會(huì )計電算化初始化應注意的內容

會(huì )計電算化初始化應注意的內容 帳務(wù)處理軟件系統是會(huì )計電算化軟件系統的核心模塊，商品化的帳務(wù)系統通常由以下部分組成：系統初始化、記帳憑證輸入、記帳結帳、帳簿處理、報表處理等幾個(gè)部分。要使帳務(wù)處理軟件能夠正常運行，必須首先完成系統的初始化，也就是建帳。

　　帳務(wù)處理軟件建帳是指軟件在正式投入使用之前所做的初始設置。在建帳之前，會(huì )計科目還沒(méi)有設立，前期各科目的余額和發(fā)生額也無(wú)法輸入，所以建帳是帳務(wù)處理軟件正式使用之前必經(jīng)的首要步驟。系統軟件的初始化也是帳務(wù)軟件使用中一次性的工作，系統初始化過(guò)程中設定的會(huì )計科目代碼結構及一些參數在結束建帳后即無(wú)法修改，系統初始化的質(zhì)量對帳務(wù)軟件的質(zhì)量和工作的效率將產(chǎn)生直接的影響，所以系統軟件的初始化設置也是非常重要的。實(shí)際工作中，有不少會(huì )計軟件用戶(hù)因為初始化的不恰當而嚴重影響了系統的使用效率和質(zhì)量。目前出版的有關(guān)會(huì )計電算化的書(shū)籍大多數只介紹會(huì )計軟件設計的程序語(yǔ)言、程序結構及編寫(xiě)原理等，對會(huì )計軟件系統初始化很少涉及。本文從初始數據收集、編碼設置、數據裝入、環(huán)境設定等幾個(gè)方面談?wù)勏到y初始化。

　　一、數據收集

　　系統初始化需要收集手工帳中的會(huì )計科目和各科目的余額，如從年度中間開(kāi)始建帳還需要收集各科目的累計發(fā)生額、年初余額。所以需預先從手工帳中整理出各級科目的名稱(chēng)、層次、余額、發(fā)生額。在此要注意完整地收集最底層明細科目的余額、發(fā)生額，避免遺漏，以保證初始化時(shí)輸入的數據的準確、順利。

　　二、編碼設置

　　帳務(wù)系統中廣泛應用代碼，在此主要介紹科目代碼的設置。建帳時(shí)要將收集到的會(huì )計科目加入帳務(wù)系統，建立帳務(wù)系統的會(huì )計科目體系。在電算化帳務(wù)系統中除了象手工帳務(wù)一樣要使用會(huì )計科目外，還要為每一個(gè)會(huì )計科目加入一個(gè)編碼。會(huì )計科目編碼通常用阿拉伯數字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數段，每一段設有固定的位數表示不同層次的會(huì )計科目。如第一段表示總帳科目，第二段表示二級明細科目，第三段表示三級明細科目。在設定科目編碼時(shí)需要重點(diǎn)注意以下問(wèn)題：

　�。ㄒ唬┫到y性

　　財政部已制定的各行業(yè)會(huì )計制度中都系統地給出了總帳科目及少量二級科目的名稱(chēng)和科目編碼。在設定總帳科目編碼時(shí)必須符合財政部門(mén)制定的會(huì )計制度中的有關(guān)規定，設立明細科目編碼除會(huì )計制度有規定的以外，可按上級主管部門(mén)和本單位的管理要求設定，以保證科目代碼的系統性和統一性。

　�。ǘ�）一義性

　　要保證每一個(gè)代碼對應于一個(gè)會(huì )計科目，既不允許出現重復的科目編碼又不允許出現同名的會(huì )計科目，但如果同名的明細科目分屬不同的上級科目，則可以被系統接受而不認為是同名的會(huì )計科目。

　�。ㄈ�）簡(jiǎn)潔性

　　在滿(mǎn)足管理要求和適合計算機處理的的前提下，力求代碼簡(jiǎn)單明了、位數越短越好，既便于記憶又能提高輸入憑證的速度。

　�。ㄋ模┛蓴U展性

　　會(huì )計科目體系一經(jīng)設定，其代碼結構就無(wú)法改變。修改結構只能通過(guò)重新建帳實(shí)現，而重新建帳將丟失已輸入的所有初始化數據和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求�？値た颇烤幋a長(cháng)度由所選會(huì )計制度來(lái)決定通常為3～4位，而確定某一級明細科目的代碼長(cháng)度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能達到的個(gè)數來(lái)確定的，以二級明細科目為例，總帳科目為其上級科目，銀行存款、應收帳款、銷(xiāo)售收入、管理費用等總帳科目都有二級明細科目，銀行存款通常以開(kāi)戶(hù)銀行及帳號為明細科目，少則二三個(gè)，多則二三十個(gè)，銷(xiāo)售收入、管理費用等科目下設的二級明細科目一般都不會(huì )超過(guò)九十九個(gè)，兩位長(cháng)的代碼應能滿(mǎn)足以后添加同級科目的需求，而應收帳款等往來(lái)科目通常以客戶(hù)或單位為來(lái)設置明細科目，明細科目的數量不同單位差異很大，少則幾十個(gè)，多則成百上千，兩位碼長(cháng)難以滿(mǎn)足要求，要增至三位甚至更長(cháng)，由于同級科目必須使用等長(cháng)的科目編碼，其他總帳科目下的二級科目也要使用三位或更長(cháng)的科目編碼。如果設定的分段代碼位數較長(cháng)而絕大多數上級科目所包含的明細科目個(gè)數不多時(shí)，其他科目的憑證輸入速度勢必會(huì )受到影響，與簡(jiǎn)潔性相矛盾。為了解決這一矛盾，可將明細科目先分類(lèi)，按分類(lèi)設置二級科目，然后再設置下級明細科目，如應收帳款總帳科目下先按客戶(hù)所屬地區分類(lèi)，設置二級明細科目，然后再按客戶(hù)名設置三級明細科目。更理想的解決方案是應用往來(lái)客戶(hù)輔助核算，目前的商品化會(huì )計軟件通常都提供了這一功能。因輔助核算中的項目代碼與會(huì )計科目的代碼完全獨立，自成體系，項目代碼只與其關(guān)聯(lián)會(huì )計科目如前述應收帳款等往來(lái)科目相關(guān)，不影響其他科目的代碼設定，與科目代碼的位數無(wú)關(guān)，非常便于擴充。如選用了輔助核算功能，在科目代碼設置之后，還要設置輔助項目代碼及名稱(chēng)。如果單位的會(huì )計業(yè)務(wù)，特別是貨幣資金涉及外幣，在建立科目體系時(shí)還要將外幣考慮進(jìn)去。會(huì )計軟件中提供了復幣核算的功能，在系統初始化時(shí)必須將外幣資料輸入系統，這些資料包括：外幣代碼、外幣名稱(chēng)、與本位幣的匯率等。

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