淺談辦公室文件的歸檔管理

　　【摘要】進(jìn)行辦公室的文件歸檔管理是一項非常重要的工作，它可以使相關(guān)的部門(mén)更好的使用文件以及檔案，從而能夠使得各項工作的進(jìn)行更加的順利方便。文章對如何進(jìn)行辦公室文件進(jìn)行歸檔以及文件歸檔的一些流程進(jìn)行分析研究，從而提出一些建議，希望能夠對文件歸檔工作做出一些貢獻，使得這個(gè)體制更為完善。

　　【關(guān)鍵司】辦公室;文件;管理;歸檔;研究

　　一、文件管理工作的內容

　　通常來(lái)說(shuō)，對于辦公室文件的歸檔是指各個(gè)部門(mén)的辦公室的工作人員對于本機關(guān)的有保存價(jià)值的文件，進(jìn)行整理以及歸檔處理。所以說(shuō)，能夠正確的理解并且把握新時(shí)代的文件歸檔工作，對于建立比較完善的文件歸檔管理工作的管理機制具有非常重要的作用。

　　(一)制定文件管理制度

　　進(jìn)行文件管理工作，通常會(huì )有這兩點(diǎn)，即文件管理人員以及辦公室的領(lǐng)導。文件管理人員主要負責進(jìn)行文件材料的分類(lèi)整理，使得文件井井有條。而辦公室的領(lǐng)導是能夠從大局上對部門(mén)的文件進(jìn)行處理，比如說(shuō)對于管理的制度等方而。

　　(二)運行文件的管理

　　文件運行是使得文件材料能夠發(fā)揮其作用的重要的途徑。進(jìn)行文件運行有很多種形式方法，并且這些形式還是具有一定的階段性的。所以說(shuō)，對于不同階段的文件材料使用不同的管理，這樣可以使得文件歸檔工作更加的完美，并且對于文件的價(jià)值的實(shí)現有極其重要的作用。

　　(三)暫存文件的管理

　　文件運行不是一直進(jìn)行下去的，而是有一定的時(shí)限性的，當文件實(shí)現了自身的作用后，就基本上進(jìn)入了一種暫存的狀態(tài)。暫存階段的文件是已經(jīng)實(shí)現自身的作用或者運行告一段落的文件，但這并不是說(shuō)不會(huì )再使用它了，有的正好是相反的，有的文件反而有更高的使用頻率。為了使得暫存的文件能夠非常方便的被查找使用，所以一定要對文件進(jìn)行科學(xué)放置。

　　(四)銷(xiāo)毀文件的管理

　　當文件材料進(jìn)行辦結之后，要對其進(jìn)行分類(lèi)。根據文件以后的價(jià)值，分為有保存價(jià)值的和沒(méi)有保存價(jià)值的這兩種。對于這兩種類(lèi)型的文件，有保存價(jià)值的繼續保存，但是沒(méi)有價(jià)值的就不用繼續保存了，而是應該被銷(xiāo)毀。

　　二、文件的日常管理辦法

　　想要使得文件平時(shí)的查找還有使用非常方便，就一定要做科學(xué)、規范的對文件進(jìn)行管理。

　　(一)跟蹤管理法

　　為了在工作的時(shí)候，能夠方便快捷的找到文件，要做到能夠熟練清楚的知道所有文件的動(dòng)向。所以說(shuō)一定要對文件進(jìn)行登記。在進(jìn)行登記的時(shí)候，可以使得專(zhuān)門(mén)的賬簿，也可以采用實(shí)記實(shí)銷(xiāo)的辦法。這種方法是對文件在使用的過(guò)程所有的落腳點(diǎn)的及時(shí)記錄。這樣可以為工作人員帶來(lái)很大的便利，能夠更加準確的找到需要的文件。

　　文件跟蹤單是使用的卡片的形式，并且把同一類(lèi)型的文件還有跟蹤單放在一起，當文件被銷(xiāo)毀的時(shí)候，跟蹤單也同時(shí)被銷(xiāo)毀。

　　(二)定位管理法

　　把已經(jīng)被查閱的文件在被送回之后要根據以前已經(jīng)定好的位置放置起來(lái)，這就是定位管理。通常采用的辦法有：根據文件的大小制定合適厚度的盛放文件的盒子，并且在盒子上而進(jìn)行分類(lèi)標記上名稱(chēng)，對于柜子中文件的使用期進(jìn)行分類(lèi)，比如說(shuō)上半年和下半年等，然后再把柜子進(jìn)行分層，之后按照文件盒子上的名稱(chēng)排次序，把相應的文件盒放置在適當的位置。

　　(三)卡片管理法

　　為了能夠更加方便的進(jìn)行查找，對于文件的管理可以使用編制卡片的方法。即文件卡片，通過(guò)卡片的方式把文件的內容與成分進(jìn)行展示。這也是目前的一種非常常見(jiàn)的文件查找的方法。

　　(四)制度管理法

　　建立健全文件的管理制度，比如說(shuō)進(jìn)行借閱，傳遞還有歸檔等方而的制度要不斷的完善，這樣能夠使得文件丟失等問(wèn)題避免出現。通常對于文件的管理制度有這些內容：

　　1.建立文件借閱簿。通過(guò)對于已經(jīng)借出的文件文件進(jìn)行分類(lèi)，然后準確的在借閱簿上進(jìn)行登記，這樣能夠準確的及時(shí)的知曉文件的去向。

　　2.借閱文件要注意以下幾點(diǎn)：

　　(1)仔細。所有人在借閱文件或者是資料的時(shí)候，統一在借閱簿上進(jìn)行記錄，辦理簽字手續。

　　(2)嚴謹。對于借閱的期限要進(jìn)行控制，還有就是“密級”文件不是任何人都能夠借閱的，可以向領(lǐng)導進(jìn)行請示，領(lǐng)導同意才能夠借出，并且在進(jìn)行手續辦理的時(shí)候，一些必要的注意事項一定要注意說(shuō)清楚。

　　(3)清查。對于保存的文件一定要及時(shí)的進(jìn)行整理，可以每周或者每月進(jìn)行清查核對，如果出現問(wèn)題就要要立刻上報，使得問(wèn)題被及時(shí)的解決。

　　三、文件的存放

　　進(jìn)行文件存放，就是對不同的文件的保存還有放置。進(jìn)行文件的存放時(shí)，放置的房間應該選擇一些合適的設備，這些設備要堅固，適合文件的存放。地點(diǎn)的挑選上，通常是單獨選擇一室，門(mén)窗都要安全，所以說(shuō)最好要安裝上防護欄桿，房門(mén)最好有鐵皮。放置文件的工具有文件夾還有檔案盒�，F在很多的辦公室都不約而同的安置了鐵皮柜等進(jìn)行文件的安放，千萬(wàn)不能夠散放，一定要用合適的裝具，并且還有最重要的一點(diǎn)就是，在文件都存放好了之后，一定要做好標記，不然非常不易查找。

　　四、文件管理工作流程

　　(1)將欲立卷文件材料全部擺開(kāi)

　　進(jìn)行文件材料立卷是文件歸檔處理的第一步，簡(jiǎn)單說(shuō)就是把部門(mén)去年的文件材料等需要保存立卷的部分，擺放在在一個(gè)大的工作案上。有一點(diǎn)要十分的注意，那就是一定要全而，不能夠出現遺漏文件的情況，不然整理出來(lái)的檔案是不齊全的，在事后還需要再次的補充，會(huì )非常的麻煩。當擺放好了之后，需要對這些文件材料進(jìn)行核對，即與去年的立卷哦類(lèi)目等相互比較，看是否一致，有沒(méi)有缺少的部分，如果有就要及時(shí)的找出來(lái)，補充完整。

　　(2)調整文件材料類(lèi)別

　　在對文件進(jìn)行了立卷分類(lèi)之后，還要進(jìn)一步的處理，畢竟一年的文件內容不可能在進(jìn)行了一年的運轉之后還是與年初進(jìn)行預測的完全相同，所以說(shuō)，在對文件進(jìn)行一次調整是非常有用的。

　　(3)對應立卷文件材料進(jìn)行組卷

　　這一環(huán)節可以說(shuō)是非常關(guān)鍵，同時(shí)這個(gè)環(huán)節也是非常的復雜。因為在進(jìn)行這個(gè)環(huán)節的時(shí)候，不僅需要對文件材料的不相同的地方進(jìn)行考慮，還要注意到文件本身的原有價(jià)值。所以說(shuō)在進(jìn)行組卷工作的時(shí)候，一定要非常的認真仔細，組卷的結果怎么樣，會(huì )直接關(guān)系到案卷的質(zhì)量的。

　　(4)修補文件材料和拆除金屬物

　　在進(jìn)行裝訂的時(shí)候，如果裝訂線(xiàn)的外而還有字跡的話(huà)，要進(jìn)行一下處理，比如說(shuō)進(jìn)行加邊或者修補等等，總之，不能夠放任不管;還有就是有一些表格，因為比較大，所以要合理的進(jìn)行折疊，使得文件整齊，從而延長(cháng)它的使用時(shí)間。還有就是文件上原有的訂書(shū)釘等金屬的東西要清理干凈，因為時(shí)間過(guò)長(cháng)的話(huà)會(huì )對文件進(jìn)行腐蝕，使得文件的壽命縮短。還有一種就是不整潔，非常皺的文件，應該展開(kāi)并且弄平整，然后在放置。

　　五、結束語(yǔ)

　　對于辦公室的文件進(jìn)行歸檔工作，是非常重要的一項工作，也是有關(guān)部門(mén)對文檔進(jìn)行使用查閱的保障，能夠很好的進(jìn)行文件的歸檔工作，可以使得工作更加順利方便的開(kāi)展下去，有非常重要的意義。所以說(shuō)，我們一定要認識到文件歸檔工作的重要的意義，并且努力的做好這項工作，使得各項工作能夠順利的進(jìn)行，更好的被開(kāi)展。

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