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淺析檔案管理在新農村建設計生工作中的重要作用
自1981年我國成立專(zhuān)門(mén)的計劃生育機構以來(lái)，計劃生育體制也在不斷的健全，群眾的婚育觀(guān)念也在計劃生育教育的影響下出現了極大的轉變，可人們對于計劃生育工作中的檔案管理的重要性認識尚顯不足，無(wú)法讓檔案管理在計劃生育過(guò)工作中激發(fā)相應的關(guān)鍵作用。下文對檔案管理在新農村建設計生工作中的作用進(jìn)行了研究。
摘要：文中筆者根據實(shí)際工作情況指出了計生檔案管理的重要作用。并淺析了檔案管理的規范化。以便對以后的工作提供相應的參考。
關(guān)鍵詞：檔案管理;計生工作;重要作用;規范化
計生檔案是各項計生工作重要的憑證和法律依據，做好計劃生育工作中的檔案管理對當前計生工作有著(zhù)極為重要的影響。
1提高對計生工作中檔案管理的重要性的認識
故必須提高相關(guān)部門(mén)及有關(guān)領(lǐng)導對計生檔案管理重要性的了解，從而讓檔案管理在計劃生育工作中最大可能的起到應有的作用。
2計生檔案工作的重要作用
2.1計生部門(mén)的基礎性工作是計生檔案
計生檔案就是在進(jìn)行各項職能活動(dòng)時(shí)計生部門(mén)形成的全部檔案之和。檔案工作就是專(zhuān)門(mén)負責管理檔案業(yè)務(wù)，也就是在統一管理計生檔案的基礎上.制定相關(guān)檔案制度，科學(xué)地管理此類(lèi)檔案，來(lái)方便使用。作為反映和記錄計生工作活動(dòng)的計生檔案，不但能夠為相關(guān)領(lǐng)導者提供決策憑據，還能夠為檔案使用者懂得國家各項方針政策給予幫助，還可為制訂規劃，處理問(wèn)題，進(jìn)行工作提供有效的參考資料。在計生工作中，不管是計生人員工資調整、全國性的人口統計、人口普查的數字調查，還是工作的規劃與實(shí)施、行政管理工作的有效開(kāi)展、計劃生育隊伍的整訓與建設、再生育人員調查、計劃生育經(jīng)費的管理、獎勵扶助對象的獎金發(fā)放等均需要檔案，若檔案材料不完整，不精確，將影響直至放緩此工作的有效開(kāi)展。尤其是接受新任務(wù)，制做新的工作計劃，或出現新情況，遇到新問(wèn)題，需要做出正確的決策時(shí)，檔案的借鑒和參考作用是無(wú)法替代的。檔案的信息作用愈發(fā)被大家所重視，所認識。計生檔案是計生工作中一個(gè)必備的主要組成部分，是其它工作無(wú)法替代的，已成為計生部門(mén)管理工作中必備的一項主要工作。
2.2計生檔案也在創(chuàng )造效益和價(jià)值
計生檔案即直接反映和記錄計生工作活動(dòng)，還可創(chuàng )造出社會(huì )效益和經(jīng)濟效益。所以檔案工作人員每年都應為單位的各項工作提供大量的信息、資料、文件，為使用者節約了時(shí)間，解除了重復勞動(dòng)。問(wèn)接產(chǎn)生了社會(huì )效益和經(jīng)濟效益。
2.3計生檔案是無(wú)法再生的寶貴財富
計生檔案真實(shí)地記述了相關(guān)部門(mén)計生各項工作、行政管理的整個(gè)過(guò)程，聚集了計生管理的成功經(jīng)驗，是全體人員智慧和辛勤勞動(dòng)的結果，它作為計生工作的主要組成部分，不但具有長(cháng)遠作用也具有現實(shí)作用。所以計生工作需要一代一代地發(fā)展和繼承，各項工作也應一代一代地往下傳。社會(huì )活動(dòng)不停止，檔案工作就不能停止。其它財富，損失了能夠補償，檔案損壞了，可無(wú)法彌補。所以。我們不但享有利用前人積累的檔案財富的權力，更有繼續為后人增加和積累財富的義務(wù)，此為事業(yè)的需要，也是對歷史負責的體現。
3計生檔案工作的規范化
3.1管理科學(xué)化
計生檔案工作人員應定期對收集來(lái)的檔案材料進(jìn)行科學(xué)的歸檔來(lái)確保工作質(zhì)量，以達到合理設置檔案類(lèi)目，組卷規范的目標。
3.2工作制度化
人口計生工作十分繁雜，村級、各鄉鎮計生辦和縣人口計生局以及各級計生服務(wù)站將經(jīng)常接觸人數眾多的有關(guān)生育人群。進(jìn)行計生技術(shù)服務(wù)工作是計劃生育的主要工作之一，任務(wù)是提供計生技術(shù)服務(wù)為社會(huì )。在此種條件下，應必須頒布一套完整的制度來(lái)進(jìn)行約束規范。按照筆者多年工作的實(shí)際工作經(jīng)驗，此類(lèi)制度可包含以下五個(gè)方面。一是計生檔案上報、收集、整理、存檔要做到標準化，應按照上級業(yè)務(wù)部門(mén)的統一規定，根據嚴格的要求，進(jìn)行操作。二是對專(zhuān)兼職檔案員執行月初評季考核年獎懲制度。三是落實(shí)計劃生育項目檢查治療登記制度，為各級醫院以及計生服務(wù)站的婦產(chǎn)科、手術(shù)室、x光室、b超室等相關(guān)科室配備專(zhuān)門(mén)專(zhuān)用檢查登記簿，將第一手材料全部統計起來(lái)。四是落實(shí)定期談話(huà)制度。專(zhuān)兼職檔案人員應定期與服務(wù)對象談話(huà)，爭取工作主動(dòng)權。五是執行檔案整理收集專(zhuān)業(yè)時(shí)間制度，要求各科室下班前必須收集歸檔當日的材料，每月上報一次檔案資料。此外，還應制定一些輔助制度，確保上述每項制度的執行。只有嚴格執行相關(guān)規章制度，方可保證檔案安全完整。
3.3職責明確化
檔案管理人員的崗位職責，就是應保護檔案的安全與完整。這不但是檔案保管工作的最基本工作，也是檔案保管工作的最終目標。檔案保管工作的具體任務(wù)就是必須做到不亂、不散、不丟、不壞。檔案保管人員應時(shí)刻警惕，堅持不懈，防控檔案的破損，保證檔案的安全，為檔案工作提供必備的物質(zhì)基礎。
3.4系統網(wǎng)絡(luò )化
計生檔案工作是計劃生育工作的重要組成部分。必須全方面認識到做好檔案工作的重要性.將檔案工作作為一項關(guān)鍵工作內容，落實(shí)責任，確定專(zhuān)人，提升管理，落實(shí)計生檔案工作管理系統網(wǎng)絡(luò )化。
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