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論我國會(huì )計電算化的發(fā)展
一、電算化的含義“會(huì )計電算化”是在會(huì )計工作中應用的簡(jiǎn)稱(chēng)�！皶�(huì )計電算化”的這個(gè)“化”字體現了一個(gè)循序漸進(jìn)的演變過(guò)程，即從非電算化逐步過(guò)渡到電算化；從初級電算化過(guò)渡到高級電算化這樣一個(gè)長(cháng)期而艱巨的演變過(guò)程，而非一蹴而就。準確把握這個(gè)過(guò)程應從以下兩個(gè)方面進(jìn)行理解。
1.漸進(jìn)性： 會(huì )計電算化的內容應包括實(shí)現如下幾個(gè)轉變過(guò)程：
�。�1）從單項應用向綜合處理轉變；
�。�2）從財務(wù)會(huì )計電算化向將財務(wù)會(huì )計和與會(huì )計有機結合后的電算化轉變；
�。�3）從會(huì )計管理信息系統向會(huì )計決策支持系統轉變。與此同時(shí)，對會(huì )計數據的管理應從數據庫管理向數據倉庫管理方向發(fā)展。
2.動(dòng)態(tài)性：在會(huì )計電算化的過(guò)程中，要將會(huì )計學(xué)和計算機科學(xué)相互結合和交叉并推動(dòng)會(huì )計學(xué)科的發(fā)展。因此，會(huì )計電算化是一個(gè)變化的過(guò)程、發(fā)展的過(guò)程和創(chuàng )新的過(guò)程。因此，不僅會(huì )計電算化的過(guò)程是變化的，而且對傳統會(huì )計也不能看成是靜止的。這里我們應該明確會(huì )計電算化是一個(gè)過(guò)程而不是目標。
二、會(huì )計電算化的目標
會(huì )計電算化工作的目標，應該是應用企業(yè)財務(wù)會(huì )計原理和成本與管理會(huì )計方法以及計算機技術(shù)，對傳統手工會(huì )計的處理方法、流程及對會(huì )計數據的收集、存儲、處理、傳輸和報告方式進(jìn)行改造后而建立起的電算化會(huì )計信息系統。要建立一個(gè)新的電算化會(huì )計信息系統，目前急需澄清對會(huì )計電算化工作的誤解，糾正在認識上和實(shí)踐中出現的偏差。
首先，在認識上要明確“會(huì )計電算化”是指一個(gè)過(guò)程，而不是目標。但是，到目前為止從理論界到企業(yè)都把“會(huì )計電算化”看成是目標。因此,開(kāi)發(fā)的會(huì )計電算化系統完全是模仿手工處理過(guò)程,對傳統會(huì )計不敢改革。所以，開(kāi)發(fā)出來(lái)的系統完全是一個(gè)模擬手工處理的電算化仿真系統。這樣的系統對會(huì )計管理職能和控制職能的實(shí)現與手工處理沒(méi)有本質(zhì)的變化，只是對核算職能的實(shí)現有明顯的改善。顯然這不是會(huì )計電算化的初衷。
其次，要糾正把計算機看成純工具的片面認識。大家知道，紙張、文字及書(shū)寫(xiě)的發(fā)明創(chuàng )造了會(huì )計的復式簿記，推動(dòng)了原始會(huì )計向傳統會(huì )計的發(fā)展①。今天，我們有理由相信，計算機及現代信息技術(shù)的誕生已經(jīng)為傳統會(huì )計的革命準備了充分的條件。因為傳統會(huì )計的程序和規則是以手工信息處理為技術(shù)基礎而誕生的產(chǎn)物，沒(méi)有考慮也不可能考慮以計算機為核心的現代信息技術(shù)特征。所以，我們有理由相信這些程序和規則與現代信息技術(shù)的發(fā)展具有不適應性②。解決這一問(wèn)題的根本癥結在于改造傳統會(huì )計本身，而不是簡(jiǎn)單的替換處理工具。要改造傳統會(huì )計本身就要有革命的胸懷和氣魄來(lái)正視我們正面臨的新技術(shù)革命的挑戰。我們認為，21世紀的會(huì )計應該是適應現代企業(yè)制度需要的電算化會(huì )計信息系統（簡(jiǎn)稱(chēng)電算化會(huì )計）。
這里所說(shuō)的“電算化會(huì )計系統”與傳統會(huì )計又有什么不同呢？我們認為新的電算化會(huì )計應具備如下特征:
�。�1）信息系統的特征
所謂信息系統就是指從數據的收集、存儲、處理到傳輸使用的整體。電算化會(huì )計系統是指對會(huì )計數據的收集、存儲、處理與報告使用會(huì )計信息的管理信息系統。該信息系統可分為三個(gè)不同層次結構，分別為不同管理層服務(wù)。會(huì )計數據處理系統結構（ＡＤＰＳ）為操作層服務(wù)；會(huì )計管理信息系統結構（ＡＭＩＳ）為中層管理服務(wù)：會(huì )計決策支持系統結構（ＡＤＳＳ）為高層服務(wù)③。同時(shí)，會(huì )計管理信息系統又是企業(yè)管理信息系統的一個(gè)重要子系統。
�。�2）數據集中存放和管理的特征“電算化會(huì )計”改變傳統會(huì )計數據重復記錄分散存放而帶來(lái)的弊端,采用先進(jìn)的數據庫及數據倉庫技術(shù)，實(shí)現了數據分類(lèi)集中存放，既保證了數據的可靠性，又可從此完全取消各種會(huì )計明細分類(lèi)賬和對賬操作，實(shí)現數據共享。
�。�3）人機交互作用的特征
“電算化會(huì )計”可理解為一個(gè)由人、計算機、數據及程序組成的系統。因為它不僅具有核算的功能還具有管理和控制的功能，所以，它離不開(kāi)人的交互作用，尤其是預測和輔助決策的功能必須在管理人員的控制下完成。因此，電算化會(huì )計系統不應該是一個(gè)“儍瓜型”的仿真系統，而應該是一個(gè)人機交互作用的“智能型”的管理信息系統。
“電算化會(huì )計”是會(huì )計學(xué)進(jìn)入信息時(shí)代的發(fā)展，它是會(huì )計學(xué)、電腦與信息技術(shù)、企業(yè)管理及計量學(xué)等學(xué)科相互交叉結合后產(chǎn)生的綜合性學(xué)科。從某種意義上說(shuō)，“電算化會(huì )計”是為了滿(mǎn)足現代企業(yè)制度的需要，應用現代科技與方法對傳統會(huì )計進(jìn)行改造和整合后產(chǎn)生的能適應信息化要求的新型應用型學(xué)科。
三、會(huì )計電算化的發(fā)展
在明確了“會(huì )計電算化”的目標是對傳統會(huì )計進(jìn)行改造以后建立的一個(gè)新的電算化會(huì )計信息系統之后，當前我國會(huì )計電算化工作應該特別注意處理好三個(gè)關(guān)系。
1.正確處理財務(wù)會(huì )計電算化與管理會(huì )計電算化的關(guān)系④目前，我國會(huì )計電算化還處于會(huì )計核算電算化的水平，或者說(shuō)，現在僅僅實(shí)現了財務(wù)會(huì )計的電算化。財務(wù)會(huì )計電算化還不是完整意義的會(huì )計電算化。因為，企業(yè)會(huì )計包括財務(wù)會(huì )計和成本與管理會(huì )計兩大分支。所以，完整意義的會(huì )計電算化應該是財務(wù)會(huì )計和管理會(huì )計的全面電算化。我們不能因為目前管理會(huì )計在企業(yè)應用還不普及或者有困難而停止不前。我們認為，管理會(huì )計在企業(yè)推廣困難的原因盡管很多，但重要原因之一是其規范性和可操作性不如財務(wù)會(huì )計以及財務(wù)會(huì )計與成本管理會(huì )計的分離。因此，管理會(huì )計軟件商品化通用化比較困難，只能有針對性地開(kāi)發(fā)研究。但是，管理會(huì )計電算化是以財務(wù)會(huì )計電算化為基礎的,因為它們的數據同源,財務(wù)會(huì )計電算化能為管理會(huì )計電算化提供所需的財會(huì )信息。因此，企業(yè)應在實(shí)現財務(wù)會(huì )計電算化的基礎上不失時(shí)機地推進(jìn)管理會(huì )計電算化，解決管理會(huì )計手工操作難的問(wèn)題，這里應特別強調會(huì )計電算化不是簡(jiǎn)單的財務(wù)會(huì )計電算化加管理會(huì )計電算化，而應該是財務(wù)會(huì )計與管理會(huì )計結合后的電算化，這樣才能促進(jìn)管理會(huì )計在企業(yè)中的推廣應用，真正實(shí)現會(huì )計的核算職能、管理職能和控制職能。
2.正確處理會(huì )計電算化與企業(yè)管理信息系統之間的關(guān)系企業(yè)管理信息系統（ＭＩＳ）是一個(gè)為企業(yè)管理決策服務(wù)的人、機系統。它通過(guò)對企業(yè)內部和外部的數據進(jìn)行處理獲取信息，控制企業(yè)的行為；利用已知的數據和模型對未來(lái)作出預測；從企業(yè)全局出發(fā)，對管理決策提供參考信息。企業(yè)管理信息系統按管理職能一般劃分為會(huì )計管理、人事管理、、計劃管理、生產(chǎn)管理、庫存管理、技術(shù)管理等子系統。各子系統擔負著(zhù)不同的任務(wù)，起著(zhù)不同的作用。其中會(huì )計管理子系統(即電算化會(huì )計子系統)是最重要的子系統，處于核心地位。這是因為會(huì )計管理子系統與企業(yè)管理信息系統之間存在如下關(guān)系：
(1)電算化會(huì )計子系統是開(kāi)發(fā)企業(yè)管理信息系統的基礎。因為會(huì )計信息全面反映了企業(yè)銷(xiāo)、 供、產(chǎn)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)流程的各個(gè)環(huán)節，完整地反映了企業(yè)管理的全過(guò)程。沒(méi)有哪個(gè)子系統的管理信息像會(huì )計信息那樣自始至終貫穿于企業(yè)的管理活動(dòng)之中，幾乎與其他所有子系統都有數據聯(lián)系。因此，企業(yè)管理現代化一般都從會(huì )計電算化開(kāi)始，在此基礎上再逐步擴大功能，最終實(shí)現企業(yè)管理信息系統，
(2)促使會(huì )計電算化向更高層次發(fā)展是建立企業(yè)管理信息系統的前提。 我國會(huì )計電算化的當務(wù)之急是加強會(huì )計電算化發(fā)展方向的引導，促進(jìn)會(huì )計電算化從核算型向管理型過(guò)渡；重視會(huì )計電算化軟件開(kāi)發(fā)和二次開(kāi)發(fā)；引導會(huì )計電算化由單機向網(wǎng)絡(luò )化和客戶(hù)／服務(wù)器方向發(fā)展。只有這樣，企業(yè)管理信息系統才具備開(kāi)發(fā)的良好基礎。
(3)企業(yè)管理信息系統是會(huì )計電算化發(fā)展的系統目標和客觀(guān)生存。 脫離企業(yè)管理這個(gè)系統目標，會(huì )計電算化的研究就會(huì )迷失方向，無(wú)所 適從。電算化的研究應站在整個(gè)企業(yè)信息系統的立場(chǎng)上，從整個(gè)企業(yè)的角度發(fā)揮在管理中的應用，努力實(shí)現“管理一體化”�；蛘哒f(shuō)，會(huì )計電算化與企業(yè)管理信息系統的目標是一致的。會(huì )計電算化只有充分參與企業(yè)管理信息系統的工作才有生命力。因為企業(yè)管理信息系統為會(huì )計電算化提供研究課題，并不斷豐富會(huì )計電算化的內容從而推動(dòng)會(huì )計電算化的發(fā)展。
正確處理好會(huì )計電算化和企業(yè)管理信息系統的關(guān)系，實(shí)現會(huì )計電算化和企業(yè)管理信息系統的共同目標，要求我們把會(huì )計電算化系統作為企業(yè)ＭＩＳ的一個(gè)子系統來(lái)開(kāi)發(fā)，開(kāi)發(fā)時(shí)又要充分考慮到它是企業(yè)ＭＩＳ的一個(gè)獨立的起核心作用的子系統。
3.正確處理好會(huì )計電算化與的關(guān)系會(huì )計電算化是對傳統手工會(huì )計進(jìn)行了改造和革新后產(chǎn)生的，它將在企業(yè)現代化管理中扮演重要角色。會(huì )計電算化信息系統的誕生不僅給傳統會(huì )計帶來(lái)革新而且也給傳統審計帶來(lái)巨大沖擊。主要表現在：
�。�1）會(huì )計電算化后，傳統審計線(xiàn)索變化了而且計算過(guò)程也不直觀(guān)了。 因為電算化會(huì )計的手工明細賬、日記賬不存在了，記賬憑證數據存儲在磁性介質(zhì)上。處理過(guò)程在計算機內自動(dòng)完成，肉眼可見(jiàn)的審計線(xiàn)索大大減少，過(guò)去對證賬、賬賬核對的辦法現在不方便了，這無(wú)疑給審計工作者帶來(lái)了困難。
�。�2）會(huì )計電算化后，過(guò)去的內部管理制度也不適用了。 靠人為的分工來(lái)監督很困難。因為電算化系統除憑證輸入目前需要由人工完成外，其余處理全由計算機完成，人工干預越來(lái)越少，而且數據的輸入、存儲和修改都不留痕跡。所以，手工會(huì )計使用的內部控制方法失去了作用。這一點(diǎn)是對審計人員提出的嚴重挑戰。
�。�3）電算化會(huì )計系統本身的故障也會(huì )給審計工作帶來(lái)困難。 例如，不可預計的災害、硬件設備或軟件的失靈、人為無(wú)意的差錯和有意的舞弊等都可能給系統造成無(wú)法估計的危害。
因此，會(huì )計電算化能給企業(yè)帶來(lái)巨大效益的同時(shí)，也存在可能帶來(lái)巨大的風(fēng)險。為了盡可能減少風(fēng)險，尤其是打擊計算機舞弊，我們再不能重犯發(fā)達國家過(guò)去先研究電算化會(huì )計再研究電算化審計而造成巨大損失的錯誤。我們應該在研究開(kāi)發(fā)電算化會(huì )計信息系統的同時(shí)重視研究電算化審計的工作，使二者相互配合相互促進(jìn)。為此，當前在研究電算化會(huì )計系統時(shí)，要注意研究現代審計的要求，使會(huì )計軟件盡可能滿(mǎn)足審計的要求，以減少系統的風(fēng)險。
現代審計活動(dòng)一般分為查詢(xún)審核、證實(shí)存在和系統分析三個(gè)階段⑤。在查詢(xún)審核階段，電算化會(huì )計應能為審計提供新的查詢(xún)線(xiàn)索。因此，電算化會(huì )計軟件應提供關(guān)于“憑證－總賬－報表”三者之間的雙向查詢(xún)功能。在證實(shí)存在階段，電算化會(huì )計系統應提供多種會(huì )計核算方法處理過(guò)程供用戶(hù)和審計員選擇，并編寫(xiě)一套審計測試預留通道。系統分析階段是現代審計重要的過(guò)程。系統分析過(guò)程的重點(diǎn)是加強電算化會(huì )計系統的內部控制。
美國協(xié)會(huì )在第3號《審計準則公告》 中將電算化會(huì )計系統的內部控制分為一般控制和應用控制兩類(lèi)。一般控制是指對會(huì )計電算化過(guò)程的組織、電算化會(huì )計系統的研制開(kāi)發(fā)及應用環(huán)境等方面進(jìn)行的控制。而應用控制是為適應各種會(huì )計處理的特殊要求而建立的能、檢測和更正錯誤、處理舞弊行為的控制措施。因此，應用控制與會(huì )計軟件開(kāi)發(fā)密切相關(guān)，應特別引起重視。
應用控制一般分為初始化與維護控制、輸入控制、處理控制和輸出控制。
�。�1）初始化與維護控制
初始化工作主要指為保證系統正常運行而進(jìn)行的準備工作。如設置系統初始時(shí)間、明細科目、口令、余額初始化及各種參數和文件的設置等。 初始化工作是后續工作的基礎， 因此會(huì )計軟件必須重視初始化工作的控制。維護工作主要指對系統數據的備份和恢復。它是保證系統安全正確運行的重要措施。
�。�2）輸入控制
輸入控制是應用控制的重點(diǎn)。輸入控制就是在保證原始數據真實(shí)、準確的前提下，采取措施保證會(huì )計數據在編碼、填制記賬憑證及輸入過(guò)程中能及時(shí)發(fā)現可能出現的差錯并糾正。輸入控制的措施除了要不斷加強操作人員的責任心和提高技術(shù)水平外，還要采取如下控制方法： 1） 建立科目對照檢查； 2） 借、貸平衡檢查；3） 性檢查；4） 人工檢查。
�。�3）處理控制
處理控制的目的是保證處理步驟的正確性、可靠性和適應性。因此， 電算化會(huì )計系統應具備處理過(guò)程的時(shí)序控制。例如，核算的時(shí)序控制及打印報表前的過(guò)賬和結賬時(shí)序控制等。由于審計人員不能觀(guān)察到有關(guān)數據的處理過(guò)程，所以，對處理控制應特別關(guān)注。
�。�4）輸出控制
輸出控制的目的是保證輸出信息的準確、 可靠。輸出控制必須做到的措施有打印日志控制、 打印預覽控制、打印時(shí)間及序號控制等。
總之，要使我國的會(huì )計電算化工作能夠健康的發(fā)展，我們還必須從理論上和實(shí)踐上進(jìn)行認真的探討。我們認為，21世紀的會(huì )計應該是一個(gè)以信息技術(shù)為中心的嶄新會(huì )計，而不是一個(gè)修修補補的會(huì )計。我們應該抓住對會(huì )計電算化的討論來(lái)促進(jìn)傳統會(huì )計的革新。
注釋?zhuān)?nbsp;
�、佗� 薛云奎：《手工會(huì )計的技術(shù)特征及其對電算化會(huì )計的局限》，載《》1997年第11期。
�、劾钍孛鳎骸� 《試析企業(yè)財務(wù)決策支持系統》，載《武漢大學(xué)學(xué)報》1997年第5期。
�、芾钍孛鳎骸� 《試析會(huì )計決策支持系統》，載《會(huì )計研究》1996年第12期。
�、萸瘛『骸� 《會(huì )計軟件設計如何適應現代審計的要求》，載《會(huì )計研究》1998年第4期。
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