利用Excel檢索記帳憑證和核對帳證的一致性

表處理軟件是國外機輔助審計時(shí)最常用的工具之一，有關(guān)在貴刊已多有討論。本文結合金蝶軟件，利用數據接口將會(huì )計軟件中的會(huì )計數據引入Excel系統中，然后再利用Excel軟件就輔助檢索記帳憑證和核對帳證數據是否一致這兩個(gè)方面作點(diǎn)嘗試。　　一、利用Excel軟件檢索記帳憑證　　正如大家所知，審計過(guò)程包括符合性測試和實(shí)質(zhì)性測試，無(wú)論是在符合性測試階段，還是在實(shí)質(zhì)性測試階段，都需要對記帳憑證進(jìn)行抽樣檢查，特別是在實(shí)質(zhì)性測試階段，憑證抽樣的原則之一就是重要性原則，即對重要的業(yè)務(wù)要重點(diǎn)檢查。雖然我們也可以利用現行會(huì )計軟件中的憑證查詢(xún)功能輔助檢索，但是會(huì )計軟件查詢(xún)的一大缺點(diǎn)是無(wú)法對現有記帳憑證按發(fā)生金額大小進(jìn)行排序，因此其重要性也就很難被排列出來(lái)了。然而如果我們將會(huì )計軟件中的記帳憑證數據引入Excel系統，再利用Excel軟件提供的排序和篩選功能，就能非常方便達到這一目的。具體操作如下：　　第一步：點(diǎn)擊“憑證查詢(xún)”后輸入的查詢(xún)條件為“全部”，并將查詢(xún)結果引入Excel系統（假設存放在“憑證”工作簿的“會(huì )計分錄序時(shí)簿”工作表）中。啟動(dòng)Excel系統，打開(kāi)“會(huì )計分錄序時(shí)簿”工作表，結果如圖1所示�！　〉诙�步，點(diǎn)擊“原幣金額”列的任一單元后，再點(diǎn)擊由大到小的排序按鈕，則得到所有憑證發(fā)生金額的排序情況，當然這并不是審計人員最終想要的結果，他們需要知道的是某一具體會(huì )計科目（如現金—人民幣現金）發(fā)生額的排序情況�！　〉谌�步，點(diǎn)擊“數據”菜單下“篩選”按鈕，選擇“自動(dòng)篩選”�！　〉谒牟�，點(diǎn)擊“科目代碼”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”功能，在彈出的窗口中輸入“會(huì )計科目等于10101”，確定后得到一張“現金—人民幣現金”按發(fā)生額由大到小進(jìn)行排序結果，如圖2所示�！　∪绻�想分別了解現金收入和現金支出的排序情況，只要將排序對象由“原幣金額”改為“借方金額”或“貸方金額”�！　∪绻�我們還想進(jìn)一步對非末級會(huì )計科目的發(fā)生額排序，可以利用會(huì )計軟件對帳簿的查詢(xún)功能，先生成會(huì )計帳簿（如10201明細帳簿），然后引入Excel系統，選定“貸方本位幣金額”或“借方本位幣金額”，點(diǎn)擊“數據”下的“排序”，按由大到小進(jìn)行排序；由于這時(shí)的排序結果包含了各期本月合計數、本年累計數等重復數據，所以還必須對排序結果進(jìn)行篩選；點(diǎn)擊“數據”菜單中的“篩選”按鈕，選擇“自動(dòng)篩選”，再點(diǎn)擊“憑證字”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”，將“憑證字”定義為非空白后即得所要結果，如下圖所示。　　二、利用Excel軟件核對記帳憑證與科目余額的一致性　　如果所有記帳憑證都是由審計單位或財政部門(mén)經(jīng)過(guò)檢測的會(huì )計軟件進(jìn)行正常記帳（即更新科目余額），那么記帳憑證與科目余額是肯定一致的，但是我們不能排除有人繞開(kāi)會(huì )計軟件，直接打開(kāi)數據庫修改科目余額，因此對電算化會(huì )計信息系統的審計，應當對現有系統中的記帳憑證與科目余額的一致性進(jìn)行檢查�，F行的檢查：　　一是利用會(huì )計軟件提供的帳簿與記帳憑證的聯(lián)查功能抽樣核對；　　二是繞過(guò)計算機系統，直接通過(guò)人工抽樣核對。雖然抽樣審計是現代審計的一大特點(diǎn)，但是這也是審計成本的一種制約，如果我們能利用計算機工具實(shí)現部分審計工作自動(dòng)化，借此在某一方面實(shí)現全面審核，顯然要比抽樣審核效果更好�！　∪�面審核的辦法也有二：　　一是利用現行的軟件進(jìn)行驗算，基本思路是重新建立一個(gè)帳套，引入被審帳套的全部會(huì )計數據，再利用會(huì )計軟件提供的反結帳、反記帳功能，重新倒回后再演算一遍，看看與原來(lái)結果是否一致。利用會(huì )計軟件雖然技術(shù)可行，但其基本前提是會(huì )計軟件的功能必須是正確，然而我們無(wú)法保證所使用的會(huì )計軟件未被非法修改或被不正確修改過(guò)，所以必須在此之前，對會(huì )計軟件功能作一測試；　　二是利用Excel軟件來(lái)驗算，這種不僅能驗算記帳憑證與科目余額是否一致，而且還能據此測試現行會(huì )計軟件是否正確，因此更具有實(shí)用性。其具體操作過(guò)程如下：　　第一步，從會(huì )計軟件“憑證查詢(xún)”功能檢索出截止到本期期末所有本年發(fā)生的記帳憑證，再引入Excel系統（假設在“驗算”工作簿的“會(huì )計分錄序時(shí)簿”工作表）中�！　〉诙�步，從會(huì )計軟件的報表模塊中將所有科目的科目余額檢索出后，引入Excel系統（假設在“驗算”工作簿的“科目余額”工作表）中，并對引入的結果作如下調整：若本帳套為非年初建帳，這時(shí)需要考慮將建帳前本年已經(jīng)發(fā)生的借、貸累計發(fā)生額單獨列示。在本例中建帳日期為2月1日，為此將“科目余額”工作表中的本期發(fā)生額的借、貸方欄改為建帳前發(fā)生額的借、貸發(fā)生額欄，用來(lái)存放建帳前本年累計發(fā)生借、貸金額；考慮到金蝶會(huì )計軟件是按期科目余額，而我們只需要年初借/貸余額、建帳前借/貸累計發(fā)生額和建帳后借/貸累計發(fā)生額，因此必須刪除建帳之后的所有科目余額；清空所有會(huì )計科目本年累計發(fā)生額的借/貸欄的內容，結果如圖3所示�！　〉谌�步，參照以下公式計算“科目余額”工作表中的G列和H列各單元的值（其中會(huì )計分錄序時(shí)簿的H列為科目代碼，會(huì )計分錄序時(shí)簿的Q列為會(huì )計科目借方發(fā)生額，會(huì )計分錄序時(shí)簿的R列為會(huì )計科目貸方發(fā)生額，單元行數為1000表示公式能夠容納足夠的科目余額，實(shí)際可根據情況調整，101＊表示以101開(kāi)頭的所有末級科目）：　　G2=SUMIF（會(huì )計分錄序時(shí)簿！＄H＄2：＄H＄1000，″101＊″，會(huì )計分錄序時(shí)簿！Q＄2：Q＄1000）＋E2　　H2=SUMIF（會(huì )計分錄序時(shí)簿！＄H＄2：＄H＄1000，″101＊″，會(huì )計分錄序時(shí)簿！R＄2：R＄1000）＋F2　　第四步，將“科目余額”工作表中的最后兩列，修改為“期末余額”一列，并參照公式I2=C2－D2＋G2－H2計算其他各單元值，結果如圖4所示�！　∽詈�，將用Excel軟件計算的結果，與會(huì )計軟件計算的結果（在科目余額表相應的會(huì )計期間內）相比較，核查會(huì )計軟件內的會(huì )計數據是否正確，并以此來(lái)判斷記帳憑證數據與科目余額數據是否一致。這里我們將會(huì )計軟件中的科目余額（如圖5所示略）與上圖Excel計算的結果相比較后，我們可以認定該單位的記帳憑證數據與科目余額數據是一致。

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