必選項，但利用自動(dòng)轉賬功能無(wú)疑能提供極大的便利。在單位的會(huì )計業(yè)務(wù)中，常有固定對應關(guān)系的記賬憑證，且其數據來(lái)源于已輸進(jìn)系統的記賬憑證。
　�。�3）設置報表時(shí)應留意根據用戶(hù)手冊中公式的格式正確設置取數公式
　　會(huì )計報表是會(huì )計工作流程中的最后一個(gè)環(huán)節，在會(huì )計軟件中通常都預置了通用會(huì )計報表，但除通用會(huì )計報表外，單位一定還需要其他報表，這些報表是無(wú)法預置的，需要用戶(hù)自己完成設置。報表通常由表標題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設置是關(guān)鍵所在。
　　總之，賬務(wù)軟件系統初始化是一項技術(shù)性極強，內容既復雜又很重要的工作，在系統初始化時(shí)尤其應當留意以上題目，把握初始化的關(guān)鍵，高質(zhì)量地做好初始化工作，這樣才能最大限度地發(fā)揮賬務(wù)處理軟件的作用。

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