- 相關(guān)推薦
淺析計算機技術(shù)在檔案管理中的應用
隨著(zhù)全球化進(jìn)程的不斷加快，計算機技術(shù)逐漸被應用于各個(gè)領(lǐng)域，以下是小編搜集整理的一篇探究計算機技術(shù)在檔案管理應用的論文范文，供大家閱讀參考。
【摘 要】 隨著(zhù)社會(huì )的不斷發(fā)展，管理模式的不斷變化，檔案的管理有了日新月異的變化，計算機在檔案管理中的應用將一改傳統管理的種種弊端，延長(cháng)了檔案保管的年限，大大提高了檔案管理水平及工作效率，并能充分挖掘檔案的潛在價(jià)值，使檔案信息資源能盡快地、最大限度地轉化為生產(chǎn)力，聯(lián)合行動(dòng)營(yíng)造出可觀(guān)的經(jīng)濟效益和社會(huì )效益。有效發(fā)揮了計算機技術(shù)的重要性。
【關(guān)鍵詞】 檔案管理;計算機技術(shù);優(yōu)越性
一、計算機技術(shù)在檔案管理中作用分析
(一)加快檔案管理數字化建設進(jìn)程
信息化時(shí)代的到來(lái)，不僅加快的社會(huì )發(fā)展的進(jìn)程，而且使人類(lèi)社會(huì )各個(gè)領(lǐng)域的工作方式也發(fā)生了根本性變化。隨著(zhù)全球化進(jìn)程的不斷加快，計算機技術(shù)逐漸被應用于各個(gè)領(lǐng)域，學(xué)校檔案管理也不例外。從實(shí)踐來(lái)看，檔案作為學(xué)校的主要信息資源，也正在向著(zhù)數字化方向快速發(fā)展。據筆者所知，辦公自動(dòng)化(Office Automation，簡(jiǎn)稱(chēng)OA)系統可以使學(xué)校檔案管理更加現代化，這主要表現在四個(gè)方面：第一，辦公自動(dòng)化能實(shí)現檔案信息資源的共享。利用OA系統對檔案信息進(jìn)行處理后，檔案的管理升級為體系管理;第二，檔案管理效率大大提高。OA系統強大的信息處理能力使文件資料的收集、分類(lèi)、儲存、統計以及查閱等都變得快捷、方便;第三，檔案資料的安全性與傳遞速度提高。利用OA系統，能夠避免傳統信息管理過(guò)程中的種種弊端，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳遞更加安全、快速;第四，電子文件的保存比較穩定。比較于紙質(zhì)文件的保存壽命而言，電子文件可以通過(guò)郵箱、U盤(pán)以及硬盤(pán)等保存，受環(huán)境影響較小，保存比較穩定。因此，充分利用現代計算機技術(shù)，加快檔案管理數字化建設進(jìn)程勢在必行。
(二)建立和完善檔案資料信息保障體系
建立和完善檔案資料信息保障體系，應做好兩方面的工作：第一，檔案信息存儲時(shí)，要加強檔案資料信息安全及計算機網(wǎng)絡(luò )安全使用意識，采取有效的措施和管理技術(shù)，認真安全管理工作，加強對檔案管理系統的實(shí)時(shí)監控;同時(shí)還要對辦公設備安裝殺毒軟件，以免計算機出現木馬和中毒問(wèn)題;第二，檔案信息利用時(shí)，要堅持利用與保密并重的管理原則，必要時(shí)對相關(guān)內容設置訪(fǎng)問(wèn)權限。只有通過(guò)加強以上具體環(huán)節的管理，建立和完善檔案資料信息保障體系，才能為學(xué)校檔案管理工作的正常運行保駕護航。
二、計算機技術(shù)在檔案資源管理中的應用
計算機作為高科技的產(chǎn)物，其優(yōu)越性已在許多領(lǐng)域得到了充分的證明：極大的貯存量便是一個(gè)突出的特點(diǎn)，一張小小的軟盤(pán)便可存儲近70萬(wàn)個(gè)漢字;高速的運算速度使得隨時(shí)調閱其中的任何內容都游刃有余;靈敏的識別判斷能力使檢索查閱變得更加方便。從目前計算機所具備的功能來(lái)看，利用計算機進(jìn)行檔案管理至少可以從以下幾個(gè)方面顯示其優(yōu)越性：
(一)提供自動(dòng)檢索，節省查閱時(shí)間
檔案檢索是計算機最簡(jiǎn)單的功能開(kāi)發(fā)，一方面可以節約時(shí)間，另一方面可以進(jìn)行多內容檢索。比如我校業(yè)務(wù)檔案利用，原來(lái)只能根據時(shí)間和姓氏筆劃對案卷逐一調閱查找，利用計算機檢索，則可根據利用者提供的時(shí)間、案由、姓名、字號、檔號等等進(jìn)行檢索，查閱者只要知道其中一項或二項內容，便可比較迅速地調閱所需的案卷。
(二)有利于特殊載體檔案的保管及應用
由于照片檔案的特殊性，在過(guò)去用傳統手法從事照片檔案的征集、保管、整理、利用工作的過(guò)程中，一直存在著(zhù)某些難題。比如，人們在查閱利用照片檔案時(shí)，往往并非按內容需要一對一地調用照片。關(guān)于同一主題、同一事件有時(shí)會(huì )有很多照片，選用照片除了考慮照片的主題內容外，還要考慮照片的藝術(shù)水平、具體畫(huà)面，經(jīng)常需要調用不同的照片以供挑選。這在手工操作條件下就比較麻煩�，F在，運用計算機技術(shù)將照片檔案掃描進(jìn)計算機或刻入光盤(pán)，再復制相紙照片，以此取代傳統的洗印照片、翻拍，不僅可以保證復制出的相紙照片畫(huà)面質(zhì)量和精度不受影響，而且避免了傳統沖洗過(guò)程中感光效果容易產(chǎn)生偏差的麻煩，還能長(cháng)年不變質(zhì)不褪色，便于調閱、檢索，十分快捷。
(三)有利于檔案的保管，延長(cháng)檔案壽命
由于計算機作為檢索工具，使得查找案卷變逐一查找為單一查找，減少了人與案卷的接觸，從而減緩了化學(xué)、物理、生物因素對案卷的侵蝕，延長(cháng)了案卷的壽命，減少了案卷修復工作量。如果對案卷內容縮微保管，則可在計算機內直接打印、調閱，從根本上避免人與檔案的接觸。
(四)有利于資源共享
檔案作為一種信息資源，其價(jià)值已逐漸為人們所重視，但封閉、原始的管理模式，使得該資源的利用受到禁錮，而利用計算機技術(shù)，就能夠使檔案信息資源在文化、經(jīng)濟等領(lǐng)域的利用更方便，更廣泛。
總之，計算機技術(shù)在檔案管理信息化是必然的，只有更好的發(fā)揮計算機技術(shù)管理的優(yōu)越性，才能把檔案管理做得更好、才能更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值。
參考文獻：
[1]陳丹.學(xué)校檔案管理基礎工作與檔案管理現代化[J].黑龍江科技信息.2011:30.
[2]余小嘉.傳統憂(yōu)患意識對現代學(xué)校檔案管理的作用分析[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導報.科技與生活.2010:13.
[3]陳凱俠.以信息化建設推進(jìn)學(xué)校檔案管理現代化進(jìn)程[J].中國成人教育.2008(02).
[4]靖春花.淺談學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題與對策[J].蘭臺世界.2011:z1.
[5]郭曉光.傳統憂(yōu)患意識對現代學(xué)校檔案管理的啟示[J].蘭臺世界.2009.16.
【淺析計算機技術(shù)在檔案管理中的應用】相關(guān)文章：
淺析力學(xué)在機械中的應用05-19
淺析逆筑法在施工中的應用12-05
計算機技術(shù)在GHH風(fēng)機中的研究與應用03-19