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銷(xiāo)售及應收賬款內控研究
摘要：企業(yè)的內部控制越來(lái)越受到管理層的重視，但是大部分企業(yè)仍存在內部控制缺失或者失控的現象，尤其是銷(xiāo)售及應收賬款的內部控制。目前涉及銷(xiāo)貨業(yè)務(wù)的企業(yè)為爭奪市場(chǎng)份額、管理者為了經(jīng)營(yíng)成果、銷(xiāo)售人員為了銷(xiāo)售業(yè)績(jì)利用各種手段進(jìn)行銷(xiāo)售。其中，賒銷(xiāo)帶來(lái)的應收賬款的回收就是企業(yè)一大難題，因為銷(xiāo)售及應收賬款內部控制缺失導致破產(chǎn)的企業(yè)比比皆是，文章目的在于通過(guò)案例探究如何做好銷(xiāo)售及應收賬款的內部控制，使企業(yè)最大限度地避免壞賬和呆賬。
關(guān)鍵詞：內部控制;賒銷(xiāo);失控;壞賬
一、企業(yè)內部控制現狀
組織的發(fā)展隨著(zhù)業(yè)務(wù)流程由小到大，伴隨著(zhù)企業(yè)的內部控制要求就由簡(jiǎn)單演變到復雜，很多企業(yè)對于內部控制依然過(guò)度依賴(lài)人和企業(yè)硬性制度，過(guò)度依賴(lài)管理結構與流程的細分，往往只向程序的標準看齊，著(zhù)重于形式，從而使企業(yè)內部控制達不到預期效果，并且建立成本也非常高，導致眾多企業(yè)在法律沒(méi)有強制要求的情況下，將內部控制簡(jiǎn)單化處理，才出現了實(shí)施過(guò)程中遇到各種各樣的困難，給不法分子機會(huì )鉆內部控制不完善環(huán)節的空子，給企業(yè)帶來(lái)本可以控制或可避免的損失。企業(yè)管理的各個(gè)流程均需要內部控制，眾所周知，內部控制的程度取決于管理層的認知水平，信息系統會(huì )幫助管理者提高認知水平進(jìn)步空間，做內部控制的載體，可以說(shuō)，信息系統如何設計的內部控制，企業(yè)就如何進(jìn)行各部分的業(yè)務(wù)管理。如今大部分的企業(yè)均采用信息系統來(lái)管理企業(yè)，不僅僅對財務(wù)一部分進(jìn)行嚴格的控制管理，相關(guān)聯(lián)部門(mén)例如銷(xiāo)售、采購、庫存等部門(mén)也會(huì )進(jìn)行內部控制的設計與實(shí)施，不僅僅對管理層相互間的約束進(jìn)行內部控制，對各部門(mén)基層人員也會(huì )進(jìn)行控制。
在生產(chǎn)銷(xiāo)售型企業(yè)中，對賒銷(xiāo)引起的應收賬款的內部控制尤其重要，盡管目前已經(jīng)有部分企業(yè)關(guān)注這一環(huán)節的內部控制，但是面對激烈的商業(yè)市場(chǎng)競爭，銷(xiāo)售人員或者相關(guān)管理人員只關(guān)注銷(xiāo)售業(yè)績(jì)和經(jīng)營(yíng)成果，采取各種手段銷(xiāo)售促銷(xiāo)，應收賬款的內部控制缺失或失控失效仍然普遍存在。收不回款或者壞賬過(guò)多，會(huì )造成本利皆無(wú)的慘重損失，賒銷(xiāo)收款的內部控制缺失或者不完善是企業(yè)財務(wù)的一個(gè)惡性腫瘤，危機企業(yè)生命。
二、案例展示與分析
針對銷(xiāo)售及應收賬款環(huán)節的內部控制，以下兩個(gè)案例從不同側重點(diǎn)反映出應收賬款內部控制需要注意的問(wèn)題。
一家公司的銷(xiāo)售員業(yè)績(jì)平時(shí)挺不錯，但愛(ài)好賭博，手里吃緊就對貨款動(dòng)了心思。從客戶(hù)手里收到貨款不及時(shí)上報，扣除部分供自己使用，金額逐漸增加，為了方便挪用公款，便登記注冊了一個(gè)皮包公司以公司的名義與原公司的客戶(hù)談生意，私刻了任職公司的發(fā)票專(zhuān)用章及客戶(hù)專(zhuān)用章。三年間這位銷(xiāo)售員利用職務(wù)之便共與十幾家公司簽訂購銷(xiāo)合同，挪用貨款共計234萬(wàn)元。當財務(wù)發(fā)現他簽訂的合同上的合同專(zhuān)用章與可提供給公司隊長(cháng)的合同專(zhuān)用章不一樣，并且貨款與他上交的金額不符，經(jīng)核實(shí)后方發(fā)現其中的違法行為。
上述小案例可以看出公司存在嚴重的內部控制缺失問(wèn)題，銷(xiāo)售合同簽訂與管理對賬，貨款確認與催收，合同與實(shí)物的管理均有問(wèn)題使得銷(xiāo)售員可以長(cháng)期挪用貨款而沒(méi)有被發(fā)現。銷(xiāo)售與收款同時(shí)由銷(xiāo)售員負責雖然能夠提高工作效率，但財務(wù)人員應及時(shí)認真對賬，與客戶(hù)溝通，監督控制銷(xiāo)售人員，并給予不法行為嚴厲的懲罰。
對于集團企業(yè)，應收賬款的內部控制應更為謹慎、周全。山東的新華制藥上市股份有限公司旗下有9家子公司，經(jīng)事務(wù)所內控審計查出其下屬的新華醫藥貿易的魯中分公司、工業(yè)銷(xiāo)售部門(mén)、商業(yè)銷(xiāo)售部門(mén)等分別向同一客戶(hù)授信，導致整體授信額度過(guò)大。醫藥貿易內部控制制度規定對客戶(hù)的授信額度不超過(guò)它的注冊資本數額。不僅如此，還出現未授信的發(fā)貨現象，影響最大的是對欣康祺醫藥有限公司及其存在擔保關(guān)系方形成的大額應收款6.07億，后期經(jīng)核實(shí)，欣康祺長(cháng)期將醫藥業(yè)做成金融業(yè)，上游賒購拿貨后低于市場(chǎng)價(jià)現銷(xiāo)給下游，將現金投入期貨市場(chǎng)獲取收益，期貨的風(fēng)險導致其資金鏈斷裂。2011年度，新華制藥對欣康祺共計提了近5億的壞賬準備，造成的重大經(jīng)濟損失。
在集團企業(yè)中，這樣的內部控制失控情況很容易出現，母公司對子公司的重要客戶(hù)的信息一定要掌握，分析各個(gè)子公司報表及時(shí)發(fā)現問(wèn)題，不僅要設置各個(gè)客戶(hù)的信用級別，站在母公司角度，對子公司共同客戶(hù)的授信程度要單獨考慮，母子公司溝通顯得極為重要。
三、銷(xiāo)售及應收賬款內部控制措施
財務(wù)信息化幫助財務(wù)人員將日常繁瑣的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)應收賬款記賬通過(guò)軟件清晰明了的記錄下來(lái)，客戶(hù)數量再多也可以通過(guò)查詢(xún)功能挑出關(guān)注的相關(guān)信息，做到主動(dòng)了解款項收回情況及是否超過(guò)授信額度發(fā)貨等。ERP的應用同樣給予銷(xiāo)售人員，倉庫人員相關(guān)權限查看客戶(hù)的付款信息和發(fā)貨信息。所有業(yè)務(wù)系統操作，分系統相關(guān)聯(lián)，實(shí)現整體信息化，透明化。
針對我國目前企業(yè)銷(xiāo)售及收款環(huán)節所體現的問(wèn)題來(lái)看，企業(yè)應結合實(shí)際情況，全面梳理銷(xiāo)售業(yè)務(wù)流程，完善銷(xiāo)售業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，明確銷(xiāo)售、發(fā)貨、收款等環(huán)節的職責和審批權限，嚴格按照權限程序辦理銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，定期檢查分析薄弱環(huán)節，采取有效控制。需要注意以下幾個(gè)方面加強銷(xiāo)售及應收賬款的內部控制。
1、識別目前企業(yè)在銷(xiāo)售及收款環(huán)節的內控缺失及缺陷，必要時(shí)請專(zhuān)家進(jìn)行企業(yè)內部控制的審查。識別之后才能進(jìn)行有效分析，制定銷(xiāo)售利潤最大化，收款風(fēng)險最小化的整改計劃。
2、對銷(xiāo)售環(huán)節應加強市場(chǎng)調查，合理確定定價(jià)機制和信用方式，根據市場(chǎng)變化及時(shí)調整銷(xiāo)售策略，健全客戶(hù)信用檔案，對新客戶(hù)和境外客戶(hù)要建立嚴格的信用保證制度。重大銷(xiāo)售合同訂立應吸收財會(huì )法律等專(zhuān)業(yè)人員參加，建立合同專(zhuān)用章保管制度，不可以蓋在空白合同上，銷(xiāo)售部門(mén)按經(jīng)批準的銷(xiāo)售合同開(kāi)具銷(xiāo)售通知。
3、對收款環(huán)節應嚴格考核，實(shí)行獎懲。做到不相容職務(wù)相分離，銷(xiāo)售人員催收記錄往來(lái)函電要妥善保存，財會(huì )部門(mén)辦理資金結算并監督款項收回。確保會(huì )計記錄、銷(xiāo)售記錄與倉儲記錄核對一致。制定專(zhuān)人通過(guò)函證等方式定期與客戶(hù)核對應收賬款、應收票據、預收賬款等往來(lái)款項。
四是編制科學(xué)可行的銷(xiāo)售計劃和預算方案，約束控制銷(xiāo)售活動(dòng)。既要預算到各部門(mén)，也要預算到各人員。預算和實(shí)際相比較，可以促進(jìn)各部門(mén)協(xié)調合作，保持銷(xiāo)售收入和成本與計劃之間的平衡，評估業(yè)績(jì)的完成情況，實(shí)行預算執行考核制度。
參考文獻：
[1]俞海芳，基于財務(wù)信息化的企業(yè)應收賬款內部控制制度案例比較研究[D].華東理工大學(xué)，2012.
[2]張國明，李存英.企業(yè)應收賬款內部控制方法研究[J].財會(huì )研究，2011(24).
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