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淺析計算機技術(shù)在檔案管理中的作用
檔案的歸檔管理是收集待歸檔的收發(fā)文件、科研項目成果、計劃總結方案等文件，下面是小編搜集整理的一篇探究計算機技術(shù)在檔案管理應用的論文范文，歡迎閱讀查看。
【摘 要】現代社會(huì )，對于計算機技術(shù)的應用越來(lái)越廣泛，計算機技術(shù)在檔案管理中的作用也日漸明顯。本文主要闡述了計算機技術(shù)在檔案管理中的具體應用，對計算機技術(shù)在檔案管理工作中的主要作用展開(kāi)分析。
【關(guān)鍵詞】計算機技術(shù);檔案管理;作用
在檔案管理工作中應用計算機技術(shù)可以大大提高檔案管理者的工作效率，使得檔案管理向著(zhù)現代化、科學(xué)化、信息化的方向發(fā)展。計算機技術(shù)在檔案管理中的合理運用，具有非常重要的意義，能夠推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
一、計算機技術(shù)在檔案管理工作中的具體應用
(一)建庫工作
建立檔案數據庫就是將各種信息錄入數據庫中，形成一個(gè)龐大的系統，尤其是在鄉鎮的檔案管理中，主要服務(wù)對象是鄉鎮機關(guān)各辦，村居、學(xué)校等，其檔案數量大，內容雜，如果單一的管理起來(lái)并不方便，尤其是在查找的時(shí)候，很難迅速的找到。如果建立一個(gè)統一的數據庫進(jìn)行檔案的管理就會(huì )相對比較方便。建立數據庫是一項周期很長(cháng)的工程，需要不斷的完善與改進(jìn)，這樣才能適應信息的不斷變化。
(二)檔案歸檔管理
檔案的歸檔管理是收集待歸檔的收發(fā)文件、科研項目成果、計劃總結方案等文件。在機關(guān)事業(yè)單位，主要以日常工作形成的往來(lái)文件為主要的待歸檔文件;在農村，主要以土地管理、戶(hù)籍管理、計生服務(wù)、股份分配等工作形成的文件為重點(diǎn)的待歸檔文件;在學(xué)校，主要是以教師研究項目成果、學(xué)生獲獎作品為特色的待歸檔文件�？傮w來(lái)說(shuō)，檔案歸檔的及時(shí)性要求越來(lái)越高，計算機技術(shù)在檔案歸檔管理中將扮演著(zhù)越來(lái)越重要的角色。
(三)檔案整編
檔案已經(jīng)迎來(lái)信息化時(shí)代，未來(lái)很可能會(huì )走上無(wú)紙化時(shí)代。計算機技術(shù)在檔案整編過(guò)程中為檔案管理人員提供了很大的便利。在計算機系統中，將檔案分類(lèi)，由檔案管理人員設置一定的操作權限，將檔案進(jìn)行保存管理，一般該系統不容許其他人隨便進(jìn)入，以防檔案信息泄露。計算機技術(shù)在檔案整編中為檔案管理人員提供了一個(gè)很好的操作平臺，檔案管理人員對檔案的整編工作只需要通過(guò)計算機進(jìn)行整理操作，無(wú)需進(jìn)行紛繁的紙質(zhì)化的檔案整理，減少了工作量。
(四)檔案查閱管理
計算機為檔案查詢(xún)提供了很多的方式，比如模糊查詢(xún)、條件查詢(xún)、關(guān)鍵詞查詢(xún)等。對于各種信息都能夠根據所輸入的內容進(jìn)行快速的檢索，使得檔案管理人員能夠迅速找到要調用的資料，方便快捷。通過(guò)計算機技術(shù)查詢(xún)出來(lái)的檔案信息，可以清楚的觀(guān)看到檔案的案卷以及之前被借閱的情況。
二、計算機技術(shù)在檔案管理工作中的主要作用
(一)應用計算機技術(shù)可以保管大量的信息
現代社會(huì )，檔案的數量越來(lái)越多，而計算機技術(shù)的應用，使得各種信息都能夠錄入系統，大大減少了紙質(zhì)檔案所帶來(lái)的空間以及存儲成本問(wèn)題的出現，僅僅使用一張光盤(pán)或一個(gè)硬盤(pán)就能存儲大量的信息。鄉鎮在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要將各種業(yè)務(wù)文檔、人事信息等統一的管理起來(lái)，如果都以紙質(zhì)的形式存檔，那么鄉鎮檔案管理部門(mén)的存儲空間難以滿(mǎn)足發(fā)展要求，到時(shí)候需要調閱檔案時(shí)也是件非常麻煩的事情。如此多的檔案信息，采用計算機技術(shù)進(jìn)行管理，不僅節約了存儲空間，還使得檔案管理在信息技術(shù)如此發(fā)達的今天，能夠沉穩應對形式嚴峻的信息化社會(huì )。
(二)應用計算機技術(shù)可以實(shí)現檔案信息數字化
計算機技術(shù)在檔案管理中的應用，使得檔案信息逐漸趨于數字化。原有的紙質(zhì)化檔案不僅不易保管，容易破損，并且在存儲搬運的過(guò)程中也會(huì )浪費一定的勞力物力，然而將紙質(zhì)的檔案錄入或掃描到計算機當中，使得各種信息都能夠存儲到計算機當中，在進(jìn)行管理時(shí)會(huì )更加的方便，并且進(jìn)行借閱時(shí)也不會(huì )出現磨損的情況，這樣也減少了檔案信息的丟失。數字化的檔案信息在解決民生方面也具有重要的作用。如在農村地區，農民領(lǐng)取低保時(shí)，只需要帶著(zhù)身份證就可以從計算機中找到個(gè)人的信息，查找迅速方便。對于個(gè)人的婚姻證明，也可以輕松從網(wǎng)上調取，人們不需要專(zhuān)門(mén)跑到檔案管理部門(mén)去取紙質(zhì)的檔案，而是以電子版的形式出現，這樣不僅可以使得資料能夠重復利用，也提高了檔案信息的傳播速度。
(三)應用計算機技術(shù)可以達到深化檢索的目的
計算機具有強大的信息處理功能，無(wú)論是輸入還是存儲信息都比手工寫(xiě)到紙上要快速的多，同時(shí)計算機還具有一定的邏輯推理的判斷能力，例如在進(jìn)行檔案的檢索時(shí)，只需輸入相關(guān)的內容就會(huì )出現大量的類(lèi)似的信息，讓檔案管理人員能夠快速的找到想要尋找的信息。若是由檔案管理人員進(jìn)行手工查找，在檔案數量越來(lái)越多的情況下，手工檢索的效率越來(lái)越低，有時(shí)候，工作人員找很久都找不到需要的檔案資料，這是非常浪費時(shí)間的。利用計算機進(jìn)行深化檢索，查全率與查準率為百分之百。例如領(lǐng)導要視察農村地區的征地情況，只需將該地區的名稱(chēng)輸入檢索就可以很快找到相應的信息，并且能夠清楚的觀(guān)看各村各隊的征地情況。
(四)應用計算機技術(shù)有利于檔案統計工作和目錄中心建設
計算機技術(shù)在檔案管理的收集、存儲、檢索及保護方面的應用，使得檔案管理更加的方便快捷。在檔案的收集統計工作中，將檔案按數量及結構進(jìn)行有效的分類(lèi)之后，按照不同的分類(lèi)方式進(jìn)行統計管理，能夠清晰的將未歸檔的檔案找出來(lái)，然后及時(shí)的由工作人員進(jìn)行督促收集檔案。為了更好的進(jìn)行分類(lèi)管理，需要給檔案進(jìn)行編寫(xiě)目錄�？梢岳孟鄳挠嬎銠C軟件，實(shí)現自動(dòng)生成目錄功能，也可將較為零碎的信息進(jìn)行分類(lèi)歸整，使得檔案信息更加的有條理。尤其在構建社會(huì )主義新農村建設檔案工作方面，應用計算機技術(shù)管理檔案，可以大大減少檔案管理人員的工作量，并且為群眾查檔用檔提供快速便利，為新農村的建設增添了一抹風(fēng)采。
結束語(yǔ)：
應用計算機技術(shù)在檔案管理中進(jìn)行應用，可以實(shí)現檔案信息數字化，達到深化檢索的目的，大大提高檢索的效率，并且有利于檔案統計工作和目錄中心的建設。計算機技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著(zhù)巨大的作用，尤其是給鄉鎮的檔案管理帶來(lái)了諸多的便利。為更好的利用計算機技術(shù)在檔案管理上的優(yōu)勢，應加大對計算機技術(shù)的推廣，不斷推動(dòng)檔案管理向著(zhù)現代化的方向前進(jìn)。
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