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試論檔案工作中的保密
一、做好檔案保管過(guò)程中的保密工作?一?檔案庫房管理中的保密工作
檔案的庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)。
從總體上講，檔案庫房應按照國家有關(guān)規定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關(guān)辦公樓內。應注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來(lái)看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門(mén)窗等應專(zhuān)門(mén)加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開(kāi)，庫房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫房應指定專(zhuān)人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內。實(shí)踐證明，檔案庫房的管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。
?二?絕密檔案的管理和保密
絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關(guān)系到黨和國家的安全，關(guān)系到國家的活動(dòng)、軍事活動(dòng)和的成敗，關(guān)系到四化建設的進(jìn)程。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。
１、絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。
２、提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無(wú)形”?儲存在頭腦中?秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國家大量的秘密，這些秘密隨著(zhù)主人的活動(dòng)被帶到各個(gè)復雜的場(chǎng)合，往往一句話(huà)，說(shuō)者無(wú)意，聽(tīng)者有心，在不知不覺(jué)中就泄露了秘密。所以檔案人員無(wú)論在什么場(chǎng)合，都應做到守口如瓶，萬(wàn)無(wú)一失，把保守國家秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務(wù)。
３、加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷(xiāo)毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無(wú)權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時(shí)清對、檢查，發(fā)現失密、泄密，應及時(shí)查明原因，進(jìn)行補救。
?三?做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作
確定保管期限的原則是，正確和鑒別檔案的現實(shí)作用和作用，根據本機關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時(shí)間內，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來(lái)確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受?chē)矣嘘P(guān)保密、法規的保護，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限�！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊幎ā分幸幎ǎ撼刑厥庖幎ㄍ�，絕密級事項不超過(guò)３０年，機密級事項不超過(guò)２０年，秘密級事項不超過(guò)１０年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以?xún)鹊囊栽掠�。這里所說(shuō)的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央、國家機關(guān)可以規定有關(guān)保密范圍中某類(lèi)事項的保密期限為“長(cháng)期”。對規定為“長(cháng)期”的國家秘密事項，在授權機關(guān)作出解密前，其他機關(guān)、單位應當對其采取長(cháng)期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。
?四?檔案管理人員的職責
檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。 這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無(wú)損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎。
?五?檔案涉密情況的變化
檔案在保管過(guò)程中，其密級不是一成不變的，而是隨著(zhù)時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的�；咀兓巧�、降密、解密。其中升密是極少數的，也是暫時(shí)的；大多數的，總的趨勢是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化；二是密級文件作用的變化?原來(lái)的密級文件指導作用與現在工作不相適應，已失去了指導作用，為此立檔單位廢掉了此類(lèi)文件，密級消除了。?；三是保密時(shí)限的變化。原館?室?所存檔案涉密文件，只標有密級而沒(méi)有保密時(shí)限，多數都是超期服役，例如，５０年代的絕密文件大都需要按照《保密法》關(guān)于劃定密級和保密期限屆滿(mǎn)自行解密的要求去做，這既反映了上劃密工作的不足，也說(shuō)明進(jìn)行檔案解密劃控工作的迫切，因此應依據檔案涉密的變化掌握劃密標準，嚴防密級偏高或偏低，密期偏長(cháng)或偏短。
?六?做好檔案密級的調整工作
１、要貫徹落實(shí)《保密法》以及１９９１年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調的基礎上，重點(diǎn)解決好兩個(gè)：一要嚴格執行解密劃控的時(shí)間標準、有關(guān)涉密內容標準及保密規范標準，做到有法必依，執法必嚴，違法必糾。二要主動(dòng)接受保密部門(mén)對調密工作的監督指導，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開(kāi)放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。
２、要建立起法制的新秩序。對涉密檔案的變化調整，不僅要立足于當前的實(shí)際工作，還要著(zhù)眼于長(cháng)遠。歷史的經(jīng)驗教訓告訴我們，以往關(guān)于檔案保密的制度還不健全，適應不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內容。為了適應涉密檔案調密工作制度化、正規化的需要，應建立以下三個(gè)制度：?１?建立劃定密期制度，以便屆滿(mǎn)自行解密；?２?建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知檔案館?室?，以便銜接工作，及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng)；?３?建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規范化建設。
３、要加強涉密檔案的管理。在調密工作中我們發(fā)現，過(guò)去經(jīng)常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴散機密的漏洞。對此，可以采取分段治理的辦法。以１９９１年貫徹國檔發(fā)２８號文件實(shí)施館?室?藏涉密檔案解密劃控工作為界，對以前大量混訂在卷內的密級文件可以原封不動(dòng)，但在今后一般查檔中只提供所查內容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷時(shí)，可采取對與所查檔案無(wú)關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封等措施。今后對密級文件特別是絕密文件應當單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問(wèn)題，堵塞過(guò)去那種因混卷在提供利用中造成機密擴散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調密不便的問(wèn)題。同時(shí)，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密文件統計臺帳和存放地點(diǎn)索引，為科學(xué)的管理，準確的掌握，有效的保密，及時(shí)的提供創(chuàng )造條件。
二、做好檔案利用過(guò)程中的保密工作一?做好檔案利用中的監督工作
檔案利用監督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái)，檔案利用監督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：
１、制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實(shí)際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡(jiǎn)明，便于執行，并在實(shí)踐中認真加以，不斷充實(shí)和完善。
２、隊伍建設。擔負利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質(zhì)。一是素質(zhì)，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛(ài)檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專(zhuān)業(yè)知識，熟悉所保管的檔案，熟悉檔案法規；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能和利用工作中的經(jīng)驗與，從中掌握利用工作的。此外，還要有敏銳的工作能力和觀(guān)察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問(wèn)題。
３、監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機，加強重點(diǎn)監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時(shí)養成看書(shū)劃線(xiàn)或翻書(shū)沾口水之類(lèi)習慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機；二是眼勤，勤觀(guān)察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺(jué)之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時(shí)報告有關(guān)領(lǐng)導，以便及時(shí)查處，挽回損失。
?二?正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系
保守國家機密是每個(gè)公民應盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀(guān)念下，檔案工作普遍存在著(zhù)重保輕用、利用不足的現象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(cháng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領(lǐng)導不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現出來(lái)。上述情況表明，檔案部門(mén)改變傳統的觀(guān)念，在嚴格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導決策服務(wù)勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì )失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無(wú)限制的利用會(huì )給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。
?三?進(jìn)一步做好檔案開(kāi)放中的保密工作
一成不變地看待檔案的秘密性，無(wú)視其秘密性的時(shí)效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀(guān)念，對涉密檔案無(wú)視其秘密性，無(wú)限地擴大開(kāi)放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開(kāi)放檔案為各界所利用的同時(shí)，應當做好相應的保密工作。
１、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開(kāi)放前的一項重要工作，也是開(kāi)放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節，其主要任務(wù)是而準確地區分、判定檔案的開(kāi)放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進(jìn)行：一是初審，檔案館工作人員根據標準，對開(kāi)放期限內的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開(kāi)放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中沒(méi)能判定開(kāi)放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開(kāi)放與否。
２、做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿(mǎn)，便失去了它的保密價(jià)值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開(kāi)文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時(shí)效性。向社會(huì )各界開(kāi)放的檔案，必須是到了一定時(shí)限的檔案，要開(kāi)放，必須先進(jìn)行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。過(guò)去，許多檔案館，對其所保管的注有密級的檔案，沒(méi)有定期解密，影響了檔案的開(kāi)放利用。對劃密檔案進(jìn)行解密工作，應當遵循保密法的有關(guān)規定，即：“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關(guān)、單位或者其上級機關(guān)應當及時(shí)解密�！�?《中華人民共和國保守國家秘密法》第１６條?。這也就是說(shuō)，解密是由原確定密級的機關(guān)、單位或其上級機關(guān)進(jìn)行。
３、做好檔案開(kāi)放前的基礎工作。開(kāi)放檔案首先要做好檔案開(kāi)放的基礎工作，即：?１?提高開(kāi)放檔案案卷的內在質(zhì)量。利用原有基礎，進(jìn)行系統整理，達到分類(lèi)、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。?２?建立健全檔號。要適應開(kāi)放后檢索與管理的要求。?３?編制檢索工具。一是基礎性檢索工具，如《開(kāi)放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開(kāi)放檔案卡片目錄》；三是文字敘述性檢索工具，如《開(kāi)放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開(kāi)放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實(shí)現檢索途徑的多元化。?４?準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進(jìn)行復制，搞好檔案副本。
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